Fehlbesetzung: falsche Personalentscheidungen erkennen und korrigieren

Neue Mitarbeiter sind nicht immer ein Gewinn für das Unternehmen. Fehlbesetzungen können der Firma sogar schaden. Hier erfahren Sie mehr über die Ursachen, Folgen und Vermeidung von falschen Besetzungen für einen Arbeitsplatz. 

Personalentscheidungen sollten gut überlegt sein

Für viele Unternehmen ist es schwierig, den richtigen Mitarbeiter zu finden. Bewerber müssen zum Unternehmen passen. Falsche Personalentscheidungen bringen negative Konsequenzen mit sich, wenn sich der neue Mitarbeiter nicht in das Team integriert und seinen beruflichen Verpflichtungen nicht nachkommt. 

In solchen Fällen besteht dringender Handlungsbedarf. Auch wenn sich Fehlbesetzungen nicht ganz vermeiden lassen, sind Arbeitgebern nicht die Hände gebunden. Der Aufwand lohnt sich von Anfang an: Wer sich bereits im Bewerbungsgespräch nicht nur auf die Referenzen konzentriert, vermeidet falsche Entscheidungen.

Ursachen von Fehlbesetzung

Die Ursachen für Fehlentscheidungen bei der Personalauswahl sind vielfältig. In der heutigen Zeit wird es für Unternehmen immer schwieriger, Mitarbeiter langfristig zu binden. Offene Stellen werden oftmals schnell mit neuen, verfügbaren Mitarbeitern besetzt. 

Nicht immer trifft das Unternehmen dabei die richtige Wahl. Dann stellt sich schnell heraus, dass die neue Kraft den Anforderungen des Unternehmens nicht gerecht wird oder einfach nicht zum Unternehmen passt. Fehlbesetzungen kosten dann nicht nur viel Geld, sondern schaden im schlimmsten Fall auch dem Image und der Arbeitskultur.

Falsche Personalentscheidungen sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Nicht immer ist mangelnde Qualifikation der Grund für eine Fehlbesetzung. 

Fehlbesetzung durch unklare Anforderungsprofile und Stellenbeschreibungen

Eine der Hauptursachen sind unklare Stellenausschreibungen. Wenn Unternehmen die Anforderungen hier nicht klar definieren, ist die Gefahr einer Fehlbesetzung hoch. Was muss der neue Mitarbeiter können? Welche Fähigkeiten und Qualifikationen sollte er auf jeden Fall mitbringen? Die Stellenausschreibung ist so detailliert wie möglich zu verfassen.

Mangelnde Transparenz im Auswahlprozess

Ein neuer Mitarbeiter passt nicht ins Team? Dann liegt es oftmals an mangelnder Transparenz im Auswahlprozess. Um die richtigen Bewerber zu finden, müssen Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch die richtigen Fragen stellen. Nur so lassen sich Kandidaten einschätzen. In vielen Fällen ist es hilfreich, einen Personaldienstleister für eine Personalvermittlung hinzuzuziehen. Er kennt den Auswahlprozess und weiß, worauf es in Vorstellungsgesprächen ankommt.

Fehlende Kenntnisse oder Qualifikationen

Unternehmen dürfen sich nicht vollständig auf die Angaben in der Bewerbung verlassen – insbesondere was die Qualifikationen betrifft. Arbeitgeber sollten sich unbedingt Nachweise vorlegen lassen oder die Kenntnisse anhand von Fragen oder Arbeitsproben überprüfen.

Kulturelle und organisatorische Missverständnisse

In erster Linie ist es die Aufgabe des Arbeitgebers zu prüfen, ob ein Bewerber zu den Wertvorstellungen, Zielen und der Kultur des Unternehmens passt. Dieser Cultural Fit ist nicht zu unterschätzen. Kulturelle Werte und Persönlichkeit gehören neben Kenntnissen zu den wichtigsten Punkten bei der Personalrekrutierung.

Oft tragen auch organisatorische Missverständnisse zu einer Fehlbesetzung bei. Dies ist häufig auf eine ungenügende Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch und mangelnde Kommunikation zurückzuführen.

Auswirkungen von Fehlbesetzungen

Eine falsche Personalentscheidung kann weitreichende Folgen für das Unternehmen haben – angefangen bei einem schlechten Betriebsklima über höhere Fehlerquoten bis hin zur Schädigung des Firmenimages.

Finanzielle Verluste

Fehlentscheidungen führen vorrangig zu finanziellen Verlusten, da das Unternehmen nicht nur für die Rekrutierung, sondern auch für die Einarbeitung und eventuelle Weiterbildung aufkommen muss. 

Hierzu gehören beispielsweise Kosten für:

• Stellenanzeigen
• Personalvermittlung
• Gehalt und Boni
• Qualifizierungen
• Rechtsstreitigkeiten

Produktivitätsverlust und Unzufriedenheit

Aufgrund fachlicher Inkompetenz oder fehlender Integration ins Team tragen Fehlbesetzungen zu einer mangelnden Produktivität bei. Dies hat oft gravierende Einbußen zur Folge. Unzufriedene Mitarbeiter arbeiten weniger effizient und tragen ihren Frust ggf. auch nach außen.

Negative Effekte auf das Teamklima und die Unternehmenskultur

Wenn ein neuer Mitarbeiter nicht ins Team passt, sind Spannungen vorprogrammiert. Andere Mitarbeiter fühlen sich demotiviert, weil sie zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen. Unstimmigkeiten im Team wirken sich schnell auf das Arbeitsklima aus.

Langfristige Schäden für das Unternehmensimage

Das Image eines Unternehmens kann durch Fehlbesetzungen langfristig geschädigt werden, zum Beispiel durch einen schlechten Umgang mit Kunden oder einen unzureichenden Service. Unzufriedene Kunden kommen nicht wieder – und bewerten das Unternehmen negativ.

Wie können Unternehmen Fehlbesetzungen erkennen?

Um hohe Kosten und einen Imageschaden zu vermeiden, ist es entscheidend, dass Unternehmen falsche Personalentscheidungen möglichst frühzeitig erkennen und korrigieren. Die nachfolgenden Tipps helfen dabei.

Frühzeitige Warnsignale und Indikatoren aufdecken

Einige Warnsignale deuten schnell auf eine Fehlbesetzung hin. 

Hierzu gehören:

• Mangelnde Produktivität und Motivation
• Fehlende Integration ins Team
• Mangelndes Engagement
• Fehlende Auseinandersetzung mit der Firmenphilosophie
• Beschwerden von Mitarbeitern und Kunden

Feedback von Kollegen, Kunden und Vorgesetzten nutzen

Unternehmen sollten sich negatives Feedback immer zu Herzen nehmen. Beschwerden von Kunden und Mitarbeitern deuten auf eine Fehlbesetzung hin – vor allem, wenn sich die Probleme häufen.

Bewertung und Analyse der Leistung und Anpassungsfähigkeit

Gerade nach der Einstellung empfiehlt sich die regelmäßige Überprüfung von neuen Mitarbeitern. So erkennen Unternehmen, ob sie die geforderte Leistung erbringen und in die Firmenstruktur passen. Wenn Mitarbeiter nicht motiviert, anpassungsfähig und leistungsbereit sind, müssen Arbeitgeber ihre Wahl rechtzeitig überdenken.

Es kann helfen, den Mitarbeiter eng zu begleiten und gut zu kommunizieren, zum Beispiel Zielvereinbarungsgespräche oder Leistungs- und Entwicklungsgespräche zu führen. Vielleicht braucht der Mitarbeiter einfach nur ein bisschen mehr Unterstützung in speziellen Punkten, um sich zu der Kraft zu entwickeln, die die Anforderungen an diesen Arbeitsplatz erfüllt. Dies können Sie nur herausfinden, indem Sie mit der Person sprechen.

Prävention und Minimierung von Fehlbesetzungen

Eine der wichtigsten Fragen in Bezug auf Personalentscheidungen ist, wie sich Fehlbesetzungen langfristig vermeiden lassen.

Hier einige produktive Ansätze:

• Klare und präzise Anforderungsprofile und Stellenbeschreibungen

Detaillierte und klar formulierte Stellenbeschreibungen sind der erste Schritt, um falsche Personalentscheidungen zu vermeiden. Sie stellen die Anforderungen an den Stelleninhaber deutlich dar und spiegeln die Firmenkultur wider.

• Professionelle und strukturierte Auswahlverfahren

Strukturierte Auswahlverfahren helfen dabei, den richtigen Bewerber für das Unternehmen zu finden. Die Vorstellungsgespräche haben dabei idealerweise die Kompetenzen und die Persönlichkeit des Bewerbers im Blick. Sobald es an Erfahrung im Rekrutierungsprozess mangelt, ist es ratsam, dass Arbeitgeber einen Personalvermittler hinzuziehen.

• Einbindung von Mitarbeitern und Teams 

Beziehen Unternehmen ihre Mitarbeiter in den Rekrutierungsprozess ein, erleichtert das Personalentscheidungen. Sie merken meist schnell, ob die Chemie zwischen ihnen und den Bewerbern stimmt.

• Weiterbildung und Schulung für Entscheidungsträger und Personalverantwortliche

Nicht zuletzt spielt die Weiterbildung der Personalverantwortlichen eine wichtige Rolle, um im Rekrutierungsprozess die richtige Entscheidung zu treffen. Eine Schulung vermittelt den Entscheidungsträgern wertvolles Wissen über die Durchführung von Vorstellungsgesprächen.

Wie gehen Unternehmen mit Fehlbesetzungen um?

Aller Anfang ist schwer: Deshalb sollten Unternehmen neuen Mitarbeitern Zeit zum Eingewöhnen geben und Probleme möglichst frühzeitig ansprechen. Zur Problemlösung bietet sich das Hinzuziehen anderer Mitarbeiter an, um die Integration ins Team zu erleichtern. 

Bleiben die Probleme dennoch bestehen, steht die Option im Raum, die Probezeit zu nutzen und sich von dem Mitarbeiter zu trennen. Die Fehlbesetzung bietet dann einen Anlass, den Rekrutierungsprozess zu verbessern. Nur so beugen Arbeitgeber zukünftigen Fehlentscheidungen vor.