Meeting-Protokoll führen und effizient arbeiten

Eine Sitzung beginnt. Bei der Begrüßung blickt der Vorsitzende erwartungsvoll in die Runde und fragt nach dem Protokollschreiber. Irgendjemand muss sich dann dazu bekennen und diese Aufgabe übernehmen. Bei manchen Besprechungen bestimmen die Teilnehmer gemeinsam mit dem Vorsitzenden einen Protokollschreiber. 

Im beruflichen Leben halten Protokollführer die in einem Meeting besprochenen Vorgehensweisen oder Maßnahmen schriftlich fest. Ein Protokoll ist nicht nur bei Meetings, sondern auch bei Gerichtsverfahren oder Tagungen notwendig. Aber warum sind diese Aufzeichnungen so wichtig und wie verfasst man ein solches Dokument? Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie richtig Protokoll führen und worauf dabei zu achten ist.

Protokoll-Arten

Ein Protokoll ist ein Schriftstück, in dem die wichtigsten Punkte oder Ergebnisse einer längeren Sitzung festgehalten werden. Prinzipiell unterscheidet man zwischen zwei Protokollarten:

Verlaufsprotokoll schreiben

Wird der genaue Verlauf einer Veranstaltung niedergeschrieben, handelt es sich um ein sogenanntes Verlaufsprotokoll. Mit dieser Protokollart ist es möglich, den Weg zu Entscheidungen nachzuvollziehen. Das Abbilden wörtlicher Rede ist im Gegensatz zum sogenannten „Wortprotokoll” nicht erforderlich. Es reicht, den Sinn der Wortbeiträge wiederzugeben. Existiert für das Meeting eine Agenda, sollte sich das Verlaufsprotokoll an ihr orientieren.

Ergebnisprotokoll schreiben

Werden lediglich die Ergebnisse schriftlich dokumentiert, spricht man von einem Ergebnisprotokoll. Ausführliche Ergebnisprotokolle beinhalten nicht bloß die während der Zusammenkunft getroffenen Entscheidungen, sondern geben auch an, wie es dazu gekommen ist. Eine Unterform des Ergebnisprotokolls stellt das einfachere Beschlussprotokoll dar. Der Aufbau soll einfach und klar strukturiert sein, die Formulierungen einfach lesbar. 

Weitere Protokoll-Arten

Darüber hinaus gibt es noch

• Kurzprotokolle:
  Als Kurzprotokoll bezeichnet man vor allem Aktennotizen oder Niederschriften bei Telefonaten. 
• Wortprotokolle:
  Sie halten alle Wortmeldungen in der Versammlung genau fest. Das ist beispielsweise bei Gerichtsverhandlungen üblich. 
• Fotoprotokolle:
  Insbesondere bei Workshops werden die erarbeiteten Ergebnisse (z. B. auf Flipcharts und Metaplanwänden) fotografisch dokumentiert und zu einem Protokoll zusammengefügt.

Protokoll-Aufbau

Eine Mitschrift in Form eines Protokolls gliedert sich in mehrere Teile. Dazu zählen:

• der Protokollkopf
• die Angabe der wichtigsten Inhalte einer Sitzung
• die Festlegung weiterer Schritte oder die Bekanntgabe von Terminen
• die Unterschrift des Protokollführers (falls formal erforderlich)

Im Protokollkopf finden sich Ort und Datum der Besprechung, die Namen der Sitzungsteilnehmer und des Protokollanten sowie das Thema des Meetings. 

Danach listet der Protokollschreiber die einzelnen Punkte auf, die in der Sitzung besprochen wurden. Er vermerkt die Aufgaben-Zuteilungen, getroffene Entscheidungen oder noch strittige Fragen und offene Punkte. Schließlich hält der Protokollführer fest, welche Schritte als nächstes geplant sind. Darunter setzt er (falls erforderlich) seine Unterschrift. 

Protokoll führen: Vorlage

Nachfolgendes Schema unterstützt Sie bei der Erstellung einer eigenen Protokollvorlage. Sie dient als Anregung und kann an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Werden Beschlüsse festgehalten, empfiehlt sich ein tabellarischer Aufbau mit Angaben, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und bis wann die Aufgabe erledigt werden muss. So geht nichts verloren.

Protokoll führen: Tipps

Wer noch nie ein Protokoll verfasst hat, sieht sich unter Umständen vor einer großen Herausforderung. Doch um richtig Protokoll zu führen, gibt es einige Tipps und Tricks.

Der Schreibstil ist sachlich und neutral. Der Protokollant konzentriert sich dabei ausschließlich auf den sachlichen Inhalt der Besprechung und Faktentreue. Er lässt keine eigene Meinung einfließen beim Protokoll-Schreiben. Zeitform für ein Protokoll ist das Präsens.

Um die Mitschrift als verlässliche Quelle zu nutzen, ist beim Schreiben Sorgfalt geboten. Zitate oder die schriftliche Wiedergabe von Wortmeldungen sind dem jeweiligen Urheber zuzuordnen. Ist eine Aussage unklar, kann der Protokollführer während der Sitzung gezielt nachfragen. 

Wer im schnellen Schreiben nicht so geübt ist, hat die Möglichkeit, die Besprechung elektronisch aufzuzeichnen. Das setzt jedoch voraus, dass alle Teilnehmer damit einverstanden sind. 

Protokolle in Unternehmen

Dass genaue Mitschriften im Zuge von Gerichtsverhandlungen geführt werden, ist wohl verständlich. Protokolle sind auch bei Meetings und geschäftlichen Besprechungen in Unternehmen üblich. Doch warum Protokoll führen im beruflichen Alltag?

Wie bereits erwähnt, verlangen vor allem Sitzungen, Besprechungen und Meetings nach schriftlichen Aufzeichnungen. Diese sind dazu da, um die getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen genau aufzulisten, zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar zu machen und deren Umsetzung zu gewährleisten. 

Richtig Protokoll führen bringt daher einige Vorteile mit sich:

• Es dient als Gedankenstütze für alle Teilnehmenden.
• Es liefert Informationen für Personen, die nicht am Meeting teilgenommen haben.
• Das Protokoll dient der Planung, Steuerung und Kontrolle besprochener Maßnahmen. 

Daneben werden auch Workshops, Projektbesprechungen oder Mitarbeitergespräche für die Personalakte schriftlich dokumentiert. Geht es um die Qualitätssicherung in Unternehmen, fertigen die dafür Verantwortlichen oft Niederschriften an, die als Prüfungsprotokolle bezeichnet werden. 

Letztendlich erhöht das Protokollieren die Produktivität in einem Meeting. Geht es um strittige Themen oder gemeinsame Gedankenprozesse lässt sich der Fortschritt, der in der Sitzung erzielt wird, gut festhalten. 

Manche Protokolle haben eine nicht zu unterschätzende Bedeutung. Sitzungsprotokolle etwa gelten als Rechtsdokumente. Das gilt in erster Linie für Mitschriften im Rahmen einer Aufsichtsratssitzung oder bei Treffen von Geschäftsführern. Gerichte und Wirtschaftsprüfer erkennen diese Mitschriften an. 

Warum Protokoll führen?

Selbst die perfekte Mitschrift hat natürlich kaum einen Sinn, wenn sie irgendwo abgelegt wird und verstaubt. Zwar verteilen Protokollanten die nachbearbeitete Mitschrift an die Teilnehmer eines Meetings, doch nur wenige lesen sie auch. Ergebnisprotokolle listen jedoch klar definierte Ziele und Maßnahmen auf. Sie sind eine wertvolle Hilfe, um sich später die einzelnen Punkte nochmals in Erinnerung zu rufen. Damit können erreichte Ziele abgehakt und vergessene Aktivitäten nachgeholt werden. Das reduziert die Fehlerquote in einem Unternehmen und sorgt für mehr Motivation.