Bewerbungsgespräch führen

Im Vorstellungsgespräch geht es zunächst einmal darum, den passenden Kandidaten zu finden. Dazu verschafft sich der Arbeitgeber einen Überblick über die Fähigkeiten, Erfahrungen und die Persönlichkeit des Bewerbers. So lässt sich beurteilen, wie gut dieser zur ausgeschriebenen Position und zur Unternehmenskultur passt. 

In Zeiten des Fachkräftemangels und der Bewerbermärkte sollten Arbeitgeber das Vorstellungsgespräch jedoch ebenso nutzen, um das Unternehmen in einem positiven Licht darzustellen, den Kandidaten für die Tätigkeit im Unternehmen zu begeistern und auch im Falle einer Absage einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Aus den genannten Gründen ist es ratsam, dass sich der Arbeitgeber optimal darauf vorbereitet, das Bewerbungsgespräch zu führen:

• Teilnehmer: 
  Idealerweise nehmen nicht mehr als zwei bis drei Personen an dem Bewerbungsgespräch teil. Meist handelt es sich dabei um einen Vertreter der Personalabteilung und den Verantwortlichen der Fachabteilung.
• Bewerbungsunterlagen: 
  Die Informationen aus dem Anschreiben und dem Lebenslauf sollten den Teilnehmern geläufig sein, sodass sie gezielt interessante Punkte ansprechen können.
• Raum: 
  Für das Vorstellungsgespräch ist die Reservierung eines ruhigen, hellen und einladenden Raums empfehlenswert. Auch ein zwangloserer Rahmen kann denkbar sein, ob auf der Sonnenterrasse des Unternehmens oder auch in einem Café, je nach Branche und Unternehmen.
• Sitzordnung: 
  Am besten sitzen die Gesprächsteilnehmer über Eck oder an einem runden Tisch, um ein Bewerbungsgespräch auf Augenhöhe zu führen. Eine Sitzordnung wie in einer Prüfungssituation gilt es im Sinne einer positiven Atmosphäre zu vermeiden.
• Gesprächsleitfaden: 
  Die teilnehmenden Personen erarbeiten bestenfalls gemeinsam einen Gesprächsleitfaden. Dieser enthält den geplanten Ablauf der Vorstellungsgespräche sowie die zu stellenden Fragen und dient als roter Faden für jedes Bewerbungsgespräch.

Um bereits von vornherein eine positive Atmosphäre zu schaffen, kann die Personalabteilung ein bis zwei Tage vor dem Termin eine Terminerinnerung an die Kandidaten versenden. Diese kann zusätzlich Informationen zur Anfahrt und zum Unternehmen enthalten und bringt die Vorfreude auf den Kennenlerntermin zum Ausdruck.

In der Praxis hat es sich bewährt, beim Vorstellungsgespräch einem festen Ablauf zu folgen. So müssen die beteiligten Personen weniger improvisieren und haben einen Leitfaden, an dem sie sich orientieren können. Üblicherweise folgen Bewerbungsgespräche den folgenden sechs Phasen.

Im Regelfall dauert ein Vorstellungsgespräch etwa 45 bis 60 Minuten. Bei Positionen mit großer Verantwortung und vielen zu klärenden Punkten, etwa bei der Einstellung von Führungskräften oder Spezialisten, kann die Dauer auch bei 60 bis 90 Minuten liegen.

Dies ist allerdings nur eine Faustformel. Ist nach 30 Minuten alles gesagt und es sind auf beiden Seiten keine Fragen mehr offen, kann das Gespräch natürlich schon früher enden. Auch wenn der Arbeitgeber bereits den Eindruck gewonnen hat, dass der Cultural Fit nicht ausreicht, kann es Sinn machen, das Gespräch abzukürzen.

Wenn Arbeitgeber ein Bewerbungsgespräch führen, sind die Fragen das Herzstück. Damit finden sie heraus, was die Kandidaten interessiert, und sie kitzeln auch jene Informationen aus ihnen heraus, die sie von sich aus vielleicht nicht preisgeben würden. Allerdings gibt es eine Vielzahl von Standardfragen, auf die sich nahezu jeder Bewerber im Vorhinein vorbereiten kann. Entsprechend bekommen Personaler darauf meist eher vorformulierte Antworten zu hören. Die folgenden Fragen sind für Arbeitgeber empfehlenswert, die ihre Kandidaten mit eher offenen Fragen in Redefluss bringen wollen:

Es gibt einige Fragen, die nicht erlaubt sind, wenn Arbeitgeber ein Vorstellungsgespräch führen. Dazu gehören beispielsweise persönliche Fragen zur Religion, sexuellen Orientierung oder Familienplanung. Ebenso sind gesundheitsbezogene Fragen nicht zulässig, sofern sie für den Job nicht relevant sind. Erfahren Sie in unserem Beitrag zu den unerlaubten Fragen im Vorstellungsgespräch, worauf Sie achten sollten.

Stärken & Schwächen

„Was sind Ihre größten Stärken/Schwächen?“ – Diese Frage ist sehr direkt und führt bei den wenigsten Bewerbern zu einer ehrlichen Antwort. Sie gehört zu den Standardfragen, auf die jeder Kandidat eine vorgefertigte Antwort parat hat. Möchten Arbeitgeber die Stärken und Schwächen des Kandidaten herausfinden, ohne direkt danach zu fragen, können sie ihn zu konkreten Situationen befragen. Beispiele:

• „Wie organisieren Sie einen normalen Arbeitstag?“
  So lässt sich herausfinden, ob der Kandidat ein Organisationsgenie oder eher der Chaos-Typ ist.
• „Stellen Sie sich vor, Ihnen wird eine Aufgabe mit sehr knappem Termin übertragen. Wie gehen Sie damit um?“
  Kann der Kandidat Prioritäten setzen? Wie gut arbeitet er unter Stress? Und welche Priorität räumt er der Arbeit ein, wenn der Feierabend kurz bevorsteht?
• „Was war in Ihrem letzten Job Ihre größte Herausforderung? Wie haben Sie sie gemeistert?“
  Auch hier wird wieder die Stressresistenz abgefragt. Ist der Kandidat in der Lage, unter Druck solide Lösungen zu finden und umzusetzen?
• „Stellen Sie sich vor, Sie werden mit einem schwerwiegenden Problem konfrontiert und alle, die Ihnen helfen könnten, sind abwesend. Wie gehen Sie vor?“
  Kann der Kandidat Verantwortung übernehmen und behält einen kühlen Kopf? Oder gerät er bei Herausforderungen in Panik?

Die Gesprächspartner sollten den Kandidaten bei diesen Fragen des Arbeitgebers genau beobachten. Wie entwickelt sich die Mimik und Gestik? Fühlt er sich bei diesen Szenarien wohl oder unwohl? Die Körpersprache liefert einen spannenden Kontext zu dem Gesagten und kann es ebenso unterstreichen wie widerlegen.

Früher kam auf eine Stellenausschreibung eine Vielzahl von Bewerbungen. Der Arbeitgeber konnte sich die Rosinen herauspicken. Das Vorstellungsgespräch diente nur einem Zweck: Der Arbeitgeber wollte herausfinden, welcher der vielen Kandidaten die vakante Position am besten erfüllen kann. Es kam deshalb häufig zu strengen Interviews, die mehr einer Prüfungssituation denn einem Kennenlernen auf Augenhöhe glichen.

Diese Art des Vorstellungsgesprächs funktioniert heute nicht mehr – nicht bei der älteren Generation und schon gar nicht bei jüngeren Kandidaten. Der Arbeitsmarkt hat sich zu einem Bewerbermarkt gewandelt. Arbeitgeber bekommen oft nur noch wenige Bewerbungen. Sie wollen natürlich noch immer den Kandidaten auswählen, der am besten zu ihnen passt. Zugleich sind aber die Bewerber wählerischer geworden: Sie suchen eine sinnstiftende Aufgabe, ein nettes Team, Unterstützung von ihrem Chef und eine entspannte Atmosphäre – und fordern die ihnen wichtigen Punkte auch konsequent ein.

Lesetipp: Erfahren Sie, was Beschäftigte heute von ihren Arbeitgebern erwarten.

Die Unternehmen bewerben sich auch bei den Kandidaten, die sich nicht selten aus mehreren Jobangeboten gleichzeitig ihren Wunsch-Arbeitgeber auswählen können. Entsprechend wichtig ist es, Bewerbungsgespräche so zu führen, dass sich die Kandidaten wohlfühlen, die positiven Seiten des Unternehmens kennenlernen und es als attraktiven Arbeitgeber wahrnehmen. Ein gelungener Auftritt im Vorstellungsgespräch zahlt auf das Employer Branding des Unternehmens ein.

Die zeitnahe Nachbereitung eines Bewerbungsgesprächs ist wichtig, um nach Abschluss aller Gespräche eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Bei der Nachbereitung helfen diese Tipps zum Bewerbungsgespräch:

• Notizen: 
  Gerade wenn mehrere Gespräche an einem Tag stattfinden, ist es im Nachhinein oft schwierig, sich an alle Details zu erinnern. Deshalb machen sich die Gesprächsteilnehmer am besten direkt nach dem Termin Notizen zu dem Kandidaten. Was ist positiv aufgefallen, was negativ? Welche Erwartungen hat der Bewerber an das Unternehmen und welche Wunsch-Konditionen hat er gegebenenfalls genannt? Passen seine Persönlichkeit und Arbeitsweise zum Unternehmen?
• Zeitplan: 
  Im Idealfall hat der Kandidat zum Ende des Vorstellungsgesprächs Informationen zum weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens erhalten. Der Arbeitgeber sollten diesen möglichst einhalten und den Bewerber schon bald über die Entscheidung in Kenntnis setzen. Ebenso sollte er eine Information erhalten, wenn sich die Auswahl verzögert.
• Kontakt: 
  Auch wenn die letztendliche Entscheidung noch ein wenig dauert, können Arbeitgeber die Beziehung zu den Kandidaten aufrechterhalten. Dazu können sie ihnen beispielsweise eine E-Mail senden, die die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenfasst und eine Firmenpräsentation oder ein Firmenvideo übermitteln.

Im Normalfall führen Arbeitgeber Bewerbungsgespräche mit Bewerbern, die sich auf eine normale Anstellung bewerben. Hier bietet sich überwiegend der gleiche Ablauf an. Es gibt jedoch einige Zielgruppen, bei denen eine andere Vorgehensweise sinnvoll ist und andere Fragen durch das Bewerbungsgespräch führen.

Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema „Bewerbungsgespräch führen“.