Was ist ein Prozessmanager?
Prozessmanager gehören zu den Personen im Unternehmen, die alle Abläufe kennen und in der Folge auch bewerten können. Ein Prozessmanager stellt fest, wo Arbeitsprozesse sich in der täglichen Arbeit überschneiden und hierdurch Reibungsverluste in Form von geringerer Produktivität oder erhöhten Kosten entstehen. Je nach Vorgabe der Geschäftsführung entwickelt er dann neue Prozesse, mithilfe derer beispielsweise die Produktionsmenge gesteigert wird oder aber Kundenanliegen schneller bearbeitet werden. Da Prozesse hoch spezialisiert sind, bringt der Prozessmanager hierfür ein einschlägiges Studium oder jahrelange Berufserfahrung mit. Auch ist eine Weiterbildung möglich, die den Prozessmanager in die Lage versetzt, Handlungsabläufe zu verstehen, potenzielle Fehler zu erkennen und diese dann durch neue Prozesse zu ersetzen.
Bei seiner Arbeit denkt der Prozessmanager analytisch und sieht das große Gesamtbild eines Unternehmens. Selbst dann, wenn er nur für eine bestimmte Prozesskette verantwortlich ist, wirkt sich diese wiederum auf andere Bereiche des Unternehmens aus und umgekehrt. Der Prozessmanager stimmt sich daher bei seiner Arbeit stets mit allen betroffenen Fachabteilungen ab und holt gegebenenfalls weitere Informationen und Expertise ein, bevor er neue Prozesse festlegt. Entwürfe zu Veränderungen legt er der Geschäftsführung vor. Ebenso entwickelt er Schulungsmodule für Mitarbeiter, um notwendige Veränderungen im Unternehmen einzuführen. Je nachdem, wie stark ein Unternehmen seine Aufbau- und Ablauforganisation bereits prozessorientiert gestaltet hat, kann der Prozessmanager bei bestehenden Strukturen ansetzen oder aber völlig neue Abläufe schaffen. Da alle Veränderungen mit Aufwand verbunden sind, harmonisiert er notwendige Anpassungen vorab, um bestmögliche Synergieeffekte zu erreichen und die Mitarbeiter nicht zu überlasten.
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Aufgaben und Tätigkeiten von Prozessmanagern
Fast jedes Unternehmen arbeitet gewinnorientiert. Auch wenn der spezielle Fokus, je nach Unternehmensphilosophie, auf der Kundenzufriedenheit, exzellenter Produktqualität oder besonders schnellen Lieferzeiten liegt – ohne Gewinn hält sich kein Unternehmen besonders lange. In großen Unternehmen entstehen jedoch nicht nur normale Personal-, Material- oder Liegenschaftskosten. Zusätzlich werden sie durch Transaktionskosten belastet. Diese entstehen dann, wenn Prozesse im Unternehmen nicht ideal aufeinander abgestimmt sind, beispielsweise weil ein hoher Koordinierungsaufwand zwischen unterschiedlichen Abteilungen besteht.
Hier kommt der Prozessmanager ins Spiel. Mit einem analytischen Blick auf das große Ganze identifiziert er zunächst, wie das Unternehmen aufgebaut ist (Aufbauorganisation) und wie einzelne Handlungsfelder und Arbeitsschritte organisiert sind (Ablauforganisation). Hierbei arbeitet er entweder mit einem von der Geschäftsführung vorgegebenen Fokus, etwa der Steigerung bestimmter Kennzahlen, oder er entwickelt diese selbst. Erkennt der Prozessmanager Optimierungspotenziale, dann entwickelt er einen Plan zur Umstrukturierung und Neugestaltung der Prozesse und überzeugt das Management von diesem, bevor die eigentliche Umsetzung erfolgt.
Prozesse können in vielen Teilbereichen optimiert werden. In produzierenden Unternehmen wird das Lieferkettenmanagement bedeutsam, wohingegen in dienstleistungsorientierten Firmen möglicherweise Interaktionsprozesse zwischen Kunden und Mitarbeitern im Fokus stehen. Auch Prozesse im Backoffice wirken sich wesentlich auf die Funktionalität eines Unternehmens aus. Eine optimierte Gehaltsabrechnung oder ein verbessertes Raumbuchungssystem können ebenfalls zu Einsparpotenzialen führen. Auch kleine Verbesserungen machen hier auf lange Sicht einen Unterschied, sodass der Prozessmanager nach großen wie kleinen Veränderungsmöglichkeiten sucht. Indem er gleichzeitig Synergieeffekte berücksichtigt, wird der Effekt neuer Prozesse oft potenziert.
Da Veränderungen häufig nur mit Skepsis betrachtet werden, gehört es zu der herausfordernden Tätigkeit des Prozessmanagers, für Veränderungen zu werben und sie plausibel sowie nachvollziehbar zu machen. Dies erreicht er mit selbst entwickelten Kennzahlen und erstellten Berichten sowie auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmten Schulungen. Durch eine große Nähe zur Presseabteilung oder der internen Unternehmenskommunikation stellt der Prozessmanager sicher, dass seine Arbeit durch andere Abteilungen begleitet und die Einführung im Unternehmen erleichtert wird.
Obwohl der Arbeitsschwerpunkt des Prozessmanagers im Bereich der Gewinnoptimierung liegt, findet er auch Jobs bei nicht profitorientierten Unternehmen. Bei diesen steht dann beispielsweise eine Steigerung der Effizienz zur besseren Nutzung vorhandener Ressourcen im Vordergrund und nicht eine Gewinnsteigerung. Die Arbeitsabläufe bleiben jedoch für den Prozessmanager weitgehend gleich.
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In diesen Branchen können Prozessmanager arbeiten
Prozessmanager kommen in zahlreichen Unternehmen praktisch aller Branchen zum Einsatz, die eine Verbesserung ihrer Prozesse anstreben. Sie arbeiten für die Automobil- und Bekleidungsindustrie, werden in der Logistikbranche eingesetzt und finden zahlreiche Stellenangebote in der Lebensmittelbranche. Darüber hinaus gibt es viele Jobs für gut ausgebildete Prozessmanager im IT-Sektor, in der Unternehmensberatung sowie bei Telekommunikationsanbietern. Weitere Beschäftigungsmöglichkeiten halten der öffentliche Sektor sowie Non-Profit-Organisationen bereit.
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Typische Arbeitsorte für Prozessmanager
Prozessmanager analysieren Prozesse, entwickeln Kennzahlen und fertigen Berichte für die Geschäftsführung an, bevor neue Prozesse eingeführt oder bestehende Prozesse verändert werden. Typische Arbeitsorte für Prozessmanager sind:
- Büroräume
- Besprechungsräume
- Schulungsräume
Darüber hinaus sind Prozessmanager im ganzen Unternehmen unterwegs, wenn sie betroffene Abteilungen untersuchen und Prozesse vor Ort analysieren.
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten eines Prozessmanagers sind stark von dem Unternehmen abhängig, für welches er tätig ist. Seine durchschnittliche Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche erbringt der Prozessmanager zum Großteil am Tag während normaler Büroarbeitszeiten. Wann genau sein Arbeitstag beginnt und endet, ist von den individuellen Regelungen im Arbeitsvertrag abhängig und wird darüber hinaus von den im Unternehmen angebotenen Möglichkeiten, etwa zur Gleitzeitregelung, bestimmt. Manche Tätigkeiten des Prozessmanagers eignen sich fürs Homeoffice, andere hingegen können nur vor Ort durchgeführt werden.
Je nachdem, welche Prozesse der Prozessmanager untersucht, sind möglicherweise abweichende Arbeitszeiten erforderlich, um etwa Produktionsbedingungen vor Ort zu betrachten. Überstunden können insbesondere dann anfallen, wenn ein Bericht mit einer knappen Frist erstellt werden muss oder aufgrund der Einführung neuer Rahmenbedingungen (etwa einer neuen Gesetzesgrundlage) eine schnelle Anpassung bestehender Prozesse zwingend nötig ist. Abgesehen von diesen Sonderfällen ist die Arbeit eines Prozessmanagers jedoch sehr gut planbar. Inwieweit sie mit einer guten Work-Life-Balance vereinbar ist, hängt vor allem vom organisatorischen Talent des Prozessmanagers selbst ab.
Arten von Prozessmanager
Das Berufsbild des Prozessmanagers ist nicht geschützt, sodass hier eine Vielzahl von Tätigkeiten erwartet oder unter der Bezeichnung des Prozessmanagers zusammengefasst werden können. Während der englische Begriff Process Manager synonym verwendet werden kann, kommt es bei Stellenausschreibungen insbesondere auf Zusatzbeschreibungen an. Da die Prozessanalyse ein erhebliches Fachwissen in einem speziellen Bereich erfordert, wird meist mit dem Zusatz „Prozessmanager für …“ auf das Fachgebiet hingewiesen, in welchem der Prozessmanager Expertise mitbringen sollte. Während in vielen Bereichen hierfür ein Studium erforderlich ist, reicht in anderen Bereichen auch eine einschlägige Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung. Der Begriff des Prozessmanagers ist somit nicht an eine formale Qualifikation geknüpft.
Wichtig ist jedoch die Abgrenzung zum Prozessingenieur, da es sich bei der Berufsbezeichnung des Ingenieurs um einen in Deutschland geschützten Titel handelt. Dieser darf nur getragen werden, wenn ein ingenieurwissenschaftliches Studium absolviert wurde. Ein Prozessmanager kann bei entsprechender Befähigung deshalb auch ähnliche Aufgaben im Prozessmanagement übernehmen, ist jedoch nicht automatisch mit dem Ingenieur gleichzusetzen.
Spezielle Weiterbildungen werden darüber hinaus für Prozessmanager in der Mikrotechnologie, Elektrotechnik und Produktionstechnologie angeboten. Eine weitere berufliche Einsatzmöglichkeit stellt der Prozessmanager RPA da. Hierbei handelt es sich um eine Tätigkeit in der sogenannten „Robotic Process Automation“, in der mithilfe von Softwarerobotern Geschäftsprozesse automatisiert werden.
Gehalt eines Prozessmanagers
Wer als Prozessmanager tätig werden möchte, benötigt in der Regel eine entsprechende Aus- bzw. Fortbildung. Hierfür anfallende Lehrgangs- sowie Prüfungskosten sind meist vom Betroffenen selbst zu tragen. Nach dem Erwerb aller erforderlichen Qualifikationen fallen Prozessmanager in ein sehr großes Gehaltsspektrum, das sich vor allem an der Unternehmensgröße und der durch den Prozessmanager übernommenen Verantwortung bemisst. So verdienen die Hälfte aller Prozessmanager zwischen 3.709 Euro und 5.773 Euro brutto pro Monat.
Wer als Prozessmanager in das abwechslungsreiche und herausfordernde Berufsbild einsteigt, erzielt in den ersten Jahren ein Gehalt zwischen 4.215 und 4.460 Euro brutto pro Monat. Nach zwanzig Jahren liegt es in vielen Fällen bereits bei 5.792 Euro brutto pro Monat. Noch stärker wirkt sich die Unternehmensgröße auf das eigene Gehalt aus, da mit ihr auch die Komplexität der zu optimierenden Prozesse steigt und in der Regel mehr Verantwortung durch den Prozessmanager übernommen wird. So verdient ein Prozessmanager in kleinen Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern durchschnittlich 3.802 Euro brutto pro Monat. In großen Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern sind hingegen 5.472 Euro brutto pro Monat realistisch (Quelle: gehaltsvergleich.com, Stand: Oktober 2024).
Weitere Faktoren, welche sich auf das individuelle Gehalt des Prozessmanagers auswirken, sind die Region und der Standort des Unternehmens, die Branche sowie tarifliche Vereinbarungen zur Auszahlung von Überstunden. Ebenfalls sind Sonderzahlungen im Rahmen von Leistungsboni denkbar, wenn beispielsweise Ziele zur Erfüllung bestimmter Kennzahlen eingehalten werden.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Prozessmanager
In der Regel setzen Unternehmen ein abgeschlossenes Hochschulstudium in einem für den Tätigkeitsbereich relevanten Feld voraus. Darüber hinaus ist Berufspraxis zwingend erforderlich, da Branchenkenntnisse sowie Erfahrungen zu spezifischen Prozessabläufen nicht im Studium vermittelt werden. Je nach Arbeitgeber kann auch eine einschlägige Berufsausbildung mit Berufspraxis oder anschließender Weiterbildung ausreichend sein.
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Weitere Fähigkeiten
Prozessmanager besitzen überdurchschnittliche analytische Fähigkeiten, mit denen sie Prozesse zielgerichtet überprüfen und verbessern. Logik und gutes Vorstellungsvermögen helfen ihnen bei dieser Bewertung ebenso wie die spezifischen Fachkenntnisse, welche für die betrachteten Prozesse erforderlich sind. Berichte verfassen Prozessmanager mithilfe von EDV-Anwendungen, welche sie versiert bedienen. In großen Unternehmen sind darüber hinaus häufig Fremdsprachenkenntnisse gefragt.
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Soft Skills
Prozessmanager sind kreativ. Sie denken nicht in ausgetretenen Bahnen und schaffen so neue Prozesse. Sie sind leistungsstark und arbeiten auch unter Druck effizient. Gleichzeitig besitzen sie viel Empathie, um sich in die Bedürfnisse von Mitarbeitern hineinzuversetzen. Mit didaktischem Geschick entwickeln sie Schulungsunterlagen und führen Schulungen teilweise dann auch selbst durch. Die Geschäftsführung überzeugt ein Prozessmanager von notwendigen Veränderungen mit überzeugenden Berichten und exzellenten Kommunikationsfähigkeiten, die er selbstbewusst einsetzt.
weitere Soft Skills
Vorteile für Prozessmanager bei Randstad
Bei Randstad liegt uns Ihre berufliche Zufriedenheit sehr am Herzen. Wir sorgen deshalb mit optimalen Arbeitsbedingungen dafür, dass Sie in Ihrem Traumjob als Prozessmanager Ihr volles Potenzial entfalten können.
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Diese Benefits dürfen Sie als Prozessmanager bei Randstad erwarten
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- bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
- attraktive Mitarbeiterrabatte im Rahmen von monatlich wechselnden Corporate Benefits, beispielsweise vergünstigte Konzertkarten
Weitere Informationen zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
Auch Ihre berufliche Entwicklung nimmt bei Randstad einen hohen Stellenwert ein. Wir sorgen deshalb mit einem perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Informations- und Beratungsangebot dafür, dass Sie sich zu jedem Zeitpunkt in Ihrer Karriere gut aufgehoben fühlen. Wenn Sie noch nach einer Beschäftigung suchen, die zu Ihren Interessen passt, finden Sie in unseren zahlreichen Jobprofilen notwendige Inspiration. Haben Sie hingegen bereits ein paar vielversprechende Stellenangebote entdeckt, zeigen wir Ihnen in der Randstad Akademie, wie Sie sich auf das perfekte Bewerbungsgespräch vorbereiten. Zudem finden Sie mithilfe unseres kostenlosen Karriereratgebers heraus, für welche Jobs Sie bereits jetzt die idealen Voraussetzungen mitbringen. Sie suchen lieber nach einer gezielten Fortbildung, die zu Ihrer aktuellen beruflichen Situation passt? Dann werden Sie auf unserem modernen e.learning-Portal fündig. Hier halten wir aktuell über 300 kostenlose Kurse für unsere Mitarbeiter bereit.
Als Prozessmanager profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz für kaufmännische Berufe
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
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Jobs in Festanstellung
Randstad bietet auch Jobs in direkter Personalvermittlung. Mit unserem Know-how und mehr als 50 Jahren Erfahrung vermitteln wir Bewerber in eine Festanstellung bei unseren Kunden. Schauen Sie doch einmal in unserer Stellenbörse vorbei. Sicherlich ist einer der freien Jobs als Prozessmanager der passende für Sie!
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Prozessmanagers.
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Was macht man als Prozessmanager?
Ein Prozessmanager stellt sicher, dass im Unternehmen alle Arbeitsabläufe perfekt aufeinander abgestimmt sind. Er identifiziert Schwachstellen und reduziert Überschneidungen, um Produktionsprozesse kostengünstiger zu machen, die Nutzerfreundlichkeit zu steigern oder die gesamte Rentabilität des Unternehmens zu erhöhen. Für seine Arbeit entwickelt der Prozessmanager bei Bedarf eigene Kennzahlen und erhebt Daten, um in Berichten den Fortschrittsstand zu bewerten. Sind Veränderungen in Geschäftsprozessen erforderlich, überzeugt der Prozessmanager das Management von diesen und ist darüber hinaus für ihre Einführung verantwortlich. In diesem Rahmen entwickelt er begleitendes Schulungsmaterial und stellt sicher, dass die Mitarbeiter des Unternehmens die neuen Prozesse kennenlernen und umsetzen. Welche Art von Prozessen ein Prozessmanager analysiert, hängt von der Spezialisierung seines Arbeitsplatzes sowie der gewählten Branche ab. Hierfür bringt er in der Regel Expertenwissen mit.
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Wie wird man Process Manager?
Ein Process Manager bringt in der Regel ein einschlägiges Studium mit, etwa im Bereich der Wirtschaftsinformatik oder der Informationstechnologie. In manchen Fällen ist auch ein Ausbildungsberuf mit Berufserfahrung ausreichend. Darüber hinaus absolvieren Prozessmanager Fortbildungs- bzw. Weiterbildungslehrgänge, die von privaten Instituten angeboten werden und sie auf einen bestimmten Bereich spezialisieren, etwa die Elektrotechnik, Produktionstechnik oder Mikrotechnologie.
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Wie viel verdient ein Prozessmanager?
Durchschnittlich verdient ein Prozessmanager in Deutschland 4.613 Euro brutto pro Monat in Vollzeit (Quelle: gehaltsvergleich.com, Stand: Oktober 2024). Faktoren, welche sich auf das individuelle Gehalt besonders stark auswirken, sind die individuelle Qualifikation und Berufserfahrung des Prozessmanagers sowie die Größe des Unternehmens. Ebenfalls spielen Standortfaktoren eine wichtige Rolle.
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