Bewerberauswahl: So finden Arbeitgeber den Perfect Match
Die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen, ist Hauptaufgabe der Bewerberauswahl. Dabei spielen neben fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen insbesondere weiche Faktoren eine Rolle. Das klassische Bewerbungsgespräch steht auch heute noch im Zentrum der Personalauswahl, um die Passung von Bewerbern zum Unternehmen und der offenen Stelle abzugleichen. Es wird dabei von einer ganzen Reihe weiterer Verfahren flankiert.
Mit einer sorgfältigen Auswahl der Kandidaten im Recruiting steigern Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität, fördern ein positives Betriebsklima und steigern die Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick über die Schritte des Bewerberauswahlverfahrens und einen Leitfaden für dessen strukturierte Gestaltung an die Hand.
Was ist eine Bewerberauswahl?
Gegenstand der Bewerberauswahl ist, aus einer Vielzahl von Bewerbungen auf eine ausgeschriebene Stelle den Kandidaten herauszufiltern, der am besten zum Unternehmen passt. Der Prozess reicht von der Erstellung eines Anforderungsprofils und einer Stellenausschreibung, über die Sichtung und Auswertung der eingegangenen Bewerbungen, bis hin zur Durchführung von Auswahlverfahren und der Entscheidung für einen Kandidaten.
Ziele der Bewerberauswahl
Mit der Bewerberauswahl verfolgen Arbeitgeber mehrere Ziele:
- Sie möchten den perfekten Kandidaten für die zu besetzende Stelle identifizieren.
- Sie lernen die Bewerber vor ihrer Entscheidung besser kennen – und umgekehrt. So finden alle Beteiligten heraus, ob sie sich eine Zusammenarbeit vorstellen können.
- Sie können die fachliche Eignung der Kandidaten überprüfen.
- Sie finden heraus, ob sich ein Kandidat mit der Unternehmenskultur und ihren Werten identifizieren kann.
Zudem hat eine strukturierte Bewerberauswahl den Vorteil, indirekt Kosten zu sparen. Denn indem Arbeitgeber ein fundiertes Auswahlverfahren für Bewerber nutzen, vermeiden sie Fehlbesetzungen. Diese wiederum können dem Unternehmen einen enormen finanziellen Schaden verursachen, indem die Produktivität leidet, die Stelle durch eine schnelle Kündigung erneut unbesetzt ist und abermals Recruiting-Kosten fällig werden.
Vorbereitung der Bewerberauswahl
Um überhaupt geeignete Bewerbungen zu erhalten, muss der Recruiter erst einmal die nötige Vorarbeit leisten. Es gilt sicherzustellen, dass der später ausgewählte Kandidat zu der ausgeschriebenen Aufgabe passt. Dafür ist ein Anforderungsprofil erforderlich. Dieses erstellt die HR-Abteilung auf Basis der von der Fachabteilung gewünschten Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften. Die späteren Kollegen wissen oft am besten, welche Kompetenzen am wichtigsten sind.
Auf Basis dieses Anforderungsprofils erstellt der Arbeitgeber eine Stellenausschreibung, die er intern und extern verbreiten kann. Sie informiert mögliche Interessenten über die mit der Stelle verbundenen Aufgaben, die Anforderungen und mögliche Benefits, die der Arbeitgeber bietet.
Für die Streuung der Stellenanzeige gibt es eine Vielzahl möglicher Recruiting-Kanäle, darunter:
- Online-Jobbörsen und -Karriereplattformen
- Eigene Karriere-Website
- Social-Media-Auftritte (z. B. LinkedIn, XING)
- Mitarbeiterempfehlungsprogramme
- Interner Aushang
- Job- und Karrieremessen
- Printmedien
- Personalberater
Bei der Entscheidung für oder gegen Recruiting-Kanäle besteht ein Spannungsverhältnis zwischen der Minimierung der Kosten und der Maximierung der möglichen Reichweite. Deshalb sollten Arbeitgeber genau untersuchen, in welchen Medien sie ihre Stellenanzeige inserieren möchten. Eine große Rolle spielt dabei, welche Kanäle die Zielgruppe der Ausschreibung nutzt. Spezialisten hingegen sind seltener über regionale Tageszeitungen zu finden, dafür eher über spezielle Jobbörsen, die sich auf bestimmte Branchen oder Berufssparten (z. B. IT-Spezialisten) konzentrieren.
Einrichtung des Auswahlprozesses
Im Idealfall erhalten Arbeitgeber auf ihre Stellenausschreibung hin eine Vielzahl von Bewerbungen. So haben sie ausreichend Auswahl, um einen möglichst passgenauen Kandidaten zu finden. Es ist jedoch nicht ganz einfach, den passenden Bewerber auszuwählen. Bei der Sichtung und Verwaltung der Bewerbungen sollten sie folgende Punkte beachten:
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Bewerbungseingang
Schon beim Eingang der Bewerbungen beginnt die Kommunikation mit den Bewerbern. Sie sollten eine Eingangsbestätigung erhalten. So sind sie sicher, dass ihre Bewerbung eingegangen ist. Idealerweise erfahren sie in diesem Rahmen auch gleich, bis wann sie mit der nächsten Kontaktaufnahme rechnen dürfen.
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Bewerbermanagement
Kleine Unternehmen können die wenigen ausgeschriebenen Stellen wahrscheinlich noch manuell handhaben. In größeren Unternehmen kommt hingegen professionelle Software für das Bewerbermanagement zum Einsatz. Hier werden alle Bewerbungen erfasst, den Stellen zugeordnet und ihr aktueller Status verwaltet. Zudem erlauben solche Softwarelösungen häufig die mehr oder weniger stark automatisierte Kommunikation mit den Bewerbern.
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Sichtung & Vorauswahl
Nun sichtet der Recruiter die übermittelten Dokumente der Bewerber und gleicht die angegebenen Qualifikationen und Kompetenzen mit dem Anforderungsprofil der Stelle ab. Der Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse helfen, Aus- und Weiterbildungen sowie Berufserfahrung und damit die fachliche Eignung zu prüfen. Aus einem Motivationsschreiben oder Anschreiben erhalten die Verantwortlichen bereits einen ersten Eindruck von den persönlichen Motiven für die Bewerbung, den Interessen und möglichen Soft Skills. Bewerber, die wichtige Muss-Kriterien nicht erfüllen, können bereits in diesem Schritt aussortiert werden.
Moderne Bewerbermanagement-Software bietet häufig sogenannte Matching-Funktionen. Dabei definiert der Arbeitgeber Schlagworte, nach denen elektronische Bewerbungen durchsucht werden. Ist beispielsweise eine kaufmännische Ausbildung gefordert, könnten mögliche Schlagworte „Industriekaufmann“, „Bürokaufmann“ oder „Kaufmann für Bürokommunikation“ sein. Die Software scannt automatisch alle Bewerbungen und findet so heraus, welche Bewerber wichtige Muss-Anforderungen erfüllen. Dies spart Zeit bei der Vorselektion der Bewerbungen.
Es besteht allerdings auch die Gefahr, dass gut geeignete Bewerber wegen der Auswahlkriterien durchs Raster fallen. Das kann passieren, wenn beispielsweise alternative Berufswege beschritten wurden, Wörter falsch geschrieben werden oder die Auswahlkriterien für den Matching-Algorithmus zu ungenau definiert werden. Zumindest ein kurzer Blick des Recruiters auf die Bewerbungen kann helfen, Fehlentscheidungen vorzubeugen.
Bewerberauswahl Methoden
Die Dokumentenanalyse ist Teil eines jeden Bewerberauswahlverfahrens. Daneben ergänzen jedoch viele weitere Methoden das Auswahlverfahren für Bewerber.
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Interviews
Ziel der Bewerberauswahl ist, die Kandidaten genauer kennenzulernen und sie auf ihre Passung zum Unternehmen zu überprüfen. Dabei spielen persönliche Gespräche eine wichtige Rolle. Je nachdem, wie sie strukturiert werden, lassen sich mehrere Arten von Interviews unterscheiden:
- Strukturierte Interviews: Für ein strukturiertes Interview legen Sie vor dem Gespräch feste Fragen und einen genauen Ablauf fest. Alle Kandidaten erhalten dieselben Fragen. Dies erhöht die Fairness des Auswahlverfahrens für Bewerber und die Vergleichbarkeit der Kandidaten untereinander. Allerdings verhindert der strukturierte Aufbau des Gesprächs auch die Bildung eines natürlichen Gesprächsverlaufs.
- Unstrukturiertes Interview: In dieser Form des Gesprächs gibt es keinen festen Leitfaden. Es kann sich frei entwickeln. Das freie Interview macht Sympathien und Antipathien schnell sichtbar, begünstigt allerdings auch eine Entscheidung in der Bewerberauswahl nach Bauchgefühl.
- Verhaltensbasiertes Interview: Diese auch STAR-Methode genannte Interview-Form stammt aus den USA und rückt das Verhalten des Bewerbers in den Fokus. Gefragt wird dabei stets nach bestimmten Situationen und dem Verhalten, das der Kandidat an den Tag gelegt hat. Beispiel: „Erzählen Sie uns von einer Situation, in der Sie mit vielen Aufgaben konfrontiert waren. Wie haben Sie diese priorisiert?“
- Kompetenzbasiertes Interview: Bei dieser Variante drehen sich alle Fragen um die im Vorfeld festgelegten Anforderungen. Sie zielen darauf ab, die Übereinstimmung der Kompetenzen des Kandidaten mit den Anforderungen abzugleichen.
Alle vier Arten von Interviews lassen sich bei der Bewerberauswahl sowohl telefonisch als auch persönlich anwenden. Telefonische Vorstellungsgespräche sind eine Option, wenn der Arbeitgeber aus vielen Bewerbern diejenigen auswählen möchte, die er in die engere Auswahl nehmen möchte. In nur etwa zehn bis zwanzig Minuten kann der Recruiter die wichtigsten Fragen zu den Fähigkeiten und der persönlichen Motivation klären. Die interessantesten Kandidaten werden anschließend zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen.
Das persönliche Jobinterview dauert gewöhnlich deutlich länger und bietet so ausreichend Raum, um sich gegenseitig kennenzulernen. Nicht nur der Arbeitgeber erfährt mehr über die Kompetenzen, Qualifikationen und das Entwicklungspotenzial des Bewerbers. Auch der Kandidat lernt das Unternehmen kennen und kann feststellen, ob er sich eine Zusammenarbeit vorstellen kann.
Einen Mittelweg stellt das Videointerview dar: Der Arbeitgeber kann den Bewerber persönlich kennenlernen. Der Organisationsaufwand hält sich dabei allerdings in Grenzen. Ähnlich wie das Telefoninterview dient es der Vorauswahl der Bewerber, ist aber deutlich persönlicher. Außerdem kann das Videointerview das persönliche Kennenlernen ersetzen, wenn ein Kandidat eine sehr lange Anreise hätte.
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Psychologische Tests
Viele Arbeitgeber setzen auf die sogenannte Eignungsdiagnostik. Mittels spezieller Tests und Personalauswahlverfahren ermitteln Spezialisten so die fachlichen Kompetenzen, machen den Charakter einer Person transparent und können sogar Rückschlüsse auf das mögliche Verhalten am Arbeitsplatz zulassen. Arbeitgeber erhoffen sich davon, das Risiko einer Fehlbesetzung zu verringern.
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Assessment Center
Ein Assessment Center ist eine Methode der Bewerberauswahl, bei der mehrere Instrumente im Rahmen einer Veranstaltung zusammengefasst werden. Diese kann zwischen einem halben und drei Tagen dauern. Häufig werden mehrere Kandidaten zu demselben Assessment Center eingeladen, aber auch Einzel-Assessments sind insbesondere bei der Besetzung von Führungspositionen üblich. Ein Assessment Center besteht aus mehreren einzelnen Aufgaben, die der Arbeitgeber je nach den abzuprüfenden Kompetenzen auswählt. Möglich sind beispielsweise:
- eine Selbstpräsentation
- eine Postkorbübung
- Rollenspiele
- Gruppendiskussionen
- Verfassen eines Aufsatzes
- Unternehmensplanspiele
- Fallstudie
Ein Assessment Center ist sehr aufwändig. Es kommt daher überwiegend bei der Suche nach Führungskräften oder Spezialisten zum Einsatz. Im Headhunting und in der Personalberatung spielen Einzel-Assessments eine wichtige Rolle.
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Prüfung von Referenzen
Häufig geben Bewerber bereits von sich aus mögliche Referenzen an, beispielsweise frühere Vorgesetzte. Hier erhalten Sie zwar subjektive, aber dennoch aufschlussreiche Informationen zu Verhaltensweisen, Stärken und Schwächen von Kandidaten. Da diese Methode der Bewerberauswahl zeitaufwändig ist, lohnt sie sich in erster Linie für die Kandidaten in der engeren Auswahl.
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Probearbeit
Eine Probearbeitstag ist eine wunderbare Gelegenheit, um Kandidaten in der engeren Auswahl in den Betrieb hineinschnuppern zu lassen. Er kann das Team kennenlernen, sich den Aufgabenbereich ansehen und sich so einen ersten Eindruck verschaffen. Der Arbeitgeber kann die fachliche Eignung überprüfen, reale Arbeitssituationen austesten und erhält wertvolles Feedback von den späteren Kollegen. Diese Methode der Bewerberauswahl ist recht zeitaufwändig, bietet aber für die letztendliche Entscheidung wertvolle Eindrücke.
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Arbeitsproben
Arbeitgeber können die Arbeitsqualität eines Kandidaten über Arbeitsproben sichtbar machen. Bei einigen Sparten, beispielsweise in kreativen Berufen, können diese bereits mit der Bewerbung angefordert werden. Bei handwerklich oder technisch orientierten Berufen könnte eine Arbeitsprobe auch im Rahmen eines Termins im Unternehmen angefertigt werden.
Bewerberauswahl: der perfekte Mix
Mit welchen Auswahlverfahren Bewerber bewertet werden, sollten Arbeitgeber von der Stelle abhängig machen. Für Stellen mit wenig komplexem Anforderungsprofil reicht häufig das übliche Vorstellungsgespräch im Betrieb aus, um sich ein Bild von der Eignung eines Kandidaten zu machen. Ein Assessment Center kommt, ebenso wie andere psychologische Eignungstests, überwiegend bei der Suche nach Führungskräften zum Einsatz.
Auch mehrstufige Bewerber-Auswahlverfahren sind durchaus üblich, besonders wenn die Auswahl aus sehr vielen Bewerbungen zu treffen ist. Arbeitgeber sollten jedoch darauf achten, nicht zu viele Schritte vorzusehen. Dadurch verlängert sich die Phase der Bewerberauswahl. Ferner erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidaten wegen der zu langen Wartezeit vorzeitig abspringen und sich für ein anderes Unternehmen entscheiden.
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Rechtliches bei der Bewerberauswahl
Bei der Bewerberauswahl sollten Arbeitgeber darauf achten, nicht gegen rechtliche Vorschriften zu verstoßen. Der Fokus liegt auf den Themen Gleichbehandlung und Datenschutz.
Vorbeugung von Diskriminierung
Werden Bewerber aufgrund ihrer ethnischen Herkunft, ihres Geschlechts, ihrer Religion oder Weltanschauung, ihres Alters, ihrer sexuellen Orientierung oder einer Behinderung gegenüber anderen Kandidaten benachteiligt, kann eine Diskriminierung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) vorliegen. Es drohen dann teure Klagen für Schadensersatz- und Entschädigungsansprüche.
Arbeitgeber sollten daher darauf achten, allen Kandidaten im Bewerberauswahlverfahren gleiche Chancen einzuräumen. Sie sollten die folgenden Tipps beachten, um eine faire Bewerberauswahl zu gewährleisten:
- geschlechtersensible Formulierung der Stellenausschreibung (z. B. mit dem Kürzel m/w/d)
- keine Angabe von Altersgrenzen oder Forderung einer bestimmten Muttersprache in Stellenanzeigen oder unzulässige Formulierungen hinsichtlich Behinderungen
- keine sensiblen Fragen im Vorstellungsgespräch (z. B. nach der Familienplanung, der Religion oder einer Gewerkschaftszugehörigkeit)
Datenschutz
Bewerbungen enthalten personenbezogene Daten wie Geschlecht, Alter und Herkunft. Diese unterliegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Arbeitgeber dürfen diese zwar im Rahmen der Bewerberauswahl verarbeiten. Allerdings müssen sie sich auf jene Daten beschränken, die für die Einstellung eines Mitarbeiters erforderlich sind. Sie dürfen die Bewerbungsunterlagen lediglich solange aufbewahren, bis die Stelle besetzt ist.
Da Kandidaten nach § 15 Abs. 4 AGG Ansprüche aus einer Diskriminierung geltend machen könnten, dürfen Arbeitgeber die Unterlagen für bis zu zwei Monate nach Bekanntgabe der Entscheidung nach der Bewerberauswahl aufbewahren, um im Falle einer Klage ihre Position darlegen zu können. Danach müssen sie sie allerdings vernichten. Möchten Arbeitgeber Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren, beispielsweise in Form eines Talentpools, müssen sie vorher das Einverständnis der Person einholen.
Entscheidung & Dokumentation
In die Entscheidung der Bewerberauswahl sind meist mehrere Personen involviert. Neben dem Personalverantwortlichen gehören dazu, je nach Unternehmensgröße, der Recruiter, der Betriebsrat oder auch der Geschäftsführer. Um die Entscheidung vorzubereiten, legt der Arbeitgeber zunächst die Kriterien für die Bewerberauswahl fest. Neben dem Offensichtlichen, dem Fachwissen und der Berufserfahrung, gehören dazu auch Charaktermerkmale sowie der sogenannte Cultural Fit, also die Übereinstimmung der persönlichen Werte mit der Unternehmenskultur. Idealerweise unterscheidet der Arbeitgeber nach Muss- und Kann-Kriterien.
ABC-Analyse bei der Bewerberauswahl
Bei der Bewerberauswahl hat sich das Prinzip der ABC-Analyse bewährt. Sie teilt die nach der Vorselektion übrigen Bewerber anhand der Auswahlkriterien in drei Gruppen auf:
- A – die Wunschkandidaten, die alle Anforderungen erfüllen
- B – Kandidaten, deren Kompetenzen mit dem Anforderungsprofil übereinstimmen, die aber dennoch nicht in die engere Auswahl gekommen sind
- C – weitgehende Erfüllung des Anforderungsprofils, aber geringere Eignung als A- und B-Kandidaten
B- und C-Kandidaten informiert der Arbeitgeber erst nach der erfolgten Einstellung eines Mitarbeiters über die Entscheidung. Während dieser Prozess noch andauert, sollte er die Kommunikationswege offenhalten. Falls A-Kandidaten abspringen oder doch nicht zum Unternehmen passen, können so nach und nach B- oder sogar C-Kandidaten nachrutschen.
Nutzwertanalyse in der Bewerberauswahl
Eine Nutzwertanalyse in der Bewerberauswahl macht nicht direkt messbare Kriterien greifbarer. Sie vergibt Punkte für bestimmte Auswahlkriterien (z. B. Ausbildung, EDV-Kenntnisse). Anhand der Gewichtung lässt sich veranschaulichen, welcher Kandidat am besten zum Unternehmen passt.
Davon abzugrenzen ist die sogenannte Potenzialanalyse in der Bewerberauswahl. Dabei schätzt der Arbeitgeber ein, welche Potenziale Bewerber mitbringen, die in den kommenden fünf oder zehn Jahren gewinnbringend für das Unternehmen genutzt werden könnten.
Dokumentation
Wie der Recruiter zu seiner Entscheidung für oder gegen einen Kandidaten gekommen ist, sollte er idealerweise genau dokumentieren. Entschließt sich ein abgelehnter Bewerber wegen einer Diskriminierung zu einer AGG-Klage, kann so noch Monate später nachvollzogen werden, welche Gründe zu einem Ausschluss aus dem Bewerberauswahlverfahren geführt haben.
Rückmeldung an die Bewerber
Am Ende des Bewerbungsprozesses wird nur ein Bewerber eingestellt. Die anderen Kandidaten erhalten anschließend ein freundlich formuliertes Absageschreiben. Vorher sollten Arbeitgeber allerdings prüfen, ob für gute Kandidaten nicht eine andere Stelle in Frage kommt. Auch die Aufnahme in einen Talentpool kann eine sinnvolle Option sein.
Optimierung der Bewerberauswahl
Arbeitgeber sollten das Auswahlverfahren für Bewerber immer wieder hinterfragen. Ziel ist, die Candidate Experience positiv zu gestalten. Dies stärkt die Bindung an das Unternehmen und senkt die Wahrscheinlichkeit eines vorzeitigen Absprungs. Das HR-Team ist deshalb gefragt, den Auswahlprozess regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Dabei helfen Feedbacks von ehemaligen Bewerbern, die eingestellt wurden. Wie haben sie den Bewerbungsprozess erlebt? Wie war die Atmosphäre beim Vorstellungsgespräch? Was hat ihnen vielleicht weniger gut gefallen? Arbeitgeber sollten solches Feedback nutzen, um den Prozess des Auswahlverfahrens immer weiter zu verbessern. So lässt sich die Dauer bis zur Einstellung verkürzen und eine positive Erfahrung der Bewerber erreichen.
Zukunft der Bewerberauswahl
Die Zukunft der Bewerberauswahl könnte möglicherweise von der künstlichen Intelligenz nachhaltig geprägt werden. Schon heute sind zahlreiche KI-Anwendungen möglich, beispielsweise zur automatisierten Bewertung von Bewerbungen oder zur Auswertung von Stimme und Körpersprache in Videointerviews. Das Interessante daran: Die künstliche Intelligenz kann eigenständig dazulernen und so aus vergangenen Einstellungen Rückschlüsse auf künftige Entscheidungen ziehen.
Es wird sicher noch einige Zeit vergehen, bis Bewerberauswahlverfahren auf Basis künstlicher Intelligenz so zuverlässig und neutral ablaufen, dass sie die menschliche Prüfung ersetzen können. Doch schon heute lässt die Technologie erahnen, welche Möglichkeiten künftig noch dazu kommen könnten. Für Arbeitgeber bedeutet der Einsatz künstlicher Intelligenz die Chance, Zeit und damit auch Kosten einzusparen, die in strategische Aufgaben investiert werden können.
Fragen und Antworten
Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema Bewerberauswahl.
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Was ist eine Bewerberauswahl?
Unter einer Bewerberauswahl versteht man den Prozess von der Definition des Anforderungsprofils und Erstellung einer Stellenausschreibung, über den Eingang, die Sichtung und Auswertung von Bewerbungen, bis hin zur Entscheidung für einen neuen Mitarbeiter.
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Welche Kriterien sind bei der Bewerberauswahl wichtig?
Die Auswahlkriterien für Bewerber variieren je nach der zu besetzenden Stelle. Stets zu prüfen sind jedoch die fachliche Eignung anhand von Ausbildung und Berufserfahrung, etwaige Zusatzqualifikationen, Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen und die Ergebnisse aus Jobinterviews, Assessment Centern oder psychologischen Tests.
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Wie entscheidet man sich für den richtigen Bewerber?
Idealerweise erstellen Arbeitgeber eine Checkliste für die Bewerberauswahl, an der sie sich orientieren können. Dies stellt einen effizienten Ablauf und eine faire Behandlung aller Kandidaten sicher. Mittels Instrumenten, wie einer Nutzwertanalyse, Potenzialanalyse oder Entscheidungsmatrix für die Bewerberauswahl, werden die Bewerber vergleichbar.
