Offboarding: gezieltes Austrittsmanagement für Arbeitgeber
Es ist der Lauf der Dinge – Mitarbeiter scheiden aus dem Unternehmen aus und hinterlassen nicht selten eine große Lücke. Arbeitgeber sollten spätestens zum Zeitpunkt der Kündigung einen strukturierten Offboarding-Prozess beginnen. Dieser hilft, eine geordnete Übergabe der Aufgaben zu realisieren, Know-how im Unternehmen zu halten und vielleicht sogar die Tür für eine spätere Rückkehr des Mitarbeiters offenzuhalten.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie ein professionelles Austrittsmanagement aussieht, welche Vorteile das Offboarding für Mitarbeiter und Arbeitgeber hat und welche Schritte dabei wichtig sind.
Was ist Offboarding?
Als Offboarding bezeichnet man einen strukturierten Prozess, der den Austritt eines Mitarbeiters begleitet. Man spricht auch vom Exit Management. Der Ablauf umfasst alle Schritte, die von der Kündigung bis zum letzten Arbeitstag erforderlich sind. Das Offboarding ist das Gegenstück zum Onboarding, das sich um die Integration neuer Mitarbeiter in den Unternehmensalltag dreht. Während jedoch das Onboarding heute in vielen Unternehmen einen hohen Stellenwert einnimmt, wird das Offboarding nach wie vor oft vernachlässigt. Dieser bewusst gestaltete Trennungsprozess unterteilt sich in zwei Bereiche.
Technisches Offboarding
Hier dreht sich alles rund um die Formalitäten und den Aufgabenbereich des Mitarbeiters, etwa die Planung des Resturlaubs, die Erstellung eines Arbeitszeugnisses oder die Abarbeitung eines Übergabeplans der Aufgaben.
Sozio-emotionales Offboarding
Das Ausscheiden eines Angestellten beinhaltet stets auch eine soziale Komponente. So kann es Auswirkungen auf das Teamgefüge haben oder die Beziehung zu Kunden beeinflussen. Zudem ist es ein wichtiger Teil des Offboardings, die Kontakte des gekündigten Mitarbeiters für das Unternehmen zu erhalten.
Bedeutung von Offboarding
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, treffen den Arbeitgeber zahlreiche Herausforderungen. Während er nämlich noch damit beschäftigt ist, die Aufgaben des ausscheidenden Arbeitnehmers umzuverteilen, Abläufe umzugestalten und einen Nachfolger zu suchen, stellt eine gute Kommunikation und ein wertschätzender Umgang mit dem Mitarbeiter die Weichen für den Schutz des Arbeitgeberimages.
Gerade bei langjährigen Mitarbeitern gehen stets auch Emotionen mit dem Weggang einher. Umso wichtiger ist es, den Offboarding-Prozess positiv und wertschätzend zu gestalten. So können Arbeitgeber vermeiden, dass nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses schlecht über das Unternehmen gesprochen wird – und im Idealfall weiß der Mitarbeiter, dass ihm die Türen für eine mögliche Rückkehr offenstehen.
Auch für die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden spielt der Offboarding-Prozess eine wichtige Rolle. Verschwindet der gewohnte Ansprechpartner plötzlich kommentarlos oder läuft die Nachfolge nicht reibungslos, kann dies selbst über Jahre gefestigte Kundenbeziehungen schwächen und im schlimmsten Fall die Abwanderung zur Konkurrenz verursachen.
Vorteile von Offboarding
Ein durchdachtes Offboarding kann für das Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen haben:
- Übergabe
Projekte und offene Aufgaben können reibungslos übergeben werden. Dies erleichtert dem Nachfolger oder Vertreter die Übernahme der neuen Aufgaben.
- Feedback
Kündigen Mitarbeiter selbst, erfährt der Arbeitgeber im Exit Interview häufig mehr über die Austrittsgründe. Bei einer hohen Fluktuation kann das Gespräch Aufschluss über die Ursachen und Impulse für Veränderungen geben. Ausscheidende Mitarbeiter sprechen häufig offener, weil sie keine rechtlichen Konsequenzen mehr fürchten müssen.
- Employer Branding
Gehen die ehemaligen Mitarbeiter mit einem guten Gefühl, sprechen sie mitunter auch nach dem Ende positiv über das Unternehmen. Sie werden zum Markenbotschafter für ihren ehemaligen Arbeitgeber.
- Rechtliches
Nicht immer gehen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Guten auseinander. Gibt es Streitigkeiten, kann ein wertschätzender Umgang während des Exit Managements Rechtsstreitigkeiten verhindern.
- Kundenbeziehungen
Durch ein gezieltes Offboarding lässt sich eine lückenlose, enge Betreuung der Kunden und Geschäftspartner sicherstellen. So vermeiden Unternehmen eine Verschlechterung von Kunden- und Lieferantenbeziehungen und daraus resultierende finanzielle Einbußen.
- Entlastung
Die Zeit nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters ist für die Kollegen meist ohnehin stressig. Durch eine geordnete Übergabe entlastet der Arbeitgeber die verbliebenen Teammitglieder.
Die Arbeitnehmer können durch ein positives Miteinander gut mit ihrem beendeten Arbeitsverhältnis abschließen und alle offenen Fragen klären. So haben sie den Kopf frei, um ihren nächsten beruflichen Schritt beherzt und mit einem guten Gefühl anzugehen.
Offboarding-Checkliste
Idealerweise nutzen Arbeitgeber eine Offboarding-Checkliste, die alle wichtigen Punkte im Austrittsmanagement umfasst und Orientierung bietet. Die folgende Übersicht zeigt, welche Schritte für ein fundiertes Exit Management wichtig sind:
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1. Offboarding-Checkliste erstellen
Der Arbeitgeber sollte zunächst in einer Offboarding-Checkliste alle anstehenden Aufgaben mit dem entsprechenden Timing festhalten. So kann nichts vergessen werden.
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2. Offboarding-Gespräch durchführen
Im Exit-Gespräch sprechen der Arbeitgeber und der Mitarbeiter über die Austrittsgründe, die zur Kündigung geführt haben. In diesem Rahmen kann der Ausscheidende Kritik am Arbeitgeber oder den Arbeitsbedingungen äußern. Thema ist außerdem die weitere Vorgehensweise bei der Vorbereitung des Austritts.
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3. Die Personalabteilung informieren
Auch die Personalabteilung muss von der Kündigung erfahren. Die Lohnbuchhaltung bereitet die Formalitäten für den Austritt vor, etwa die Ausstellung der Arbeitspapiere oder eines Arbeitszeugnisses. Zu klären ist außerdem, inwiefern der Mitarbeiter bestehende Überstunden und Resturlaubstage noch nehmen oder auszahlen lassen möchte.
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4. Die Kollegen und Kunden informieren
Der Arbeitgeber sollte die Teammitglieder aktiv über den Weggang des Kollegen informieren und nicht darauf warten, bis sich Gerüchte bilden. Diese könnten das empfindliche Betriebsklima belasten. Die von dem ausscheidenden Mitarbeiter betreuten Kunden und andere Geschäftspartner sollten die Information erst dann erhalten, wenn klar ist, wie es nach dem Ausscheiden weitergeht.
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5. Die Nachfolge planen
Nun ist natürlich zu klären, wer die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters übernehmen soll. Bei einer längeren Kündigungsfrist kann es sinnvoll sein, direkt einen Nachfolger zu suchen und diesen noch von dem gekündigten Mitarbeiter einarbeiten zu lassen. Ist das nicht möglich, werden die Aufgaben übergangsweise an die Kollegen übergeben.
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Verteilung der Aufgaben klären
Wer kümmert sich in der ersten Zeit nach dem Weggang um welche Aufgaben? Zu klären ist, wer welche Aufgaben übernimmt, welchen Stand die laufenden Projekte haben und wie die nächsten Schritte aussehen.
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7. Fachwissen dokumentieren
Ist eine direkte Nachfolge und Einarbeitung nicht möglich, ist es wichtig, das Fachwissen des ausscheidenden Mitarbeiters für das Unternehmen zu erhalten. Dabei sollten auch geknüpfte Kontakte dokumentiert werden.
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8. Ausstand planen
Bei einer guten Beziehung untereinander bringt der ausscheidende Mitarbeiter häufig für seine Kollegen etwas zu essen mit, um seinen „Ausstand zu geben“. Bei langjährigen Mitarbeitern kann es angebracht sein, eine kleine Feier zu organisieren, um die Wertschätzung für die Treue und Leistung auszudrücken. War die Betriebszugehörigkeit hingegen nur kurz, kann es auch reichen, den Mitarbeiter bei einer morgendlichen Besprechung zu verabschieden.
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9. Technisches Offboarding durchführen
Teil des Exit Managements sind auch organisatorische Aufgaben. Dazu gehört es etwa, dem ausscheidenden Mitarbeiter die Zugriffsrechte auf Computer, Server und E-Mail-Postfächer zu sperren und Passwörter zu ändern. Er muss seine Schlüssel, Arbeitsutensilien oder seinen Firmenwagen zurückgeben.
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10. Zeugnis erstellen
Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis. Der Arbeitgeber sollte es zeitnah nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung stellen.
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11. Den Weg für eine Rückkehr offenhalten
Der Arbeitgeber sollte im Exit Interview signalisieren, dass die Türen für eine mögliche Rückkehr offenstehen. Nicht immer ist der neue Job wirklich das, was man sich vorgestellt hat.
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12. Den Kontakt halten
Arbeitgeber sollten mit ehemaligen Mitarbeitern Kontakt halten, etwa über berufliche Netzwerke im Internet wie LinkedIn oder XING oder indem sie sie zu Firmenevents einladen.
Individuelles Offboarding
Der Offboarding-Prozess sollte sich unterscheiden, je nach den individuellen Rahmenbedingungen. Hat der Arbeitgeber einem Mitarbeiter nach massiven Pflichtverletzungen gekündigt, sieht das Austrittsmanagement anders aus als bei einem Mitarbeiter, der nach langjähriger Treue in den Ruhestand geht. Unternehmen sollten deshalb die Besonderheiten der Situation in den Ablauf einfließen lassen:
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Ruheständler
Geht ein Mitarbeiter in Rente, ist der ungefähre Austrittstermin im Regelfall bereits Monate oder sogar Jahre im Voraus bekannt. Entsprechend kann die Nachfolgeplanung und Einarbeitung eines Nachfolgers bereits viel früher beginnen. Schwerpunkt des Offboardings ist, das umfangreiches Fachwissen im Unternehmen zu halten und einen gebührenden Ausstand zu planen.
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Arbeitnehmerkündigung
Hat der Mitarbeiter gekündigt, weil er sich im Unternehmen nicht wohlgefühlt hat, sollte die Gelegenheit für offenes Feedback genutzt werden. Die Austrittsgründe können Impulse für Veränderungen im Unternehmen bieten. Kündigt der Arbeitnehmer hingegen, um sich eine berufliche Auszeit zu nehmen, kann der Arbeitgeber die Möglichkeit einer späteren Rückkehr ermöglichen.
Lesetipp: Wenn Mitarbeiter überraschend kündigen
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Betriebsbedingte Kündigungen
Muss der Arbeitgeber infolge von Umstrukturierungen oder Rationalisierungsmaßnahmen Mitarbeiter kündigen, sollte er viel Verständnis aufbringen. Der Fokus im Offboarding liegt auf der Unterstützung der Gekündigten bei der Suche nach einem neuen Job oder der beruflichen Umorientierung.
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Kündigung wegen Vergehen
Erhält ein Mitarbeiter wegen eines Verstoßes die Kündigung, ist häufig eine schnelle Reaktion erforderlich. Die Sperrung von Zugängen und die Abgabe der Schlüssel bzw. Zutrittskarten ist ebenso wichtig wie die Vorbeugung von Imageschäden oder Rechtsstreitigkeiten.
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Kündigung nach kurzer Unternehmenszugehörigkeit
Die Untersuchung der Austrittsgründe ist in diesem Fall besonders wichtig. Der Arbeitgeber sollte herausfinden, ob er in der Stellenausschreibung oder im Vorstellungsgespräch möglicherweise Erwartungen weckt, die das Unternehmen später nicht erfüllen kann.
Rolle der Führungskraft
Der Führungskraft kommt im Offboarding eine gewichtige Rolle zu. Nicht selten erlebt man folgende Situation: Der Mitarbeiter hat gekündigt und die Führungskraft muss zügig nach Lösungen suchen, um die Arbeit abzufangen, umzuverteilen und die Abläufe neu zu strukturieren. Der ausscheidende Mitarbeiter ist in diesem Moment gedanklich bereits „abgeschrieben“ und nicht mehr interessant, weil der gesamte Fokus auf der Lösungsfindung ruht. Der Mitarbeiter spürt diese gedankliche Abkopplung und fühlt sich geringeschätzt und missachtet. Diese Situation ist Ausdruck einer mangelhaften Trennungskultur im Unternehmen.
Die Führungskraft ist ein wesentliches Element des gesamten Offboarding-Prozesses. Sie ist am Exit-Gespräch beteiligt, kümmert sich um eine geordnete Übergabe und ist verantwortlich dafür, dem Mitarbeiter trotz seines Weggangs Wertschätzung und Anerkennung zukommen zu lassen. Dies ist Voraussetzung dafür, dass ausgeschiedene Arbeitnehmer später positiv über ihren ehemaligen Arbeitgeber sprechen oder vielleicht sogar eine Rückkehr erwägen.
Entwicklung von Offboarding
Dem Offboarding sollte ein mindestens genauso hoher Stellenwert eingeräumt werden wie dem Onboarding. In Zeiten des Fachkräftemangels kann es sich kein Unternehmen leisten, das Arbeitgeberimage durch unzufriedene, ehemalige Arbeitnehmer schmälern zu lassen oder ihnen den Weg zurück ins Unternehmen zu verwehren.
Dennoch haben viele Unternehmen das Potenzial des Offboardings noch nicht erkannt. Die Mehrheit der Arbeitgeber hat keine bewusst eingeführte Trennungskultur und keine definierten Offboarding-Prozesse oder Gesprächsleitfäden für das Offboarding. Entsprechend verläuft auch das Austrittsmanagement häufig suboptimal. Die Folge: Fachwissen und Kontakte gehen verloren, ausscheidende Mitarbeiter sprechen schlecht über das Unternehmen und die öffentliche Wahrnehmung als attraktiver Arbeitgeber leidet. In Zukunft sollte daher das Austrittsmanagement noch deutlich mehr Aufmerksamkeit erhalten als heute.
Fragen und Antworten
Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema Offboarding.
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Was ist Offboarding?
Beim Offboarding dreht sich alles rund um den Austritt gekündigter Arbeitnehmer. Es ist ein wichtiger Bestandteil einer positiven Trennungskultur und umfasst etwa ein Exit Interview zur Klärung der Austrittsgründe und der weiteren Vorgehensweise, eine geordnete Übergabe der Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters und den Transfer von wertvollem Fachwissen.
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Wie funktioniert Offboarding?
Im Idealfall definieren Arbeitgeber für das Offboarding einen Gesprächsleitfaden und eine Checkliste, an der sich die Mitarbeiter orientieren können. So werden keine wichtigen Punkte übersehen und die Trennung kann positiv gestaltet werden.
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Warum ist Offboarding wichtig?
Für die Mitarbeiter ist Offboarding ebenso wichtig wie für den Arbeitgeber. So finden sie gemeinsam zu einem sauberen Abschluss, gehen mit einem positiven Gefühl auseinander und bringen sich gegenseitig Wertschätzung entgegen. Der Mitarbeiter kann sich ganz auf seinen neuen Job konzentrieren. Und der Arbeitgeber schützt sein Image und erhält wertvolle Informationen zu häufigen Austrittsgründen.
