Wie viel Urlaubsvertretung ist zumutbar?

Urlaub ist eine wunderschöne Sache – zumindest, wenn man selbst in den Genuss kommt. Wenn Sie allerdings für Kollegen die Vertretung übernehmen, kann es sein, dass Sie danach selbst Urlaub brauchen. Wenn Sie sich also fragen „Muss ich Urlaubsvertretung machen?”, finden Sie hier alles Wissenswerte und Tipps.

Wieviel Urlaubsvertretung steht im Jahr an? 

Das Arbeitsrecht regelt klar, dass Beschäftigte ein Recht auf bezahlten Urlaub haben. Bei einer Sechstagewoche beträgt der gesetzlich festgeschriebene Urlaub 24 Werktage, bei einer Fünftagewoche sind es 20 Werktage. Das bedeutet: Jeder Arbeitnehmer darf im Jahr insgesamt mindestens vier Wochen Urlaub nehmen. Viele Unternehmen legen freiwillig noch Arbeitstage auf den gesetzlichen Mindesturlaub drauf.  In dieser Zeit müssen die anfallenden Aufgaben von einer Vertretung übernommen werden.

Wer muss sich um die Urlaubsvertretung kümmern?

Der Arbeitgeber ist für die Personalplanung zuständig. Deshalb ist es ganz offiziell auch seine Aufgabe, eine geeignete Vertretung zu finden und bereitzustellen. Hinzu kommt: Jeder Vorgesetzte wird großes Interesse daran haben, dass Ihre Aufgaben auch während Ihrer Abwesenheit erledigt werden. Trotzdem ist es angeraten, dass Sie sich mit um Ihre Urlaubsvertretung kümmern. Schließlich möchten Sie nicht, dass während Ihres Urlaubs das Chaos ausbricht. Wahrscheinlich wissen Sie auch am besten, wer aus Ihrem Team geeignet ist, Ihnen den Rücken freizuhalten. 

Muss ich Kollegen im Urlaub vertreten?

Ihre Kollegin aus derselben Abteilung plant Urlaub und Sie haben schon öfter gegenseitig die Aufgaben der anderen übernommen? Dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihre Kollegin Sie bittet, sie zu vertreten. Sie könnten Grenzen setzen und diese Aufgaben ablehnen, jedoch kann es dann sein, dass Ihr Vorgesetzter vom Weisungsrecht Gebrauch macht und Ihnen die Urlaubsvertretung letztlich doch überträgt. Lassen Sie es gar nicht erst so weit kommen und denken Sie daran, dass auch Sie hin und wieder jemanden brauchen, der für Sie während Ihrer Abwesenheit einspringt. Die Übernahme der Vertretung ist also weniger eine Frage des Müssens, sondern eher eine der Kollegialität. 

Wie viel Urlaubsvertretung ist zumutbar?

Es besteht Einigkeit darüber, dass eine Kollege die beruflichen Tätigkeiten eines anderen während dessen Abwesenheit nicht zu hundert Prozent übernehmen kann. Jedoch sollten Sie zumindest die allerwichtigsten Arbeiten Ihres Kollegen während dessen Abwesenheit zuverlässig erledigen. Bitten Sie deshalb in der Übergabe unbedingt um eine Priorisierung der anstehenden Aufgaben. In der Praxis heißt das, dass die zusätzlichen Aufgaben, die Sie übernehmen, ohne Überstunden erledigt werden können. Für die Zeit der Vertretung sollten Sie daher auch Ihre eigenen beruflichen Aufgaben neu priorisieren. Zeigen Sie eine Überlastung unbedingt rechtzeitig bei Ihrem Vorgesetzten an. 

Urlaubsvertretung: Arbeitsrecht sieht Regelungen vor

Das Arbeitszeitgesetz besagt, dass unbezahlte Mehrarbeit keine Folge eines Urlaubs sein darf. Ihre Vertretung darf also eigentlich keine Überstunden machen, weil sie Ihre Aufgaben übernimmt. Das bedeutet auch: Ihr Chef darf Sie nicht dazu verpflichten, Ihre durch den Urlaub wegfallende Arbeitszeit vor oder nach Ihrem Urlaub abzuarbeiten. Und selbst wenn Ihr Arbeitgeber von seinem Weisungsrecht gemäß §106 der Gewerbeordnung Gebrauch macht und Sie zur Übernahme einer Vertretung verpflichtet, ist dies nur im Rahmen der gesetzlich erlaubten Rahmenbedingungen zulässig.

Tipps für eine reibungslose Übergabe

Wenn jemand Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit übernehmen muss beherzigen Sie folgende Tipps:

1. Frühzeitig für Vertretung sorgen
   Kümmern Sie sich mindestens zwei Wochen vor Urlaubsantritt um eine Vertretung – je früher, desto besser. Falls möglich, benennen Sie auch eine Notfallvertretung, für den Fall, dass Ihre Urlaubsvertretung während Ihrer Abwesenheit erkrankt oder anderweitig verhindert ist.
2. Urlaubspläne bekannt geben
   Unterrichten Sie Kollegen, Kunden und externe Partner im Vorfeld über Ihre Urlaubszeiten und Ihre damit verbundene Abwesenheit. Kein wichtiger Bestandskunde oder Teamkollege sollte erst aus einer E-Mail-Abwesenheitsnotiz erfahren, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind. 
3. Aufgaben reduzieren
   Falls möglich, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Vertretung möglichst wenig zusätzlich belastet wird. Vielleicht gelingt es Ihnen frühzeitig, besonders arbeitsintensive Aufgaben um Ihren Urlaub herum zu planen. Auch sollten Sie wichtige Termine und Fristen möglichst nicht geballt in Ihre Urlaubszeit legen. Zusätzlich sollten Sie die anstehenden To-dos nach Wichtigkeit ordnen. Manche Dinge „muss“ Ihre Urlaubsvertretung während Ihrer Abwesenheit erledigen, andere „kann“ sie angehen, falls noch Zeit dafür bleibt.
4. Kollegen gut einweisen
   Zur optimalen Vorbereitung Ihrer Urlaubsvertretung gehört neben einem oder mehreren persönlichen Gesprächen auch eine schriftliche „Bedienungsanleitung“. Darin nennen Sie etwa Ablageorte für Dateien, listen Ansprechpartner auf, beschreiben die Prozesse und natürlich anstehende Aufgaben und Projektschritte. Informieren Sie Ihre Vertretung noch einmal kurz vor Ihrem Urlaubsantritt zum aktuellen Stand der laufenden Aktivitäten.
5. Abwesenheitsnotiz einrichten
   Sorgen Sie dafür, dass Absender, die Ihnen eine E-Mail schreiben, eine automatische Antwort erhalten. In der Abwesenheitsnotiz sollten Sie vor allem den Zeitpunkt Ihrer Rückkehr und die Kontaktdaten Ihrer Urlaubsvertretung nennen. Sie können auch angeben, ob E-Mails weitergeleitet oder gelesen werden und dass Sie die E-Mail nach Ihrer Rückkehr bearbeiten werden.
6. Telefon umleiten bzw. Mailbox besprechen
   Sollten Sie ein dienstliches Handy oder ein Festnetztelefon mit Mailbox haben, lassen Sie den Anrufer über eine temporäre Ansage wissen, dass Sie sich im Urlaub befinden. Anrufer warten somit nicht vergebens auf einen Rückruf. Geben Sie auch die Kontaktdaten Ihrer Urlaubsvertretung für dringende Angelegenheiten an. Wenn Sie Anrufweiterleitungen einrichten können, machen Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch und leiten Ihre Nummer auf Ihre Vertretung um.

Fazit

Verantwortlichkeiten, zulässiger Arbeitsaufwand, Rechte und Pflichten: Rein formell ist das Thema Urlaubsvertretung in Unternehmen mit Sitz oder Arbeitsplätzen in Deutschland gesetzlich geregelt. Letztendlich ist die Organisation aber eine Aufgabe, die Sie, Ihr Team und Ihr Arbeitgeber gemeinschaftlich lösen müssen. Nur so ist gewährleistet, dass Ihre Abwesenheit optimal überbrückt wird und Sie sich im Urlaub wirklich erholen sowie der positive Effekt nach Ihrer Rückkehr nicht gleich wieder verpufft.