Personalreferent – Beruf und Jobs

In so gut wie allen Branchen werden Personalreferenten beschäftigt. Sie sind im Handel, in der Immobilienbranche, bei Medien, im Maschinenbau, im Kulturbereich und in vielen weiteren Wirtschaftsbereichen tätig. Auch Organisationen und Verbände stellen Personalreferenten ein. Personalreferenten gibt es meistens nur in mittleren und großen Unternehmen.

Einen Großteil ihrer Arbeitszeit verbringen Personalreferenten am Schreibtisch oder vor dem Computer. Diesen und fachspezifische Software nutzen sie für die Pflege von Personalakten oder Tätigkeiten in der Buchhaltung. Regelmäßig führen Personalreferenten darüber hinaus Bewerbungsgespräche und sitzen in Auswahlkommissionen oder halten Besprechungen ab. Manchmal kann es erforderlich werden, dass eine Einweisung in neue Software erfolgt, sodass auch in Schulungsräumen gearbeitet wird. Zu den typischen Arbeitsorten eines Personalreferenten zählen daher: 

• Büroräume
• Besprechungsräume
• Schulungsräume

Je nach Unternehmen und Arbeitsvertrag liegt die durchschnittliche Wochenarbeitszeit eines Personalreferenten bei 38 bis 40 Stunden. Gegebenenfalls sind Überstunden erforderlich, wenn beispielsweise wichtige Deadlines eingehalten werden müssen und bestimmte Aufgaben einen hohen täglichen Zeitansatz erfordern. Hierzu kann die Mitarbeit in Auswahlkommissionen oder -gremien zählen, die sich je nach Auswahlverfahren über mehrere Tage hinziehen kann. Abgesehen von einigen fremdbestimmten Terminen ist die Arbeit eines Personalreferenten recht gut planbar, in manchen Fällen bieten Unternehmen sogar Gleitzeitregelungen oder Homeoffice an. Personalreferenten werden sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit beschäftigt. Obwohl Jobs als Personalreferent herausfordernd sein können, besitzen sie insgesamt eine gute Work-Life-Balance. Da Personalreferenten in vielen Bereichen gesucht werden, haben qualifizierte Personaler häufig die Möglichkeit, ihre persönlichen Präferenzen zu Arbeitszeiten und -modellen bei der Auswahl von Stellenangeboten mit einfließen zu lassen. 

Ein Personalreferent muss hohe analytische Fähigkeiten mitbringen und strategisch denken können. Er sollte einschlägige Software zur Personaldatenverarbeitung sicher anwenden können und darüber hinaus Instrumente beherrschen, um Analysen des Arbeitsmarkts durchzuführen und eigene Konzepte zu erstellen. Zudem ist erste Berufserfahrung im Personalbereich stets hilfreich, die über erste Einstiegsjobs, wie beispielsweise den des Personalsachbearbeiters, erlangt werden kann. 

Personalreferenten tragen eine hohe Verantwortung, da sie für den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters im Unternehmen verantwortlich sind. Das bedeutet, dass sie von der Einstellung bis hin zur Entlassung oder Pensionierung sämtliche Aufgaben für die Betreuung und Personalentwicklung sowie -förderung übernehmen. Um hierbei erfolgreich zu arbeiten, muss ein Personalreferent empathisch und gründlich sein, gewissenhaft arbeiten und vorausschauend denken können. Geduld bei langwierigen Analysen, ein Gespür für den richtigen Moment und Intuition bei der Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter sind darüber hinaus wichtige Merkmale, die durchschnittliche von erstklassigen Personalreferenten unterscheiden. Während manche Personaler diese Eigenschaften als Naturtalente bereits mitbringen, erarbeiten sich andere diese Fähigkeiten mit steigender Berufserfahrung. 

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• eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung, angelehnt an den Tarifvertrag
• umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Bertretung durch einen flächendeckenden Betriebsrat
• Mitarbeiterrabatte im Rahmen von Corporate Benefits

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Als Personalreferent profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:

• Sprachkurse Deutsch und Englisch
• Buchungen im Personalbereich
• Coaching Management
• Talente fördern
• Cultural Diversity

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Ein Personalreferent ist für alle Personalangelegenheiten in einem Unternehmen zuständig. Die Gewinnung von neuem Personal sowie die Koordination und Motivation von Mitarbeitern fallen in seinen Aufgabenbereich. Zudem veröffentlichen Personalreferenten Stellenausschreibungen, führen Gespräche mit Bewerbern und schließen Arbeitsverträge ab. Für die Mitarbeiter des Unternehmens ist er Ansprechpartner in allen administrativen Belangen. In manchen Firmen werden die Berufsbezeichnungen Personalreferent und Pesonalsachbearbeiter synonym verwendet, beide verrichten im Prinzip die gleichen Aufgaben. In der Regel übernimmt der Personalreferent aber auch vorrangig analytische und strategische Aufgaben. Er plant auch Personalentwicklungsmaßnahmen und tritt in beratender Funktion für die Geschäftsführung auf.

In einigen Firmen übernehmen Personalreferenten und Personalsachbearbeiter die gleichen Aufgaben. In der Regel wird die Tätigkeit eines Personalreferenten aber von der des Personalsachbearbeiters durch die Tragweite seiner Entscheidungen abgegrenzt. Ein Personalreferent übernimmt vorrangig strategische Aufgaben, welche das Unternehmen für die Zukunft aus personeller Sicht gut aufstellen sollen. In den Arbeitsbereich eines Personalsachbearbeiters fallen vordergründig alle täglichen administrativen Tätigkeiten. Hierbei orientiert er sich an dem Rahmen, der durch den Personalreferenten vorgegeben wird.

Personalreferenten planen Auswahlverfahren und führen diese durch, erstellen Arbeitsverträge und betreuen Mitarbeiter. Sie kümmern sich – je nach Verantwortungsbereich – um individuelle Belange der Mitarbeiter oder aber um größere strategische Planungsaufgaben. Ein Personalreferent bereitet Personalmaßnahmen vor und setzt diese um, führt und verwaltet Personalakten und prüft Arbeitszeiten. In den Aufgabenbereich mancher Personalverwalter fallen ebenfalls die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Kontrolle der Sozialversicherungspflicht. Auch Personalentwicklungsmaßnahmen führen Personalreferenten durch, um besonders vielversprechenden Nachwuchs zu fördern. Letztlich ermitteln und koordinieren sie den Weiterbildungsbedarf der vorhandenen Mitarbeiter, um alle Personalressourcen des Unternehmens bestmöglich zu nutzen. 

Im Durchschnitt kommen Personalreferenten auf ein monatliches Einkommen von 4.837 Euro brutto (Quelle: gehaltsvergleich.com, Stand: Oktober 2024). Das tatsächliche Gehalt kann allerdings stark variieren und hängt von vielen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Größe, Branche und dem Standort des Unternehmens, der Existenz eines Tarifvertrages, der Berufserfahrung und von den Kompetenzen des Personalers sowie letztendlich vom individuellen Verhandlungsgeschick.