Urlaubsplanung 2024: stressfrei und fair durchs Jahr

29,2 Tage – so viel Jahresurlaub bekommen deutsche Arbeitnehmer im Schnitt. Wie eine gelungene und kollegiale Urlaubsplanung aussehen kann, erklärt Randstad Expertin Verena Menne.

In mehr als einem Viertel der deutschen Unternehmen (26 %) gilt die Regel, den gesamten Urlaub schon zu Beginn des Kalenderjahres zu beantragen – und in 9 % der Betriebe ist erwünscht, dass sich die Mitarbeitenden sogar bereits im Vorjahr festlegen. Das zeigen die Ergebnisse der Randstad-ifo-Personalleiterbefragung (Q1 2023). Die Sektoren Industrie und Dienstleistungen zeigen sich dabei flexibler als der Handel. Während in jeweils 32 % beziehungsweise 31 % der Industrie- und Dienstleistungsunternehmen die Urlaubsplanung im Idealfall zum Jahreswechsel abgeschlossen sein sollte, gilt dies in fast der Hälfte (46 %) der Handelsbetriebe. 

Im Durchschnitt verfügen Arbeitnehmende über fast 30 Tage pro Jahr. Die Frage, die sich alljährlich und auch 2024 stellt: Wie plane ich meinen Urlaub ideal, um meine freie Zeit optimal zu nutzen? „Eine bestmöglich abgestimmte Abwesenheitsplanung im Team, bei der die individuellen Bedürfnisse von Mitarbeitenden maximal berücksichtigt werden und gleichzeitig sichergestellt ist, dass es auf Unternehmensseite nicht zu Personalengpässen kommt, ist sehr wichtig“,  sagt Verena Menne, Director Group HR bei Randstad Deutschland.

Mit ein paar einfachen Grundlagen gelingt es, sowohl eine gute Urlaubsplanung als auch ein faires Miteinander sicherzustellen:

• Transparenz und Kommunikation
  Absprachen mit Kollegen und Vorgesetzten sind das A und O. Im Team sollte der Urlaub frühzeitig kommuniziert werden, denn so können alle vorausschauend und verbindlich planen. Der Urlaubsplan sollte transparent und für alle Mitarbeiter zugänglich sein, beispielsweise durch die Verwendung eines gemeinsamen Kalenders.
• Rücksicht auf wichtige Termine und saisonale Arbeitsspitzen nehmen
  Wenn Projekttermine oder wichtige Meetings bereits feststehen, sollten diese nicht mit dem eigenen Urlaub kollidieren. Auch saisonale Spitzen sollten zu bestimmten Jahreszeiten in die Planung einbezogen werden, damit es nicht zu Stress kommt.
• Faire Rotation im Team
  Brückentage sind natürlich beliebt, um die freie Zeit maximal zu verlängern. Und auch die Schulferien sind bei Arbeitnehmern mit Kindern fixe Termine bei der Urlaubsplanung. Hier sollten Kollegen und Arbeitgeber gemeinsam darauf achten, die Urlaubszeiten gerecht zu verteilen. Dies kann zum Beispiel durch die Rotation von bevorzugten Urlaubszeiten sichergestellt werden. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter fair behandelt werden.

Falls der Jahresurlaub nicht reicht: unbezahlt, Workation oder Sabbatical?

Bei Bedarf können Arbeitnehmer auch zusätzlichen unbezahlten Urlaub beantragen: Zwei Drittel der deutschen Unternehmen bieten diese Möglichkeit an. Und falls es noch ein bisschen mehr sein darf, besteht die Möglichkeit eines Sabbaticals. Diese Auszeit ist laut Randstad-ifo-Personalleiterbefragung in knapp einem Viertel der Unternehmen möglich – und sogar bei mehr als der Hälfte der Unternehmen mit über 500 Beschäftigten.

„Bei einem Sabbatical sollten beide Seiten allerdings mit rund einem Jahr Vorlaufzeit planen, um die Arbeitskapazitäten frist- und bedarfsgerecht aufzuteilen“, sagt Verena Menne. Eine Alternative kann Workation, also die Verbindung von Urlaub und Arbeit, sein. „Zwar gibt es auch hier Formalitäten zu beachten, aber mit ein wenig Vorarbeit bietet dieses Angebot Unternehmen eine gute Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden gegenüber Wertschätzung auszudrücken. Bisher bieten dies aber nur 8 % der Unternehmen in Deutschland an. Hier ist definitiv noch Luft nach oben.“

Die Sonderfragen im ersten Quartal 2023 bieten einen Einblick in das Urlaubsangebot in Unternehmen.