Prokrastination bei der Arbeit

Der Begriff Prokrastination, auch bekannt als „Aufschieberitis“, beschreibt das ständige Aufschieben von anstehenden Arbeiten auf einen späteren Zeitpunkt. 

Wer Deadlines, Meetings oder Präsentationen ständig aufschiebt, wird schnell als „faul” abgestempelt. Doch hat Prokrastination wenig mit Faulheit zu tun. Was bedeutet es dann, unter sogenannter „Aufschieberitis” zu leiden? 

Es handelt sich dabei um eine Arbeitsstörung, bei der Betroffene Aufgaben hinauszögern oder durch andere Tätigkeiten ersetzen. Durch dieses pathologische Aufschiebeverhalten häuft sich der Berg an To-dos jedoch immer weiter an. So sorgt Prokrastination bei Arbeit für reichlich Konfliktpotenzial. 

Schließlich bereiten unerledigte Projekte, unbeantwortete E-Mails und verzögerte Abgabetermine sowohl Kollegen als auch Vorgesetzten Unmut. Um gravierende Folgen wie Abmahnungen oder Jobverlust zu verhindern, gilt es, aus dem Teufelskreis des chronischen Aufschiebens auszubrechen.

Wenn sich ein Angestellter lieber lustige Tiervideos am Handy ansieht, als sich der Anfrage eines aufgebrachten Kunden zu widmen, kann das viele Gründe haben. Das chronische Aufschieben von Aufgaben beruht sowohl auf internen als auch externen Faktoren. Diese reichen von psychologischen Phänomenen wie Perfektionismus über Leistungsdruck bis hin zu Langeweile im Job.

Weitere Beispiele für Auslöser von Prokrastination bei der Arbeit sind:

• Unvermögen, Prioritäten zu setzen
• Fehlende Motivation 
• Keine Freude an der Arbeit
• Überforderung 
• Unbewusster Widerstand
• Schlechtes Zeitmanagement
• Konzentrationsschwierigkeiten
• Zwanghafte Gedankengänge (Overthinking)

Prokrastination: Bedeutung auf psychologischer Ebene 

Auf psychologischer Ebene betrachtet, stehen hinter Prokrastination unterschiedliche Ursachen. Diese liegen in verschiedenen Persönlichkeitszügen, aber auch in Erfahrungen, die Menschen im Laufe ihres Lebens gemacht haben. Dabei ist das ständige Aufschieben von Arbeit ein Problem, das vor allem ängstliche Personen betrifft. Sie weichen wichtigen Aufgaben aus oder beginnen diese erst gar nicht, da sie Angst davor haben, zu versagen.

Externe Faktoren, die Prokrastination beeinflussen

Der Prokrastination liegen in der Regel nicht nur psychische Ursachen zugrunde. Oftmals ist es eine Kombination aus bestimmten Wesenszügen und ungünstigen äußeren Umständen. Ein Hauptfaktor für chronisches Arbeit Aufschieben ist Stress.

Wird regelmäßig durch Prokrastination Arbeit aufgeschoben, sind negative Konsequenzen wie ein schlechtes Arbeitsklima vorprogrammiert. Schließlich ist ein Kollege, der lieber seine Bleistifte spitzt und seinen Schreibtisch sortiert, anstatt zur Tat zu schreiten, alles andere als hilfreich. 

Verschobene Abgabetermine, ein Berg an unerledigten Aufträgen und das ständige Erfinden neuer Ausreden führen dazu, dass die emotionale Last der Betroffenen immer größer wird. Gleichzeitig rückt die ersehnte Beförderung immer weiter in die Ferne, der Chef wird von Tag zu Tag ärgerlicher und Kollegen lästern.

Dazu kommen diese Folgen von Prokrastination bei der Arbeit:

• Leistungsabfall
• Verminderte Qualität der Arbeit und Fehleranfälligkeit
• Zunehmende Krankenstände
• Vermehrte Überstunden
• Schlechtere Work-Life-Balance
• Dauerstress und psychische Erkrankungen
• Drohender Arbeitsplatzverlust

Vor allem in Berufsfeldern wie der Kreativbranche, wo Mitarbeiter eine hohe Autonomie genießen, tritt Prokrastination bei der Arbeit vermehrt auf. Auch Angehörige selbstständiger Berufe wie Anwälte, Fotografen und Journalisten können dazu neigen. Wer sich selbst keine klare Arbeitsstruktur vorgibt, erhöht die Gefahr einer Handlungsverlagerung: zielloses durch das Internet klicken, Videos schauen oder online spielen. 

Dies ist oft bei Jobs im Home-Office der Fall, da die Kontrolle durch den Arbeitgeber weitgehend wegfällt. Wird Prokrastinieren zu einer Angewohnheit, kann dies mitunter schwere wirtschaftliche Folgen haben. Schließlich wenden sich unzufriedene Kunden und Geschäftspartner von Unternehmen ab, deren direkte Ansprechpartner keine oder nur mangelhafte Leistungen erbringen.

Um der Negativspirale der Prokrastination zu entrinnen, stehen Betroffenen verschiedene Möglichkeiten offen. Zunächst ist es hilfreich, der Ursache für das Aufschieben von Aufgaben auf den Grund zu gehen. Hier sind eine genaue Selbstbeobachtung sowie die Analyse persönlicher Denkmuster und Verhaltensweisen nötig. 

Danach folgt die Arbeit an Selbstmanagement und Organisation. Dazu gehören das Erlernen einer strukturierten Arbeitsweise, der Aufbau von Frustrationstoleranz und das Vermeiden von Ablenkungen. Dabei leisten Methoden zur besseren Zeit- und Aufgabeneinteilung sowie Techniken zur Konzentration und zum Stressabbau einen wertvollen Beitrag.

Prokrastination: Ursachen sind individuelle Denk- und Verhaltensmuster

Betroffene von Prokrastination bei der Arbeit stehen oftmals unter großem Leidensdruck. Stress und Angstzustände gehören dabei genauso zum Alltag wie Schuldgefühle und Unzufriedenheit. Der erste Schritt im Kampf gegen Aufschieberitis ist das Ergründen persönlicher Ursachen sowie individueller Denk- und Verhaltensmuster.

Hier helfen eine genaue Selbstbeobachtung und das Stellen gezielter Fragen, wie zum Beispiel:

• Macht mir meine Arbeit Spaß?
• Welche Aufgaben bedeuten Stress für mich?
• Habe ich Angst, zu versagen?
• Gibt es Dinge, die mich von meiner Arbeit ablenken?

Je nachdem, wie die Antworten auf diese Fragen ausfallen, sind andere Lösungsansätze gefragt. Wer prokrastiniert, weil er unzufrieden mit seinem Job oder seinem Aufgabenbereich ist, sollte über einen Stellenwechsel nachdenken oder ein Gespräch mit dem Vorgesetzten suchen. 

Für ängstliche Personen sowie Perfektionisten kann es hingegen hilfreich sein, das eigene Mindset zu verbessern. Leicht ablenkbare Menschen sind oftmals gut damit beraten, an ihrer Konzentrationsfähigkeit und der Verringerung von Ablenkungsquellen zu arbeiten.

Letztendlich gibt es aber keine Universallösung für Aufschieberitis, die zu allen passt. Denn genauso individuell wie die Gründe für Prokrastination sind die Wege, um diese zu überwinden. Daher nimmt die Kenntnis der eigenen Beweggründe einen enorm hohen Stellenwert ein.

Prokrastination – Bedeutung von Mindset und Selbstreflexion

Negative Gedanken in Verbindung mit Arbeit sowie Sätze mit „müssen” und „sollen”, wirken wie Öl im Feuer der Prokrastination. Der innere Widerstand gegen die Erledigung bestimmter Aufgaben wächst so nur weiter an. 

Wer zu hohe Erwartungen an die eigene Person stellt und sich wegen seines Perfektionismus beim Abarbeiten von Tasks selbst Steine in den Weg legt, braucht ein anderes Mindset. Ebenso verhält es sich mit Menschen, die sich vor dem Versagen fürchten. Positives Denken und Resilienz sind wertvolle Skills, welche eine Basis für erfolgreiches Arbeiten bilden.

Diese lassen sich mit folgenden Strategien fördern:

• Sich erlauben, Fehler zu machen
• Situation aus einer neutralen Perspektive betrachten
• Den inneren Kritiker stoppen
• Positive Affirmationen verinnerlichen (z. B. „Mein Wert ist nicht von meiner Leistung abhängig.”)

Arbeit aufschieben verhindern – Selbstmanagement und Organisation

Die Faktoren Selbstmanagement und Organisation spielen eine übergeordnete Rolle dabei, Prokrastination zu überwinden. Dabei können bereits kleine Änderungen im Alltag einen positiven Effekt auf die Arbeitsleistung haben.

Dazu gehören:

• Terminkalender
• Wochenpläne
• To-do-Listen

Solche Organisationshilfen gelten als wahre Wundermittel. Sie erleichtern es, Aufgaben zu dokumentieren und Prioritäten zu setzen. 

Daneben dient das Entwickeln von Routinen dazu, Arbeitsphasen besser zu planen. Diese sollten auf jene Zeiten abgestimmt werden, in denen die persönliche Leistungsfähigkeit am höchsten ist. Ein weiterer Tipp für organisiertes Arbeiten ist, Multitasking zu vermeiden. Konzentrieren Sie sich stets auf eine Aufgabe und bringen Sie diese zu Ende, bevor Sie mit einer anderen beginnen.

Aufgaben- und Zeitmanagement

Eine Erste-Hilfe-Maßnahme bei Prokrastination ist, sich klare Ziele bei der Arbeit zu setzen und einzelne Tätigkeiten in kleine Arbeitsschritte einzuteilen. Ebenso hilfreich ist das Priorisieren von Aufgaben. Dabei wird zwischen wichtigen und weniger wichtigen Arbeiten unterschieden. Schreiben Sie alle zu erledigenden Punkte auf – und ordnen Sie diese nach Dringlichkeit. 

Auch Techniken für Aufgaben- und Zeitmanagement leisten einen nützlichen Beitrag, um Arbeitsaufträge effizienter zu bewältigen:

Motivation und Belohnungssysteme

Bei der Arbeit motiviert zu bleiben und sich regelmäßig zu belohnen hilft beim Prokrastination überwinden. Ein simples Mittel, um seine Motivation aufrechtzuerhalten, ist das Sichtbarmachen des Erreichten. 

Haken Sie auf Ihrer To-do-Liste ganz einfach jene Tätigkeiten ab, die Sie bereits erledigt haben. Auf diese Weise führen Sie sich Ihre Fortschritte direkt vor Augen. Belohnen Sie sich für Ihre Erfolge, auch wenn es nur kleine Schritte in die richtige Richtung sind. Das kann zum Beispiel ein Spaziergang in der Natur sein oder eine Tasse heiße Schokolade. So tanken Sie Motivation, um Ihre nächsten Ziele zu erreichen.

Prokrastination überwinden: Ablenkungen vermeiden 

Ein ablenkungsfreies Umfeld hilft dabei, zielgerichtet zu arbeiten und Schluss mit Prokrastination zu machen. Daher haben Ablenkungsquellen wie Smartphones und Social Media während der Arbeit Pause. Bei einem lauten Arbeitsumfeld – beispielsweise in einem Büro in der Nähe einer Baustelle – verschaffen Kopfhörer oder Gehörschutzstöpsel Abhilfe. Auch ein aufgeräumter Arbeitsbereich unterstützt dabei, einen klaren Kopf zu bewahren. Diese Vorgehensweisen sind vor allem für jene Persönlichkeitstypen hilfreich, die sich leicht ablenken lassen.

Die Reduktion von Ablenkungen ist für alle ratsam, die im Home-Office tätig sind. Denn hier ist die Verlockung besonders groß, im Schlafzimmer oder auf der Couch bei laufendem Fernseher zu arbeiten. Hier empfiehlt es sich, einen eigenen, ablenkungsarmen Bereich für die Arbeit einzurichten. Das muss nicht unbedingt ein separater Arbeitsraum sein. Auch Raumteiler, Regale oder große Zimmerpflanzen helfen dabei, die berufliche Tätigkeit vom Privatleben deutlich abzugrenzen.

Stress reduzieren – Konzentration und Fokus steigern

Stress ist sowohl ein Auslöser als auch ein Resultat von Prokrastination bei der Arbeit. Daher ist es hilfreich, etwas dagegen zu tun und zu lernen, mit Arbeitsdruck umzugehen. Übungen zu mehr Achtsamkeit im Alltag – wie Meditation und spezielle Atemtechniken – fördern den Stressabbau. 

Auch das Einlegen bewusster Pausen während der Arbeit, um sich zu erholen und einen klaren Kopf zu behalten, wirkt dem Drang nach dem Aufschieben von Aufgaben entgegen. Ein weiterer Weg, Prokrastination zu überwinden und Stress abzubauen, ist Sport. Suchen Sie sich daher eine Sportart aus, die Ihnen Spaß macht. Das muss nichts Aufwändiges sein – auch einfaches Jogging, Wandern und Radfahren wirken stresslösend. Dadurch regenerieren Sie sich schneller von Stressphasen und bleiben langfristig konzentrierter.

Hier finden Sie Fragen und Antworten rund um den Themenbereich „Prokrastination bei der Arbeit”.