Chancen und Grenzen
Künstliche Intelligenz übernimmt im Recruiting zeitraubende Tätigkeiten und findet Mitarbeiter, auf die Unternehmen sonst nie stoßen würden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das viel wert. Doch nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch erlaubt.
Vorteile von KI im Recruiting
Wie lange brauchen Sie, um eine Stelle zu besetzen? Wenn Sie einen neuen Kollegen oder eine neue Kollegin einstellen, sind Sie dann sicher, die absolut Besten für den Job gefunden zu haben? Oder müssen Sie in Anbetracht des Fachkräftemangels mehr Kompromisse eingehen, als Sie wollen?
Diese Fragen stellen sich viele Personaler. Denn je weniger Menschen eine neue Stelle suchen, desto schwieriger und langwieriger ist es für Unternehmen, Fachkräfte zu finden. Gehen dann Bewerbungen ein, nehmen die Sichtung von Bewerbungsschreiben und Lebensläufen sowie die Gespräche mit Kandidaten viel Zeit in Anspruch. Für das Unternehmen verlängert sich dadurch die Zeit, bis die offene Stelle besetzt ist, für Bewerber die Wartezeit, bis sie eine Antwort von dem möglichen neuen Arbeitgeber bekommen.
Künstliche Intelligenz (KI) für das Recruiting kann das ändern. Sie findet in Jobbörsen und sozialen Netzwerken mögliche Mitarbeiter, auf die Unternehmen anders nie stoßen würden. Im Verlauf eines Bewerbungsprozesses übernimmt die Technologie zudem zeitraubende, repetitive Aufgaben.
Künstliche Intelligenz
- erledigt diese Arbeiten auch nachts oder am Wochenende,
- erlaubt es Recruitern, größere Zahlen an Bewerbern anzusprechen und ihre Unterlagen zu bearbeiten,
- senkt die Kosten für die Besetzung einer offenen Position, da für die Bewerberauswahl weniger teure menschliche Arbeitszeit erforderlich ist.
Der Einsatz von KI im Recruiting – auf Englisch „AI Recruiting“ – bringt so vor allem Unternehmen erhebliche Vorteile, in deren Belegschaft eine hohe Fluktuation herrscht. Die Personalsuche und die zeitraubende Auswahl der am besten geeigneten Bewerber enden dort im Grunde nie.
Allerdings kann jedes Unternehmen von der Technologie profitieren. Wer etwa bei der Personalauswahl und –suche generative KI wie ChatGPT, Bard oder Bing einsetzt, verbessert dadurch, wie Arbeitnehmer ihn als Arbeitgeber wahrnehmen. Denn Software, die generative KI nutzt, findet nicht nur geeignete Fachkräfte auf Jobbörsen und in sozialen Netzwerken. Sie spricht sie auch individualisiert an. Dazu nutzt sie Informationen aus dem Onlineprofil des potenziellen neuen Kollegen. Auch individualisierte Antworten an Bewerber verfasst generative KI. Eine derart maßgeschneiderte Kommunikation drückt Wertschätzung für den Adressaten aus.
Mit künstlicher Intelligenz verbessern Arbeitgeber daher auch die sogenannte Candidate Experience – also die Art und Weise, wie Bewerber und Interessenten für eine neue Stelle den Umgang mit dem Unternehmen erleben.
So funktioniert künstliche Intelligenz im Recruting
Künstliche Intelligenz ist eine Technologie, die es Computern ermöglicht, menschliches Lernen und Denken zu simulieren. Dazu trainieren Entwickler Algorithmen mit Technologien wie maschinellem Lernen und „Deep Learning“ darin, Muster, Regelmäßigkeiten und Zusammenhänge in großen Datenmengen zu erkennen. Durch die Bestätigung, dass von ihnen ermittelte Ergebnisse richtig oder erwünscht sind, lernen die Systeme, wie sie sich verhalten sollen. Im Laufe der Zeit kann KI so präzise Vorhersagen auch aus Daten ableiten, die während des Trainings nicht verwendet wurden. Zudem ordnet sie neue Informationen richtig zu, weil sie erkennt, dass diese ähnliche oder die gleichen Attribute wie ein im Training erkanntes Muster oder eine Gesetzmäßigkeit haben.
Verarbeitung enorm großer Datenmengen möglich
Systeme künstlicher Intelligenz können erheblich größere Datenmengen wesentlich schneller und präziser verarbeiten als der Mensch. Da sie auf Computern laufen, können sie dies zudem sieben Tage die Woche rund um die Uhr tun. Sie bieten somit die gleichen Vorteile wie Roboter. Ihr Einsatz in der Personalauswahl wird deshalb auch „Robot-Recruiting“ genannt.
Inzwischen kann KI nicht mehr nur denken und Probleme lösen. Durch Natural Language Processing hat sie auch gelernt, in menschlicher Sprache Regel- und Gesetzmäßigkeiten zu erkennen und selbst schriftliche oder von einem Chatbot gesprochene Texte zu erzeugen. Besonders diese „generative“ KI wird Personalern künftig das Recruiting erleichtern.
Lesetipp
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mehr erfahrenAnwendungsbereiche von KI im Recruiting
Bislang nutzen Personaler KI vor allem, um Stellenanzeigen zu verfassen, diese für Suchmaschinen zu optimieren, oder auf den am besten passenden Jobportalen und sozialen Netzwerken zu platzieren. Mit der Technologie lassen sich auch automatisiert Termine für Bewerbungsgespräche vereinbaren und personalisierte Absagen verfassen. Doch AI Recruiting kann mehr. Unter anderem unterstützt KI Recruiter bei der Personalsuche, indem sie folgende Aufgaben übernimmt:
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Geeignete Mitarbeiter in sozialen Medien und auf Jobportalen identifizieren
KI kann auf Webseiten, in sozialen Netzwerken und auf Jobbörsen eigenständig nach Personen suchen, die von Personalern festgelegte Kriterien erfüllen – etwa über die gesuchte Qualifikation und Berufserfahrung verfügen oder ihren Wohnort in einem bestimmten Umkreis haben. Diese Informationen kann KI aus Onlineprofilen extrahieren und an die Personalabteilung zurückmelden. Arbeitgeber erreichen bei der Personalsuche so auch Fachkräfte, die sich selbst nicht auf eine Stellenanzeige bewerben würden.
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In Chatbots Fragen von Interessenten beantworten
Auf der Webseite eines Unternehmens können Chatbots dank generativer KI ein erstes Gespräch mit Interessenten führen, wenn diese dort auf eine ausgeschriebene Stelle stoßen. Dazu müssen die Bots natürlich vorab mit den richtigen Informationen trainiert werden.
Arbeitgeber ersparen potenziellen Kandidaten dadurch die Wartezeit, bis sie zusätzliche von ihnen gewünschte Informationen bekommen. Interessenten müssen auch keine Mail mehr an das Unternehmen schreiben oder dort anrufen und sich mühsam zum richtigen Ansprechpartner durchfragen. Dadurch sinkt die Hemmschwelle bei der Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen.
KI kommt auch in sogenannten Job-Bots zum Einsatz. Diese kombinieren einen Chatbot mit einer Anzeigenkampagne in sozialen Netzwerken. Klickt ein Interessent oder eine Interessentin auf die in der Anzeige beworbene Stelle, beginnt der mit ihr verknüpfte Bot ein Gespräch. Er fragt beispielsweise nach Berufsabschlüssen und –erfahrungen oder besonderen Kompetenzen. Das erspart es Menschen, ihren Lebenslauf und ihre Bewerbungsunterlagen einzusenden, wenn sie trotz fester Anstellung den Wunsch für einen Jobwechsel verspüren. Sind die von dem Chatbot aufgezeichneten Antworten aus Sicht der Personaler interessant, können sie gezielt Kontakt zu den Interessenten aufnehmen.
Chatbots können auch mit Bewerbern individualisierte Vorgespräche führen, die der Personalabteilung bei einer Vorauswahl als besonders geeignet aufgefallen sind. Personaler füttern den Bot für solch ein Interview mit Daten aus dem Lebenslauf und den Unterlagen des Bewerbers. Sie speisen ihn zudem mit den Kriterien, die für die zu besetzende Stelle zu erfüllen sind, und legen die Interviewdauer fest.
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Lebensläufe analysieren
Beim sogenannten Parsing gleicht eine KI bei einem Bewerbungsprozess eingereichte Lebensläufe mit Anforderungen ab, die Personaler vorab festlegen. Sie prüft also beispielsweise, ob Bewerber die gesuchten Qualifikationen oder geforderten Jahre Berufserfahrung haben. Die Technologie guter und sorgfältig trainierter Systeme kann dabei auch zwischen den Zeilen lesen. Sie erkennt, dass eine Information im Lebenslauf eines Bewerbers zu den Suchkriterien passt, auch wenn sie nicht genau so formuliert wurde wie diese.
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Ein Ranking der besten Bewerber erstellen
Wenn KI Bewerbungsunterlagen ausgewertet hat, kann sie eine Rangliste der Kandidaten erstellen, die am besten für die zu besetzende Stelle geeignet sind. Dazu gewichten Personaler die Kriterien vorab, die sie bei ihrer Personalauswahl anlegen, und programmieren die KI entsprechend.
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Videoanalysen und –zusammenfassungen von Interviews erstellen
Wenn Bewerber ihre Zustimmung dazu erteilen, können Personaler Gespräche, die sie mit ihnen führen, aufzeichnen – egal, ob diese im Unternehmen oder online stattfinden. Im Anschluss erstellt eine KI eine Zusammenfassung des Bewerbungsgesprächs. Sie kann dabei besonders auf die Passagen achten, aus denen sich die Eignung des Kandidaten für die zu besetzende Stelle ergibt. Die Zusammenfassung dient dann als Entscheidungsgrundlage im weiteren Verlauf der Personalauswahl.
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Assessementcenter durchführen und auswerten
KI lässt sich mit Informationen aus Bewerbungsunterlagen und Lebensläufen so programmieren, dass sie in einem Assessementcenter individuell auf einen Bewerber zugeschnittene Aufgaben stellt. Nach dem Test wertet sie dessen Antworten und Ergebnisse automatisiert aus.
Datenschutz bei KI im Bewerbungsprozess
Nicht alles, was mit KI im Recruiting technisch möglich ist, ist auch erlaubt. So können Arbeitgeber Chatbots und Parsing-Tools zur Sichtung und Analyse von Lebensläufen bei der Personalsuche zwar in der Regel so einsetzen, dass dies nicht gegen den Datenschutz verstößt. Bei Systemen, die in sozialen Netzwerken nach geeigneten Mitarbeitern suchen, ist das aber selten möglich.
Einwilligung zu KI-Datenverarbeitung kann nicht vorausgesetzt werden
Bewerber müssen ihre Einwilligung geben, wenn Unternehmen ihre Daten während eines Bewerbungsprozesses verarbeiten wollen. Wird dabei eine KI eingesetzt, müssen sie auch dem gesondert zustimmen. Beide Einwilligungen müssen sie freiwillig geben.
Juristen und Datenschützer gehen zwar davon aus, dass Bewerber mit der Einsendung ihrer Unterlagen an einen Arbeitgeber implizit und freiwillig zustimmen, dass dieser ihre Daten verarbeitet. Sie willigen damit aber nicht zugleich auch in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Informationen durch eine KI ein – schon gar nicht freiwillig.
Dass die geforderte Freiwilligkeit gegeben ist, können Unternehmen außer bei Initiativbewerbungen juristisch ohnehin nur sehr selten einwandfrei beweisen. Denn sie befinden sich gegenüber Bewerbern in einer Machtposition.
Empfehlungen
Um keine Fehler zu begehen, sollten Arbeitgeber den Einsatz von KI daher nie zur Voraussetzung für die Teilnahme an einem Bewerbungsverfahren machen. Sie sollten die Technologie lediglich als Ergänzung oder Alternative zur analogen Personalauswahl heranziehen.
Personaler müssen Bewerber nach den Paragrafen 12, 13 und 14 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) außerdem umfassend darüber informieren, wieso sie bei einem Einstellungsverfahren KI einsetzen, welche Erkenntnisse sie sich davon erhoffen und welche Tragweite das für Bewerber hat. Diese haben auch Anspruch auf aussagekräftige Informationen über die Logik, nach der die genutzte KI Kandidaten beurteilt.
Auch wenn Bewerber dem Einsatz der Technologie nach solch einer Aufklärung freiwillig zustimmen, haben sie nach § 22 DSGVO das Recht, dass ein Mensch die Urteile der KI überprüft und letztlich die endgültige Entscheidung über ihre Einstellung oder Ablehnung trifft.
Vorschriften im AI Act der EU
Weitere rechtliche Anforderungen an den Einsatz von KI im Recruiting stellt der seit Anfang August 2024 geltende Artificial Intelligence Act der Europäischen Union. Er qualifiziert „KI-Systeme, die für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden sollen, insbesondere zur Schaltung gezielter Stellenanzeigen, zur Analyse und Filterung von Bewerbungen und zur Bewertung von Bewerbern“ als Hoch-Risiko-Systeme. Diese dürfen Unternehmen nur einsetzen, wenn sie umfangreiche Auflagen erfüllen. Artikel 5 Nummer 1 f des Acts untersagt zudem „die Verwendung von KI-Systemen zur Ableitung von Emotionen einer natürlichen Person“ am Arbeitsplatz. Obwohl die juristische Auslegung der Vorschrift noch nicht geklärt ist, dürfte sie wohl auch für Systeme gelten, die während eines Bewerbungsgespräches aus Wortwahl, Sprachduktus, Gestik und Mimik eines Kandidaten Rückschlüsse auf dessen Persönlichkeit, Einstellung und Ehrlichkeit ziehen.
KI im Recruiting implementieren
Wer AI Recruiting einsetzen will, muss viel Vorarbeit leisten. Dabei ist zunächst zu klären, was genau mit der Technologie erreicht werden soll. Soll nur die Personalabteilung bei zeitraubenden Routinetätigkeiten entlastet, oder in sozialen Netzwerken und auf Jobplattformen auch automatisiert nach neuen Mitarbeitern gesucht werden? Soll generative KI Schreiben an Bewerber verfassen und so den Schriftverkehr mit diesen beschleunigen? Oder soll sie auch die von diesen eingesandten Lebensläufe dahingehend analysieren, wie gut Interessenten zum Unternehmen passen? Von der Antwort auf diese Fragen hängt ab, welche KI-Tools für die Personalsuche und –auswahl infrage kommen. Ist die Entscheidung für ein System gefallen, sollten Personalverantwortliche dieses in Pilotprojekten testen. Dabei müssen sie auch klären, wie gut sich das Tool in die IT- und Software-Landschaft des Unternehmens und seiner Personalabteilung integrieren lässt. Steht dann die Entscheidung, welches digitale Recruiting-Werkzeug es sein soll, müssen Personaler im Umgang mit ihm geschult werden.
Auch dann ist die Vorarbeit aber noch nicht abgeschlossen. Um KI bei der Personalauswahl sinnvoll nutzen zu können, müssen Unternehmen auch auf diese Fragen Antworten haben:
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Haben wir die nötigen Daten für den Einsatz von KI im Recruiting?
Systeme künstlicher Intelligenz sind nur so gut, wie die Daten, mit denen sie trainiert werden. Werden Recruiting-Tools mit mangelhaften Daten gespeist, übersehen sie beispielsweise bei der automatisierten Suche nach potenziellen neuen Mitarbeitern in sozialen Netzwerken oder auf Jobplattformen relevante Personengruppen. Chatbots dagegen sind sinnlos, wenn sie nicht mit möglichst passgenauen Antworten auf Fragen trainiert werden, die Interessenten für eine bestimmte Position stellen könnten. Dazu müssen Arbeitgeber diese Fragen kennen.
Um KI im Recruiting erfolgreich einzusetzen, ist es daher unerlässlich, dass Unternehmen in die Sammlung und Pflege hochqualitativer Daten investieren. Die personenbezogenen Informationen der bereits vorhandenen Belegschaft dürfen sie dazu aber nur nutzen, wenn die Kolleginnen und Kollegen dem zustimmen. Das gilt auch für die Daten von Bewerbern. Sonst sind diese nach dem Bewerbungsprozess dauerhaft zu löschen. Bei jedem Kontakt mit Interessenten für eine Stelle empfiehlt sich daher, abzufragen, ob diese ihre Daten für das Training einer Recruiting-KI zur Verfügung stellen würden.
Außerdem sollten Personalabteilungen die Ergebnisse ihrer KI-Tools immer wieder überprüfen. Wenn diese nicht leisten, was sie sollen, müssen Personaler gemeinsam mit Spezialisten den genutzten Datensatz hinterfragen, eventuell bereinigen und ihre KI-Systeme neu kalibrieren.
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Wie vermeiden wir Vorurteile und einen Bias der KI?
Hochqualifizierte Fachkräfte möchten in Unternehmen mit einer diversen und inklusiven Belegschaft arbeiten. KI kann beim Aufbau solcher Teams helfen, wenn sie mit hochwertigen Daten so trainiert wird, dass ihre Ergebnisse keine Vorurteile abbilden. Nur so können Personalabteilungen auch gewährleisten, dass sie mit AI Recruiting wirklich die am besten geeigneten Mitarbeiter finden. Egal, welche sonstigen persönlichen Merkmale diese mitbringen.
Diese Unvoreingenommenheit können Personaler beim Einsatz von KI im Recruiting nur gewährleisten, wenn sie sich in besonderem Maße bewusst sind, dass die Technologie zu einem Bias, also Vorurteilen, neigt. Sie müssen die von ihr erzielten Ergebnisse zudem immer wieder hinterfragen.
Wie leicht der Bias zu übersehen ist, zeigt die Arbeit der Fachjournalistin und Autorin Hilke Schellmann. Sie fand in qualifizierten Interviews mit über 200 Experten sowie Herstellern von KI-Systemen für die Personalarbeit heraus, dass die in vielen Betrieben vorhandenen Informationen zu Beschäftigten, deren Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen die auf dem Arbeitsmarkt vorhandene strukturelle Diskriminierung von Frauen, Menschen mit Behinderungen oder Migrationshintergrund abbilden. Das ist auch dann so, wenn Arbeitgeber versuchen, das zu vermeiden.
Dieser Bias überträgt sich in KI-Systeme, wenn Trainingsdaten nicht bereinigt werden. Unternehmen, die solche Systeme einsetzen, bewegen sich dann an der Grenze eines Verstoßes gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz – auch wenn sie das weder wollen noch beabsichtigen.
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Kommt der Mensch bei unserem Bewerbungsprozess nicht zu kurz?
KI kann geeignete Mitarbeiter auf Online-Jobbörsen und in sozialen Netzwerken ausfindig machen. Sie kann Bewerber nach Kriterien wie ihrer Berufserfahrung, Auslandsaufenthalten und Abschlüssen filtern. Eines kann sie aber nicht: Ein persönliches Gespräch ersetzen. Vor allem in späteren Phasen einer Stellenbesetzung muss daher der Mensch übernehmen. Hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte erwarten in der Regel sogar schon zu Beginn eines Bewerbungsprozesses persönliche Ansprechpartner.
Doch egal, wer sich bewirbt, er oder sie hat nach § 22 der Datenschutzgrundverordnung das Recht, dass ein Mensch die Ergebnisse überprüft, die eine im Recruiting eingesetzte KI erzielt und schlussendlich darüber entscheidet, wer eingestellt oder abgelehnt wird.
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Wie wirkt sich der Einsatz von KI auf unser Employer-Branding aus?
Personaler, die mit dem Einsatz von KI im Recruiting übertreiben, erweisen sich einen Bärendienst. Wenn Kandidaten mehrere Vorgespräche mit einer KI führen müssen, dabei aber im Unklaren gelassen werden, wozu das dient, und welche Erfolgsaussichten ihre Bewerbung hat, gewinnen sie das Gefühl, ein Unternehmen spiele mit ihrer Zeit. Das ist auch so, wenn sie auf Chatbots stoßen, die keine zielführenden Antworten geben. In beiden Fällen gewinnen Fachkräfte nicht den Eindruck, von dem potenziellen Arbeitgeber wertgeschätzt zu werden. Im Gegenteil! Wer aber befürchtet, für ein Unternehmen nur eine anonyme numerische Verfügungsmaße auf dem Arbeitsmarkt zu sein, wird sich bei diesem künftig nicht mehr bewerben. Auch dann nicht, wenn es eigentlich attraktive Stellen anzubieten hat. KI kann daher den Markenwert eines Arbeitgebers schnell beschädigen.
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