Was ist ein Empfangsmitarbeiter?
Empfangsmitarbeiter haben meist den ersten Kundenkontakt, wenn diese das Unternehmen oder die Behörde betreten. Sie sind die ersten Ansprechpartner für Kunden und Besucher und sind diesen dabei behilflich, bestimmte Büroräume zu finden oder zu Gesprächspartnern im Unternehmen zu gelangen. Auch kümmern sich Empfangsmitarbeiter um die Bewirtung von Besuchern und Kunden, wenn Wartezeiten unumgänglich sind. Neben dem Kundenmanagement fallen die Parkplatzvergabe sowie die Postbearbeitung, für die der Empfang meist die zentrale Anlaufstelle darstellt, in den Tätigkeitsbereich von Empfangsmitarbeitern. Je nach Unternehmensprofil und -ausrichtung gehört es auch zu ihren Aufgaben, sich um die Verwaltung und Buchung von Konferenzräumen zu kümmern.
Zusätzlich zum allgemeinen Besucher- und Raummanagement bedient ein Empfangsmitarbeiter die zentrale Telefonanlage und stellt so sicher, dass das Unternehmen stets erreichbar ist. Er leitet Telefonate an die richtigen Ansprechpartner weiter und beantwortet darüber hinaus interne Anfragen der Mitarbeiter, beispielsweise zu Raumbuchungen oder zur Ankunft von Gästen. Werden größere Events organisiert, kann die Empfangskraft für die Organisation des Caterings verantwortlich sein. Je nach Sicherheitsstandard im Unternehmen muss der Empfangsmitarbeiter Zugangsberechtigungen kontrollieren und Gastkarten für Besucher ausstellen, die beim Verlassen des Gebäudes wieder eingesammelt werden. Letztlich ist der Empfangsmitarbeiter für die Datenpflege und das Adressmanagement verantwortlich. Weitere Berufsbezeichnungen beziehungsweise Spezialisierungen für den Beruf des Empfangsmitarbeiters lauten Empfangskraft, Rezeptionist, Empfangssekretär oder Mitarbeiter Empfang.
Empfangsmitarbeiter-JobsArbeiten als Empfangsmitarbeiter
Empfangsmitarebiter – Aufgaben und Tätigkeiten
Empfangsmitarbeiter sind am Empfang eines Unternehmens oder einer Behörde eingesetzt und stellen den ersten Kontakt zum Kunden dar. Sie können jedoch auch als Vorzimmerpersonal höherer Managementbereiche fungieren. In diesem Fall fallen ihnen spezielle Tätigkeiten zu, die sich nur auf den jeweiligen Arbeitsbereich beziehen.
Eine Empfangskraft kümmert sich stets um das Besuchermanagement. Kunden und Besucher treffen mit oder ohne Termin am Empfang ein und möchten dann zu einer bestimmten Person oder Abteilung gelangen. Bei Hotels handelt es sich um Übernachtungsgäste, die gerne einchecken möchten. Die Empfangskraft klärt das Anliegen der Besucher und übernimmt die Koordination der weiteren Schritte. Hierzu zählen beispielsweise die Übernahme des Eincheckens, das Ausstellen von Gästekarten, die Überprüfung von Terminen, Einladungen und Zugangsberechtigungen.
Im nächsten Schritt sorgt der Empfangsmitarbeiter dafür, dass die Gäste zu ihrem Termin gelangen oder während unvermeidbarer Wartezeiten ausreichend bewirtet werden, um sich im Unternehmen wohlzufühlen. Ebenfalls nimmt sich ein Empfangsmitarbeiter der Parkplatzvergabe an und bearbeitet die Ein- und Ausgangspost, die dann entweder an einen Lieferdienst übergeben oder dem unternehmenseigenen Verteilsystem zugeführt wird. So können alle Mitarbeiter sichergehen, dass wichtige Briefe und Sendungen sie zeitnah erreichen.
Auch um die Betreuung der Telefonzentrale kümmert sich ein Empfangssekretär. Er stellt eingehende Anrufe an die richtigen Ansprechpartner durch oder beantwortet einfache Fragen direkt am Telefon. Hierzu kennt sich ein Mitarbeiter am Empfang exzellent mit den eigenen Unternehmensstrukturen aus. Er pflegt darüber hinaus das Kontakt- und Adressverzeichnis und hält es stets aktuell.
Letztlich sind manche Empfangskräfte auch für das Management der Konferenzräume sowie die Beschaffung von Büromaterial verantwortlich. Ihre Aufgaben gehen somit weit über das reine Betreuen von Besuchern und Kunden hinaus. Vielmehr leisten sie einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte im Unternehmen.
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In diesen Branchen können Empfangsmitarbeiter arbeiten
Überall dort, wo Kunden, Gäste oder Besucher ein- und ausgehen, werden Empfangskräfte gebraucht. Sie arbeiten in Hotels, Pensionen und anderen Übernachtungsstätten, in Kliniken, großen Praxen und am Empfang von Unternehmen verschiedener Branchen. Empfangsmitarbeiter können in der Pharmazie, der Metallverarbeitung, bei Medien und im Fahrzeugbau sowie vielen weiteren Wirtschaftsbereichen beschäftigt sein.
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Typische Arbeitsorte für Empfangsmitarbeiter
Empfangsmitarbeiter sitzen meist am Empfang eines Unternehmens. Hierbei kann es sich um einen Schalter handeln, bei Hotels um eine Rezeption in der Lobby oder aber um eine Empfangsstelle, die erst nach Anmeldung betreten werden kann, beispielsweise wenn das Unternehmen über besondere Sicherheitsvorkehrungen verfügt (etwa bei Polizeidienststellen oder Unternehmen bestimmter Wirtschaftsbereiche). Empfangsmitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit an der Rezeption, im Büro und am Telefon, darüber hinaus kann es erforderlich werden, dass sie zur Verteilung von Post verschiedene Räume im Unternehmen aufsuchen oder Gäste zu ihren Terminen geleiten. Typische Arbeitsorte für Empfangsmitarbeiter sind daher:
- Empfangsräume
- Rezeption oder Lobby
- Büroräume
- Sonstige Räume im Unternehmen
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten einer Empfangskraft sind sehr unterschiedlich und hängen stark von dem Unternehmen ab, in dem sie eingesetzt ist. So werden in Hotels Gäste rund um die Uhr erwartet und zu jeder Tages- und Nachtzeit betreut. Auch in größeren Unternehmen gibt es möglicherweise einen Nachtschalter. Gleiches gilt für Unternehmen, in welchen die Mitarbeiter im Schichtdienst arbeiten und separate Zugangskontrollen vorgesehen sind, sodass ein Empfang permanent besetzt sein muss. In diesen Fällen arbeiten Empfangsmitarbeiter im Schichtbetrieb. Die genaue Wochenarbeitszeit richtet sich hierbei nach dem individuellen Arbeitsvertrag. In diesem Fall wird die Bereitschaft zum Schichtdienst, auch nachts und an Wochenenden sowie Feiertagen, vorausgesetzt. Es ist jedoch auch möglich, Jobs als Mitarbeiter am Empfang zu finden, die keinen Schichtdienst erfordern. Hier sind die Mitarbeiter zur normalen Tageszeit tätig. Die genauen Anforderungen sind den Stellenangeboten für Empfangskräfte zu entnehmen. Insgesamt ist in diesen Jobs eine gute Work-Life-Balance möglich, solange die Empfangskraft eine Anstellung wählt, die zu den eigenen Vorstellungen passt.
Arten von Empfangsmitarbeitern
Es gibt keine einzelne Ausbildung, die zum Berufsbild des Empfangsmitarbeiters führt. Vielmehr gelingt der Einstieg in diesen Beruf meist über eine kaufmännische Ausbildung oder eine Lehre in der Gastronomie oder im Hotelgewerbe. So unterschiedlich die Zugänge zum Berufsbild sein können, so vielfältig ist auch die spätere Ausgestaltung des Jobs als Empfangsmitarbeiter. Ein Empfangsmitarbeiter eines Hotels kümmert sich vorrangig um das Ein- und Auschecken von Übernachtungsgästen sowie Reservierungen und Buchungen, während ein Empfangsmitarbeiter im Krankenhaus die Besuchersteuerung verantwortet. In besonders gesicherten Bereichen sind hingegen Zugangskontrollen und -beschränkungen erforderlich. Die genaue Tätigkeit des Empfangsmitarbeiters ist somit stark an seinen Einsatzbereich gekoppelt und lässt sich in der Regel der Tätigkeitsbeschreibung in den jeweiligen Stellenangeboten entnehmen.
Gehalt eines Empfangsmitarbeiters
Das durchschnittliche Gehalt eines Empfangsmitarbeiters hängt von mehreren Faktoren ab. Bei Berufseinsteigern fällt das Gehalt in der Regel niedriger aus als bei erfahrenen Kräften. Außerdem spielen die Größe des Unternehmens, die Branche und die Region eine ausschlaggebende Rolle. Einen guten Anhaltspunkt für das Durchschnittseinkommen eines Empfangsmitarbeiters in bestimmten Regionen liefert der Randstad Gehaltschecker.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Empfangsmitarbeiter
Für Mitarbeiter am Empfang ist keine bestimmte Vorbildung erforderlich. Hilfreich bei der Jobsuche ist es allerdings, wenn man eine Ausbildung absolviert hat. Je nachdem, welche Branche angestrebt wird, ist eine Lehre als Hotelkaufmann, Hotelmanagement- oder Kommunikationsassistent, Kaufmann oder kaufmännischer Assistent empfehlenswert. Insgesamt sollte man ein höfliches und freundliches Auftreten haben.
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Weitere Fähigkeiten
Als Empfangsmitarbeiter sind vor allem Fremdsprachenkenntnisse sehr gefragt. Sichere Kenntnisse in Deutsch und Englisch sind meist eine zwingende Voraussetzung für den Job, andere Fremdsprachenkenntnisse werden gern gesehen. Darüber hinaus sollten angehende Empfangsmitarbeiter auf ein gepflegtes Äußeres achten, da sie meist den ersten Kontakt zum Kunden darstellen und somit auch einen ersten Eindruck bei diesem hinterlassen. Letztlich sollten Empfangsmitarbeiter über eine hohe Auffassungsgabe verfügen, um die zahlreichen täglich anfallenden Aufgaben und möglichen Probleme schnell für ihre Kunden und Besucher lösen zu können.
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Soft Skills
Um erfolgreich als Empfangsmitarbeiter arbeiten zu können, sind Empathie und Kommunikationsfähigkeit von besonderer Bedeutung. Rezeptionisten sollten auf ihre Gäste zugehen können und sie bei allen Fragen und Problemen beraten sowie ihre Anliegen schnell und unkompliziert lösen. Gelingt dies nicht, leidet der Ruf des Unternehmens. Eine ausgeprägte Menschenkenntnis, Termingenauigkeit und ein herausragendes Organisationstalent sind daher genauso wichtig wie eine gewisse Stressstabilität und Problemlösungsfähigkeit.
weitere Soft Skills
Vorteile für Empfangsmitarbeiter bei Randstad
Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass Sie einen Job finden, der perfekt zu Ihren Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass Sie beste Arbeitsbedingungen vorfinden, damit Sie in Ihrem Wunschjob Ihr volles Potenzial entfalten können.
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Diese Benefits dürfen Sie als Empfangsmitarbeiter bei Randstad erwarten
Wenn Sie sich einen abwechslungsreichen Job als Empfangsmitarbeiter bei Randstad sichern konnten, dürfen Sie sich über viele Benefits freuen, welche wir für unsere Mitarbeiter bereithalten. Hierzu zählen unter anderem:
- eine leistungsgerechte Bezahlung
- gute Übernahmechancen durch Kundenunternehmen und Geschäftspartner
- umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld
- bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
- kostenlose Fortbildungen, zum Beispiel Sprachkurse
Weitere Informationen über Zeitarbeit und zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
Bei Randstad sorgen wir nicht nur dafür, dass Sie Ihren Traumjob finden. Wir möchten auch, dass Sie sich beruflich weiterentwickeln und stellen Ihnen hierzu jede Menge Ressourcen zur Verfügung. In unserer Randstad Akademie können Sie sich über viele attraktive Berufsprofile informieren und sich ideal auf das nächste Bewerbungsgespräch vorbereiten. Wenn Sie noch nicht so sicher sind, wohin Sie sich entwickeln möchten, helfen Ihnen die Tipps in unserer Karriereberatung sicher weiter. Darüber hinaus bieten wir unseren Mitarbeitern eine moderne e.learning-Plattform an, auf welcher Sie aus rund 300 kostenlosen Fortbildungsangeboten genau den Kurs auswählen können, der Sie beruflich voranbringt.
Als Empfangsmitarbeiter profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Sprachkurse Deutsch und Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch
- Business-Etikette
- Cultural Diversity
- Kommunikation am Telefon
Darüber hinaus können Sie unseren umfangreichen Kurskatalog nach weiteren Angeboten durchstöbern, welche Sie interessieren.
Zudem geben wir Ihnen in unserem Bewerbungsratgeber Tipps rund um Anschreiben, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch.
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Empfangsmitarbeiters.
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Was macht man am Empfang?
Ein Empfangsmitarbeiter hat vielfältige Aufgaben zu bewältigen. Diese hängen stark von dem Unternehmen und der Branche ab, in welcher er eingesetzt ist. Während ein Rezeptionist in einem Hotel sich vorrangig um das Ein- und Auschecken der Gäste kümmert, Reservierungen entgegennimmt und Stornierungen bearbeitet, wird ein Mitarbeiter am Empfang einer großen Wirtschaftsprüfungsfirma anderen Aufgaben gerecht. Dieser übernimmt das Besuchermanagement, macht Zutritts- und Einlasskontrollen, verwaltet den Posteingang sowie -ausgang und vergibt darüber hinaus Parkplätze.
Manchmal werden auch interne Prozesse durch einen Empfangsmitarbeiter gesteuert, beispielsweise die Organisation des Caterings bei großen Veranstaltungen, die Vergabe von Besprechungs- und Konferenzräumen sowie die Verwaltung des Büromaterials. Um ihre Arbeit sorgfältig ausführen zu können, pflegen Empfangsmitarbeiter häufig Listen und Tabellen, halten Kontakt- und Telefonverzeichnisse aktuell und stellen so sicher, dass sie stets einen Überblick über alle Kontaktinformationen sowie verfügbaren Ressourcen haben.
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Wie viel verdient man als Empfangsmitarbeiter?
Ein Empfangsmitarbeiter kann mit einem durchschnittlichen Monatsgehalt von etwa 2.051 Euro brutto pro Monat rechnen. Unterschiede ergeben sich durch verschiedene Faktoren wie zum Beispiel durch die Region beziehungsweise das Bundesland. So verdient ein Empfangsmitarbeiter mit 2.194 Euro brutto pro Monat in Hessen am meisten (Quelle: gehaltsvergleich.com, Stand: Juli 2024).
Da die Zugangswege zum Job des Empfangsmitarbeiters so unterschiedlich sind, kann allerdings keine einheitliche Aussage über den Verdienst getroffen werden. Das Gehalt hängt hierbei nicht nur von der Branche und dem Industriezweig ab, in dem der Empfangsmitarbeiter tätig ist, sondern wird von vielen weiteren Faktoren bestimmt. Hierzu zählen beispielsweise die Art und Größe des Unternehmens, die Existenz eines Tarifvertrages, Schichtarbeit und mögliche Schichtzuschläge, die Berufserfahrung und besondere Fähigkeiten des Empfangsmitarbeiters, wie zum Beispiel Fremdsprachenkenntnisse.
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Was muss man als Rezeptionist können?
Ein Rezeptionist ist Ansprechpartner für alle Kunden und Besucher des Unternehmens und kümmert sich um deren Anliegen und Probleme. Er bedient die Telefonzentrale, nimmt Gespräche entgegen und vermittelt Anrufende an den richtigen Ansprechpartner. Auch kümmert er sich um den Ein- und Ausgang von Post- und Briefsendungen und informiert Mitarbeiter, wenn diese Lieferungen erhalten haben oder Besucher für sie eingetroffen sind. Auch die Vergabe von Seminar- und Besprechungsräumen kann zu den Aufgaben einer Empfangskraft zählen. Letztlich ist ein Rezeptionist für die Einlasskontrollen zuständig, das Ausstellen von Gast- und Zutrittsausweisen sowie das Parkplatzmanagement.
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