Was ist ein Sachbearbeiter Einkauf?
Viele produzierende und verkaufende Unternehmen sind auf einen stetigen Warenfluss angewiesen. Ohne gefüllte Lager stehen im schlimmsten Fall Produktionsketten still und das Unternehmen macht Verluste. Gewinne werden gleichzeitig jedoch selten über Preiserhöhungen eingefahren, welche die Stammkunden irritieren würde. Stattdessen wird durch den strategischen Einkauf des benötigten Warenbestands zu marktgünstigen Zeiten die Gewinnmarge erhöht. Ein Sachbearbeiter im Einkauf ist dafür zuständig, die Warenbeschaffung zu planen. Hierzu recherchiert er Bezugsquellen, bewertet Lieferanten nach qualitativen Gesichtspunkten und wählt letztendlich die Lieferpartner aus, mit welchen die erforderlichen Materialien in gewünschter Menge zum besten Preis beschafft werden können.
Die Tätigkeit des Sachbearbeiters im Einkauf wird hierbei von dem Berufsbild des Einkäufers abgegrenzt. Während der Einkäufer eher für Marktforschung und Strategieentwicklung zuständig ist und somit auf strategischer Ebene eingesetzt wird, ist der Sachbearbeiter im Einkauf vorrangig auf operativer Ebene tätig. Das bedeutet jedoch nicht, dass er keine Verantwortung übernimmt. Im Gegenteil, durch die geschickten Analysen des Mitarbeiters im Einkauf sowie die genaue Überwachung des Bestellprozesses stellt dieser sicher, dass die Ziele der vom Einkäufer entworfenen Beschaffungsstrategie erreicht werden können. Mit etwas Berufserfahrung und der Bereitschaft zur Weiterbildung kann der Sachbearbeiter im Einkauf weitere Karrierestufen erklimmen, beispielsweise durch eine Fortbildung zum Fachmann für Einkauf und Logistik.
Jobs anzeigenArbeiten als Sachbearbeiter Einkauf
Sachbearbeiter – Aufgaben und Tätigkeiten
Ein Sachbearbeiter im Einkauf ist dafür zuständig, die unternehmenseigene Beschaffungsstrategie umzusetzen, um wichtige Firmenziele zu erreichen. Hierzu kann das Erreichen von Gewinnspannen zählen oder aber auch die ständige Verfügbarkeit bestimmter Waren, um Lieferketten zu gewährleisten. Dabei übernimmt der Einkaufssachbearbeiter eine große Verantwortung, denn es ist nicht immer leicht, einen günstigen Einkaufszeitpunkt festzulegen. Zögert er zu lange, sind Materialien möglicherweise vergriffen oder nur noch zu hohen Preisen verfügbar, welche die Gewinne des Unternehmens schmälern. Wird zu viel eingekauft, sind Warenlager überfüllt oder es fehlt der Platz für andere wichtige Dinge. Ein Sachbearbeiter im Einkauf ist somit dafür verantwortlich, dass Güter oder Dienstleistungen kosten-, termin- und qualitätsgerecht beschafft werden.
Sachbearbeiter im Einkauf müssen mit viel Feingefühl Marktanalysen betreiben und dann den Einkauf bestmöglich planen. Hierzu bereiten sie Ausschreibungen vor und führen Anfragen durch. Sie holen Angebote ein und vergleichen diese, um die wirtschaftlichsten Vertragsabschlüsse zu ermöglichen. Ebenfalls recherchieren Sachbearbeiter im Einkauf immer wieder mögliche neue Bezugsquellen, sodass stets das günstigste Angebot ausgewählt werden kann, welches den Qualitätsansprüchen gerecht wird. Auch die Auswahl und Bewertung von Lieferanten zählt zu den Aufgaben des Einkaufssachbearbeiters, ebenso wie die Kommunikation und Kontaktpflege mit diesen.
Letztlich sind Mitarbeiter im Einkauf dafür zuständig, Bestellmengen zu ermitteln und Liefertermine und -fristen zu überwachen. Durch eine sorgfältige Kontrolle vertraglich vereinbarter Leistungen stellt der Sachbearbeiter im Einkauf den reibungslosen Einkaufsprozess sicher, erfasst diesen im Warenwirtschaftssystem und führt abschließend eine Rechnungskontrolle durch.
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In diesen Branchen können Sachbearbeiter im Einkauf arbeiten
Sachbearbeiter im Einkauf arbeiten in fast allen Wirtschaftsbereichen. Sie werden in der Textil-, Lebensmittel- und Papierindustrie benötigt, ebenso wie im Großhandel. Auch im Transportwesen, in Verkehrs-, Versorgungs- und Entsorgungsbetrieben finden Sachbearbeiter im Einkauf Anstellung. Ebenfalls können sie in der Elektro- und Metallindustrie, bei Chemie- und Pharma- sowie Medienkonzernen eingesetzt werden.
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Typische Arbeitsorte für Sachbearbeiter im Einkauf
Ein Sachbearbeiter im Einkauf verbringt den größten Teil seiner Arbeitszeit am PC, wo er Marktanalysen durchführt, Bestellungen vorbereitet oder überwacht und den Kontakt zu Lieferanten pflegt. Zur Warenkontrolle kann es darüber hinaus erforderlich sein, dass der Einkaufssachbearbeiter Lagerräume aufsucht. Sollen Ergebnisse, beispielsweise die Recherche neuer Lieferantenquellen, dem strategischen Einkäufer oder dem Management vorgestellt werden, sind Präsentationen in Besprechungsräumen erforderlich. Typische Arbeitsorte für Sachbearbeiter im Einkauf sind daher:
- Büroräume
- Konferenzräume
- Lagerräume
- Wareneingang
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten eines Sachbearbeiters im Einkauf liegen in den normalen Bürozeiten. Schichtdienst ist in Jobs als Einkaufssachbearbeiter in der Regel nicht vorgesehen. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt im Durchschnitt 38 bis 40 Stunden, wobei der genaue Umfang durch den individuellen Arbeitsvertrag bestimmt wird. Einige Unternehmen bieten Teilzeitjobs an, ebenfalls ist in manchen Bereichen Homeoffice möglich, teilweise sogar erwünscht. In vielen Stellenangeboten für Sachbearbeiter im Einkauf sind jedoch Vollzeitstellen ausgeschrieben. Ungünstige Arbeitszeiten, beispielsweise am Wochenende oder an Feiertagen, sind unüblich. Wer seine Arbeitszeit gut plant, sollte darüber hinaus nicht ständig Überstunden ableisten müssen, da sämtliche Tätigkeiten eines Sachbearbeiters im Einkauf während der regulären Büroarbeitszeit plan- und durchführbar sind. Insgesamt kann der Job herausfordernd sein, verspricht jedoch insgesamt eine gute Work-Life-Balance.
Arten von Sachbearbeitern im Einkauf
Es gibt keine festgelegte Ausbildung, die zum Berufsbild des Sachbearbeiters im Einkauf führt. Genauso wenig gibt es festgelegte Spezialisierungen. Sachbearbeiter im Einkauf übernehmen alle zuvor benannten Aufgaben, können sich hierbei jedoch auf bestimmte Produkte spezialisieren, für welche sie eine besondere Expertise mitbringen. Müssen beispielsweise für einen Pharmakonzern chemische Stoffe oder für ein IT-Unternehmen Hardware-Komponenten beschafft werden, dann sollte der Sachbearbeiter im Einkauf über entsprechende Fachkenntnisse verfügen. Nur mit einer einschlägigen Ausbildung oder einem entsprechenden Studium verfügt er über die Kenntnisse, um die Qualität von Produktmerkmalen tatsächlich beurteilen zu können und somit den Kaufprozess auch optimal gestalten und überwachen zu können. Welche Kenntnisse und Fähigkeiten hier genau erforderlich sind, hängt stark von der Ausrichtung und dem Marktsegment des Unternehmens ab und ist in der Regel den Stellenangeboten zu entnehmen.
Gehalt eines Sachbearbeiters im Einkauf
Berufsanfänger können mit einem durchschnittlichen Einstiegsgehalt von 2.919 Euro brutto im Monat rechnen. Wer als Sachbearbeiter im Einkauf bereits einige Berufserfahrung vorzuweisen hat, verdient ein durchschnittliches Gehalt von 3.512 Euro brutto pro Monat. (Quelle: gehalt.de, Stand: Oktober 2024). Mit steigender Berufserfahrung und mehr übernommener Verantwortung nimmt in der Regel auch das Gehalt des Sachbearbeiters im Einkauf zu. So haben Einkaufssachbearbeiter viele Möglichkeiten, die Karriereleiter zu erklimmen und somit auch höhere Gehaltsstufen zu erreichen. Wer ein für den Job relevantes Studium mitbringt, hat dadurch Chancen auf eine noch attraktivere Vergütung. Zudem hängt das tatsächliche Gehalt stark von individuellen Faktoren ab. Hierzu zählen unter anderem:
- Größe und Art des Unternehmens
- Standort und Bundesland
- Branche und Industriezweig
- Qualifikationsprofil des Arbeitnehmers
- Tarifvertrag
- Berufserfahrung des Arbeitnehmers
- persönliches Verhandlungsgeschick
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Sachbearbeiter im Einkauf
Es gibt keine bestimmte Ausbildung und kein spezifisches Studium, das zum Beruf des Sachbearbeiters im Einkauf befähigt. Vielmehr können Interessierte mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung punkten, beispielsweise der Ausbildung zum Industriekaufmann oder zum Groß- und Außenhandelskaufmann. Ebenfalls hilfreich ist es, wenn Bewerber bereits über Berufserfahrung im Einkauf verfügen. Wer höher hinaus möchte, kann eine Aufstiegsfortbildung beziehungsweise Weiterbildung zum Fachmann für Einkauf und Logistik oder zum geprüften Fachwirt für Einkauf (IHK) absolvieren. Darüber hinaus verbessert ein Studium die Karrierechancen. In den letzten Jahren werden bevorzugt immer mehr Einkaufssachbearbeiter eingestellt, die über einen akademischen Hintergrund verfügen, beispielsweise ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder der Wirtschaftswissenschaften.
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Weitere Fähigkeiten
Wer Sachbearbeiter im Einkauf werden möchte, braucht neben seiner beruflichen oder akademischen Qualifikation gute analytische Fähigkeiten. Ebenfalls sind Kenntnisse in einem Warenwirtschaftssystem hilfreich, bei manchen Arbeitgebern sogar zwingend vorausgesetzt. Wer darüber hinaus verhandlungssicher Englisch spricht, bringt gute Voraussetzungen mit. Weitere Fremdsprachenkenntnisse sind natürlich stets gern gesehen. Welche Fremdsprache konkret benötigt wird, hängt vor allem von der wirtschaftlichen Ausrichtung des Unternehmens ab sowie von möglichen Zweigstellen oder Partnern im Ausland. Werden spezielle Produkte oder Dienstleistungen erworben, muss der Sachbearbeiter im Einkauf häufig durch seinen beruflichen oder akademischen Hintergrund nachweisen, dass er die entsprechenden Fachkenntnisse im jeweiligen Wirtschaftszweig besitzt.
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Soft Skills
Ein Sachbearbeiter im Einkauf sollte großes Verhandlungsgeschick beweisen und kommunikationsstark gegenüber Geschäftspartnern, Anbietern und Transporteuren auftreten, um gute Konditionen für das eigene Unternehmen auszuhandeln. Er ist freundlich und kompetent im Umgang und ein verlässlicher Ansprechpartner. Ein Mitarbeiter im Einkauf sollte ebenfalls vorausschauend agieren, eine gute Intuition für seine Arbeit besitzen und auch unter Zeitdruck arbeiten können. Stressstabilität ist besonders wichtig in diesem Beruf, genauso wie die Bereitschaft, kalkulierte Risiken einzugehen.
weitere Soft Skills
Vorteile für Sachbearbeiter im Einkauf bei Randstad
Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass Sie einen Job finden, der perfekt zu Ihren Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass Sie beste Arbeitsbedingungen vorfinden, damit Sie in Ihrem Wunschjob Ihr volles Potenzial entfalten können.
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Kostenlose Weiterbildungen
Auch Ihre berufliche Entwicklung genießt bei Randstad besondere Priorität. Ganz gleich, ob Sie sich gezielt auf Stellenangebote für Sachbearbeiter im Einkauf bewerben möchten oder den nächsten Karriereschritt anstreben, mit unserem umfangreichen Informationsportal der Randstad Akademie ist für jeden das Passende dabei. So können Sie sich rund um das Thema Bewerbung beraten lassen und in zahlreichen Jobprofilen nach Entwicklungsmöglichkeiten stöbern. Auch können Sie in unserem e.learning-Portal aus rund 300 kostenlosen Kursen die Fortbildung auswählen, welche Sie Ihrem Traumjob ein Stück näher bringt.
Als Sachbearbeiter im Einkauf profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Das Einmaleins des Einkaufs
- Verhandeln
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
Darüber hinaus können Sie selbstständig in unserem umfangreichen Kurskatalog nach weiteren Kursen stöbern, welche Sie besonders interessieren.
Zudem geben wir Ihnen in unserem Bewerbungsratgeber Tipps rund um Anschreiben, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch.
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Jobs in Festanstellung
Randstad bietet auch Jobs in direkter Personalvermittlung. Mit unserem Know-how und mehr als 50 Jahren Erfahrung vermitteln wir Bewerber in eine Festanstellung bei unseren Kunden. Schauen Sie doch einmal in unserer Stellenbörse vorbei. Sicherlich ist einer der freien Jobs als Sachbearbeiter im Einkauf der passende für Sie!
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Sachbearbeiters im Einkauf.
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In welchen Branchen findet man Stellenangebote als Sachbearbeiter im Einkauf?
Sachbearbeiter im Einkauf werden praktisch überall dort eingesetzt, wo Unternehmen an Waren oder Dienstleistungen gelangen müssen. Sie sind in der Chemie- und Metallindustrie tätig, arbeiten für IT-Firmen und Kosmetikkonzerne. Einkaufssachbearbeiter können bei Fachunternehmen für Optik, Inneneinrichtung oder im Handel eingesetzt werden. Je spezieller der Industriezweig ist, desto häufiger sind auch branchenspezifische Fachkenntnisse erforderlich, die dann durch ein akademisches Studium oder eine einschlägige Berufsausbildung mit entsprechender Berufserfahrung nachgewiesen werden müssen.
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Welche Tätigkeiten hat ein Sachbearbeiter im Einkauf?
Ein Sachbearbeiter im Einkauf ist zuständig für die kosten-, termin- und qualitätsgerechte Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen. Er bereitet Ausschreibungen vor und führt Anfragen durch. Auch holt er Angebote verschiedener Anbieter ein und vergleicht diese, um das konkurrenzfähigste Angebot für die eigene Firma zu ermitteln. Ein Sachbearbeiter im Einkauf ist ebenfalls dafür zuständig, Bezugsquellen zu recherchieren und Marktanalysen durchzuführen. Die Ergebnisse stellt er regelmäßig der Abteilungsleitung vor, wo sie in die strategische Beschaffungsplanung einfließen können. Auch die Auswahl und Bewertung von Lieferanten zählt zu den Aufgaben eines Sachbearbeiters im Einkauf, ebenso wie die Vorbereitung und Begleitung von Vertragsverhandlungen. Ist ein Vertrag zustande gekommen, muss der Einkaufssachbearbeiter die zeitgerechte Lieferung überwachen und sich um die Auftragsnachverfolgung kümmern. Letztlich wird der administrative Bestellprozess komplett durch den Einkaufssachbearbeiter abgewickelt und im Warenwirtschaftssystem erfasst, bevor eine abschließende Rechnungskontrolle durchgeführt wird.
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Wie viele offene Stellenangebote gibt es für Sachbearbeiter im Einkauf?
Die genaue Anzahl der verfügbaren Stellenangebote variiert natürlich von Woche zu Woche stark, da ständig neue Stellenausschreibungen veröffentlicht und andere vom Markt genommen werden, sobald vakante Stellen besetzt wurden. Im Oktober 2024 gab es allein bei Randstad 60 Jobs für Sachbearbeiter im Einkauf. Wer auch eine Qualifikation als Einkäufer besitzt, konnte sich über 257 Jobangebote freuen. Hier lohnt es, genau auf die Ausschreibung und die benötigten Qualifikationen zu achten, um sich nicht unnötig einzuschränken.
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