Was ist PDF und wozu braucht man es?

PDF ist ein Dateiformat, das von Adobe entwickelt wurde, um Dokumente auf jedem Gerät lesen zu können, egal ob Windows PC, Mac, Smartphone oder auf einem anderen Gerät. Es gibt eine Vielzahl von Programmen, mit deren Hilfe Sie PDF-Dateien erstellen können. Der Empfänger Ihrer PDF-Datei benötigt lediglich eine PDF-Lesesoftware, um sie zu öffnen.

Der Vorteil von PDF-Dateien ist, dass das Layout, die Schriftarten und die Grafiken eines Dokuments auf jedem Computer gleich aussehen. Deshalb eignet sich dieses Dateiformat für Handbücher, Rechnungen, Verträge oder Bewerbungen.

Bewerbungsunterlagen als PDF-Datei – so geht’s

Sie suchen eine neue Stelle und arbeiten fleißig an Ihrem Lebenslauf und dem Anschreiben? Mittlerweile setzen Personalabteilungen auf digitale Bewerbungsverfahren. Es wird erwartet, dass Bewerber ihre Unterlagen in digitaler Form einreichen. Dabei sind PDF-Dateien eine gängige Methode.

ein Mann und eine Frau stehen in der Wohnküche und blicken auf ein Laptop
ein Mann und eine Frau stehen in der Wohnküche und blicken auf ein Laptop

Office-Dokumente in PDF umwandeln

Im Idealfall haben Sie sowohl Lebenslauf als auch Anschreiben in einem Schreibprogramm erstellt (LibreOffice, Microsoft Office, Google Docs etc.). Wollen Sie diese Datei nun als PDF speichern, gehen Sie wie folgt vor:

LibreOffice

  1. Klicken Sie auf „Datei“ > „Exportieren als“ > „Als PDF exportieren“
  2. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können, aber nicht müssen. Die gängigsten Exporteinstellungen sind bereits ausgewählt.
  3. Klicken Sie auf „Exportieren“.
  4. Geben Sie im Feld „Dateiname“ einen sinnvollen Namen für Ihre Unterlagen ein, z.  B. „Lebenslauf Max Mustermann“
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.
  6. Sie finden die Datei nun entweder in Ihrem Dokumente-Ordner oder einem anderen Ordner, falls Sie einen anderen gewählt haben.

Microsoft Office

Um Ihre docx-Datei zu einer PDF umzuwandeln gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie auf „Datei“ > „Speichern unter“.
  2. Nun öffnet sich ein Fenster. Geben Sie im Feld „Dateiname“ (Windows) oder „Sichern unter“ (Mac) einen sinnvollen Namen für Ihre Unterlagen ein, z. B. „Lebenslauf Max Mustermann“.
  3. Klicken Sie auf das Feld „Dateityp“ (Windows) oder „Dateiformat“ (Mac) und wählen Sie „PDF“.
  4. Klicken Sie auf „Speichern“.
  5. Sie finden die Datei nun entweder in Ihrem Dokumente-Ordner oder einem anderen Ordner, falls Sie einen anderen gewählt haben.

Google Docs

  1. Klicken Sie auf „Datei“ > „Herunterladen“ > „PDF-Datei (.pdf)“
  2. Sie finden die Datei nun entweder in Ihrem Download-Ordner oder einem anderen Ordner, falls Sie einen gewählt haben.

PDF24 Creator

Falls Sie keines der zuvor genannten Programme verwenden und Ihr Schreibprogramm keine PDFs generieren kann, bietet sich das kostenlose Programm PDF24 an. 

  1. Klicken Sie auf „Drucken“ und wählen Sie als Drucker „PDF24“ aus. 
  2. Klicken Sie anschließend auf „Drucken“.
  3. Nun öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie auf das Feld „Als PDF speichern“.
  4. Geben Sie im folgenden Fenster einen sinnvollen Namen für Ihre Unterlagen ein, z. B. „Lebenslauf Max Mustermann“.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.
  6. Sie finden die Datei nun entweder auf Ihrem Desktop oder einem anderen Ordner, falls Sie einen gewählt haben.

Gescannte Dateien in PDF umwandeln

Manche Dokumente, wie Zeugnisse oder Zertifikate, liegen in der Regel nur in Papierform vor. Diese müssen Sie zunächst einscannen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie im Scannen-Fenster eine Bildauflösung von 300 dpi einstellen. Bei Dokumenten, die schwarz-weiß gedruckt sind, sollten Sie zudem „Grautöne“ einstellen, um einen Fotokopie-Effekt zu vermeiden. Die meisten Scan-Softwares speichern die Bilder als PNG oder JPEG ab.

Um aus Bildern eine PDF Datei zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor: 

Adobe Acrobat

  1. Öffnen Sie Adobe Acrobat.
  2. Klicken Sie auf „Datei“ > „Erstellen“ > „PDF aus Datei“ und wählen Sie die Datei aus, die Sie konvertieren möchten.
  3. Klicken Sie auf „Öffnen“.
  4. Klicken Sie anschließend auf „Datei > Speichern unter“ und wählen Sie den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll.
  5. Geben Sie der Datei einen sinnvollen Namen für Ihre Unterlagen ein, z. B. „Arbeitszeugnis Firma XY Max Mustermann“.

PDF24 Creator

  1. Klicken Sie auf „In PDF umwandeln“ > „Dateien auswählen“ und wählen Sie die Datei aus, die Sie konvertieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „In PDF umwandeln“.
  3. Ihre Datei erscheint nun mit dem ursprünglichen Dateinamen „Dateiname.pdf“. Klicken Sie auf das Stift-Symbol und geben Sie der Datei einen sinnvollen Namen für Ihre Unterlagen, z. B. „Arbeitszeugnis Firma XY Max Mustermann“.
  4. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“ und wählen Sie den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll.

Mehrere Dokumente zu einer PDF zusammenfügen

Sie haben aus Ihren Dokumenten nun PDFs erstellt und alle wichtigen Zeugnisse eingescannt. Falls Sie sich über ein Online-Formular bewerben, haben Sie oftmals mehrere Upload-Möglichkeiten für Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse. 

Falls Sie sich per E-Mail bewerben, sieht es etwas anders aus. Sollen Sie nun alles als einzelne Anhänge verschicken? Bitte nicht. Fügen Sie die Dokumente zunächst alle zu einer einzigen PDF-Datei zusammen, sodass der Personaler nur eine Datei zu öffnen braucht. So geht’s:

Adobe Acrobat

  1. Öffnen Sie Adobe Acrobat.
  2. Klicken Sie auf „Datei“ > „Dateien zusammenführen“ > „Hinzufügen“ und wählen Sie die PDF-Dateien Ihres Anschreibens, Lebenslaufs und alle Anhänge aus, die Sie versenden möchten. Bestätigen Sie die ausgewählten Dateien mit „Hinzufügen“.
  3. Sie können nun per Drag-and-Drop die Reihenfolge der Dateien ändern oder solche, die sie versehentlich mit hochgeladen haben, wieder löschen.
  4. Klicken Sie auf „Zusammenführen“.
  5. Klicken Sie anschließend auf „Datei > Speichern unter“ und wählen Sie den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll.
  6. Geben Sie der Datei einen sinnvollen Namen für Ihre Unterlagen ein, z. B. „Bewerbungsunterlagen Max Mustermann“.

PDF24 Creator

  1. Klicken Sie auf „PDF zusammenfügen“ > „Dateien auswählen“ und wählen Sie die Dateien aus, die Sie zusammenfügen möchten.
  2. Sie können nun per Drag-and-Drop die Reihenfolge der Dateien ändern oder wieder löschen.
  3. Klicken Sie auf „Zusammenfügen“.
  4. Ihre Datei erscheint nun mit dem Dateinamen „merged.pdf“. Klicken Sie auf das Stift-Symbol und geben Sie der Datei einen sinnvollen Namen für Ihre Unterlagen, z. B. „Bewerbungsunterlagen Max Mustermann“.
  5. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“ und wählen Sie den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll.

Dateigröße

Damit Ihre Bewerbung auch wirklich ankommt, sollten Sie darauf achten, dass die Dateigröße Ihrer PDF-Datei 5 MB nicht überschreitet. Sollte das der Fall sein, können Sie die Datei auch komprimieren.

Dafür gibt es verschiedene Online-Tools. Die Firma Adobe bietet auf ihrer Website einen Komprimierer an, der sehr einfach zu bedienen ist. Alternativ können Sie auch hierfür wieder PDF24 Creator oder das Adobe Acrobat Online Tool nutzen.

PDF24 Creator

  1. Klicken Sie auf „PDF verkleinern > Dateien auswählen“ und wählen Sie die Datei aus, die Sie verkleinern möchten.
  2. Sie können nun unterhalb des Fensters die DPI-Zahl, die Bildqualität und die Farben festlegen. Wir empfehlen eine DPI-Zahl von 300 und eine Bildqualität von 75 %, falls Sie kein Bewerbungsfoto mitsenden. Falls doch, wählen Sie 90 %.
  3. Klicken Sie auf „Verkleinern“.
  4. Ihre Datei erscheint nun mit dem ursprünglichen Dateinamen „Dateiname.pdf“. Falls Sie diesen ändern möchten, können Sie dies mit einem Klick auf das Stift-Symbol machen.
  5. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“ und wählen Sie den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll.

Adobe Acrobat Online Tool

  1. Klicken Sie auf „Dateien auswählen“ und wählen Sie die PDF-Datei aus, die Sie komprimieren möchten.
  2. Wählen Sie die Komprimierungsstufe aus. Achten Sie hierbei darauf, wie groß die Dateigröße jeweils (geschätzt) ausfallen würde und wählen Sie die beste Qualität, bei der die Dateigröße 5 MB nicht mehr überschreitet.
  3. Klicken Sie auf „komprimieren“.
  4. Laden Sie nun das komprimierte Dokument über „herunterladen“ herunter. Es sollte nun in Ihrem Downloads-Ordner liegen, falls Sie keinen anderen Speicherort ausgewählt haben.

Lesetipp: Online bewerben – so machen Sie Ihre digitale Bewerbung richtig!

Mit diesen Tipps und Tricks sind Sie nun bestens ausgestattet, um eine professionelle PDF-Bewerbung zu erstellen. Denken Sie daran, Ihre Unterlagen gründlich zu prüfen, bevor Sie sie versenden. Achten Sie auch darauf, dass sie übersichtlich und professionell gestaltet sind. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Bewerbung!

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