Selbstmanagement im Beruf als Erfolgsfaktor

Hier geht es vor allem darum, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung voranzutreiben. Das Selbstmanagement im Job dient der Motivationssteigerung, Stressreduktion und dem langfristigen Erfolg. Selbstmanagement ist eine Möglichkeit, um Arbeit zu strukturieren und den Arbeitsalltag effizient zu organisieren. Es gibt zahlreiche Interpretationen des Begriffs.

Missmanagement: Beispiele

Wer sich selbst schlecht organisiert, riskiert Fehler und kommt mit den gestellten Aufgaben oft gar nicht mehr zurecht. Das kann im schlimmsten Fall zum Jobverlust führen. Faktoren, die zum Missmanagement beitragen, sind häufig Nachlässigkeit, Unwissenheit oder Unfähigkeit. 

Meist wird Missmanagement mit der Chefetage in Verbindung gebracht. Doch auch Mitarbeiter, die ihre Arbeit nicht managen können, betreiben in gewisser Hinsicht Missmanagement. 

Gut organisierte Arbeitskräfte beschleunigen Projekte und tragen somit zu einem reibungslosen Arbeitsprozess im Unternehmen bei. Mit Hilfe eines gut strukturierten Arbeitsalltags sparen Sie Zeit und arbeiten effizienter. Außerdem verringert sich dadurch Stress. Überstunden werden reduziert und körperliche sowie psychische Beschwerden gelindert. Arbeitskräfte, die sich selbst organisieren und selbstständig arbeiten, haben zudem bessere Karrieremöglichkeiten und werden von den Vorgesetzten geschätzt. Sie erreichen persönlich gesetzte Ziele rascher und leichter. So fühlen sich diese Mitarbeiter am Arbeitsplatz wohl und haben mehr Erfolgserlebnisse. 

Die Vorteile eines effizienten Selbstmanagements sind also:

• leichtere und raschere Zieleerreichung

• Produktivitätssteigerung

• Stressreduzierung

• mehr Wohlbefinden durch ein ausgeglicheneres und zufriedeneres Leben 

Zufriedene Mitarbeiter tragen nicht zuletzt auch zu einem besseren Betriebsklima bei. 

Es gibt zahlreiche verschiedene Methoden, um das Selbstmanagement im Beruf umzusetzen. 

Alle diese Selbstmanagement-Techniken zielen jedoch auf konkrete Punkte ab. Wer das Selbstmanagement lernen will, muss Folgendes ins Auge fassen: 

Mittlerweile haben sich viele Techniken etabliert, um das Selbstmanagement zu verbessern. Zu den wichtigsten Selbstmanagement-Beispielen zählen heute:

• Eisenhower-Matrix
  Diese Technik ermöglicht es, Aufgaben zu ordnen und deren Priorität festzulegen. Was ist zuerst an der Reihe und welche Tätigkeiten folgen erst später? Diese Frage beantwortet die Matrix, indem sie dringende und wichtige Aufgaben von weniger bedeutenden Arbeiten unterscheidet.

• Pomodoro-Technik für produktives Arbeiten 
  Hierbei wird die gesamte Arbeit in einzelne Abschnitte zu je 25 Minuten aufgeteilt. Nach jedem Arbeitsintervall folgt eine 5-minütige Pause. 

• Eat the Frog
  Diese Technik trägt dazu bei, Arbeitsaufschübe und Ablenkungen zu vermeiden. Dafür werden zuerst die unangenehmsten Aufgaben wahrgenommen. 

• 2-Minuten-Regel
  Dabei werden alle Aufgaben sofort erledigt, die innerhalb von zwei Minuten bewältigt werden können. 

Im Berufsleben hat Selbstmanagement Bedeutung. Diese beschränkt sich jedoch nicht auf das Zeitmanagement. Es ist vor allem notwendig, wichtige und dringende Aufgaben von weniger bedeutenden Tätigkeiten zu unterscheiden. Außerdem beinhaltet Selbstmanagement eine Fülle von Kompetenzen, die zur Vermeidung von Stress beitragen, es ermöglichen, Arbeiten zu delegieren und die Eigenmotivation fördern. 

Effizientes E-Mail- und Kommunikationsmanagement

Im Selbstmanagement ist die Wahl des geeigneten Kommunikationskanals ein wichtiger Schritt für mehr Effizienz. 

Die E-Mail ist nur eine Form der Kommunikation. Daneben werden Botschaften heute auch noch über das Telefon oder über bestimmte Apps übermittelt. In manchen Fällen eignet sich eine persönliche Kommunikation in Form eines Gesprächs oder eines Meetings. Welche Art der Kommunikation zu wählen ist, hängt vielfach von Inhalt und Umfang der Botschaft ab – sowie von der jeweiligen Zielgruppe. 

Die Wahl des passenden Kommunikationsmittels hängt noch von weiteren Faktoren ab. Eine E-Mail ist einseitig, während ein Gespräch eine beidseitige Kommunikation darstellt. Telefonanrufe sind mitunter sehr schnell durchgeführt. Auch eine Mail ist meist in nur wenigen Sekunden bis Minuten formuliert. Ferner sind diese Möglichkeiten sehr kostengünstig. Rechtlich betrachtet hat eine E-Mail jedoch Nachteile. Sie ist im Streitfall nicht immer beweiskräftig. Das gilt ebenso für Telefonate. Soll eine Botschaft später auch bewiesen werden, empfiehlt sich ein Brief oder ein anderes schriftliches Dokument mit Empfangsbestätigung.

Kommunikation über E-Mail

Im Büro empfangen und beantworten Sie ständig E-Mails. Ferner sind das Telefon und das Internet nicht mehr wegzudenken. Daher ist es auch hier wichtig, Prioritäten zu setzen und die Kommunikation richtig zu managen. Um die E-Mail-Flut zu beherrschen, bietet sich beispielsweise die Inbox-Zero-Methode an.

Die E-Mail zählt heute zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln. Um Botschaften richtig zu transportieren, ist es empfehlenswert, die Kernaussage dieser elektronischen Botschaft in einem einzigen Satz am Beginn der Mail zusammenzufassen. Damit vermeiden Sie unwichtige Äußerungen, die den Empfänger verwirren oder vom Weiterlesen abhalten. 

Zudem ist es ratsam, nur ein Thema pro Mail zu behandeln. Das schafft Klarheit. Um die Mail lesbar zu machen, ist sie gut zu strukturieren, was auch für Briefe oder andere Schreiben gilt. 

Eine E-Mail mit einer deutlichen Botschaft zeichnet sich durch folgende Punkte aus:

• die gesamte E-Mail ist kurz und bündig
• sie enthält keine Fachbegriffe
• die Formulierung ist eindeutig
• sie nutzt keine grafischen Stilmittel wie Fettungen oder Farben

Persönliche Kommunikation

Ein persönliches Gespräch hat den Vorteil, dass hier auch die Körpersprache wahrnehmbar ist. Manchmal ist das Gespräch die höflichste Möglichkeit der Kommunikation, was vor allem im Konfliktmanagement wichtig ist. Wer sich Zeit für ein persönliches Gespräch nimmt, drückt Wertschätzung aus.

Telefonieren ist schnell umsetzbar und kostengünstig. Aber es ist auch weniger persönlich, da das Gegenüber unsichtbar bleibt. Eine Ausnahme bildet lediglich die Videotelefonie. Zudem kann ein Telefonanruf andere in ihrem eigenen Selbstmanagement oder Zeitmanagement stören, wenn der Anruf nicht geplant ist. 

Unterbrechungen und Ablenkungen

Ein alltägliches Problem bei der Arbeit sind Ablenkungen und ungeplante Unterbrechungen. Diese verzögern die Erledigung von Aufgaben oder führen sogar zu Fehlern. Ablenkungen können von innen oder von außen kommen. Innere Ablenkungen sind Konzentrationsschwierigkeiten durch zum Beispiel Schlafmangel oder familiäre Probleme. Einflüsse, die von außen kommen, sind beispielsweise störende Telefonanrufe, Alarme oder Straßenarbeiten. Auf sie kann kein Einfluss genommen werden. 

Um Ablenkungen zu vermeiden, ist oft die Anfertigung einer To-do-Liste vorteilhaft. Hier sehen Sie sofort, welche Aufgaben zu erledigen sind und konzentrieren sich darauf. Um Störungen von Kollegen zu vermeiden, können Sie im Vorfeld Ruhe erbitten. Tipp: Entfernen sie auch Ihr Privathandy vom Arbeitsplatz, oder schalten Sie es aus. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz bietet mehr Übersicht. Damit entfallen Ablenkungen durch Dinge, die dort herumliegen, ohne gebraucht zu werden. Ferner ist es wichtig, immer wieder Pausen bei der Arbeit einzulegen. Das fördert das Konzentrationsvermögen nachhaltig. 

Delegieren

Sie müssen nicht alle Arbeiten selbst erledigen. Manche Angelegenheiten können Sie auch delegieren. Vielleicht hat ein anderer Mitarbeiter gerade mehr Zeit, um sich darum zu kümmern. Wer delegiert, fördert zudem den Teamgeist und sorgt für mehr Motivation der Mitarbeiter. Vor allem kleinere Aufgaben können leicht an andere Mitarbeiter abgegeben werden. Dafür bleibt Ihnen mehr Zeit, um sich wirklich wichtigen Aufgaben zu widmen. 

Welche Aufgaben an Kollegen gehen, hängt von Umfang und Qualität ab. Darüber hinaus spielt auch die Qualifikation des Mitarbeitenden eine Rolle. Werden bestimmte Tätigkeiten abgegeben, sollten Sie diese beschreiben und mit einem Erledigungstermin versehen. 

Zeitmanagement

Stapelt sich die Arbeit am Schreibtisch, schwindet rasch die Übersicht und Sie wissen nicht mehr, wo Sie beginnen sollen. Dann ist Zeitmanagement gefragt. Das Time Management hilft dabei, Aufgaben innerhalb einer gewissen Zeitspanne zielführend zu bewältigen. Zeit steht jedem Menschen in gleichem Maß zur Verfügung. Die Frage ist nur, wie wir diese Zeit richtig nutzen. Beim Zeitmanagement setzen Sie sich selbst Deadlines. 

Auch für das Time Management stehen bestimmte Techniken zur Verfügung. Die Eisenhower-Matrix ist ein Beispiel dafür. Auch die bereits erwähnte Pomodoro-Technik oder Eat the Frog sind Möglichkeiten für ein effizientes Zeitmanagement. Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche andere Methoden, um die Produktivität innerhalb einer gewissen Zeitspanne zu steigern. 

Beispiele dafür sind:

• Beim Pareto-Prinzip werden jene Arbeiten zuerst in Angriff genommen, welche am leichtesten von der Hand gehen. 
• Das Timeboxing unterteilt Aufgaben in einzelne Teilaufgaben und verteilt diese in verschiedene Boxen. Diese Technik eignet sich für Arbeiten, deren Dauer nur schwer einzuschätzen ist. 
• Beim Timeblocking werden Einzelaufgaben zusammengefasst und nacheinander erledigt. 
• Im Rahmen der GTD-Methode (Abkürzung für die englische Bezeichnung „Getting Things Done“ werden alle anstehenden Aufgaben aufgelistet und danach nach ihren jeweiligen Dringlichkeiten sortiert. 

Stressfaktoren identifizieren

Eine schlechte Organisation der Arbeit führt nicht selten zu Stress. Ferner gibt es noch eine Reihe anderer Faktoren, die Stress begünstigen. Dieser Stress am Arbeitsplatz beeinträchtigt die Produktivität und führt zudem zu psychischen und physischen Problemen, wie beispielsweise Burnout oder Depressionen. 

Eigenmotivation fördern

Motivation spielt beim Arbeiten immer eine große Rolle, da sie produktivitätssteigernd wirkt und der Arbeitsalltag dadurch attraktiver wird. Heute existieren viele verschiedene Techniken, um die eigene Motivation zu erhöhen. Der eigene Antrieb kann von außen oder von innen gesteigert werden. Weitere wichtige Faktoren für die Selbstmotivation sind Autonomie und die Möglichkeit zur Selbstbestimmung. 

Bei der Arbeit steht immer die Kommunikation im Mittelpunkt. Es werden Gespräche geführt, Informationen von Kollegen oder Vorgesetzten eingeholt und man stellt eventuell Fragen. Aus diesem Grund sind Delegieren, das Teamwork sowie das Selbstmanagement bei Projektarbeiten wichtige Faktoren. 

Delegieren und Zusammenarbeiten im Team

In den meisten Unternehmen arbeiten die Arbeitskräfte in einem Team zusammen. Dabei bringen die einzelnen Teammitglieder ihre persönlichen Fähigkeiten und Kenntnisse in die gemeinsame Arbeit ein, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. 

Eine zielführende Zusammenarbeit ist mit folgenden Voraussetzungen verbunden:

• gute Kommunikationsfähigkeit
• ein großes Verantwortungsgefühl
• Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Ehrlichkeit und Mitgefühl
• Zielorientierung 

Wer diese Fähigkeiten mitbringt, wird sich in nahezu jedem Team leicht zurechtfinden. So fällt auch das Delegieren bestimmter Aufgaben leichter. Da ein Team aus Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Fachkenntnissen besteht, müssen einige Aufgaben spezifisch an die Mitglieder verteilt werden. Mit der Zeit lernen die Teammitglieder voneinander und können auch schwierige Aufgaben gemeinsam meistern. 

Selbstmanagement in der Projektarbeit

Teamwork findet oft im Zuge von Projektarbeiten statt. In diesem Fall arbeiten Mitarbeiter verschiedener Abteilungen zusammen. Eine koordinierende Aufgabe kommt dabei dem Projektleiter zu. Dieser sorgt dafür, dass die Kommunikation innerhalb des Teams reibungslos verläuft. Auftretende Probleme müssen rasch und agil gelöst werden. Jedes Teammitglied übernimmt eigene Aufgaben und trägt auch hier selbst die Verantwortung. Daher sind für Projektarbeiten Selbstmanagement-Tipps besonders wichtig.

Nicht bloß der Teamleiter ist für die fristgerechte Bearbeitung von Teilaufgaben zuständig, sondern jedes Mitglied im Team hat sein eigenes Zeitmanagement. Ein gutes Selbstmanagement trägt somit wesentlich zum Gelingen des Projekts bei. 

Umgang mit Zeitfressern

Es gibt im Arbeitsalltag zahlreiche Tätigkeiten, die Zeit beanspruchen, aber nicht von besonderer Bedeutung für die Zielerreichung sind. Das sind zum Beispiel Meetings, persönliche Gespräche oder die Behebung von aufgetretenen Fehlern. Daneben existieren auch noch andere Aktivitäten, die unwichtig, aber dennoch zeitraubend sind. 

Vor allem bei langwierigen Tätigkeiten gönnen sich viele oft mal eine Pause und beschäftigen sich mit Zeitdieben. Letztendlich halten sie Mitarbeiter von ihrer Tätigkeit ab und führen zu Stress. 

• Ein berühmter Zeitfresser ist das Internet. Es verleitet dazu, Videos anzusehen, Musik zu hören oder Neuigkeiten über Kontakte in den sozialen Medien abzurufen. Schalten Sie Ihr Smartphone aus. Wer beruflich auf dieses Medium angewiesen ist, verwendet am besten ein Handy ohne ablenkende Apps. Um das Surfen im Internet oder die Nutzung von sozialen Medien und Streamingdiensten zu unterbinden, kann der PC mit einer sogenannten Blacklist versehen werden. Dieses Programm blockiert bestimmte Internetseiten und Apps. 

• Der Tratsch mit Kollegen gehört meist zum Arbeitsalltag. Sollte ein Gespräch jedoch zu lange dauern, können Sie dieses höflich abbrechen und auf Ihre Pflichten verweisen. 

• Auch ein unordentlicher Arbeitsplatz lenkt ab. Deshalb ist es ratsam, den Schreibtisch nur mit jenen Dingen zu belegen, die für die Arbeit wirklich nötig sind.

Außerdem gibt es noch andere Faktoren, die von der eigentlichen Arbeit abhalten. Das sind beispielsweise Schlafmangel oder übermäßiges Streben nach Perfektion. 

Hier finden Sie häufige Fragen zum Thema „Selbstmanagement“: