Change Management

Im Change Management geht es darum, Veränderungen im Unternehmen gezielt zu steuern und den Veränderungsprozess voranzutreiben. Die Verantwortlichen bedienen sich verschiedener Maßnahmen und Methoden, um einen bestimmten definierten Zielzustand zu erreichen. Sie unterstützen die Mitarbeiter von Unternehmen dabei, Vorbehalte und Ängste abzubauen, geplante Veränderungen zu akzeptieren und die schrittweise Implementierung mitzutragen und voranzutreiben.

Change Management ist somit ein Instrument, um jegliche Art von organisatorischen Veränderungen im Unternehmen umzusetzen, den Übergang zu begleiten und den Beteiligten die nötige Unterstützung zukommen zu lassen. Es sollte nicht als einmaliges Projekt missverstanden werden. In unserer heutigen Zeit sehen sich Unternehmen ständig neuen Herausforderungen und Veränderungen gegenüber. Ein strukturiertes Change Management ist daher für Unternehmen jeder Größe zur Daueraufgabe geworden.

Mit einem gezielten Change Management verfolgen Unternehmen zahlreiche Ziele:

• Eine positivere Haltung der Mitarbeiter zu anstehenden Veränderungen
• Umsetzung der Veränderungen ohne Beeinträchtigung des Arbeitsalltags
• Eine nachhaltige Veränderung der Arbeitsweise im Unternehmen
• Sicherstellung der Unterstützung des Veränderungsprozesses durch die Mitarbeiter
• Eine verbesserte Ausrichtung an den Bedürfnissen der Kunden
• Eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens
• Die Etablierung dynamischer und anpassungsfähiger Prozesse
• Einführung innovativer Software und Arbeitsweisen
• Verringerung von Risiken des Change-Prozesses
• Effiziente Umsetzung der Veränderungen

Große Veränderungen im Unternehmen rufen bei den Mitarbeitern und Führungskräften häufig Widerstand und Ängste hervor. Dies führt dazu, dass sie diese ablehnen und im schlimmsten Fall sogar boykottieren. Stehen umfangreiche Veränderungen an, kommt dem Change Management daher eine große Bedeutung zu. Es stellt sicher, dass sich die negativen Auswirkungen in Grenzen halten und Veränderungen möglichst reibungslos im Unternehmen herbeigeführt werden können.

Nicht wegen jeder noch so kleinen Veränderung ist es notwendig, ein Change-Management-Konzept zu erarbeiten. Wichtig ist der Prozess jedoch, wenn große organisatorische Veränderungen anstehen, die Mitarbeiter auf verschiedensten Ebenen des Unternehmens betreffen. Dies ist etwa in diesen Situationen der Fall:

• Technologische Entwicklungen, die Veränderungen am Geschäftsmodell des Unternehmens nach sich ziehen
• Marktveränderungen (z. B. neue Wettbewerber, die den Markt aufrollen, Fusionen von Wettbewerbern)
• Fusion des Unternehmens mit einer anderen Firma (oder Firmenübernahme)
• Fortschreiten der Digitalisierung im Unternehmen
• Interne Optimierung von Prozessen, um effizientere Abläufe zu erreichen
• Restrukturierungsmaßnahmen
• Rationalisierungsmaßnahmen (auch Personalabbau)
• Veränderungen der Unternehmenskultur, Führungs- oder Organisationsstruktur
• Einführung neuer Softwaresysteme
• Gesetzliche Veränderungen oder aktualisierte Richtlinien
• Fortschreitende Globalisierung

Veränderungen im Unternehmen können interne Ursachen haben oder von externen Entwicklungen angestoßen werden.

Widerstände gegen Veränderungen sind menschlich: Früher bedeuteten Veränderungen selten etwas Positives und waren stets mit Existenzängsten verbunden. Auch heute noch reagiert der Mensch häufig mit Ablehnung auf Veränderungen – selbst wenn er objektiv keinen guten Grund dafür nennen kann. Widerstände in Change-Prozessen können verschiedene Ursachen haben:

• Die Mitarbeiter sind sich der Gründe für die erforderliche Veränderung nicht bewusst und sehen daher die Vorteile nicht.
• Sie fürchten, die Veränderungen könnten sich auf ihre Anstellung auswirken oder ihnen einen starken Mehraufwand bescheren.
• Oft werden die Mitarbeiter nicht in Entscheidungsprozesse rund um die anstehenden Veränderungen einbezogen. Deshalb mangelt es ihnen am nötigen Verständnis.
• Sie werden von der Geschäftsführung oder ihrer Führungskraft nicht ausreichend unterstützt. Auch fehlendes Vertrauen in die Unternehmensspitze kann Grund für die Vorbehalte sein.
• Sind zu einem früheren Zeitpunkt bereits Veränderungsprozesse gescheitert, kann dies auch auf zukünftige Change-Prozesse ausstrahlen („Da kommt ohnehin wieder nichts heraus!“).

Obwohl viele dieser Ursachen in Emotionen fußen, lassen sie sich ausräumen. Dazu ist es erforderlich, sie zunächst aufzudecken und zwar sowohl auf individueller als auch auf organisatorischer Ebene. Zu beachten ist dabei, dass Widerstände gegen Veränderungen auch vor der Führungsriege nicht Halt machen. Ziehen Führungskräfte selbst bei den Veränderungen nicht mit, wird es umso schwieriger, deren Mitarbeiter ins Boot zu holen. Deshalb sollte das Change Management auch bei den Führungspersönlichkeiten des Unternehmens ansetzen.

Obwohl die Bezeichnung „Change Management“ auf eine eher junge Strömung schließen lässt, ist der Kerngedanke bereits älteren Datums. Bereits vor über 70 Jahren wurden erste Change-Management-Modelle geschaffen, die den Prozess und dessen einzelne Phasen näher beschreiben.

Um die Ziele des Change Managements zu erreichen, müssen alle Fäden an zentraler Stelle zusammenlaufen. Insbesondere in größeren Unternehmen nimmt diese Position ein Change Manager ein, der sich vorrangig darum kümmert, den Veränderungsprozess in die richtigen Bahnen zu lenken. Alternativ kann die HR-Abteilung diese wichtige Rolle einnehmen. Sie steht mit den Mitarbeitern und Führungskräften ohnehin im Austausch, kann die Bedeutung des Change Managements klar machen und den Nutzen verständlich vermitteln. Die Mitarbeiter von HR haben Einblick in die Unternehmenskultur und Organisation, können die Fortschritte im Change Management auswerten und nehmen eine wichtige Rolle als Gestalter des Veränderungsprozesses ein.

Auch die Führungskräfte des Unternehmens spielen eine tragende Rolle im Change-Prozess. Sind sie selbst für die Veränderung offen, können sie den Wandel sukzessive vorantreiben und ihre Mitarbeiter motivieren. Auf der anderen Seite können sie die Veränderungen aber aufgrund eigener Vorbehalte blockieren und das Projekt ausbremsen. Entsprechend wichtig ist eine gute Kommunikation in alle Richtungen.

Eine gute interne Kommunikation ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Change Management. Sie fördert den Dialog in beide Richtungen und liefert wertvolles Feedback der Mitarbeiter. Sie fühlen sich dadurch ernst genommen und einbezogen. Zugleich werden sie motivierter, getroffene Entscheidungen mitzutragen, auch wenn sie ihren Wünschen und Bedürfnissen nicht entgegenkommen. 

Der Arbeitgeber sollte eine aktive Kommunikation sicherstellen, durch welche die Mitarbeiter wesentliche Informationen zu den anstehenden Veränderungen weniger per Zufall, sondern zielgerichtet und frühzeitig erhalten. Transparenz lautet das oberste Gebot. Dafür eignen sich verschiedenste Kommunikationskanäle und Change-Management-Instrumente, die jedoch nicht nach dem „Gießkannenprinzip“, sondern zielgerichtet passend zur Botschaft und Zielgruppe ausgewählt werden sollten:

• Intranet
• Praxisworkshops, Schulungen und Fortbildungen
• 1:1-Gespräche
• Coachings
• Informationen in Mitarbeiterzeitungen
• Aushänge am schwarzen Brett
• Maßnahmen der Führungskräfteentwicklung
• Teambuilding-Übungen

Change Manager sollten daran arbeiten, wirkungsvolle Feedback-Mechanismen einzuführen. Regelmäßige Feedback-Gespräche können ebenso wie Mitarbeiterbefragungen geeignet sein, um die Perspektive der Arbeitnehmer zu verstehen, ihre Argumente zu hören und ihnen Gelegenheit zu geben, ihre Bedenken oder Vorbehalte anzusprechen.

Studien zufolge scheitern rund drei Viertel aller Change-Prozesse. Dafür gibt es viele mögliche Gründe:

• Es werden nicht die nötigen zeitlichen und finanziellen Ressourcen bereitgestellt, die für die gezielte Steuerung des Veränderungsmanagements und die Kommunikation mit den Mitarbeitern erforderlich sind.
• Nach der Umsetzung der Veränderungen nimmt sich das Unternehmen nicht genügend Zeit, um diese in der Unternehmenskultur zu verankern. Dadurch fällt die Belegschaft in alte Muster zurück.
• Es werden zu viele Veränderungen auf einmal umgesetzt. Dies schürt die Ängste der Mitarbeiter und senkt die Motivation.
• Unternehmen betrachten Change Management als endlichen Prozess, statt in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzutreten und es als dauerhafte Aufgabe anzuerkennen.
• Das Unternehmen versucht, Veränderungen unter Zeitdruck zu erzwingen. Das ruft den Widerstand der Mitarbeiter und/oder Führungskräfte auf den Plan.
• Durch eine mangelhafte Kommunikation ist unklar, welche Ziele überhaupt erreicht werden sollen und welchen Zweck diese haben.
• In der Vergangenheit wurden Veränderungen eher halbherzig umgesetzt, weshalb die Mitarbeiter nicht mitziehen.
• Die Mitarbeiter erkennen im Change Management keinerlei oder unzureichende, sichtbare Erfolge.

Um den Erfolg von Change-Management-Methoden zu überprüfen, definieren Unternehmen ein gezieltes KPI-Set (Key Performance Indicator). Je nachdem, welche Ziele erreicht werden können, eignen sich für das Change Management zum Beispiel:

• Produktivitätskennzahlen wie Umsätze, Kosteneinsparungen oder Fehlerquote
• Kennzahlen zur Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter
• Kennzahlen zur Messung von Widerständen in der Belegschaft
• Kennzahlen zur Zufriedenheit der Mitarbeiter

Sie dienen als Benchmark, um die Weiterentwicklung des Unternehmens und den Erfolg des Change Managements zu messen. Ziel ist dabei jedoch nicht, das Ende des Prozesses herbeizuführen. Angesichts der vielfältigen Herausforderungen implementieren Unternehmen idealerweise ein nachhaltiges Change Management, das sie fortwährend langfristig weiter betreiben. So können sie sich wettbewerbsfähig am Markt platzieren und mit technologischen Neuerungen und modernen Trends, wie der Globalisierung und Digitalisierung, Schritt halten.

Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema Change Management.