Was ist eine Teamassistenz?
Eine Teamassistenz nimmt eine zentrale Rolle in jedem Team ein, denn sie kümmert sich um organisatorische Abläufe aller Art. Da die Aufgaben sehr vielfältig sein können und oftmals von den Bedürfnissen des Teams oder auch der Abteilung abhängen, wird die Teamassistenz manchmal auch als Office Manager oder Office Assistant bezeichnet. Auch der Begriff kaufmännische Assistenz ist geläufig. Je nach Art des Teams übernimmt die Teamassistenz Aufgaben in der Terminorganisation, Vorbereitung von Besprechungen und der Materialwirtschaft.
Da die Teamassistenz regelmäßig über einen kaufmännischen Hintergrund verfügt, kümmert sie sich häufig auch um Abrechnungen, etwa Honorarzahlungen oder Spesenabrechnungen. Stehen größere Projekte unterstützt der Teamassistent bei der Organisation und nimmt Kontakt mit allen Beteiligten auf. Letztlich führt der Office Assistant Schreibarbeiten aller Art aus, die in den Bereich klassischer Sekretariatsaufgaben fallen. Eine gute Teamassistenz ist aus einer Abteilung praktisch nicht mehr wegzudenken, da niemand anderes die internen Abläufe und Prozesse so gut kennt.
Arbeiten als Teamassistent
Teamassistenz – Aufgaben und Tätigkeiten
In einem Büro fallen viele Aufgaben an, die für einen reibungslosen Betrieb pünktlich und verlässlich erledigt werden müssen. Dies ist die Hauptaufgabe des Teamassistenten, der mit seiner freundlichen Art und sorgfältigen Arbeitsweise schnell alle Kollegen in der Abteilung für sich gewinnt. Eine Teamassistenz organisiert Termine und erinnert Mitarbeiter an diese, wenn es in hektischen Phasen einmal chaotisch wird. Auch unterstüzt sie bei der Vorbereitung von Meetings, z. B. bei der Erstellung von Präsentationen. Zudem kümmert sich der Teamassistent um die Materialwirtschaft und stellt sicher, dass sämtliche Büromaterialien stets rechtzeitig nachbestellt werden, damit die Büroabläufe stets bestens funktionieren können. In Besprechungen führt der Office Assistant das Protokoll und stimmt es später mit den Teilnehmern ab. Darüber hinaus kümmert er sich als kaufmännische Assistenz regelmäßig um Abrechnungen aller Art.
Obwohl sich die Aufgaben von Teamassistenzen oft ähneln, ist keine Anstellung gleich. So nehmen die Planung und Buchung internationaler Geschäftsreisen im Großunternehmen möglicherweise einen hohen Stellenwert ein, während in der nächsten Firma der Schwerpunkt auf den Aufgaben des HR-Managements liegt. Kaufmännische Assistenten stellen ebenfalls eine einwandfreie Buchhaltung sicher und führen einfache Controllingaufgaben durch. In einem verkaufsorientierten Team arbeitet der Office Manager eng mit dem Vertriebsteam zusammen und bildet allgemein die Schnittstelle zwischen dem Büro und anderen Abteilungen.
Obwohl sich die Aufgaben der Teamassistenz zunächst recht klar auf organisatorische und verwaltende Aspekte beziehen, wird diese Beschreibung dem Stellenwert des Office Assistant regelmäßig nicht gerecht. Da er für so vielfältige Aufgaben herangezogen wird und von vielen Mitarbeitern und Vorgesetzten als erster Ansprechpartner bei Problemen aller Art gilt, ist seine Rolle innerhalb des Teams häufig die einzige, die tatsächlich unverzichtbar ist. Gut ausgebildete Teamassistenten werden daher von vielen Unternehmen händeringend gesucht und entsprechend ihrer Kompetenzen auch angemessen vergütet.
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In diesen Branchen können Teamassistenzen arbeiten
Da der Teamassistent zentrale organisatorische Aufgaben übernimmt, wird er in Unternehmen praktisch aller Branchen eingesetzt, in denen vielfältige Büroaufgaben verlässlich übernommen werden sollen. Er arbeitet in der IT-Branche und Industriebetrieben. Darüber hinaus finden Teamassistenzen Stellenangebote im Marketing und der Immobilienwirtschaft. Weitere Beschäftigungsmöglichkeiten bieten z. B. die Pharmaindustrie, die Luft- und Raumfahrt sowie die Automobilbranche.
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Typische Arbeitsorte für Office Manager
Office Manger tippen Geschäftsbriefe, prüfen Abrechnungen und protokollieren Besprechungen.
Typische Arbeitsorte für Office Manager sind:- Büroräume
- Besprechungsräume
- Computerarbeitsplätze
Da eine Teamassistenz Tätigkeiten häufig am Computer erledigt, ist ihre Arbeit zeitweise auch mobil oder im Homeoffice möglich. Wichtig ist hierbei regelmäßig auch eine telefonische Erreichbarkeit, da Anfragen oftmals in Echtzeit beantwortet oder bearbeitet werden müssen.
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten einer Teamassistentin richten sich vor allem nach der konkreten Stelle. Sie arbeitet vorwiegend zu den Zeiten, in denen das Team auch anwesend ist, um Fragen und Mails zu beantworten und bei Besprechungen und anderen Veranstaltungen zu unterstützen. Wenn branchenspezifische Veranstaltungen in den Abendstunden oder am Wochenende stattfinden, ist auch die Teamassistentin zu dieser Zeit anzutreffen. Ihre Arbeitszeiten können daher auch am Wochenende liegen oder im Ausnahmefall auf Feiertage fallen. In welcher Höhe Überstunden erforderlich sind, regelt hierbei stets der individuelle Arbeitsvertrag. Hier wird auch festgelegt, in welcher Höhe diese vergütet werden und welche Arbeitszeitmodelle vorgesehen sind. So sind viele Jobs für Teamassistenzen in Teilzeit möglich, darüber hinaus gibt es häufig einen gewissen Arbeitsanteil, der im Homeoffice oder mobil erledigt werden kann.
Arten von Teamassistenzen
Das Berufsbild der Teamassistenz lässt sich nicht in Spezialisierungen unterteilen, denn es handelt sich hierbei bereits um eine Art Spezialierung des Berufsbildes der Assistenz allgemein. Der Teamassistent nimmt vorrangig organisatorisch-verwaltende und kaufmännische Tätigkeiten für das Team oder die Abteilung wahr, für die er zuständig ist. Der Schwerpunkt liegt hier auf den Aufgaben für das Team. Inhaltlich sind lediglich Unterscheidungen durch die jeweilige Branche möglich. Je nachdem, ob die Teamassistenz im IT-Bereich, in der Pharmaindustrie oder in der Automobilbranche tätig ist, kommen gegebenenfalls spezifische To-dos und Kenntnisse hinzu. Ähnliche Berufsbilder, aber mit jeweils einem anderen Fokus finden sich mit der Projektassistenz und der Assistenz der Geschäftsführung sowie dem Marketing-Assistenten.
Gehalt eines Teamassistenten
Da die Aufgaben und der Verantwortungsbereich der Teamassistenz von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich abgesteckt werden, variiert auch ihr Einstiegsgehalt. Teamassistenzen in großen Teams verdienen tendenziell etwas mehr als in kleineren Teams. Darüber hinaus spielt es eine Rolle, ob der Office Assistant für ein Unternehmen in einer umsatzstarken Branche arbeitet, in der ebenfalls häufig ein höheres Gehalt gezahlt wird. Im Berufsbild der Teamassistenz spielen neben der Praxiserfahrung die persönlichen Kompetenzen eine große Rolle. Kompetente und besonders vielseitig einsetzbare kaufmännische Assistenten sind unentbehrlich und haben in der Regel eine starke Position in der Gehaltsverhandlung.
Dennoch gibt es ein paar Anhaltspunkte für ein typisches Durchschnittsgehalt. Teamassistenzen verdienen in 50 Prozent aller Fälle durchschnittlich 2.441 Euro bis 3.205 Euro brutto pro Monat (Quelle: gehalt.de, Stand: Juni 2024). Es hängt jedoch stark vom individuellen Arbeitgeber ab, ob dieser seiner meist unentbehrlichen Teamassistenz ein angemessenes Gehalt zahlt, welches der Verdienststruktur im Unternehmen entspricht. Besonders attraktive Branchen sind beispielsweise die Luft- und Raumfahrt oder auch die Seeschifffahrt. Dennoch gibt es auch zahlreiche weitere gutbezahlte Teamassistenzen-Jobs in anderen Bereichen, etwa dem Immobiliensektor oder dem Baugewerbe.
Weitere Faktoren, die sich auf das Teamassistenz-Gehalt auswirken, sind die Größe des Betriebes und die Region, in welcher die Firma angesiedelt ist. Oft zahlen Unternehmen in Süddeutschland höhere Gehälter. Hier liegen allerdings auch die Lebenshaltungskosten über dem Bundesdurchschnitt, sodass ein Office Manager dies in den Gehaltsverhandlungen berücksichtigen sollte. Für diese kann es hilfreich sein, sich auch einen Überblick über die Verdienstmöglichkeiten ähnlicher Berufsbilder zu verschaffen. Dies ist mit dem Randstad Gehaltsvergleich ganz einfach möglich, etwa für den Assistenten im Rechnungswesen oder den Assistenten des Projektleiters.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Teamassistenzen
Unterschiedliche Wege führen zum Job der Teamassistenz. Ausbildungen zum Bürofachmann, zum Fremdsprachenkorrespondenten oder zum Bankkaufmann sind hier gleichermaßen geeignet wie jene des Rechtsanwaltsfachangestellten. Wichtig ist in der Regel, dass die Teamassistenz für die herausfordernden Aufgaben im Büro eine abgeschlossene Ausbildung mitbringt, die sie dazu befähigt, vielfältige kaufmännische und organisatorisch-verwaltende Tätigkeiten souverän auszuführen.
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Weitere Fähigkeiten
Für die einschlägige Berufsausbildung ist zunächst kein Schulabschluss rechtlich vorgeschrieben. Ausbildungsbetriebe wählen hier nach eigenen Kriterien aus. Eine fertig ausgebildete Teamassistenz verfügt über einwandfreie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und besitzt in der Regel umfangreiche EDV-Kenntnisse im Bereich der MS-Office-Anwendungen, ganz gleich ob es sich um Tabellenkalkulation oder Präsentationen handelt. Sie führt Lohn- und Spesenabrechnungen souverän durch und kennt sich mit den Anforderungen einer einwandfreien Buchführung aus. Mit Fremdsprachenkenntnissen bereitet der Office Manager auch internationale Veranstaltungen sicher vor und korrespondiert mit Teammitgliedern in aller Welt, wenn das Team hybrid und global aufgestellt ist. Darüber hinaus organisiert der Office Assistant sämtliche Termine souverän mit digitalen Kalendern.
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Soft Skills
Für das erfolgreiche Büromanagement eines Teams ist es wichtig, dass sich die Teamassistenz empathisch auf die Bedürfnisse und Anforderungen eines jeden Teammitglieds einstellt. Gespräche führt sie geduldig und bleibt auch bei herausfordernden Terminen gelassen. Zeitdruck begegnet die Teamassistenz souverän, darüber hinaus arbeitet sie gründlich und vergisst keine Fristen.
Die Eigenschaften einer Teamassistentin gehen regelmäßig weit über die Anforderungen des normalen Büromanagements hinaus. Als erste Ansprechpartnerin in Fragen aller Art unterstützt sie Teammitglieder flexibel bei unterschiedlichsten Herausforderungen und legt hierbei das höchste Maß an Diskretion an den Tag, wenn sie vertrauliche Besprechungen protokolliert. Letztlich überzeugt die kaufmännische Assistenz durch ihr sicheres und gepflegtes Auftreten, welches in der Außenwirkung auch als Aushängeschild für das gesamte Team eine besondere Rolle einnimmt.
Möchte eine Teamassistenz Karriere machen, dann erlaubt ihr die Tätigkeit in der Teamorganisation, bereits früh relevante Erfahrungen über Abläufe und Prozesse im Unternehmen zu sammeln. Ebenfalls kann sie hier wertvolle Kontakte knüpfen, die später als Sprungbrett in höherwertige Stellen dienen können. Mit ausreichend Motivation und Lernbereitschaft ist das Absolvieren zusätzlicher Lehrgänge oder Ausbildungen möglich, um weitere Stufen auf der Karriereleiter zu erklimmen.
Vorteile für Office Manager bei Randstad
Bei Randstad liegt uns Ihre berufliche Zufriedenheit sehr am Herzen. Wir sorgen deshalb mit optimalen Arbeitsbedingungen dafür, dass Sie in Ihrem Traumjob als Teamassistenz Ihr volles Potenzial entfalten können.
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Diese Benefits dürfen Sie als Teamassistenz bei Randstad erwarten
Wenn Sie sich einen abwechslungsreichen Job als Teamassistentin bei Randstad sichern, kommen Sie in den Genuss vieler Vorzüge, die wir für unsere Mitarbeiter bereithalten.
Hierzu zählen:- eine leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag
- gute Übernahmechancen durch Kundenunternehmen und Geschäftspartner
- umfangreiche Sozialleistungen, beispielsweise Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
- Erstattung von Fahrtkosten
- ein in der Regel unbefristeter Arbeitsvertrag
- Ausbau der Berufserfahrung durch Einsatz in verschiedensten Aufgabenbereichen
- kostenlose Gesundheitsvorsorge durch das Werksarztzentrum
Darüber hinaus profitieren Sie von der komfortablen Nutzung digitaler und zeitgemäßer Lösungen, etwa bei der elektronischen Arbeitszeiterfassung sowie bei Urlaubsanträgen, Entgeltnachweisen und Informationen des Betriebsrates per App.
Weitere Informationen über Zeitarbeit und zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet. -
Kostenlose Weiterbildungen
Ihre berufliche Weiterentwicklung nimmt bei Randstad einen hohen Stellenwert ein. Wir begleiten Sie daher auf jedem Schritt Ihrer Karriere und stehen Ihnen hier mit maßgeschneiderten Informationen zur Seite. Wenn Sie noch auf der Suche nach einer Beschäftigung sind, die ideal zu Ihren eigenen Fähigkeiten passt, werden Sie vielleicht in unseren zahlreichen Berufsprofilen fündig. Haben Sie bereits eine vielversprechende Stelle gefunden, bereitet Sie unser Karriereratgeber perfekt auf den neuen Job und Ihre weitere Karriere vor. Doch auch nach der erfolgreichen Auswahl lassen wir Sie nicht allein und bieten Ihnen in unserer Randstad Akademie mit über 300 kostenlosen e.learnings ein vielfältiges Angebot an Kursen, mit denen Sie sich kontinuierlich weiterbilden können.
Zudem geben wir Ihnen in unserem Bewerbungsratgeber Tipps rund um Anschreiben, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch.
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf der Teamassistenz.
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Was macht ein Teamassistent?
Ein Teamassistent kümmert sich um vielfältige Aufgaben rund um die Büroorganisation des Teams. Er lädt zu Besprechungen ein und protokolliert diese, organisiert die Materialwirtschaft im Büro und stellt sicher, dass alle Abläufe reibungslos ineinandergreifen. Als erster Ansprechpartner für Fragen aller Art ist er ein wertvoller Mitarbeiter innerhalb eines Teams und für dessen Funktionieren in der Regel nicht wegzudenken.
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Wie viel verdient man als Teamassistenz?
Durchschnittlich verdienen 50 % aller Teamassistenzen ein Gehalt zwischen 2.441 Euro und 3.205 Euro brutto pro Monat (Quelle: Gehalt.de, Stand: Juni 2024). Vor allem die Größe des Unternehmens und der Sektor, in welchem dieses tätig ist, wirken sich auf das Teamassistenz-Gehalt aus. Darüber hinaus sind gefragte Fähigkeiten ein schlagkräftiges Argument in Gehaltsverhandlungen, beispielsweise Fremdsprachenkenntnisse.
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Welche Eigenschaften braucht eine Teamassistentin?
Die Eigenschaften einer Teamassistentin sind vielfältig. Neben einer soliden kaufmännischen Ausbildung, ausgezeichneten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift und anwendungssicheren MS-Office-Kenntnissen zeichnet sie sich vor allem durch ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten aus, die das Team stärken und zusammenhalten. Sie ist empathisch, flexibel und belastbar, stressresistent und geduldig. Darüber hinaus repräsentiert sie mit einem sicheren und gepflegten Auftreten das Team gegenüber Außenstehenden.
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