Offboarding

Als Offboarding bezeichnet man einen strukturierten Prozess, der den Austritt eines Mitarbeiters begleitet. Man spricht auch vom Exit Management. Der Ablauf umfasst alle Schritte, die von der Kündigung bis zum letzten Arbeitstag erforderlich sind. Das Offboarding ist das Gegenstück zum Onboarding, das sich um die Integration neuer Mitarbeiter in den Unternehmensalltag dreht. Während jedoch das Onboarding heute in vielen Unternehmen einen hohen Stellenwert einnimmt, wird das Offboarding nach wie vor oft vernachlässigt.

Dieser bewusst gestaltete Trennungsprozess unterteilt sich in zwei Bereiche:

• Technisches Offboarding: 
  Hier dreht sich alles rund um die Formalitäten und den Aufgabenbereich des Mitarbeiters, etwa die Planung des Resturlaubs, die Erstellung eines Arbeitszeugnisses oder die Abarbeitung eines Übergabeplans der Aufgaben.
• Sozio-emotionales Offboarding: 
  Das Ausscheiden eines Angestellten beinhaltet stets auch eine soziale Komponente. So kann es Auswirkungen auf das Teamgefüge haben oder die Beziehung zu Kunden beeinflussen. Zudem ist es ein wichtiger Teil des Offboardings, die Kontakte des gekündigten Mitarbeiters für das Unternehmen zu erhalten.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, treffen den Arbeitgeber zahlreiche Herausforderungen. Während er nämlich noch damit beschäftigt ist, die Aufgaben des ausscheidenden Arbeitnehmers umzuverteilen, Abläufe umzugestalten und einen Nachfolger zu suchen, stellt eine gute Kommunikation und ein wertschätzender Umgang mit dem Mitarbeiter die Weichen für den Schutz des Arbeitgeberimages.

Gerade bei langjährigen Mitarbeitern gehen stets auch Emotionen mit dem Weggang einher. Umso wichtiger ist es, den Offboarding-Prozess positiv und wertschätzend zu gestalten. So können Arbeitgeber vermeiden, dass nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses schlecht über das Unternehmen gesprochen wird – und im Idealfall weiß der Mitarbeiter, dass ihm die Türen für eine mögliche Rückkehr offenstehen.

Auch für die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden spielt der Offboarding-Prozess eine wichtige Rolle. Verschwindet der gewohnte Ansprechpartner plötzlich kommentarlos oder läuft die Nachfolge nicht reibungslos, kann dies selbst über Jahre gefestigte Kundenbeziehungen schwächen und im schlimmsten Fall die Abwanderung zur Konkurrenz verursachen.

Ein durchdachtes Offboarding kann für das Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen haben:

• Übergabe: 
  Projekte und offene Aufgaben können reibungslos übergeben werden. Dies erleichtert dem Nachfolger oder Vertreter die Übernahme der neuen Aufgaben.
• Feedback: 
  Kündigen Mitarbeiter selbst, erfährt der Arbeitgeber im Exit Interview häufig mehr über die Austrittsgründe. Bei einer hohen Fluktuation kann das Gespräch Aufschluss über die Ursachen und Impulse für Veränderungen geben. Ausscheidende Mitarbeiter sprechen häufig offener, weil sie keine rechtlichen Konsequenzen mehr fürchten müssen.
• Employer Branding: 
  Gehen die ehemaligen Mitarbeiter mit einem guten Gefühl, sprechen sie mitunter auch nach dem Ende positiv über das Unternehmen. Sie werden zum Markenbotschafter für ihren ehemaligen Arbeitgeber.
• Rechtliches: 
  Nicht immer gehen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Guten auseinander. Gibt es Streitigkeiten, kann ein wertschätzender Umgang während des Exit Managements Rechtsstreitigkeiten verhindern.
• Kundenbeziehungen: 
  Durch ein gezieltes Offboarding lässt sich eine lückenlose, enge Betreuung der Kunden und Geschäftspartner sicherstellen. So vermeiden Unternehmen eine Verschlechterung von Kunden- und Lieferantenbeziehungen und daraus resultierende finanzielle Einbußen.
• Entlastung: 
  Die Zeit nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters ist für die Kollegen meist ohnehin stressig. Durch eine geordnete Übergabe entlastet der Arbeitgeber die verbliebenen Teammitglieder.

Die Arbeitnehmer können durch ein positives Miteinander gut mit ihrem beendeten Arbeitsverhältnis abschließen und alle offenen Fragen klären. So haben sie den Kopf frei, um ihren nächsten beruflichen Schritt beherzt und mit einem guten Gefühl anzugehen.

Idealerweise nutzen Arbeitgeber eine Offboarding-Checkliste, die alle wichtigen Punkte im Austrittsmanagement umfasst und Orientierung bietet. Die folgende Übersicht zeigt, welche Schritte für ein fundiertes Exit Management wichtig sind:

Der Offboarding-Prozess sollte sich unterscheiden, je nach den individuellen Rahmenbedingungen. Hat der Arbeitgeber einem Mitarbeiter nach massiven Pflichtverletzungen gekündigt, sieht das Austrittsmanagement anders aus als bei einem Mitarbeiter, der nach langjähriger Treue in den Ruhestand geht. Unternehmen sollten deshalb die Besonderheiten der Situation in den Ablauf einfließen lassen:

Der Führungskraft kommt im Offboarding eine gewichtige Rolle zu. Nicht selten erlebt man folgende Situation: Der Mitarbeiter hat gekündigt und die Führungskraft muss zügig nach Lösungen suchen, um die Arbeit abzufangen, umzuverteilen und die Abläufe neu zu strukturieren. Der ausscheidende Mitarbeiter ist in diesem Moment gedanklich bereits „abgeschrieben“ und nicht mehr interessant, weil der gesamte Fokus auf der Lösungsfindung ruht. Der Mitarbeiter spürt diese gedankliche Abkopplung und fühlt sich geringeschätzt und missachtet. Diese Situation ist Ausdruck einer mangelhaften Trennungskultur im Unternehmen.

Die Führungskraft ist ein wesentliches Element des gesamten Offboarding-Prozesses. Sie ist am Exit-Gespräch beteiligt, kümmert sich um eine geordnete Übergabe und ist verantwortlich dafür, dem Mitarbeiter trotz seines Weggangs Wertschätzung und Anerkennung zukommen zu lassen. Dies ist Voraussetzung dafür, dass ausgeschiedene Arbeitnehmer später positiv über ihren ehemaligen Arbeitgeber sprechen oder vielleicht sogar eine Rückkehr erwägen.

Dem Offboarding sollte ein mindestens genauso hoher Stellenwert eingeräumt werden wie dem Onboarding. In Zeiten des Fachkräftemangels kann es sich kein Unternehmen leisten, das Arbeitgeberimage durch unzufriedene, ehemalige Arbeitnehmer schmälern zu lassen oder ihnen den Weg zurück ins Unternehmen zu verwehren.

Dennoch haben viele Unternehmen das Potenzial des Offboardings noch nicht erkannt. Die Mehrheit der Arbeitgeber hat keine bewusst eingeführte Trennungskultur und keine definierten Offboarding-Prozesse oder Gesprächsleitfäden für das Offboarding. Entsprechend verläuft auch das Austrittsmanagement häufig suboptimal. Die Folge: Fachwissen und Kontakte gehen verloren, ausscheidende Mitarbeiter sprechen schlecht über das Unternehmen und die öffentliche Wahrnehmung als attraktiver Arbeitgeber leidet. In Zukunft sollte daher das Austrittsmanagement noch deutlich mehr Aufmerksamkeit erhalten als heute.

Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema Offboarding.