Prioritäten setzen: Arbeit richtig einteilen

Im Arbeitsalltag gibt es eine Menge zu tun. Doch welche Dinge erledigt man zuerst und welche können noch warten? Diese Probleme lösen Sie, indem Sie lernen, Aufgaben zu priorisieren. Das ist leicht gesagt, aber dennoch schwierig. Schließlich gibt es dringende Tätigkeiten und jene, die zwar nicht rasch durchgeführt werden müssen, aber sehr komplex sind. Dann kommen oft noch unerwartet neue Tasks dazu. Und schon stehen Sie vor einem Berg an zu erledigenden Arbeitsaufträgen. Aber wie Prioritäten setzen? Zeitmanagement und gezielte Methoden gehen da Hand in Hand. Wer beim Prioritäten-Setzen Methoden entwickeln und seine Arbeit aufteilen will, kann auf verschiedene Tricks zurückgreifen. Wie das möglich ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag!

Im Beruf Prioritäten setzen lernen 

Aufgaben priorisieren bedeutet in der Arbeit, alle anstehenden Aufgaben nach gewissen Gesichtspunkten zu ordnen. Meistens werden sie nach ihrer Dringlichkeit eingeteilt. In diesem Fall nehmen Sie zuerst die wichtigsten Tätigkeiten in Angriff und arbeiten sich bis zu den weniger wichtigen Aufgaben schrittweise durch. Dafür ist eine Prioritätenliste hilfreich.

Durch dieses Vorgehen vermeiden Sie die Verstrickung in Kleinigkeiten. Diese sind oft zeitraubend und halten Sie von den wichtigen Dingen ab. Wenden Sie zu viel Energie für solche Nebensächlichkeiten auf, fehlt Ihnen die Motivation für die Inangriffnahme dringenderer Probleme. Das erzeugt letztendlich Stress. Durch die Priorisierung von Arbeiten oder Arbeitsschritten reduzieren Sie die körperliche und psychische Belastung am Arbeitsplatz.

Wer seine Aufgaben priorisieren kann, genießt mehrere Vorteile:

• Reduzierung des Arbeitsdrucks
• Steigerung der Leistungsfähigkeit
• Höhere Motivation
• Entfall von Umwegen
• Leichtere Orientierung
• Schaffen von Ordnung

Letztendlich führt das Prioritäten-Setzen dazu, sich wohler zu fühlen und entspannter zu arbeiten.

Prioritäten bei knappen Ressourcen und Engpässen

Zeit ist für viele ein knappes Gut. Der klassische Arbeitstag hat meistens nur acht Stunden – und in dieser Zeit gilt es, alle Aufgaben zu erledigen. Aus diesem Grund ist Prioritäten-Setzen in der Arbeit so wichtig. Dafür stehen einige Methoden zur Verfügung, doch nicht alle Techniken eignen sich in jeder Situation. Um Engpässe zu überbrücken, ist es notwendig, ein gewisses Maß an Flexibilität mitzubringen.

Prioritäten setzen, Methoden und Techniken

Für einen erfolgreichen Arbeitsalltag ist eine Gliederung der Aufgaben nach Dringlichkeit unabdinglich. Aber wie priorisiere ich richtig? Zu den gängigsten Techniken zählen:

• To-do-Liste
  Am einfachsten ist es, alle notwendigen Arbeiten in einer Prioritätenliste zu notieren. Das gilt nicht ausschließlich für den Berufsalltag, sondern auch, um Prioritäten im Rahmen von privaten Projekten zu setzen. Diese Liste dient Ihnen dazu, eine Übersicht über alle anfallenden Aufgaben zu erhalten. Danach sortieren Sie die Tätigkeiten nach deren Dringlichkeit, Bedeutung und Dauer.
• Ivy-Lee-Methode
  Bei dieser Technik geht es darum, die sechs wichtigsten Punkte für die Arbeit aufzulisten. Diese werden dann nach der Reihe konzentriert abgearbeitet. Am Ende des Arbeitstags sind diese Aufgaben erledigt. Wenn trotzdem etwas übrig bleibt, kommen diese Vorhaben als zusätzliche Punkte auf die Liste für den nächsten Tag. Diese Methode ist deshalb vorteilhaft, weil Sie beim Prioritäten-Setzen lernen, die wichtigsten Aufgaben von weniger wichtigen Dingen zu unterscheiden. Außerdem vermeiden Sie damit das Multitasking, also die gleichzeitige Erledigung mehrerer Arbeitsvorgänge.
• ABC-Technik
  Mit der ABC-Methode gelingt es, Prioritäten zu setzen für die Arbeit, ohne dabei in eine starre Planung zu verfallen. Kreative Menschen oder jene, die sich nicht gerne einer fixen Planung unterwerfen, sind mit dieser Priorisierungsmöglichkeit gut beraten. Sie ist sehr einfach und lässt viel Handlungsspielraum, falls Unerwartetes eintritt. Mithilfe einer Liste werden Tätigkeiten nach ihrer Bedeutung sortiert. A-Aufgaben genießen Priorität, B-Aufgaben sind weniger wichtig und C-Aufgaben können danach erledigt oder sogar delegiert werden.
• Alpen-Methode
  Diese Form der Arbeitspriorisierung hat nichts mit den Bergen zu tun. Die Kürzel stehen für A Aufgaben aufschreiben, L Länge schätzen, P Pufferzeit einplanen, E Entscheidungen priorisieren, N Nachkontrollieren. Die Technik beginnt mit der Erstellung einer Aufgabenliste und berücksichtigt die mögliche Dauer der Arbeiten inklusive einer Pufferzeit. Schließlich werden die wichtigsten Entscheidungen in eine zeitliche Reihenfolge gebracht und am Ende des Arbeitstags erfolgt die Kontrolle, ob alle Ziele erreicht wurden. Ist das nicht der Fall, werden die noch ausstehenden Tätigkeiten auf den nächsten Tag verschoben.
• SMART-Technik
  Bei der SMART-Regel werden konkrete Ziele gesetzt, die sich leicht überprüfen lassen. SMART ist eine Abkürzung und steht für die Begriffe spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Alle Ziele, die mit der Erledigung von Aufgaben verbunden sind, folgen dem SMART-Grundsatz. Sie sind spezifisch, lassen sich messen, erscheinen attraktiv und sind realisierbar sowie mit einem genauen Termin versehen. 

Kommunikation und Feedback

Die beste Planung nutzt nicht viel, wenn sie nicht kontrolliert wird. Daher sind Kommunikation und Feedback hier wichtige Faktoren. Feedback ist ein Instrument, um die Motivation zu steigern. Nach der Anwendung einer bestimmten Methode für das Setzen von Prioritäten besteht das Feedback darin, die Qualität der Planung im Hinblick auf das Ergebnis zu formulieren. War die To-do-Liste hilfreich – oder ist die gewählte Technik in Ihrem Fall zu kompliziert? Hilfreiche Antworten auf diese Fragen erhalten Sie auch, wenn Sie diesbezüglich eine Rückmeldung von Ihren Kollegen oder Vorgesetzten einfordern. 

Dank guten Feedbacks können Fehlplanungen in Zukunft vermieden werden. Bedenken Sie zudem: Nicht jede Technik eignet sich für alle Mitarbeiter. Die Wahl der richtigen Methode hängt auch von der eigenen Persönlichkeit ab.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Nicht immer sind alle anfallenden Aufgaben genau planbar. In der heutigen schnelllebigen Zeit herrschen andere Bedingungen als früher. Arbeitskräfte müssen flexibel sein und sich an Veränderungen rasch anpassen können. Das gilt auch, wenn sie Prioritätenlisten erstellen und abarbeiten. Manchmal kommt es zu unvorhersehbaren Problemen oder Ablenkungen. Dann ist Flexibilität gefragt. Hier sind schnelle und klare Entscheidungen zu treffen bezüglich der Tätigkeiten, die man anderen Aufgabenstellungen vorzieht. Dabei ist es wichtig zu wissen, welche Tasks Sie bei Bedarf unterbrechen können.

Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, haben Sie Kenntnis verschiedener Methoden und Techniken erlangt, um Prioritäten zu setzen. In der Arbeit oder im Rahmen privater Projekte lassen sich damit Aufgaben genauer und zielführender planen. Damit reduzieren Sie Stresssituationen und legen eine motivierte Arbeitsweise an den Tag.