Elektronische Arbeitszeiterfassung

Passend für Ihr Unternehmen

Die digitale Zeiterfassung ist aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglicht es, die Arbeitsstunden von Mitarbeitern exakt und fehlerfrei zu dokumentieren und zu verwalten. Arbeitszeiten und  An-und Abwesenheiten werden in Echtzeit erfasst. So werden Prozesse wie Lohn- oder Überstundenberechnung sowie Rechnungserstellung erheblich vereinfacht und sind weniger fehleranfällig. Zudem tragen digitale Prozesse dazu bei, gesetzliche Vorgaben und Aufbewahrungsfristen einzuhalten – papierlos und ohne Lagerkosten.

Randstad bietet Unternehmen verschiedene Möglichkeiten für die elektronische Arbeitszeiterfassung des flexiblen Personals an. Diese sind je nach Kundenanforderung frei wählbar, unabhängig davon, wie viele Zeitarbeitnehmer im Einsatz sind. Auch eine Kombination verschiedener Arten der Zeiterfassung ist möglich. Die erfassten Zeiten werden in unserem MeinRandstad Portal verwaltet. In Ergänzung bietet Randstad weitere Tools zur Planung, zum Personalbestellprozess und zur digitalen Vertragsunterzeichnung an – alle bequem für Sie über das MeinRandstad Portal zusammengefasst. So lassen sich mit unserem Komplettangebot zeitliche Aufwände und Kosten sparen.

Und auch wenn Sie bislang keine Geschäftsbeziehung zu Randstad als Personaldienstleister haben, haben wir mit der Zeiterfassungssoftware timeloop eine passende Lösung für Sie parat.

Sie möchten mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns und wir geben wir Ihnen weitere Informationen zur elektronischen Arbeitszeiterfassung sowie unsere weiteren Tools.

Ansprechpartner finden

Unsere Optionen zur elektronischen Zeiterfassung

Unabhängig davon, wie viele und in welchen Arbeitsumgebungen Zeitarbeitnehmer bei Ihnen im Einsatz sind: Mit unseren Optionen zur digitalen Zeiterfassung sparen Sie Aufwand und Kosten, denn die Arbeitszeiten Ihres flexiblen Personals werden unbürokratisch, schnell und einfach erfasst und für Sie über das MeinRandstad Portal einsehbar gemacht. 

Übrigens: Unsere Lösungen zur Zeiterfassung können auch für Zeitarbeitnehmer von Co-Lieferanten sowie von Ihren eigenen Mitarbeitern genutzt werden. 

  • e.mobile

    Bei unserer Lösung „e.mobile“ erfolgt die Arbeitszeiterfassung per Mobiltelefon. Mit einem Anruf bei einer kostenlosen Rufnummer werden beim Kommen und Gehen die Zeiten erfasst. Überprüfen und freigeben können Sie die Daten dann im MeinRandstad Portal oder in der Randstad Portal App für Kunden, woraufhin die Rechnung für Sie automatisch erstellt wird. 

    Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter über ein Mobiltelefon verfügt und dass Mobilfunkempfang bei Ihnen im Unternehmen besteht. 
     

  • e.web

    Mit „e.web“ erfolgt die Arbeitszeiterfassung digital auf einer geschützten Webseite, entweder auf einem PC oder Laptop oder per Mobiltelefon über die MeinRandstad App für Mitarbeitende. Die erfassten Stunden können Sie dann bequem über das MeinRandstad Portal oder die Randstad Portal App für Kunden überprüfen und freigeben. Aufgrund Ihrer freigegebenen Daten wird dann automatisch die Rechnung erstellt. 

    Dem Mitarbeiter muss ein Internetzugang zur Verfügung stehen. Mitarbeiter und Kunde benötigen eine E-Mail-Adresse. 

  • e.box

    Die Mitarbeitenden erfassen bei der Option „e.box“ ihre Arbeitszeiten mittels Transponderchip an einem fest installierten Terminal vor Ort. Die Zeitdaten werden via GPRS verschlüsselt an das Randstad Rechenzentrum übertragen. Im MeinRandstad Portal werden Ihnen die Arbeitszeitdaten transparent und übersichtlich dargestellt und können von Ihnen einfach und bequem geprüft und freigegeben werden. Auf Basis dieser von Ihnen freigegebenen Zeitdaten wird die Rechnung erstellt. 

    Am Standort des Terminals müssen ein Stromanschluss und Mobilfunknetz vorhanden sein.

  • e.load

    Hier nutzen unsere Zeitarbeitnehmer das bestehende Zeiterfassungssystem bei Ihnen im Unternehmen. Die Zeitdaten werden an Randstad überspielt und im MeinRandstad Portal abgebildet. Durch die automatisierte Dateneinspielung reduziert sich die Fehlerquote. Anhand der übermittelten Zeitdaten wird automatisch die Rechnung erstellt. 

    Die Datei mit den Zeitdaten muss in einem geeigneten Format für Randstad zur Verfügung gestellt werden. 

  • e.paper

    Mit diesem Tool bietet Ihnen Randstad die Vorteile eines digitalen Archivierungsprozesses und überlässt Ihnen dabei die Wahl, ob Sie das MeinRandstad Portal vollumfänglich nutzen oder nur für diesen vereinfachten "e.paper"-Prozess: Sie erhalten wöchentlich eine E-Mail mit einem Link, über den Sie das fertig ausgefüllte Timesheet als Dokument einsehen, freigeben und herunterladen können. Sie haben damit keinen Mehraufwand gegenüber dem Papier-Timesheet, dafür aber alle Vorteile des digitalen Prozesses: Kostenreduktion und gesetzeskonforme Archivierung der Daten.
     

MeinRandstad Portal

Wenn Sie unsere elektronische Zeiterfassung oder unsere weiteren digitalen Tools nutzen, erhalten Sie kostenlos Zugang zu unserem MeinRandstad Portal, das sie als Online-Anwendung und in Ergänzung als App nutzen können. Ihnen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Überblick über Zeitdaten in Echtzeit
  • Erfasste Arbeitszeiten prüfen, korrigieren, freigeben
  • Anwesenheitsprüfung
  • Abwesenheitsübersicht
  • Fristenüberwachung von Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay
  • Reportings
  • Schichtplanung
  • Zugang WePlan
  • Zugang e.signing

Die Zeitdaten werden regelmäßig archiviert und stehen uneingeschränkt zur Verfügung. Vom Gesetzgeber vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen können papierlos und ohne Lagerkosten eingehalten werden.

Vorteile digitaler Arbeitszeiterfassung

Durch den Einsatz unserer Tools zur elektronischen Zeiterfassung profitieren Sie von vielen Vorteilen:

  • Genauigkeit und Zuverlässigkeit

    Manuelle Zeiterfassungen sind oft fehleranfällig und führen leicht zu Ungenauigkeiten. Mit unserer elektronischen Zeiterfassung werden Arbeitszeiten präzise und automatisch erfasst, wodurch menschliche Fehler, wie falsche, unvollständige oder unleserliche Einträge in den Timesheets, vermieden werden. Dies schafft eine verlässliche Grundlage für die Abrechnung und stellt sicher, dass keine Arbeitszeit übersehen oder falsch verbucht wird.

    Elektronische Systeme ermöglichen eine Erfassung der Arbeitszeiten in Echtzeit, wodurch die Genauigkeit weiter erhöht wird. Das bedeutet, dass Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend ohne Zeitverzögerung erfasst und direkt abgespeichert werden. Unternehmen und Mitarbeiter haben dadurch immer einen aktuellen Überblick über den Zeitstatus.

  • Zeit- und Kostenersparnis

    Die automatische Erfassung und Berechnung von Arbeitszeiten spart nicht nur den Mitarbeitern, sondern vor allem den Personalverantwortlichen viel Zeit. Aufgaben wie das manuelle Eingeben, Prüfen und Nachkorrigieren von Stundenzetteln und Rechnungen sowie eventuelle Rückfragen an die Mitarbeiter entfallen vollständig, was zu einer deutlichen Zeitersparnis führt. 

    Die Verwaltung von Arbeitszeiten, Überstunden und Pausen wird durch die Einführung digitaler Zeiterfassung einfacher und effizienter. Dadurch, dass alles automatisiert abläuft, vereinfacht sich auch die Abrechung. Dies spart Ressourcen und reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich. 

  • Transparenz und Übersichtlichkeit

    Erfolgt die Zeiterfassung digital, haben Unternehmen und Mitarbeiter jederzeit einen klaren Überblick über An- und Abwesenheiten, geleistete Arbeitsstunden, Pausen und angesammelte Überstunden. Das schafft Transparenz und Vertrauen, da sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte diese Daten jederzeit abrufen und prüfen können. 

  • Flexibilität

    Unsere Lösungen zur Zeiterfassung können bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit, Schichtarbeit oder Teilzeit und verschiedenen Arbeitsumgebungen eingesetzt werden. Dies erleichtert es Unternehmen, auf unterschiedliche Anforderungen der Mitarbeiter einzugehen und diese effizient in das Zeiterfassungssystem zu integrieren.

    Während sich beispielsweise Mitarbeiter im Lager an einem Terminal vor Ort ein- und ausstechen, nutzen Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice ihr Mobiltelefon. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass jeder seine Arbeitszeiten korrekt erfassen kann, ohne sie später nachreichen zu müssen.

  • Rechtssicherheit

    Elektronische Zeiterfassungssysteme unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie beispielsweise Pausenregelungen, maximale tägliche Arbeitszeiten oder Ruhezeiten. Unternehmen können so sicherstellen, dass die Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden.

    Zudem sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Aufzeichnungen über Arbeitszeiten über bestimmte Zeitspannen aufzubewahren. Bei der elektronische Arbeitszeiterfassung werden Daten automatisch archiviert, so dass sie bei behördlichen Prüfungen einfacher und schneller abgerufen werden können. 

  • Nachhaltigkeit

    Die elektronische Arbeitszeiterfassung spart nicht nur Zeit und Aufwand im Personalmanagement, sie schont auch die Umwelt. Durch die Abschaffung von manuellen Stundenzetteln sinkt der Verbrauch an Papier, Druckertinte und Aktenordnern, die die bisher zur Ablage der Dokumente benötigt wurden. 

timeloop

Zeiterfassungssoftware von Randstad

Sie haben aktuell keine Geschäftsbeziehung mit Randstad und keine Zeitarbeitnehmer von uns im Einsatz, suchen jedoch ein eigenes Zeiterfassungssystem? Mit timeloop bieten wir Ihnen  hier eine Lösung, die aus den Erfahrungen mit unseren eigenen Zeiterfassungssystemen sowie den Bedürfnissen und Anregungen von über 3.500 unserer Kunden entwickelt wurde. Ihre Vorteile mit timeloop:

  • Ohne Softwareinstallation anwendbar (SaaS)
  • Moderne Weboberfläche in einer Cloud
  • Schnittstellen zu SAP
  • Unternehmensspezifische Definition der Zeiterfassungsparameter
  • Unterschiedliche Arten der Zeiterfassung (Handy, Internet, Terminal)
  • Zeitdaten unternehmensweit in Echtzeit verfügbar
  • Kostenfreie Systemupdates
  • Abrechnung pro Mitarbeiter
  • Keine Lizenzkosten
  • Modulares System je nach Anforderung
  • Kostenlose App

Gerne geben wir Ihnen nähere Informationen zu timeloop. Kontaktieren Sie uns einfach in einer unserer Niederlassungen. 

Kontakt

Weitere Tools und Services

Als Personaldienstleister stellen wir Ihnen nicht nur die passenden Mitarbeiter in Arbeitnehmerüberlassung zur Verfügung – mit unseren Services und digitalen Lösungen sorgen wir auch dafür, dass das Personalmanagement ihrer Zeitarbeitnehmer maximal einfach für Sie wird. 

  • Inhouse Services
    Onsite-Management vom Marktführer: Wir übernehmen die komplette Beschaffung, Betreuung und Koordination Ihrer Zeitarbeitenehmer direkt bei Ihnen vor Ort – perfekt für Unternehmen mit hohem Bedarf an flexiblem Personal
  • Master Vendor
    Die nächste Stufe von Onsite-Management: Randstad Inhouse Services koordiniert alle Zeitarbeitnehmer, die bei Ihnen im Unternehmen beschäftigt sind – auch die von anderen Personaldienstleistern. 
  • Vendor Management System
    Unsere Lösung für compliance-gerechtes, übersichtliches Lieferantenmanagement macht Ihren Prozess zur Beschaffung externen Personals einfacher und transparenter. 
  • WePlan
    Unser Tool zur digitalen Schichtplanung erleichtert Ihnen die Organisation sowohl Ihres flexiblen als auch Ihres Stammpersonals. Per Online-Portal oder App erstellen Sie Schichtpläne schnell und einfach.
  • e.signing
    Damit unterzeichnen Sie Arbeitnehmerüberlassungsverträge schnell und rechtssicher digital. Sie sparen sich Ausdruck und Postversand und können Zeitarbeitnehmer schneller einstellen. 

Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit zahlreichen weiteren Dienstleistungen und Tools. Entdecken Sie unser Angebot!

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Kontakt

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Steffen Döll

Manager Digital Concepts und WFS Projects

Sie möchten mehr über elektronische Zeiterfassung oder unsere weiteren Produkte erfahren? Gerne beantworte ich Ihre Fragen und erläutere Ihnen, wie Sie mit unseren digitalen Tools Kosten und Aufwände in Ihrem Personalmanagement reduzieren können.