Gehaltsabrechnung einfach erklärt – verständlich und informativ

Wer die monatliche Abrechnung seines Arbeitgebers besser verstehen und auch prüfen können möchte, stößt bereits bei der ersten Recherche auf komplexe Begriffe. Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung oder Entgeltabrechnung: Was davon ist denn nun richtig? Ist das alles dasselbe oder verbergen sich hinter den sperrigen Bezeichnungen doch unterschiedliche Bedeutungen? Nur wer seine Abrechnung wirklich versteht, kann prüfen, ob alles seine Richtigkeit hat und somit seine Zweifel ausräumen. Das ist gar nicht so schwierig, wie es auf den ersten Blick erscheint. 

Den Überblick haben – was ist was?

Ob Ihr Arbeitgeber Ihnen Gehalt oder Lohn auszahlt, hängt von der Art ab, wie der Betrag ermittelt wird. Wird Ihnen ein Gehalt ausgezahlt, so ist die Höhe in jedem Auszahlungsmonat gleich hoch. Sie haben im Vorstellungsgespräch oder bei einer Beförderung einen festen Betrag vereinbart, Ihr Bruttogehalt. Unabhängig von der Anzahl der Kalendertage, Überstunden oder Minusstunden bleibt der Betrag Monat für Monat konstant.

Bei der Lohnzahlung ist das anders, denn hierbei unterscheidet sich der Auszahlungsbetrag von Monat zu Monat. Das liegt an der sogenannten Berechnungsgrundlage. Als Basis dienen beispielsweise geleistete Arbeitsstunden oder eine produzierte Stückzahl. Am Ende kommt exakt das heraus, was auch tatsächlich geleistet wurde.

Übrigens wird beides, unabhängig von der Art der Berechnung, als Entgelt bezeichnet. Damit ist der Begriff Entgeltabrechnung die übergeordnete Bezeichnung und meint sowohl die Gehalts- als auch die Lohnabrechnung. Einige Arbeitgeber sprechen von der Verdienstabrechnung, auch das ist ein Synonym für die Entgeltabrechnung.

Mehr Informationen hierzu erhalten Sie auf unserer Themenseite „Lohn und Gehalt“.

Der Aufbau einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung scheint sich von Arbeitgeber zu Arbeitgeber zu unterscheiden. Dabei sind es eigentlich nur optische Unterschiede, denn die wesentlichen Bestandteile sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) verankert und damit Pflicht für jeden Arbeitgeber. Inhaltlich befinden sich also in jeder Entgeltabrechnung die gleichen Positionen.

Die Entgeltabrechnung findet in der Regel auf einem DIN A4-Bogen Platz, daher werden die Begriffe nicht ausgeschrieben, sondern als Kürzel notiert.  

Die gängigen Abkürzungen lauten: 

• A = Abfindung (wird unter besonderen Umständen gezahlt, wenn der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer kündigt)
• AV = Arbeitslosenversicherung (gewährleistet ein Einkommen für den Arbeitnehmer im Falle einer Arbeitslosigkeit)
• E = Einmalbezug (Bezüge, die nicht regelmäßig monatlich gezahlt werden, zum Beispiel Weihnachts- oder Urlaubsgeld)
• F = Frei (Steuerbrutto bzw. sozialversicherungspflichtiges Brutto und Gesamtbrutto unterscheiden sich aufgrund von steuer- und/oder sozialversicherungsfreien Posten)
• GB = Gesamtbrutto
• H = Hinzurechnungsbetrag (nur bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen; soll eine zu hohe Steuerbelastung vermeiden)
• J = Bestandteil des Gesamtbrutto (Beträge, die zum Gesamtbrutto gezählt werden)
• Ki.Frbtr. = Kinderfreibetrag (vermindert die Einkommenssteuerlast von Eltern; maximal bis zum 25. Lebensjahr, sofern der Nachwuchs in der Ausbildung ist oder studiert)
• KiSt = Kirchensteuer 
• KK = Krankenkasse
• KK% = Beitragssatz zur Krankenversicherung inkl. Zusatzbeitrag
• KV = Krankenversicherung
• L = Laufender Bezug (regelmäßige Bezüge des Arbeitgebers im Gegensatz zum Einmalbezug - siehe „E”)
• LSt = Lohnsteuer
• M = Mehrjährige Versteuerung (Sofern die Besteuerung als sonstiger Bezug zu hoch ist, kann eine mehrjährige Versteuerung auf die Vergütung für eine mehrjährige Tätigkeit angewendet werden, z. B. „Jubiläumszuwendung“)
• N = Nachberechnung (falls im Vormonat Fehler in der Entgeltabrechnung enthalten waren)
• MFB = Mehrfachbeschäftigung (kommt zum Tragen, wenn Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt sind)
• P = Pauschalversteuerung (Steuerbrutto und Gesamtbrutto unterscheiden sich aufgrund von Pauschalversteuerung, d. h. die Steuer wurde vom Arbeitgeber übernommen)
• PGRS = Personengruppenschlüssel (besondere Beschäftigungsarten, zum Beispiel Praktikum, Ausbildung, Festanstellung)
• PV = Pflegeversicherung
• RV = Rentenversicherung
• S = Sonstiger Bezug (zum Beispiel Weihnachts- oder Urlaubsgeld, wird auch als Einmalbezug aufgeführt)
• St = Steuerbrutto 
• Steuer-ID = Persönliche Steueridentifikationsnummer (11 Ziffern, erhält jeder Bürger der Bundesrepublik Deutschland vom Finanzamt)
• StKl = Steuerklasse (I - VI in Abhängigkeit vom Familienstand und individueller Entscheidung; legt fest, wie hoch die zu zahlende Lohnsteuer ist)
• SV = Sozialversicherung
• V = Vorjahr 
• VKZ = Verarbeitungskennzeichen (relevantes Kennzeichen für die Lohnbuchhaltung)
• W = Wertguthaben (zum Beispiel ein Zeitwertkonto für längerfristige Abwesenheiten wie Vorruhestand oder Elternzeit)
• Z = Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose

Auf der Entgeltabrechnung finden sich zwischen dem Bruttowert und dem Nettogehalt viele Zahlen, allerdings in der Regel keine zum Stundenlohn. Dabei ist es sinnvoll, den eigenen Stundenlohn zu kennen. Wer das eigene Gehalt mit dem seiner Kollegen oder einem Branchendurchschnitt vergleichen möchte, kann das auf Basis seines Stundenlohns am besten tun. So lassen sich auch Teilzeit und Vollzeit miteinander vergleichen.

Lohnabrechnung prüfen lassen 

Wer den Verdacht hegt, dass die Lohnzahlung nicht korrekt ist, sollte zunächst selbst einen kritischen Blick auf die Abrechnung werfen. Sind tatsächliche alle geleisteten Stunden aufgeführt oder fehlen zum Beispiel zugesagte Boni? Wie viele Urlaubstage stehen Ihnen zu? Wird der Kinderfreibetrag tatsächlich berücksichtigt? Sofern es sich um einfach zu überprüfende Parameter handelt, können Sie selbst beurteilen, ob alles passt.

Doch was machen Arbeitnehmer, wenn die Entgeltabrechnung zu komplex und unübersichtlich ist? Das kann der Fall sein, wenn eine Reihe von Sonderzahlungen wie geldwerter Vorteil, Zuschläge oder Ähnliches aufgeführt werden – oder eben auch nicht. Fragen Sie zunächst in Ihrer Personalabteilung bzw. dem Lohnbüro des Arbeitgebers nach und bitten Sie um eine Erklärung oder Korrektur. Sollte keine Klärung herbeigeführt werden können und Sie nicht weiterkommen, können Sie sich an die Verbraucherzentrale wenden oder einen Anwalt mit der Überprüfung beauftragen. Auch ein Steuerberater kommen für einen Entgelt-Check infrage. 

Hier finden Sie Antworten auf Fragen rund ums Thema „Gehaltsabrechnung verstehen.“