Online bewerben – so machen Sie es richtig!

Eine postalische Bewerbung benötigt in der Regel mehrere Tage, bis sie den potenziellen Arbeitgeber erreicht. Bis alle Unterlagen ausgedruckt, zusammengestellt und adressiert sind, vergeht der erste Tag. Bei spontanem Interesse muss der Bewerber zunächst noch eine eindrucksvolle Mappe kaufen. Vom Briefkasten bis zum Schreibtisch des Personalverantwortlichen ist das Schreiben weitere zwei bis drei Tage unterwegs. In größeren Unternehmen wird die Post teilweise erst im Laufe des Tages zugestellt. Ein digitaler Versand landet dagegen mit einem Klick im richtigen Postfach.

Während bei einer klassischen Bewerbung Kosten für Kopien, Druck, Bewerbungsmappe und Porto anfallen, fallen diese Kosten bei einer digitalen Bewerbung gänzlich weg.

Wer sich einmal ein Grundgerüst erstellt hat, kann immer wieder darauf zurückgreifen und muss noch nicht einmal neue Kopien anfertigen oder beglaubigen lassen. Denn auch, wenn im günstigsten Fall eine einzige Bewerbung erfolgreich zum neuen Job führt, sind im Zweifel alle Dokumente für weitere Gelegenheiten digital gespeichert und sofort verwendbar. Hier muss im Bedarfsfall lediglich der Lebenslauf mit den Soft Skills an die Stelle angepasst und selbstverständlich das Anschreiben neu formuliert werden.

Digitale Bewerbungen sind für Personaler einfacher zu beurteilen und auch unkomplizierter zu handeln. Allein die Ablage, Sortierung und Speicherung ist intuitiv und schnell gemacht. Sofern das Unternehmen nicht mit spezieller Software für das Bewerbermanagement arbeitet, kommen alle Bewerbungen für Job X in den einen Ordner, alle für Job Y in einen anderen. Je nach Qualifikation erhalten die einzelnen Bewerbungen eine Kennzeichnung und sind so schnell abrufbar. Die Einladung zum Vorstellungsgespräch, Notizen für Kollegen und letztlich die Zu- oder Absage werden zum Dokument bzw. Bewerberdatensatz gespeichert und stehen somit für alle Beteiligten transparent zur Verfügung.

Für Bewerber mit digitalen Grundkenntnissen ist eine digitale Bewerbung einfach erstellt. Entweder führt der Parcours durch ein Formular mit vorgegebenen Fragen und die eigenen Dokumente werden bei Bedarf über einen Button hochgeladen oder das Anschreiben für die E-Mail wird neu erstellt und mit den Dokumenten zusammen per Mail verschickt. Mit einem Klick ist die Bewerbung unterwegs. Hierbei ist wichtig, dass die Dokumente zu einer Gesamt-PDF-Datei zusammengefügt sind.

Die E-Mail-Bewerbung ist die modernere und digitale Alternative zur postalischen Bewerbung. Die Inhalte liegen komplett in der Hand des Bewerbers. Wichtig ist zunächst natürlich ein frei formuliertes Anschreiben, in dem Sie sich selbst als bestmögliche Besetzung präsentieren und Erfahrungen, Engagement und Eignung passend zur Stellenausschreibung in den Vordergrund rücken. Dem Anschreiben folgt der Lebenslauf, anschließend kommen die Zeugnisse: die aktuellen Zeugnisse zuerst, dann geht es chronologisch immer weiter in die Vergangenheit. Je älter die Zeugnisse, desto weniger interessant sind sie – es sei denn, sie verbessern Ihre Chancen, weil sie eine besondere Qualifikation bezeugen. 

Im Klartext: Das Zeugnis des letzten Arbeitgebers oder ein aktuelleres Zwischenzeugnis kommen als Erstes, das Schulabschlusszeugnis (wenn überhaupt erforderlich) als Letztes. Generell sollten irrelevante Zeugnisse wie z. B. aus der Schulzeit oder für lang vergangene Aushilfsbeschäftigungen nicht mitgeschickt werden. Was relevant ist und was nicht, ergibt sich aus dem individuellen Kontext. Wenn Sie beispielsweise gerade in den Beruf einsteigen, sollten Sie Ihr Ausbildungszeugnis mitsenden. Dieses ist jedoch nicht von Bedeutung, wenn Ihre Ausbildung bereits 30 Jahre zurückliegt.

Viele Portale haben bereits eine eigene Smartphone-App entwickelt. Über die Stellensuche hinaus punkten viele Apps mit hilfreichen Zusatzangeboten und unterstützen bei der Vorbereitung auf ein Bewerbungsgespräch, erstellen PDFs und wiederverwendbare Vorlagen.

Insbesondere bei sehr mobilen und internetaffinen Arbeitnehmern oder auch Praktikanten oder Azubis ist die schnelle und intuitive Art der Bewerbung beliebt. Sie passt zum aktuellen Zeitgeist des Arbeitsmarktes, der durch die voranschreitende Digitalisierung stark im Wandel ist. Der Vorteil der Apps liegt in ihrer einfachen Anwendung und der permanenten Verfügbarkeit. In den Apps können Interessierte immer und überall blättern, in der Pause, im Bus oder während der Wartezeit beim Arzt. Die Suche funktioniert über diverse Filter. Von der Auswahl der Branche oder eines speziellen Berufszweigs über eine regionale Eingrenzung kann je nach App auch nach Voll- oder Teilzeit, Remote work, Festanstellung, Aushilfstätigkeit, Praktika oder Ausbildung ausgewählt werden. Selbst die Suchergebnisse lassen sich nach Aktualität oder Arbeitsbeginn sortieren.

Instagram, Facebook, TikTok & Co rücken in der Wahrnehmung der Personalabteilungen weiter nach vorn. Daher stolpern Jobsuchende auf ihren Social Media Kanälen immer häufiger über diverse Angebote. Wer selbst aktiv sucht, sollte zum einen den Unternehmen folgen, die als Arbeitgeber infrage kommen und sich zum anderen mit Kollegen, auch ehemaligen, vernetzen. So sehen Sie auch die Beiträge, die Angestellte auf ähnlichen Positionen in anderen Unternehmen in ihrem Profil teilen.

Werden Sie Gruppenmitglied in der Facebookgruppe Ihrer Stadt, denn in den regionalen Gruppen posten Arbeitgeber gerne offene Stellen. Sofern Sie das richtige Such- und Klickverhalten an den Tag legen, werden Ihnen innerhalb kürzester Zeit aktiv passende Angebote in Ihre Timeline gespült, denn Unternehmen können ihre Stellenangebote auf Facebook, Instagram & Co gezielt an potenzielle Kandidaten ausspielen. Sie lassen sich also von Unternehmen einfach suchen und entscheiden dann, ob Sie sich bewerben wollen!

Viele Social-Media-Plattformen bieten einfache Lösungen für niedrigschwellige Formulare an. Die Unternehmen binden eine Reihe von Fragen zur Qualifikation, Erfahrung, Motivation und persönlichen Angaben ein, alles Weitere liegt dann bei der Personalabteilung. Da weder Anschreiben und Lebenslauf noch Zeugnisse hochgeladen werden müssen, ist die Bewerbung schnell und unkompliziert erledigt. Ist das Unternehmen an dem Bewerber interessiert, nimmt der Verantwortliche Kontakt zum Bewerber auf und bittet gegebenenfalls um weitere Unterlagen.

Eine digitale Bewerbung ist die moderne Alternative zur klassischen Bewerbungsmappe. Online können sich Interessierte über Formulare auf Jobportalen, Unternehmensseiten, Social Media oder Job-Apps bewerben. Auch eine E-Mail gilt als digitale Bewerbung.

Eine Bewerbung per E-Mail unterscheidet sich inhaltlich kaum von einer klassischen Bewerbung. Alle wichtigen Daten und Nachweise müssen sowohl auf Papier als auch im Online-Formular oder per Mail enthalten sein. Bei dieser Art der Bewerbung besteht die Gefahr, dass Bewerber weniger fokussiert und sorgfältig formulieren als auf dem Papier. Über Job-Apps sind Bewerbungen noch schneller, mit nur wenigen Klicks, verschickt. Bewerber sollten sich die Zeit nehmen, um ihr hinterlegtes Profil der Stelle anzupassen.

Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung regelt seit 2018 europaweit den Schutz personenbezogener Daten und umfasst damit auch Online-Bewerbungen. Unternehmen dürfen die Daten der Bewerber ausschließlich zweckgebunden nutzen. Der Zweck ist in dem Fall das Interesse an einem Arbeitsvertrag und mündet in die Anstellung des neuen Mitarbeiters. Verantwortliche Personaler sind verpflichtet, anschließend alle nicht mehr benötigten Daten zu löschen. Das gilt auch für Bewerbungen, die per E-Mail geschickt und gegebenenfalls im Unternehmen an mehrere Personen weitergeleitet wurden.

Wer sich online bewirbt, muss damit rechnen, dass der potenzielle neue Arbeitgeber im Netz nach ihm sucht. Ein digitales Profil kann ein Social Media Account sein, aber auch eine eigens erstellte Webseite mit allen wichtigen Informationen zur Person und beruflichen Qualifikationen. Beliebt sind Profile in beruflichen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn, da sie den Usern bereits eine gute Struktur vorgeben. Moderne Bewerbungen enthalten bereits im Anschreiben oder im Lebenslauf einen Link zum Online-Profil, das selbstverständlich aktuell sein sollte. 

Viele Unternehmen stellen auf ihrer Website mittlerweile ein Online-Bewerbungsformular zur Verfügung, über das die Bewerbungsunterlagen hochgeladen werden. Bei dieser Form der Online-Bewerbung werden den Bewerbern im Formular Fragen gestellt. Beantworten Sie diese sorgfältig und achten Sie auch hier auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Wenn Sie sich an einer Stelle unsicher sind, nehmen Sie sich ausreichend Bedenkzeit und senden die Online-Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt ab. 

Auch bei Randstad setzen wir auf Online-Bewerbungen: Haben Sie in der Jobsuche eine passende Stelle gefunden, können Sie sich per Formular darauf bewerben und darin auch Ihren Lebenslauf hochladen. Ganz schnell und unkompliziert. Alternativ können Sie sich auch initiativ bewerben.

Bei einer Bewerbung per E-Mail formulieren Sie eine knappe, höfliche Nachricht mit Ihrem Anliegen und verweisen auf die Bewerbungsunterlagen, die Sie als PDF-Datei anhängen. Fügen Sie alle Unterlagen – also Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse – in einer PDF-Datei zusammen. Das macht es dem Personaler einfacher, falls er die Unterlagen ausdrucken möchte. Wenn Sie keinen eigenen Scanner besitzen, hilft der Weg in den Copyshop, um z. B. Zeugnisse zu digitalisieren.  Der Anhang sollte nicht größer als 5 MB sein. Wichtig ist außerdem, dass die Betreffzeile die richtige Angabe enthält. Übrigens: Legen Sie sich eine „professionelle” E-Mail-Adresse zu: vorname.name@... ist besser als mausi_hamburg1976@...