Was ist ein Bürokaufmann?
Bürokaufleute sind echte Allrounder – sie erledigen sämtliche Aufgaben, die in einem Büro anfallen. In vielen Unternehmen übernehmen sie administrative und organisatorische Tätigkeiten, so arbeiten sie zum Beispiel in der Telefonzentrale und nehmen Anrufe entgegen, bestellen notwendiges Material, planen Dienstreisen und übernehmen die Abrechnung der anfallenden Reisekosten. Zudem pflegen sie Dienstpläne oder kümmern sich um den reibungslosen Ablauf von Terminen, erstellen Präsentationen oder erledigen den Schriftverkehr. Viele Unternehmen besetzen jedoch auch offene Stellen im Einkauf, Rechnungswesen, im Verkauf oder in der Personalabteilung gerne mit Bürokaufleuten, die somit spannende Einsatzmöglichkeiten in allen Bereichen eines Unternehmens finden. Mittlerweile wurde die Berufsbezeichnung “Bürokaufmann” in “Kaufmann für Büromanagement geändert” – im Sprachgebrauch und in unzähligen Stellenangeboten ist aber auch heute noch vorwiegend von Bürokauffrauen und -männern die Rede.
Bürokaufmann-JobsArbeiten als Bürokaufmann
Kaufmann für Büromanagement – Aufgaben und Tätigkeiten
Bürokauffrauen und Bürokaufmänner führen vor allem kaufmännisch-verwaltende und organisatorische Tätigkeiten aus, so übernehmen Sie in vielen Unternehmen große Teile des allgemeinen Schriftverkehrs, beantworten Kundenanfragen, entwerfen Präsentationen oder planen Termine. Als kaufmännische Assistenten bereiten sie außerdem Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen. Auch die Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder die Überwachung von Zahlungseingängen gehören zum typischen Berufsbild der kaufmännischen Fachkraft.
Büroangestellte im öffentlichen Dienst arbeiten häufig im Empfangsbereich und sind erster Ansprechpartner für die Anliegen von Unternehmen und Bürgern. Abhängig von der konkreten Tätigkeit erledigen sie einfachere Anliegen selbst, während sie spezielle Anfragen aufbereiten und dann an andere Abteilungen weitergeben. Um das alles leisten zu können, müssen Bürokaufleute ihre Behörde, die unterschiedlichen Arbeitsbereiche und die Zuständigkeiten ihrer Kollegen und Vorgesetzten genau kennen. Auch kommunikatives Geschick ist wichtig.
In vielen Unternehmen werden Bürokaufleute jedoch nicht nur mit administrativen Aufgaben betraut. Dort arbeiten sie in der Logistik, im Vertrieb, im Einkauf, in der Personalverwaltung, Öffentlichkeitsarbeit, im Marketing oder Rechnungswesen. Hier kümmern sie sich um die Erstellung, Kontierung oder Begleichung von Rechnungen, sammeln Belege oder bearbeiten Urlaubs- und Krankmeldungen. Insbesondere in kleineren Unternehmen lässt sich das Tätigkeitsfeld eines Bürokaufmanns kaum eingrenzen. Sie übernehmen als Allrounder alle anfallenden Arbeiten rund um den Betrieb.
-
In diesen Branchen können Bürokaufleute arbeiten
Bürokräfte kommen in fast allen Wirtschaftsbereichen zum Einsatz. Ob im Handel, bei Versicherungen oder Steuerberatungen, in jeglichen produzierenden Unternehmen oder in Ämtern, Kultureinrichtungen oder Organisationen: Gerade diese Vielfalt macht den Beruf des Bürokaufmanns so reizvoll und begehrt.
-
Typische Arbeitsorte für Bürokaufleute
In der Regel arbeiten Bürokauffrauen und Bürokaufmänner in einem Büro – das kann ein Einzel- oder ein Großraumbüro sein. Dort erledigen sie einen Großteil ihrer Aufgaben am Computer. Nehmen sie an Besprechungen teil, so finden diese in einem Besprechungszimmer oder Konferenzsaal statt. Dort stimmen sich die Bürokaufleute mit Kollegen und Vorgesetzten ab. Zudem findet man eine Bürofachkraft am Empfang oder an einem Serviceschalter.
-
Arbeitszeiten
Bürokaufleute dürfen sich über geregelte Arbeitszeiten freuen, meist haben sie eine 37- bis 40-Stunden-Woche. Oft beginnt ihr Arbeitstag um 8 Uhr und endet um 17 Uhr. Es ist wichtig, dass sie präsent sind, wenn alle anderen Mitarbeiter im Büro sind und ihre Unterstützung benötigen. In ihrem Arbeitsalltag gibt es Aufgaben, die sich stets wiederholen. Diese allgemeinen Tätigkeiten der Büroorganisation bilden das Grundgerüst des Tagesablaufs einer Bürofachkraft.
Wie sich ein Arbeitstag genau gestaltet, hängt auch davon ab, welche spezifischen Termine an diesem Tag vorgesehen sind oder welche Aufgaben und Termine mit Geschäftspartnern abgewickelt werden müssen. Prinzipiell gilt, dass ein typischer Arbeitstag eine Arbeitsdauer von acht Stunden nicht überschreiten darf. Gelegentlich dürfen laut Gesetz auch Überstunden geleistet werden. Dann darf ein Arbeitstag maximal zehn Stunden dauern. Das sollte aber die Ausnahme und nicht die Regel sein.
Arten von Bürokaufleuten
Bürokaufleute können nach ihrer Ausbildung Zusatzqualifikationen erwerben und damit ihre Chancen auf dem Arbeitsmarkt verbessern. Manche Zusatzqualifikationen lassen sich schon während der Ausbildung erlangen, etwa im Bereich Forderungsmanagement. Grundsätzlich ist die Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement sehr weit gefasst und bildet Tätigkeiten in den meisten Unternehmen mit Büroteil ab.
Spezialisierungen finden vor allem in großen Unternehmen statt. Bürokaufleute arbeiten dort zum Beispiel in der Personalabteilung und übernehmen einen Teil des allgemeinen Schriftverkehrs mit den Mitarbeitern und erstellen Lohnabrechnungen. Bürokaufleute werden auch in der Unternehmenssteuerung benötigt. Im Controlling werten sie zum Beispiel Daten des Unternehmens aus und bereiten diese für die weitere Verwendung auf.
Gehalt eines Bürokaufmanns
Das durchschnittliche Einkommen einer Bürofachkraft hängt von ihrer spezifischen Aus- und Weiterbildung ab. Es spielt auch eine Rolle, wie viel Berufserfahrung sie mitbringt und welche Verantwortung sie in ihrem Job zu tragen hat. Auch die Anforderungen der Branche, der Region oder des Betriebs spielen in die Gehaltsfindung mit hinein.
Bereits angehende Kaufleute für Büromanagement erhalten eine Ausbildungsvergütung, die je nach Arbeitgeber zwischen 649 Euro brutto im ersten und 1.326 Euro brutto im dritten Lehrjahr beträgt (Quelle: berufenet.arbeitsagentur.de, Stand: Mai 2024).
Das Bruttomonatseinkommen von Bürokaufleuten auf Grundlage einer 38-Stunden-Woche beträgt im Durchschnitt 2.219 Euro (Quelle: gehaltsvergleich.com; Stand Mai 2024). Bürofachkräfte verdienen dabei umso besser, je größer ihr Betrieb ist. So verdienen sie in Unternehmen mit bis zu 500 Beschäftigten etwa 2.347 Euro und in Betrieben mit über 1.000 Beschäftigten durchschnittlich 2.792 Euro. Je mehr Berufserfahrung jemand nachweisen kann, umso besser sind die Verdienstmöglichkeiten. In den neuen Bundesländern verdienen Bürofachkräfte meist weniger als in den alten.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Bürokaufleute
In der Regel dauert die duale Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement drei Jahre. In den ersten 15 Monaten lernen Azubis Büroprozesse und Geschäftsprozesse in ihrem Ausbildungsbetrieb kennen. Dies beinhaltet beispielsweise die Postbearbeitung, aber auch die Abwicklung von Kundenaufträgen. Später stehen Kundengewinnung, Rechnungswesen oder Personalwirtschaft auf dem Lehrplan. Zudem geht es um die Planung und Durchführung von Projekten, die Organisation von Veranstaltungen und Geschäftsreisen, Wertschöpfungsprozesse und Liquidität im Unternehmen. Über sogenannte Wahlqualifikationen können sich angehende Bürokauffrauen und -männer bereits im zweiten Lehrjahr auf bestimmte Unternehmensbereiche spezialisieren. Bis 2014 hieß der Ausbildungsberuf Kaufmann für Bürokommunikation.
Wer sich nach abgeschlossener Berufsausbildung noch weiterentwickeln möchte und eine Prüfung als Fachwirt für Büro- oder Projektorganisation ablegt, hat bessere berufliche Chancen, kann seine Verdienstmöglichkeiten steigern und auch Führungspositionen erreichen.
Bürokauffrauen und -männer, die über entsprechende Zugangsvoraussetzungen verfügen, können beispielsweise auch ein BWL-Studium oder einen Bachelor im Bereich Business Administration anschließen, um Ihre Karriere in Schwung zu bringen.
Weitere Fähigkeiten
Ein gutes Verständnis für Zahlen sowie Sicherheit in Rechtschreibung und Grammatik sollten für eine Bürofachkraft selbstverständlich sein. Sie darf keine Probleme mit ihrer Konzentrationsfähigkeit haben – auch nicht, wenn sie in einem Großraumbüro arbeitet, viele Dinge gleichzeitig zu erledigen hat oder unter Zeitdruck steht. Ein gutes Gedächtnis für Personen und Zahlen ist wichtig. Natürlich sind auch PC-Kenntnisse unerlässlich – mindestens in den gängigen Programmen der Textverarbeitung, Präsentationserstellung und Tabellenkalkulation.
Eine Bürofachkraft muss sicher planen und organisieren können und mündliche Äußerungen ihrer Gesprächspartner verstehen. Gleichzeitig muss sie sich auch selbstsicher ausdrücken können, sowohl am Telefon als auch in E-Mails oder am Empfang. Wer in einem international tätigen Unternehmen arbeitet, benötigt zudem gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Vorteile für Bürokaufleute bei Randstad
Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass Sie einen Job finden, der perfekt zu Ihren Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass Sie beste Arbeitsbedingungen vorfinden, damit Sie in Ihrem Wunschjob Ihr volles Potenzial entfalten können.
-
Diese Benefits dürfen Sie als Bürokaufmann bei Randstad erwarten
Kaufleute für Büromanagement genießen viele Vorteile, wenn sie über Randstad in ihrem Beruf tätig werden. Hier profitieren sie von:
- einer leistungsgerechten und attraktiven Vergütung nach Tarifvertrag,
- umfangreichen Sozialleistungen, inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld,
- kostenlosen Online-Weiterbildungen, um am Puls der Zeit zu bleiben,
- bis zu 30 Tagen Urlaub im Jahr.
Weitere Informationen über Zeitarbeit und zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
-
Kostenlose Weiterbildungen
Mit Randstad bleiben Sie auf dem neuesten Stand in Ihrem Beruf. Gerade als kaufmännische Fachkraft ist es wichtig, dass sie mit verschiedener Software umgehen können, in Kundengesprächen souverän auftreten oder über Sprachkenntnisse verfügen. Bei der Randstad Akademie erhalten Sie die Möglichkeit, vielfältige Weiterbildungen, die für Ihre berufliche und persönliche Entwicklung hilfreich sind, komplett online und kostenlos abzuwickeln. Als Bürokauffrau oder Bürokaufmann sind vielleicht diese Online-Kurse in unserem e.learning-Angebot für Sie interessant:
- e.learning: Sprachkurse Deutsch und Englisch
- e.learning: E-Mails schreiben
- e.learning: Business-Etikette
- e.learning: Jedes Projekt ein Erfolg
- e.learning: Online Teamwork
- e.learning: Das 80/20 Prinzip
- e.learning: Zeitmanagement
- zahlreiche Kurse im Bereich Persönlichkeitsentwicklung
Zudem geben wir Ihnen in unserem Bewerbungsratgeber Tipps rund um Anschreiben, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch.
-
Jobs in Festanstellung
Wussten Sie schon, dass Randstad auch Jobs in Festanstellung vermittelt? Jedes Jahr finden tausende von Bewerbern über unsere Personalvermittlung den richtigen Job. Hier geht es zu den freien Positionen für Bürokaufleute, die wir direkt bei unseren Kunden besetzen. Bestimmt ist auch etwas für Sie dabei!
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Bürokaufmanns.
-
Was versteht man unter einem Bürokaufmann?
Ein Bürokaufmann heißt mittlerweile offiziell Kaufmann für Büromanagement. Dennoch ist in der Praxis und im Sprachgebrauch auch weiterhin die “alte” Bezeichnung gebräuchlich. Eine Bürokauffrau oder ein Bürokaufmann wickelt alle Tätigkeiten ab, die in einem Büro anfallen, von klassischen Sekretariatsaufgaben bis hin zur Sachbearbeitung, Auftragsabwicklung, Einkauf, Buchhaltung oder Eventplanung. Dazu arbeiten sie viel mit dem Computer und dem Telefon.
Eine Bürofachkraft erstellt Statistiken, Abrechnungen und Präsentationen. Zudem plant, koordiniert und überwacht sie Termine, organisiert Geschäftsreisen und bereitet Besprechungen, Tagungen, Veranstaltungen oder Konferenzen vor. Ihre Aufgaben sind sehr vielfältig und wichtig für einen guten Ablauf in einem Unternehmen. Deshalb findet sie in nahezu allen Branchen und Unternehmen, aber auch in Verwaltungen, Verbänden oder Organisationen eine Anstellung.
-
Wie viel verdient man als Bürofachkraft?
Während der Ausbildung verdient eine Bürofachkraft zwischen je nach Branche im Durchschnitt mindestens 646 Euro (erstes Lehrjahr) und 1.326 Euro brutto (drittes Lehrjahr) im Monat (Quelle: berufenet.arbeitsagentur.de; Stand: Mai 2024). Das Einstiegsgehalt nach der Ausbildung liegt etwa bei 2.045 Euro brutto im Monat je nach Unternehmen. Mit zunehmender Berufserfahrung sind bis über 2.455 Euro brutto im Monat möglich. Dabei hängt es auch von der Branche und der Betriebsgröße ab, wie viel ein Bürokaufmann genau verdient (Quelle: gehaltsvergleich.com, Stand: Mai 2024).
-
Welche Voraussetzungen braucht man als Bürokaufmann?
Bürokaufleute sollten über viel Organisationstalent und Sinn für Ordnung verfügen. Sie sollten genau arbeiten und logisch denken können. Sehr gute Grammatik- und Rechtschreibkenntnisse sind wichtig, um die Korrespondenz erfolgreich abzuwickeln. Bürokaufleute haben in der Regel eine dreijährige Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement absolviert. Unternehmen, die auf der Suche nach Azubis für diesen Beruf sind, achten in der Regel auf gute Noten in den Fächern Deutsch, Englisch und Mathematik.
-
Wie kann man sich als Bürokaufmann weiterbilden?
Als Bürokaufmann hat man die Möglichkeit, eine Weiterbildung zum Fachkaufmann oder zum Fachwirt anzustreben. Der Fachkaufmann ist eine betriebswirtschaftliche Aufstiegsfortbildung der IHK in einem speziellen Funktionsbereich. Mögliche Schwerpunkte sind Bilanzbuchhaltung, Controlling, Logistik, Personal, Marketing oder Außenwirtschaft.
Hat man bereits einige Jahre Berufserfahrung als Bürofachkraft erlangt, lässt sich eine Weiterbildung zum Fachwirt anschließen. Der Fachwirt entspricht einem Meistertitel und ist somit der nächste Karriereschritt für Fachkaufleute. Um den Titel zu erwerben, muss man einen Lehrgang bei einem privaten Bildungsträger absolvieren, der auf eine staatlich anerkannte Prüfung der IHK vorbereitet.
Wer Abitur gemacht hat, kann im Anschluss an die Ausbildung zur Bürofachkraft beispielsweise Betriebswirtschaftslehre studieren. Damit steht der Weg in die Chefetage eines Unternehmens offen.
Weitere Berufe
Alle Berufe im Berufsfeld Wirtschaft und Administration anschauen
