Effektive Meetings veranstalten

Informations- bzw. Status-Meetings dienen dazu, alle im Team auf den aktuellen Stand zu bringen. Inhalte sind in der Regel der Fortschritt laufender Projekte und anstehende Aufgaben sowie Schwierigkeiten, bei denen einzelne Teams Hilfe benötigen. In Informations-Meetings werden auch Veränderungen innerhalb der Firma, strategische Aspekte oder die Geschäftsentwicklung an die Mitarbeiter kommuniziert.

One-on-One-Meetings oder auch Mitarbeitergespräche finden zwischen einem Vorgesetzten und einem Mitarbeiter statt. Im Idealfall bietet dieses Gespräch einen offenen und vertraulichen Raum, um Fragen zu stellen, Probleme zu klären und die Leistung des Mitarbeiters zu besprechen. Manche Unternehmen führen diese One-on-One-Meetings jährlich in Form eines Jahresgesprächs oder in kürzeren Zeitabständen (monatlich/pro Quartal) als Mitarbeitergespräch durch.

Meist ist das Ziel eines effektiven Team-Meetings, eine Entscheidung herbeizuführen. Die Teilnehmer tauschen Informationen und Meinungen aus und fällen so am Ende gemeinsam eine Entscheidung. Bei dieser Meeting-Art ist ein Moderator besonders wichtig, der die Informationen bündelt und sicherstellt, dass alle relevanten Aspekte des Themas angesprochen werden. Diese Art von Meetings sind typischerweise sehr strukturiert sowie sorgfältig geplant und vorbereitet, damit eine produktive Diskussion geführt und eine sinnvolle Entscheidung getroffen werden kann.

Die Retrospektive ist eine spannende Form des Meetings. Zielführend ist es zum Beispiel, nach einem abgeschlossenen Projekt, einem größeren Termin oder einem Event. Offenheit und Feingefühl sind hier oberstes Gebot. Wenn das zurückliegende Event nicht nur von Erfolg gekrönt war, ist es wichtig, dies zu anzusprechen. Schuldzuweisungen oder zu deutliche Kritik vor Kollegen haben hier jedoch nichts verloren. Vielmehr sollte das Team den Raum für Selbstreflexion nutzen und als Chance sehen, dass gleich eine Gruppe von Personen aus den Versäumnissen Einzelner lernen kann. Vielleicht geschieht dies sogar durch einen freundlichen Hinweis eines Kollegen, wie man es beim nächsten Mal besser machen könnte. Das gibt Sicherheit in beide Richtungen und kann das Wir-Gefühl sogar stärken.

Auch wenn ein amerikanisches Sprichwort sagt: „Es gibt keine Probleme. Es gibt nur Herausforderungen“, sieht das eine Abteilung, ein Kunde oder ein Kollege oftmals anders. Dafür gibt es Meetings zur Problemlösung. 

Ein Schlüssel zu einer erfolgreichen Themenbesprechung liegt hier in der Moderatorfunktion. Allen muss klar sein, dass es eventuell Mut erfordert, ein Problem anzusprechen. Regel Nummer 1 dabei: Die Person, die das Problem hat oder vorbringen möchte, muss dies erstmal ohne Unterbrechung und Wertung tun können. Gutes und wertfreies Zuhören ist hier besonders wichtig. Selbstverständlich hat der Vortragende auch hier grundlegende Regeln einzuhalten, etwa einen respektvollen Ton und eventuelle Zeitvorgaben. Davon abgesehen, wird das Problem zunächst einmal als solches akzeptiert.

Es kann sein, dass ein solches Meeting emotional wird. Auch das ist in Ordnung. An dieser Stelle ist die Moderation dann besonders wichtig. Regeln, Respekt und generelles Wohlwollen sind Elemente eines solchen Meetings, die helfen können, eine erste oder sogar echte Lösung herbeizuführen.

„Gute Planung ist das halbe Projekt“, sagen Handwerker und werfen daher erstmal einen genauen Blick auf das, was zu tun ist. Genau so sollten Sie auch vorgehen, wenn Sie ein Meeting planen. Grundsätzlich gilt, je größer das Projekt, umso genauer und aufwändiger sollte die Planung ausfallen. Während einleuchtet, dass ein neuer Auftrag des größten Kunden oder die Gründung einer Tochtergesellschaft eine erhebliche Planung erfordert, wird gern vergessen, dass auch kleinere Aufträge oder Routine-Präsentationen gut geplant werden sollten. Aus manchem kleinen Auftrag sind schon größere Projekte entstanden oder Kunden erfolgreich gebunden worden. Der Blick für Details bei scheinbaren Routine-Tätigkeiten zahlt sich oft aus.

Jeder kennt es und viele nutzen hier das Potenzial nicht ausreichend. Auch wenn eine lockere Atmosphäre hilfreich sein kann: Das Brainstorming-Meeting ist kein Smalltalk. Notizen machen, auch ungewöhnliche Ideen zulassen, Kreativität loben, all das sind wichtige Regeln für ein effektives Brainstorming. Wenn dann ausreichend Ideen gesammelt wurden, wird gefiltert, aussortiert oder vertagt. Alle Teilnehmer sollten nach Möglichkeit wissen, was das Ergebnis ist und wie es weitergeht.

Auch diese Medaille hat zwei Seiten: Ist dieses Meeting wirklich nötig oder tut es auch eine E-Mail? Andererseits können Meetings, die mehr einer gemeinsamen Kaffeerunde gleichen, auch förderlich sein. Zeit für vergessene Themen oder einen hilfreichen, informellen Austausch mit einer Kollegin, die man sonst nicht sieht, können positive Nebeneffekte sein. Aber Achtung: Es empfiehlt sich, die Zeit im Blick und den Mut zu haben, ein Team-Meeting auch mal mangels Themen abzusagen.

Ein Meeting ohne Ziele und festgelegte Erwartungshaltung ist nahezu sinnlos oder gar kontraproduktiv. Wenn eine Mitarbeiterin nicht weiß, weshalb man zum Team-Meeting zusammenkommt, kann sie sich auch nicht vorbereiten. Generell gilt: Werden Teilnehmer zu einem Meeting ohne Zielsetzung eingeladen, werden sie kaum Erwartungen daran haben. Wer jedoch klar und mit ausreichend Vorlauf Erwartungen an die Teilnehmer kommuniziert, erhöht die Wahrscheinlichkeit auf ein effektives Meeting.

Einer muss es machen: Jedes Team-Meeting sollte einen Moderator haben und eine Person, die ein Protokoll oder mindestens ausreichend Notizen macht. Fehlt der Moderator, dann gehen wichtige Bemerkungen oder Ideen möglicherweise unter. Missverständnisse, ein Abschluss ohne Ergebnis und damit Frust auf allen Seiten sind damit vorprogrammiert.

Beliebt ist auch der Fehler, von einer Meeting-Form in die andere zu wechseln. Wenn ein kurzer Check-up zum Brainstorming wird, kann das funktionieren, wenn die Teilnehmer damit einverstanden sind. Dies lässt sich durch eine Rückfrage klären. Es kann hilfreich sein, von einer Retrospektive, also der Besprechung eines vergangenen Ereignisses, direkt zur Frage, was man nun daraus gelernt habe, zu kommen. Achten Sie dabei jedoch darauf, die für das Meeting ursprünglich eingeplante Zeit einzuhalten. Vertagen Sie im Zweifel die Fortführung des Meetings in einer anderen Meeting-Form auf einen anderen Zeitpunkt. Ggf. ist bei einem Formwechsel die Definition eines anderen Ziels und eine differenzierte Vorbereitung nötig.

Moderatoren, Protokollanten und Berichterstatter sind drei mögliche Rollen, die Team-Mitglieder einnehmen können. Jede Rolle sollte klar umrissen und auch eingehalten werden. Ein klassischer Fehler ist, dass der Vorgesetzte dem Moderator zu früh oder zu häufig die Rolle abnimmt. Der Moderator muss den Mut haben, die Führungskraft freundlich auf die zur Verfügung stehende Redezeit hinzuweisen. Der Vorgesetzte seinerseits tut gut daran, einem unerfahrenen Moderator nur behutsam Unterstützung zu bieten. Wenn derjenige, der Bericht zu einer Thematik erstattet, so unterbrochen wird, dass er sich unwohl fühlt, gehen Informationen verloren und die Motivation gleich mit.

Es kommt regelmäßig vor, dass in Meetings – geplant oder ungeplant – Themen behandelt werden, die nur für einen kleinen Kreis der Anwesenden relevant sind. Dann werden Smartphones gezückt, mitgebrachte Dokumente bearbeitet oder gar kleine Unterhaltungen begonnen. Dies kann bei den Teilnehmern zu Langeweile und Frustration führen. Achten Sie also darauf, dass die besprochenen Themen für alle Teilnehmer relevant sind. Ist das nicht der Fall, regen Sie die Besprechung von Details in einem kleineren Teilnehmerkreis zu einem anderen Zeitpunkt an. Wenn es keine weiteren, für alle Anwesenden relevante Themen gibt, verabschieden Sie die nicht betroffenen Teilnehmern aus dem Meeting und führen Sie die Besprechung mit den restlichen Teilnehmern fort.

Selbst wenn ein guter Moderator das Meeting im Griff hat, ist das Ergebnis ohne Protokoll unklar. Wer hat welche Notizen gemacht? Welche Erinnerung stimmt überein mit der der anderen Teilnehmer? Was waren noch gleich meine Aufgaben? Ohne Protokoll ist der Moderator beziehungsweise der Einladende vollkommen abhängig von der Aufmerksamkeit und dem Verhalten der Teilnehmer. Außerdem haben Personen, die an der Teilnahme am Meeting verhindert waren, ohne Protokoll keine Möglichkeit, sich im Nachhinein strukturiert über die besprochenen Inhalte bzw. Ergebnisse zu informieren.

Machen Sie den Teilnehmern bei Bedarf deutlich, dass Ihnen die Einhaltung gewisser Grundregeln für das Meeting wichtig ist. Neben einer guten Vorbereitung auf das Meeting und einem pünktlichen Erscheinen bedeutet das während des Meetings, pünktlich aus Pausen zurückzukehren, keine Privatgespräche zu führen und parallel keine E-Mails zu bearbeiten, Smartphones beiseite zu legen und die Anwesenden aussprechen zu lassen.

Machen Sie sich mit den wichtigsten Grundsätzen der Meeting-Etikette vertraut: Erhalten Sie weitere nützliche Tipps im Business Knigge. 

Bei einer vollen Agenda ist es hilfreich, neben dem Ziel für einzelne Themen eine zeitliche Begrenzung zu definieren. Wurde etwas bei der Planung nicht berücksichtigt, kann es unter einem Top „Verschiedenes“ angesprochen werden. Auf diese Weise kann etwas schnell entschieden oder dieser Punkt mit auf die nächste Tagesordnung genommen werden.

Sie sitzen häufiger in Meetings, bei denen Kollegen vom Thema abkommen oder einzelne Punkte zu ausschweifend besprochen werden? Dann ist es sinnvoll, Timeboxing zu verwenden. Hier erhält jeder Meeting-Teilnehmer oder jedes Projektteam eine sogenannte „Timebox“, also einen Zeitrahmen, in dem es sein Anliegen oder seine Ideen mitteilen kann. Sie können dabei harte und weiche Timeboxen verwenden, also Zeiträume, nach denen ein harter Schnitt erfolgt oder welche, bei denen dem Sprecher freundlich signalisiert wird, dass er zum Ende kommen soll.

Timeboxing eignet sich vor allem für Projektplanungsmeetings oder Meetings im großen Rahmen. In Einzelgesprächen, in Meetings zur Problemlösung oder beim Brainstorming sollten Sie Timeboxing nicht anwenden.

Oftmals gibt es Unterthemen oder Abstimmungsgespräche, die nicht in einer Minute gelöst sind und bilateral, also zwischen zwei Teams oder Anwesenden, gelöst werden müssen. Hier darf dann unterbrochen und dieses Thema aus dem Meeting ausgelagert werden. Auf diese Weise hält sich das Aufmerksamkeitslevel und die Motivation aller Beteiligten.

Insbesondere bei leidenschaftlich diskutierten Themen bietet es sich an, eine Person moderieren zu lassen, die nicht zu stark involviert ist und auch mit Abstand und Ruhe durch die Diskussion navigieren kann. Dies ist allerdings schon Moderation auf einem gehobenen Level. Noch wichtiger ist es, überhaupt mit einem Moderator zu arbeiten. Das kann, muss aber nicht, eine Führungskraft sein. Wichtig ist, dass der Moderator keine Scheu hat, auch den Vorgesetzten zu bremsen, falls nötig. 

Einige Effizienzratgeber oder Projektmanagement-Handbücher weisen zu Recht darauf hin, dass Perfektion nur in wenigen Fällen wirklich notwendig ist. In vielen Fällen reicht die sogenannte 90 % oder GEMO-Regel. Wenn ein Thema ausreichend diskutiert und der Kurs festgelegt ist, kann zum nächsten Thema übergegangen werden. Hier ist dann der Moderator gefordert, weitere Kommentare freundlich zu bremsen und zu fragen: „Reicht uns das soweit und können wir weitermachen?

Gute Grafiken, Tabellen, Diagramme oder Mindmaps sollten unbedingt ihren Weg ins Protokoll oder an eine Wand finden, die von allen regelmäßig gesehen wird. Diese visualisierten Ergebnisse sollten nicht (nur) im Büro der Führungskraft, sondern gern auch im Besprechungsraum oder der Protokoll-Datei zu finden sein. So kann mit einem Griff ein Thema in einem folgenden Meeting wieder aufgenommen und die Beteiligten gedanklich abgeholt werden. Ganz nebenbei können sich viele Menschen Bilder besser merken als Worte oder Texte und darüber hinaus schafft und festigt es eine Identifikation und Verantwortung für das Thema derer, die an der Visualisierung mitgearbeitet haben.

Das Energiestabilitätswendenachtabschaltungsgesetz ist kein Thema, das irgendwer gerne diskutieren möchte. Eine Montagelendigfrühdiskussionsmeetingrunde klingt auch nicht nach etwas, wo jemand hin möchte. Geben Sie Ihren Meetings also „coolere“ Namen, die auch etwas über das sagen, was Sie vermitteln wollen. Nennen Sie das Freitagsmeeting „Freitagsrunde” oder auch „Ab-ins-Wochenende Meeting“. Montags-Runden nennen Sie nach der Person, die montags immer gut gelaunt ins Büro kommt, wenn die Person damit einverstanden ist. Weitere Ideen:

• Power Hour (Brainstormingrunde)
• Gute-Laune-Montag
• Künstlerrunde
• Die Tafelrunde
• Problemlösefrühstück
• Brain Food (für Besprechungen beim Mittagessen)
• Ubuntu House (für IT-Meetings)
• FMTE (First Meet, Then Eat)
• Sharing and Caring
• Expert-Panel

etc. Seien Sie hier ruhig kreativ.

Immer größeren Anklang finden auch Meetings, die bei gutem Wetter draußen bei etwas Bewegung stattfinden. Hier müssen Format und Inhalte zusammenpassen, dann kann dies einen großen Mehrwert bringen. Sehr kleine Gruppen können vertraulich reden und größere Gruppen teilen sich dann meist ganz fluid auf in Zweier- oder Dreiergruppen, die dann ebenfalls informell und effektiv in den Austausch gehen. Das Meeting nach dem Mittagessen wird so zum gesunden und durchblutungsfördernden Verdauungsspaziergang. Das etwas heikle Feedbackgespräch wird so etwas aufgelockert und kann freier geführt werden.

Wenn vorhanden, können Bistro-Tische gut als Ort des Austausches genutzt werden. Sie eignen sich durchaus auch für Präsentationen und lebhafte Diskussionen. Auch kann eine Logistikbesprechung in einer Lagerhalle oder eine Baubesprechung bei einem Ortstermin angesetzt werden. Viele Menschen sitzen einen Großteil des Tages. Daher ist es neben den vielen kleinen Wegen zum Kopierer auch sinnvoll, jede weitere Gelegenheit zum Stehen oder Gehen zu nutzen. Ob Sie dies „Stehung“ nennen, einen anderen Namen vergeben oder gar keinen finden, ausprobieren sollten Sie es. Klappt nicht? Das ist ineffektiv? Denken Sie einfach daran, wie viele interessante Gespräche Sie im Stehen bereits in Kaffeepausen auf Konferenzen oder Fortbildungen hatten.

Bei diesem Thema ist besonders viel Luft nach oben. Es gibt Moderatoren, die Online-Meetings auch mit vielen Dutzend Teilnehmern souverän führen. Das ist nicht überall so, aber mit ein paar Grundregeln können Sie die Effektivität steigern und Online-Meetings eine gute Struktur geben:

• Stellen Sie sicher, dass die Technik funktioniert.
• Stellen Sie sicher, dass die Technik des Gastredners ebenso funktioniert.
• Überlegen Sie als Einladender gemeinsam mit dem Moderator, wie Sie das Meeting so gestalten, dass alle sich mitgenommen fühlen.
• Achten Sie auf die Sprache und Sprechweise, da nicht immer der Ton optimal ist. Außerdem sollten aus diesem Grund nicht mehrere Personen gleichzeitig sprechen. 
• Minimieren Sie Ironie und andere Tonalitäten, die mit oder ohne Bildschirm gar nicht oder missverstanden werden können.
• Nehmen Sie sich mindestens so viel Zeit wie beim Live-Gespräch für die Begrüßung und die Verabschiedung. So nehmen Sie Zwischentöne und die Tagesform der Teilnehmer besser wahr

Um ein gutes Meeting zu planen, sollten Sie zuerst wissen, was der Zweck der Besprechung sein soll und welche Meeting-Art dafür am besten geeignet ist. Laden Sie alle Teilnehmer früh genug ein und teilen Sie ihnen mit, worum es in dem Meeting geht und welches Ziel es hat. Dann können sich die Teilnehmer gut darauf vorbereiten. Es ist auch wichtig, jemanden zu bestimmen, der das Meeting leitet und jemanden, der das Protokoll führt.

Vermeiden Sie es, Meetings ohne spezifischen Zweck und ohne vorherige Kommunikation des Ziels abzuhalten. Laden Sie keine Personen ein, für die das Thema irrrelevant ist, um Langeweile und Frustration zu vermeiden. Weichen Sie nicht von der zuvor ausgewählten Art des Meetings ab (z. B. lassen Sie ein Brainstorming nicht zum Informations-Meeting werden). Verzichten Sie möglichst nicht auf einen Moderator und einen Protokollführer, damit das Meeting effektiv ist und Kollegen, die nicht anwesend waren, später nachlesen können, was besprochen wurde.

Es ist wichtig zu wissen, welche Meeting-Form am besten für welchen Zweck geeignet ist, da jede Form eine eigene Struktur und Eigenart hat. Grundsätzlich unterscheidet man folgende Meeting-Arten:

• Informations- oder Status-Meetings
• Entscheidungs-Meetings
• Retrospektive
• Meetings zur Problemlösung
• Projekt- und Planungs-Meetings
• Brainstormings
• Regelmäßige Teambesprechungen
• One-on-One-Meetings

Die ideale Dauer eines Meetings ist von der Art des Meetings abhängig. Ein Informations-Meeting, bei dem alle auf den aktuellen Stand gebracht werden, fällt in der Regel kürzer aus, als ein Meeting zur Problemlösung. Die Länge des Meetings ist auch abhängig davon, wie häufig diese Besprechungen stattfinden. Meetings, die wöchentlich abgehalten werden (z. B. Team-Weekly) können kürzer ausfallen, als ein Planungs-Meeting, das einmal im Quartal erfolgt.