Was ist eine Projektassistenz?
Eine Projektassistenz entlastet die Projektleitung von vielen administrativen Aufgaben und übernimmt Tätigkeiten im Bereich der Organisation und Verwaltung, damit der Projektleiter sich seinen wichtigsten Führungsaufgaben widmen kann. Projektassistenten sind hierbei direkt dem Projektleiter unterstellt und diesem berichtspflichtig. Zudem ist ein Projektassistent ein wichtiger Ansprechpartner für alle Projektmitarbeiter bei allen organisatorischen Fragen rund um die Organisation und Verwaltung des Projekts. Der Projektassistenz kommt somit eine gewisse Filterfunktion zu. Organisatorische Probleme können hier direkt gelöst werden, erhalten die Arbeitsfähigkeit der Projektmitarbeiter und belasten den Projektleiter nicht.
Projektassistenten unterstützen den Projektleiter idealerweise von Beginn eines Projekts an. Sie führen Recherchen für den Projektleiter durch und stellen wichtige Unterlagen zusammen, beispielsweise für die Projektfinanzierung und -kalkulation. Ein Projektassistent wirkt bei der Projektplanung und -dokumentation mit und erledigt Controllingaufgaben. Darüber hinaus erstellt er Angebote, Auswertungen und Projektpräsentationen und organisiert und koordiniert Besprechungen sowie Arbeitsbereiche innerhalb des Teams. Durch die tatkräftige Unterstützung der Projektassistenz gelingt es dem Projektleiter, sich schneller, effizienter und zielorientierter seinen Managementaufgaben zu widmen.
Projektassistenz-JobsArbeiten als Projektassistenz
Projektassistenz – Aufgaben und Tätigkeiten
Immer mehr Firmen arbeiten Aufträge, neue Herausforderungen oder Veränderungen in Form einer Projektstruktur ab. Das Projektmanagement bietet hierbei zahlreiche Vorteile, wie etwa flexible hierarchie- und organisationsübergreifende Teamarbeit unter professioneller Leitung, klare Aufgabenverteilung und – im Idealfall – eine fortwährende Dokumentation, effiziente Ressourcensteuerung und effektive Kostenkontrolle.
Während die Ansprüche an professionelle Projektarbeit immer weiter steigen, sehen sich Projektleiter mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert. Damit sie diese professionell bewältigen können, werden sie von Projektassistenten in verwaltenden Belangen entlastet.
Als rechte Hand der Projektleitung übernehmen sie organisatorische und administrative Aufgaben, kümmern sich um die Kommunikation mit dem Projektteam und wirken bei der Planung und Dokumentation der Arbeitsschritte mit.
Projektassistenten haben durch ihre zentrale Rolle im Projektbüro die Möglichkeit, wertvolle Erfahrungen in der engen Zusammenarbeit mit dem Projektleiter zu sammeln. Daher dient die Position der Projektassistenz häufig als Sprungbrett für einen Einstieg in weiterführende Aufgaben des Projektmanagements.
Zu den organisatorischen Aufgaben der Projektassistenz zählen vor allem die Informationsbeschaffung und -auswertung. Projektassistenten stellen notwendige Projektressourcen, verfügbare Kommunikationsmittel und geeignete Tools zur kollaborativen Projektarbeit zusammen und bereiten diese Informationen so auf, dass der Projektleiter zielgerichtet Entscheidungen über den bestmöglichen Ressourceneinsatz treffen kann. Projektmitarbeiter bekommen alle für ihre Arbeit notwendigen Informationen rechtzeitig von dem Projektassistenten zur Verfügung gestellt, sodass es keine Verzögerungen beim Projektstart gibt. Die Projektassistenz sorgt dafür, dass miteinander arbeitende Organisationsbereiche voneinander wissen, jeder Mitarbeiter seine Zugangsdaten kennt und Zugriff auf die gemeinsamen Speicherorte hat. Darüber hinaus organisieren Projektassistenten Projekttreffen und koordinieren die einzelnen Arbeitsbereiche innerhalb des Projektteams. Hierdurch wird der Projektleiter weitgehend von administrativen Aufgaben entlastet und kann sich auf die Projektinhalte konzentrieren.
Projektassistenten übernehmen darüber hinaus Aufgaben der Budgetplanung und Kontrolle. Sie stellen Kalkulationsunterlagen zusammen und stellen sicher, dass der Projektleiter jederzeit über den finanziellen Sachstand des Projekts informiert ist, um strategische Entscheidungen treffen zu können. Aus dem gleichen Grund führen Projektassistenten Controllingaufgaben durch, sodass der Projektleiter in allen Bereichen des Projekts einen Überblick über den Ressourceneinsatz, Arbeitsfortschritt sowie mögliche auftretende Probleme erhält. Durch die professionelle Leitung des Projektbüros stellt der Projektassistent sicher, dass der Projektleiter auf eine solide Datenbasis zurückgreifen kann und wichtige Prozesse der Projektverwaltung gesichert werden.
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In diesen Branchen können Projektassistenten arbeiten
Projektassistenten werden in Unternehmen praktisch aller Wirtschaftsbereiche eingesetzt. Sie finden Anstellung in der Bau- und Architekturbranche und wirken bei Projekten in der Fahrzeug-, Finanzdienstleistungs- und Immobilienindustrie mit. Sie werden von großen Hotelketten und IT-Firmen beschäftigt. Darüber hinaus arbeiten sie in Unternehmen der Metall- und Maschinenbauindustrie sowie der Feinmechanik und Optik. Ebenfalls finden Projektassistenten immer wieder Stellenangebote im öffentlichen Dienst und in Verwaltungsabteilungen.
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Typische Arbeitsorte für Projektassistenten
Projektassistenten leiten das Projektbüro. Sie sind stets zeitnah ansprechbar und können auf Anfragen der Mitarbeiter sowie des Projektleiters schnell reagieren. Typische Arbeitsorte für Projektassistenten sind:
- Büroräume
- Besprechungsräume
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Arbeitszeiten
Die vielfältigen Aufgaben einer Projektassistenz führen auch zu unregelmäßigen Arbeitszeiten. Die konkrete Höhe der wöchentlichen Arbeitszeit ist im Arbeitsvertrag geregelt und hängt stark davon ab, ob ein Mitarbeiter im Rahmen seiner regulären Tätigkeit in einem Unternehmen eine Projektassistenz übernimmt oder als solche extern für ein bestimmtes Projekt eingestellt wird. Gerade im Projektmanagement sind Überstunden häufig der Regelfall, da auftauchende Probleme umgehend gelöst werden müssen, damit alle Projektmitarbeiter arbeitsfähig bleiben und Budgetvorgaben sowie Terminfristen eingehalten werden können. Da eine Projektassistenz dem Projektleiter direkt unterstellt ist und diesen zeitnah über sämtliche auftretende Probleme und wichtige Anfragen informiert, sind die Arbeitszeiten von Projektassistenten ebenso variabel wie die des Projektleiters. Die Tätigkeit einer Projektassistenz erfordert daher einige Flexibilität, dient jedoch auch als ideales Sprungbrett für den Einstieg in weitere Positionen im Projektmanagement. Wer sich in dieser Branche etablieren möchte, investiert mit einer etwas überdurchschnittlichen Arbeitszeit somit direkt in seine weitere Karriere.
Arten von Projektassistenten
Projektassistenten weisen keine besonderen Spezialisierungen auf. Die grundlegenden projektbezogenen Aufgaben der Projektassistenz sind stets gleich: Organisation, Kommunikation und Verwaltung im Rahmen der Leitung des Projektsekretariats. Wichtiger ist es daher, eine Unterscheidung zu anderen Funktionen im Projekt vorzunehmen.
Ein Projektassistent übernimmt organisatorische und unterstützende Aufgaben für den Projektleiter. Er leitet das Projektsekretariat, hat jedoch keine eigenen Entscheidungsbefugnisse.
Ein Projektmanager hingegen wird vom Projektleiter eingesetzt, um einen bestimmten Teilbereich des Projekts operativ zu leiten, während er selbst die strategische Planung und Überwachung des Projekts übernimmt.
Projektmitarbeiter arbeiten einzelne Aufgabenpakete innerhalb der vorgegebenen Projektstruktur ab. Sie besitzen keine Führungs- oder Entscheidungskompetenzen. Projektmitarbeiter können entweder aus dem eigenen Unternehmen rekrutiert werden oder aufgrund ihrer besonderen Fähigkeiten und Kompetenzen extern eingestellt werden.
Bei der Durchsicht von Stellenangeboten sollte deshalb genau darauf geachtet werden, welche Position tatsächlich ausgeschrieben wurde und welche Aufgaben und Erwartungen mit dieser verknüpft sind.
Gehalt eines Projektassistenten
Das durchschnittliche Gehalt eines Projektassistenten hängt von mehreren Faktoren ab. Bei Berufseinsteigern fällt das Gehalt in der Regel niedriger aus als bei erfahrenen Kräften. Außerdem spielen die Größe des Unternehmens, die Branche und die Region eine ausschlaggebende Rolle. Einen guten Anhaltspunkt für das Durchschnittseinkommen einer Projektassistenz in bestimmten Regionen liefert der Randstad Gehaltschecker.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Projektassistenten
Wer als Projektassistenz tätig werden möchte, benötigt regelmäßig eine abgeschlossene kaufmännische Aus- oder Weiterbildung. Mögliche Zugangsberufe sind Kommunikationsassistent, Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement, Sekretär, Managementassistent, Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Tätigkeiten. Darüber hinaus ist auch ein Zugang mittels Studium, etwa Projektmanagement, möglich, wobei dieses in der Regel zu deutlich höherwertigen Tätigkeiten im Projektmanagement qualifiziert.
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Weitere Fähigkeiten
Projektassistenten besitzen eine hohe Auffassungsgabe und sind wahre Organisationstalente. Sie sammeln zielgerichtet Informationen und erstellen Strukturen für Dateiablagen, effiziente Kommunikationspfade und die Umsetzung von Entscheidungen. Sie kennen sich mit der Organisation und Verwaltung eines Projektbüros aus und wenden gängige EDV-Systeme sowie projektbezogene Software sicher an. Je nach Ausrichtung des Projekts sind möglicherweise Fremdsprachenkenntnisse erforderlich.
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Soft Skills
Eine Projektassistenz ist belastbar und stressstabil. Projektassistenten unterscheiden wichtige von nachgestellten Anfragen, bewerten Probleme zügig und informieren die Projektleitung zeitnah und umfassend über auftretende Probleme. Hierbei wahren sie ein ideales Gleichgewicht zwischen Information und Filterfunktion, um die Projektleitung zu entlasten. Wer sich als Projektassistenz bewährt und hier bereits wertvolle Erfahrungen im Projektmanagement sammelt, hat exzellente Möglichkeiten, sich für weitere verantwortungsvolle Aufgaben des Projektmanagements zu qualifizieren. Hierfür bedarf es regelmäßig einer entsprechenden Fortbildung oder eines Studiums mit Bezug zum Projektmanagement.
weitere Soft Skills
Vorteile für Projektassistenten bei Randstad
Wenn Sie sich einen attraktiven Job als Projektassistenz bei Randstad sichern, dann kommen Sie in den Genuss vieler Vorzüge, welche wir für unsere Mitarbeiter bereithalten.
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Diese Benefits dürfen Sie als Projektassistenz bei Randstad erwarten
Bei Randstad profitieren Projektassistenten unter anderem von sozialer Absicherung und verschiedenen Vorsorgemöglichkeiten. Weitere Vorteile sind:
- eine attraktive Bezahlung nach Tarifvertrag
- Steigerung des Einkommens durch Schichtzulagen und Überstundenzuschläge möglich
- umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
- monatlich wechselnde Rabattaktionen im Rahmen unserer Mitarbeiterrabatte bei namhaften Firmen
- kostenlose Weiterbildungen
Weitere Informationen über Zeitarbeit und zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
Bei Randstad liegt uns Ihre berufliche Entwicklung am Herzen. Wir unterstützen Sie daher bei jedem Karriereschritt mit einem maßgeschneiderten Angebot. Wenn Sie zunächst herausfinden möchten, welche Jobs ideal zu Ihren Fähigkeiten und Kompetenzen passen, dann stöbern Sie gerne durch unsere zahlreichen Jobprofile und nehmen Sie unsere kostenlose Karriereberatung in Anspruch. Haben Sie eine ideale Stellenanzeige entdeckt, lernen Sie in der Randstad Akademie, wie Sie sich auf das perfekte Bewerbungsgespräch vorbereiten. Wenn Sie nach einer gezielten Fortbildung suchen, werden Sie vielleicht in unserem e.learning-Portal fündig. Hier halten wir für unsere Mitarbeiter aktuell etwa 300 kostenlose Kurse bereit.
Als Projektassistenz profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
- E-Mails schreiben
- Business-Etikette
- Jedes Projekt ein Erfolg
- Online Teamwork
- Das 80/20-Prinzip
- Zeitmanagement
- Zielgerichtet arbeiten
Zudem geben wir Ihnen in unserem Bewerbungsratgeber Tipps rund um Anschreiben, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch.
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Jobs in Festanstellung
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Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Projektassistenten.
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Was macht man als Projektassistent?
Ein Projektassistent ist das Bindeglied zwischen Projektleiter und Projektmitarbeitern. Er entlastet den Projektleiter von administrativen und organisatorischen Aufgaben. Häufig leitet die Projektassistenz ein Projektbüro und filtert organisatorische Anfragen und Belange der Projektmitarbeiter, bevor sie zum Projektleiter weitergeleitet werden. Projektassistenten recherchieren Hintergrundinformationen, lösen technische Probleme der Projektmitarbeiter und stellen die notwendigen Arbeitsmaterialien sowie die technische Infrastruktur bereit, damit alle Projektmitarbeiter zeitnah und reibungslos mit ihrer Arbeit beginnen können. Ebenfalls kümmert sich die Projektassistenz um die Planung und Durchführung von Projektbesprechungen, dokumentiert Ergebnisse und archiviert diese. Darüber hinaus führen Projektassistenten Controllingaufgaben durch. Die Projektassistenz arbeitet eng mit dem Projektleiter zusammen und übernimmt vielfältige unterstützende Aufgaben, besitzt jedoch keine eigenen strategischen oder operativen Entscheidungsbefugnisse.
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Wie viel verdient man als Projektassistent?
Projektassistenten verdienen in Deutschland durchschnittlich 3.105 Euro brutto pro Monat (Quelle: gehaltsvergleich.com, Stand: Oktober 2024). Die konkrete Höhe des Gehalts hängt jedoch von mehreren Faktoren ab, beispielsweise der Größe des Unternehmens und dem Projektbudget selbst. Wer höhere Gehaltsklassen erreichen möchte, nutzt den Job der Projektassistenz als Sprungbrett und sammelt wichtige Erfahrung im Projektmanagement, um sich im nächsten Schritt als Projektmanager oder Projektleiter zu bewähren.
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Warum sollte ich Projektassistenz werden?
Im Projektmanagement sind fachliche Qualifikationen zwar wichtig, genauso bedeutsam für das Berufsbild ist jedoch die praktische Berufserfahrung. Diese lässt sich gerade zu Beginn der Karriere ideal über Einstiegspositionen sammeln, wie beispielsweise die Projektassistenz. Hier arbeitet der Projektassistent direkt dem Projektleiter zu und erhält wertvolle Einblicke in die Abläufe des Projektmanagements. Auch lernt er Projektstrukturen und ihre Organisation von zwei Seiten kennen – aus Sicht des Projektleiters sowie aus der Perspektive der Mitarbeiter. Diese Erfahrungen sind ein unschätzbarer Vorteil bei der Bewerbung auf höherwertige Funktionsstellen im Projektmanagement.
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