Präsentieren als Schlüsselkompetenz im Job

Egal, ob es sich um die Präsentation aktueller Umsatzzahlen oder einer innovativen Geschäftsidee handelt: Die Fähigkeit, Informationen glaubwürdig, in gewisser Weise spannend und wortgewandt zu präsentieren, zählt in der modernen Berufswelt zu den zentralen Schlüsselkompetenzen. Doch frei aus dem Bauch heraus über ein Thema zu sprechen und dabei kompetent zu wirken, liegt den wenigsten. Denn Menschen allein mit Worten zu begeistern und zu fesseln, ist gar nicht so einfach. So sind für einen erfolgreichen Vortrag nicht nur gut recherchierte Informationen und ansprechende Medien (Folien, Filme etc.) ausschlaggebend, sondern auch die Körperhaltung, Mimik, Sprache und Ausstrahlung des Redners. Nur wenn Inhalte ansprechend vermittelt werden, bleibt das Publikum aufmerksam. Das Gute ist aber, dass man überzeugendes Vortragen erlernen kann. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine gelungene Präsentation aufbauen und Ihre Zuhörer fesseln. 

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Vorbereitung der Präsentation

Bei Präsentationen ist eine gute Vorbereitung die halbe Miete. Doch bevor Sie ans Werk schreiten und eine Präsentation entwerfen, sollten Sie vorab einige Rahmenbedingungen klären und folgende Checkliste durchgehen:

Thema

  • Um was soll es im Vortrag gehen, welche Problemstellungen behandelt er und welche Inhalte werden darin vorgestellt? 
  • Anlass und Zielsetzung: Was ist der Grund des Vortrages und was soll er bezwecken?
  • Wie ist der eigene Wissensstand zum Thema?
  • Wer ist das Publikum und welches Vorwissen darf beim Publikum vorausgesetzt werden?
  • Recherche: Wo finden sich geeignete Informationen, um Präsentationsinhalte auszuarbeiten?
  • Zeitlicher Rahmen: Wann findet die Präsentation statt, wie viel Zeit nimmt deren Vorbereitung in Anspruch und wie viel Zeit steht für die Präsentation zur Verfügung?
  • Ort und technische Infrastruktur: Welche Räumlichkeiten stehen für den Vortrag zur Verfügung und welche technische Infrastruktur ist vorhanden? Gibt es z. B. einen Laptop und einen Beamer für die Wiedergabe digitaler Folien?

Publikum

  • Wie groß ist das Publikum und aus welchen Personen setzt sich die Zielgruppe zusammen? 
  • Welchen Nutzen ziehen diese aus dem Vortrag?

Präsentationstechnik 

  • Welche Präsentationstechnik ist für die Zuhörer geeignet? 
  • Legen diese Wert auf effektvolle Folien oder reicht ein beschriebenes Whiteboard mit den wichtigsten Inhalten aus?
Lächelnde Frau an einem Tisch mit Laptop
Lächelnde Frau an einem Tisch mit Laptop
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Aufbau der Präsentation

Behalten Sie bei der Erstellung Ihrer Präsentation im Hinterkopf, dass jeder Vortrag eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss hat. 

Diese Teile sind zwar inhaltlich voneinander abgegrenzt, doch sind die Übergänge fließend:

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Best Practices

Die Aneinanderreihung trockener Fakten, Zahlen und Daten hat noch kein Publikum vom Hocker gehauen. Setzen Sie lieber darauf, Sachverhalte anschaulich und nachvollziehbar zu vermitteln. Ebenso nutzt es niemanden, wenn Sie den zeitlichen Rahmen sprengen und den Vortrag unnötig in die Länge ziehen. Kommen Sie also auf den Punkt.

Nehmen Sie sich daher folgende Best Practice Tipps zu Herzen:

Zahlen verständlich machen

Zahlen sind oftmals ein Bestandteil von Präsentationen. Sie dienen dazu, Daten greifbarer darzustellen. Allerdings erzeugen Zahlenwerte bei den meisten keine Bilder im Kopf. Fehlendes Verständnis für Zahlendimensionen erschwert, dass Zuhörer Ihnen beim Vortrag wirklich folgen können. Versuchen Sie daher, beim Nennen von Zahlen einen Bezug zu etwas Bekanntem zu schaffen. Achten Sie bei den Bezugsgrößen zudem darauf, dass diese zahlenmäßig klein bleiben, ansonsten wird es für das Publikum wieder zu abstrakt. 

Zum Beispiel:

  • „Wir bieten unser Produkt in über 65 Ländern an – das macht ein Drittel aller Nationen dieser Welt aus.”
  • „Unser neuer Produktionstank hat eine Füllmenge von über 1000 Litern – das ist so viel wie acht volle Badewannen.”
  • „Fehler sind problematisch, selbst wenn es sich nur um eine Fehlerquote von 0,01 % handelt. Bei den drei Millionen Bauteilen eines Airbus A340 würde bedeuten, dass an 300 Stellen im Flugzeug ein Risiko lauert.“
  • „Wir haben es hier mit einem exponentiellen Wachstum zu tun. Das ist, als würden Sie 10 Kaninchen auf einer Insel ohne Feinde aussetzen. Den Tieren geht es dort gut und sie können sich ungehindert fortpflanzen. Nach drei Monaten hätten Sie bereits 40 Kaninchen. Nach einem halben Jahr sind es 220 und nach einem Jahr bereits 1300 Kaninchen.”

Fußballfelder taugen nicht für Vergleiche

„Das neue Werksgelände soll 1,2 Millionen Quadratmeter haben. Das entspricht 168 Fußballfeldern.“ Man hätte auch 145 oder 221 sagen können – der Wert bleibt abstrakt, die Dimension tritt nicht zutage. Das gilt auch für die beiden beliebten Vergleichsgrößen „das Saarland“ und „der Bodensee“. Das ist so, weil keiner der Zuhörer schon einmal eine mehrstellige Anzahl von Fußballfeldern gleichzeitig vor Augen gehabt hat und ihm die Dimensionen von Ländern und Seen nicht bewusst sind. Das Verständnis setzt dort ein, wo vertraute Größen im Spiel sind. Besser wäre folgender Vergleich: „Das ist so groß wie unser jetziges Gelände plus dreimal die Halle 8 dazu.“

Optimale Vortragslänge

Die optimale Länge eines Vortrags beträgt 20 bis 25 Minuten, da die Aufmerksamkeit der Zuhörer bei längeren Ansprachen sukzessive abnimmt. Darüber hinaus bleiben die Kernaussagen einer kurzen Präsentation eher in Erinnerung als bei einer langen. Für die Vorbereitung Ihrer Rede sollten Sie sich an diese zeitliche Richtlinie halten. 10 Minuten entsprechen 1000 Wörtern, wenn Sie also 20 Minuten lang sprechen, dann sind das in etwa 2000 Wörter.

Einsetzen von rhetorischen Stilmitteln wie Metaphern und Analogien

Rhetorische Stilmittel wie Metaphern und Analogien peppen einen Vortrag auf und regen die Fantasie der Zuhörer an. Darüber hinaus ermöglichen sie, komplizierte Inhalte anschaulich darzustellen.

Bei einer Metapher wird mit Worten ein Sinnbild erzeugt, das stellvertretend für einen Sachverhalt steht. 

Beispiele für Metaphern:

  • „Sollten Sie jedes Mal Bauchschmerzen bekommen, wenn Sie an Ihren Job denken, dann ist das ein WINK MIT DEM ZAUNPFAHL (= ein deutlicher Hinweis), dass Sie damit unzufrieden sind.”
  • „Gerade in diesem Bereich muss man oftmals durch TÜCKISCHE GEWÄSSER NAVIGIEREN (= vorsichtig und bedacht vorgehen).“

Benutzen Sie Analogien, drücken Sie auf bildhafte Weise ein Verhältnis zwischen zwei Dingen aus. Dadurch lassen sich Zusammenhänge anschaulicher beschreiben oder Argumente verstärken. 

Beispiele für eine Analogien:

  • „Den Job gleich beim ersten Anflug von Unzufriedenheit zu kündigen, ist wie MIT KANONEN AUF SPATZEN ZU SCHIESSEN (= übertrieben).”
  • „Dieses Bildbearbeitungsprogramm nur für das Ändern von Farben zu nutzen, ist, als würden Sie MIT ANGEZOGENER HANDBREMSE FAHREN (= nicht das volle Potenzial nutzen und sich dadurch selbst ausbremsen).“
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Körpersprache und Blickkontakt

Versuchen Sie, während der Präsentation locker und entspannt zu bleiben, auch wenn sich das viel leichter anhört, als es ist. Machen Sie sich nicht allzu viele Gedanken darüber, was die anderen über Sie denken. Die meisten Menschen nehmen an einem Vortrag teil, weil sie sich über etwas informieren wollen. Daher steht der Inhalt Ihrer Rede im Vordergrund und nicht Ihre Person. Trotzdem können ein Lächeln und eine freundliche Ausstrahlung nicht schaden. Wichtig ist außerdem, dass der Vortragende Blickkontakt mit dem Publikum hält und sich nicht in seinen Unterlagen vergräbt. Das bedeutet allerdings nicht, dass der Redner alle Anwesenden niederstarrt. Besser ist es, gelegentlich den Blick in der Menge umherschweifen zu lassen. Entscheidend ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Redezeit und dem Austausch von Blicken mit den Zuhörern.

Sollten Sie einen Online-Vortrag halten, dann ist direkter Blickkontakt selbstverständlich nicht möglich. Dennoch wirkt es besser, wenn Sie beim Sprechen überwiegend in die Webcam blicken, damit sich die Zuhörer am anderen Ende der Leitung aktiv von Ihnen angesprochen fühlen.

Körperhaltung und Bewegungen während der Präsentation

Die Körperhaltung hat eine große Wirkung darauf, wie Menschen wahrgenommen werden. Mit einer aufrechten Haltung strahlen Sie automatisch mehr Selbstbewusstsein aus. Dabei neigen sehr nervöse Vortragende beim Sprechen zum Zappeln oder wilden Gestikulieren. Zu viel Bewegung wirkt allerdings ablenkend und richtet die Aufmerksamkeit des Publikums weg von dem, was Sie vortragen. Um körperlich ruhig zu bleiben, ist es ratsam, sich an etwas „festzuhalten”. Das kann z. B. ein Notizblock, ein Kugelschreiber oder das Vortragspodium sein. Auf diese Weise geben Sie nicht nur Ihrem Körper Halt, sondern beruhigen auch Ihre Nerven.

Lächelnde Frau
Lächelnde Frau

Stimme und Sprechgeschwindigkeit

Grundsätzlich sollten Sie sich beim Vortragen so authentisch wie möglich präsentieren. Das bedeutet auch, dass Sie Ihre Stimme nicht verstellen. Wer ruhig und langsam spricht, wirkt souveräner und kompetenter als jemand, der Sätze in rasendem Tempo in den Raum wirft. Kleine Pausen helfen dabei, dass das Publikum die vorgetragenen Informationen besser verarbeiten kann.

Ausgangspunkt für die Redegeschwindigkeit ist die natürliche Tonlage Ihrer Stimme. Besitzen Sie eher eine hohe Stimmlage, sprechen Sie etwas langsamer. Ist diese hingegen etwas tiefer, kann zu langsames Sprechen einen einschläfernden Effekt haben.

Wesentlich ist außerdem die Lautstärke, in der Sie vortragen. Generell sollten Sie so laut sprechen, dass Sie auch die hintere Publikumsreihe versteht. Darüber hinaus lassen sich Lautstärke und Tonhöhe als Stilmittel gebrauchen. Legen Sie dabei ein Augenmerk auf eine lebendige Sprachmelodie und wechseln Sie gelegentlich die Tonhöhe. So vermeiden Sie eine monotone Ausdrucksweise. 

Vermeidung von Fülllauten und Unterbrechungen

Die Angewohnheit, zwischen einzelnen Worten Fülltöne wie „Ähm” oder „Öhm” von sich zu geben, ist weit verbreitet. Die meisten tun es, weil sie mitten im Satz überlegen, was sie als Nächstes sagen wollen und eine Pause vermeiden möchten. Doch führt das dazu, dass erst recht mehr Zeit vergeht, bis ein Satz zum Ende kommt. Zuhörer eines Vortrags empfinden diese Gewohnheit als störend, da sie von der eigentlichen Botschaft des Redners ablenkt und seine Darstellung unnötig in die Länge zieht. Wer beim Sprechen darauf verzichtet, macht gleich einen kompetenteren und glaubwürdigeren Eindruck.

Neigen Sie zu verbalen „Füllern”, legen Sie beim Reden bewusst Ihre Aufmerksamkeit darauf. Machen Sie statt jedem Ähm eine kurze Pause, denken Sie nach und sprechen Sie danach weiter. Auf diese Weise lassen sich Fülltöne schrittweise abgewöhnen. Ferner tritt Füllrethorik bei improvisierten Vorträgen auf. Sind Sie allerdings gut vorbereitet, können Sie verhindern, dass Sie auf der Leitung stehen und zu Fülllauten greifen.

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Visuelle Techniken

Präsentationen werden heutzutage überwiegend mithilfe digitaler Folien abgehalten. Diese sind eine visuelle Stütze für die Zuhörer eines Vortrags, da man sie anhand von Grafiken, Fotos, Statistiken und anderen Mitteln gestalten kann. Abseits von PowerPoint-Folien besteht auch Möglichkeit, eine Tafel oder eine Flipchart zur visuellen Unterstützung eines Vortrags zu nutzen. Darauf lassen sich Diagramme, Mind-Maps und Graphen darstellen. Welches Mittel das geeignete für Ihren Vortrag ist, hängt mitunter von der Zielgruppe ab. Wollen Sie einen Investor für die Finanzierung einer Geschäftsidee gewinnen, wird ein Flipchart mit abstrakten Kuchendiagrammen niemanden vom Hocker hauen. Halten Sie hingegen einen Fortbildungskurs ab, kann ein Tafelschreibblock oder ein Whiteboard zur Visualisierung von Ideen praktisch sein.

Gestaltung von Folien und anderen Materialien

Die Redewendung „weniger ist mehr” trifft auch auf Präsentationsfolien zu. Denn Folien, die mit einem Feuerwerk an Grafiken, Farbeffekten und Textfeldern angereichert sind, überfordern den Betrachter.

  • Eine klare, übersichtliche und einheitliche Foliengestaltung lenkt den Blick auf das Wesentliche.
  • Merken Sie sich folgende Faustregel: Eine Folie pro Botschaft. Verwenden Sie daher nur wenige Aufzählungspunkte pro Folie
  • Bilder und kurze Videos übermitteln Emotionen und bringen Abwechslung in die Präsentation. Gebrauchen Sie sie aber nur, wenn sie zur Veranschaulichung Ihres Themas dienen oder inhaltlich relevant sind.
  • Verwenden Sie einheitliche Schriftarten und -größen. Gehen Sie sorgsam mit unterschiedlichen Schriftstilen um.

10-20-30 Regel

Für digitale Präsentationen gibt es die sogenannte „10-20-30-Regel”. Diese besagt, dass eine Präsentation aus maximal 10 Folien bestehen, nicht länger als 20 Minuten dauern und eine Schriftgröße von mindestens 30 Punkt aufweisen sollte.

Verwendung von Bildern und Grafiken

Bilder und Grafiken dienen bei Präsentationen dazu, Inhalte zu veranschaulichen. Sie helfen dem Zuhörer, Informationen in Bildern abzuspeichern. Um visuelle Überfrachtung zu vermeiden, sollten Sie nicht mehr als zwei Abbildungen pro Folie zu verwenden. Außerdem ist auf eine gute Auflösung der Bildinhalte zu achten, damit diese auch für Personen in der hintersten Reihe eines Vortragsaals erkennbar sind. Des Weiteren sollten Sie beim Einsatz von Bildern und Grafiken urheberrechtliche Aspekte beachten. Gebrauchen Sie daher vorzugsweise firmeneigenes odergemeinfreies Bildmaterial, welches der Creative-Commons-Lizenz unterliegt.

Falls Sie eine Flipchart verwenden, sollten Sie sich mit Sketchnotes beschäftigen. Sketchnotes sind Notizen, die aus einer Kombination von Text und Bildern (z. B. Pfeile und Rahmen) bestehen, die dabei helfen sollen, Inhalte visuell darzustellen und im Gedächtnis zu verankern. 

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Interaktion mit dem Publikum

Sie finden Monologe ermüdend und langweilig? Damit sind Sie nicht allein. Ein guter Redner bindet das Publikum aktiv in seinen Vortrag ein. Das steigert die Aufmerksamkeit und verhindert, dass Zuhörer „einschlafen”. Doch wie funktioniert die Interaktion mit dem Publikum während eines Vortrags? 

Dazu bieten sich verschiedene Möglichkeiten und Methoden an:

mehrere Personen sitzen zusammen und schauen aufmerksam zu einem Moderator bzw. Workshop-Leiter
mehrere Personen sitzen zusammen und schauen aufmerksam zu einem Moderator bzw. Workshop-Leiter

Umgang mit Zwischenrufen und unerwarteten Fragen

Zwischenrufe und unerwartete Fragen können Vortragende schnell aus der Bahn werfen. Doch lassen sich diese vermeiden, indem Sie bereits in Ihrer Einleitung auf Rahmenbedingungen zur Kommunikation eingehen. Sind Zwischenfragen und andere Einwürfe nicht erwünscht, können Sie das folgendermaßen ansprechen:

„Sollten während meines Vortrags Fragen oder Anregungen auftreten, können wir das gerne in Form einer anschließenden Diskussion besprechen.”

Treten dennoch Fragen und Bemerkungen während der Präsentation auf, können Sie z. B. wie folgt reagieren: „Das ist eine interessante Fragestellung. Vielen Dank für diese Anmerkung. Ich werde im Laufe meines Vortrags darauf eingehen.”

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Fortgeschrittene Techniken

Geübte Redner greifen zu fortgeschrittenen Techniken, um einen besonderen Draht zu ihrem Publikum aufzubauen. Sie erzählen lustige Anekdoten, finden einen humorvollen Einstieg oder erzeugen lebhafte Bilder im Kopf ihrer Zuhörer. Diese rhetorischen Kniffe sollten allerdings gelernt und auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt sein, da sie auch falsch interpretiert werden können und eine Quelle für Fettnäpfchen sind.

Spezielle Kurzpräsentation: Elevator Pitch

Während eine Präsentation viele Details und vertiefende Informationen enthält, konzentriert sich der Elevator Pitch auf kurze und einprägsame Erläuterungen. Der wesentlichen Unterschied ist die zur Verfügung stehende Zeit. Lesen Sie, wie Sie in nur 60 Sekunden mit kreativen, knackigen Kurzbotschaften begeistern.

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Dos and Don'ts

Bei guten Präsentationen verhält es sich ähnlich wie mit einem gelungenen Kochrezept. Durch das Hinzufügen der richtigen Zutaten ergibt sich ein stimmiges Gesamtbild. Dabei darf man dem Gericht gerne eine persönliche Note verleihen oder das Rezept frei interpretieren. Übertreiben Sie es allerdings mit einzelnen Gewürzen oder ignorieren Sie wesentliche Bestandteile der Kochanleitung, kann das den Geschmack verderben. Übertragen auf die Umsetzung eines gelungenen Vortrags bedeutet das: Halten Sie sich an gewisse Vorgaben und Regeln zur Vorbereitung und Gestaltung eines Vortrags, ist das eine gute Basis. Wie Sie Inhalte vermitteln oder ob Sie gewisse rhetorische Stilfiguren wie Storytelling gebrauchen, ist Geschmackssache. Überspannen Sie allerdings den Bogen bei gewissen Ausdrucksmitteln, etwa mit komplett überladenen Folien oder ignorieren Sie wesentliche Bestandteile zum Aufbau einer Präsentation, kann das dem Gesamteindruck schaden. Berücksichtigt man allerdings einige Dos und Don'ts des guten Vortragens, lassen sich grobe Fehler und Pannen bei Auftritten vermeiden.

Dos

  • Rahmenbedingungen abklären (Zeit, Ort, Technik, Zielgruppe)
  • Vorarbeit leisten: Themenfindung und ausführliche Recherche
  • Geeignetes Präsentationsmittel finden
  • Struktur schaffen (Einleitung, Hauptteil mit Kapiteln und Schluss)
  • Übung macht den Meister
  • Die 10-20-30 Regel berücksichtigen
  • Stimme und Körpersprache richtig einsetzen
  • Blickkontakt und Interaktion
  • Gelassen und authentisch bleiben
  • Kommunizieren, falls es Pannen gibt

Don'ts

  • Rahmenbedingungen und Zielgruppe ignorieren
  • Vorbereitung (Recherche, Notizen etc.) vernachlässigen
  • Testlauf und Proben vergessen
  • Keine Struktur und kein roter Faden
  • Folien visuell überladen
  • Blickkontakt und Interaktion vermeiden
  • Satz für Satz ablesen
  • Monotone Vortragsweise
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Fragen und Antworten

Hier finden Sie häufige Fragen zum Thema „Vortrag halten“:

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