Was ist ein Assistent der Geschäftsführung?
Ein Assistent der Geschäftsführung ist die rechte Hand des Top-Managements. Er unterstützt den Geschäftsführer bei allen Aufgaben rund um die Organisation des Büros, terminiert Kundengespräche und bereitet Besprechungen vor. Die Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung gehen jedoch über reguläre Sekretariatstätigkeiten hinaus. Vielmehr ist der Assistent der Geschäftsführung ein Allrounder, der mit eigenverantwortlichen Projekten im Rahmen seiner Kompetenzen betraut wird, um die Geschäftsführung zu entlasten. Die Assistenz der Geschäftsführung erstellt teilweise Präsentationen und führt Controlling-Aufgaben durch. Darüber hinaus stellt sie wichtige Informationen zusammen, um den Geschäftsführer bei Entscheidungen mit einer soliden Datengrundlage zu unterstützen.
Wer als Assistent der Geschäftsführung arbeitet, repräsentiert die Firma nach außen und stellt darüber hinaus eine wichtige Schnittstelle zwischen dem Management und der Belegschaft dar. So werden nicht nur Aufgaben an die Assistenz der Geschäftsführung von oben delegiert. Die Geschäftsführungsassistenz kümmert sich beispielsweise auch um das Selektieren von Anfragen und Terminwünschen, sodass diese Informationen nur gefiltert an die Geschäftsführung gelangen und sie nicht überlasten. Wer als Assistenz der Geschäftsführung arbeitet, erhält wertvolle Einblicke in den Führungsalltag und bekommt die Chance, in strategische Entscheidungen involviert zu werden. Das Lernen dieser Abläufe sowie das Netzwerken auf dieser Position führen häufig dazu, dass der Job als Assistenz der Geschäftsführung als Sprungbrett für eine eigene Führungsrolle genutzt werden kann.
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Assistenz der Geschäftsführung – Aufgaben und Tätigkeiten
Führungskräfte sehen sich oft mit zahlreichen Aufgaben konfrontiert. Sowohl die Arbeitsdichte als auch die Aufgabenvielfalt sind so hoch, dass sie diese allein nicht bewältigen können. Deshalb delegieren sie vielfältige Aufgaben an einen persönlichen Assistenten, die Assistenz der Geschäftsführung. Hierbei handelt es sich um weitaus mehr als nur eine Sekretärin. Der Assistent des Geschäftsführers ist seine rechte Hand, manchmal auch sein Vertrauter und Berater. Durch den engen Kontakt stehen der Assistent und der Geschäftsführer in engem Austausch und besprechen vielfältige und vertrauliche Themen miteinander.
Der Assistent der Geschäftsführung unterstützt diese in operativen und administrativen Aufgaben rund um das Büro. Hierzu zählt die reibungslose Abwicklung des Terminmanagements, die Vorbereitung von Präsentationen und Besprechungen sowie das Übernehmen individueller Aufgabenbereiche, die der Assistent je nach Kompetenz- und Verantwortungsgrad eigenverantwortlich bewältigt.
Geschäftskorrespondenz erledigt die Assistenz der Geschäftsführung freundlich, kompetent und oft auch mehrsprachig. Neben exzellenten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift wird häufig Englisch als Fremdsprache vorausgesetzt, manchmal sind auch weitere Fremdsprachen erforderlich. Der Assistent der Geschäftsführung bereitet Tagungs- und Besprechungsräume vor, stellt Unterlagen zusammen und sorgt dafür, dass ein Meeting reibungslos verläuft. Hierfür erstellt er notwendige Präsentationen und Statistiken und führt einzelne Controlling-Aufgaben durch.
Der Assistent der Geschäftsführung übernimmt darüber hinaus häufig das Management der Dienstreisen. Hierzu zählen die Bearbeitung des Antrags- und Genehmigungsverfahrens und das Durchführen von Abrechnungen.
Die Arbeitsbeziehung zwischen dem Assistenten der Geschäftsführung und seinem Vorgesetzten ist durch Vertrauen geprägt. Je zuverlässiger der Assistent arbeitet und sich in kleineren Projekten bewährt hat, desto eher werden ihm weitere Aufgaben mit größerem Aufgaben- und Verantwortungsspektrum übertragen. So wird deutlich, warum das Berufsbild sich ideal für einen Einstieg in Führungspositionen eignet. Der Assistent der Geschäftsführung lernt viele relevante Führungsprozesse aus erster Hand kennen und sammelt wertvolle Erfahrungen, während er gleichzeitig gegenüber dem Unternehmen seine Zuverlässigkeit und Leistungsstärke demonstriert. Ein Aufstieg innerhalb des eigenen Unternehmens ist daher für Assistenten der Geschäftsführung nicht selten. Das Berufsbild ist somit abwechslungsreich und verspricht großartige Karriereoptionen.
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In diesen Branchen können Assistenten der Geschäftsführung arbeiten
Eine Assistenz der Geschäftsführung kann überall dort arbeiten, wo ein Geschäftsführer von den vielfältigen Aufgaben entlastet werden muss, die in seinem Unternehmen anfallen. In der Regel ist dies nicht branchengebunden, sondern hat mehr mit der Größe und der Aufgabendichte eines Unternehmens zu tun. Geschäftsführungsassistenten finden daher Beschäftigung bei Unternehmen der IT-Branche, in der Luft- und Raumfahrtbranche, in Beratungsunternehmen und großen Firmen der produzierenden Industrie. Weitere Stellenangebote halten Ver- und Entsorgungsbetriebe, Redereien sowie Speditionsunternehmen bereit.
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Typische Arbeitsorte für Assistenzen der Geschäftsführung
Ein Assistent der Geschäftsführung nimmt Telefonate entgegen, organisiert Meetings und erstellt Controlling-Berichte. Typische Arbeitsorte für Assistenten der Geschäftsführung sind:
- Büroräume
- Besprechungsräume
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten der Assistenz der Geschäftsführung können stark variieren. Während der Arbeitsvertrag häufig grundsätzlich eine 40-Stunden-Woche vorsieht, können in Zeiten hoher Arbeitsbelastung schnell Überstunden notwendig werden. Wer als Assistent der Geschäftsführung arbeitet, übernimmt große Verantwortung. Die Termine des Managements müssen koordiniert, Besprechungen zeitgerecht vorbereitet und Präsentationen unter hohem Zeitdruck fertiggestellt werden. Das Arbeitsvolumen ist hierbei gegebenenfalls geprägt von Projektfristen, Großaufträgen und Deadlines wichtiger Kunden. Die Arbeitszeit, welche sich regulär auf Werktage verteilt, kann somit auch schon mal in die Abendstunden fallen oder früh morgens beginnen. Wer sich hier als Assistent der Geschäftsführung als verlässlich und unverzichtbar erweist, kann sich jedoch auch über ein angemessenes Gehalt freuen. Je mehr Verantwortung und Aufgaben der Assistent der Geschäftsführung übernimmt, desto stärker kann die Work-Life-Balance eingeschränkt sein. Hier muss jeder individuell prüfen, welche Karrierechancen zu welchem Arbeitsmodell sowie den persönlichen Vorstellungen am besten passen.
Arten von Assistenten der Geschäftsführung
Das Berufsbild der Assistenz der Geschäftsführung ist nicht klar definiert. Deshalb gibt es viele Begriffe, die manchmal synonym verwendet werden. Darüber hinaus gibt es viele ähnliche Berufsbezeichnungen, die jedoch auf einen anderen Aufgabenumfang abzielen.
Der Assistent der Geschäftsführung wird manchmal genderneutral als Assistenz bezeichnet. Da gerade im Management häufig englisches Vokabular verwendet wird, ist auch die Bezeichnung des Executive Assistant geläufig. Weitere Begriffe, die etwas genauer auf die Zielgruppe des Assistenten abzielen, sind der Managementassistent (englisch: Management Assistant) oder der Vorstandsassistent. Hier geht aus der Job-Beschreibung hervor, um welche Führungskraft sich der Assistent kümmert bzw. für welche Hierarchieebene er zuständig ist. Hierunter fällt auch der Begriff des Direktionsassistenten.
Synonym wird auch die Bezeichnung Vorstandssekretärin verwendet. Diese arbeitet beispielsweise auch für das Management, ihr Aufgabenspektrum ist aber eingeschränkter. Im Allgemeinen sind Sekretäre von den vielfältigen Assistenten der Geschäftsführung zu unterscheiden. Ein Sekretär übernimmt Schreibtätigkeiten und organisatorische, verwaltende Tätigkeiten rund um das Büro. Ein Assistent hingegen ist ein Vertrauter der Führungskraft und berät diese auch inhaltlich. Die übernommenen Aufgaben sind mit höherer Verantwortung verbunden und erfordern meist ein höheres Kompetenzlevel.
Gehalt eines Assistenten der Geschäftsführung
So variabel, wie die Gehälter von Geschäftsführern sind, so verhält es sich auch mit dem zu erwartenden Gehalt ihrer Assistenten. Diese Spanne wird bereits mit Blick auf Durchschnittsgehälter deutlich: Rund die Hälfte aller Assistenten der Geschäftsführung verdienen zwischen 2.636 Euro und 4.264 Euro brutto pro Monat. Im Durchschnitt ergibt sich ein Mittelwert von 3.346 Euro brutto pro Monat. Berufserfahrung spielt hierbei eine erhebliche Rolle. So liegt das zu erwartende Gehalt eines Geschäftsführungsassistenten zu Beginn seiner Karriere monatlich bei etwa 2.890 Euro brutto. Es steigt im Laufe seiner Karriere auf bis zu 3.617 Euro brutto pro Monat an.
Je nach Unternehmensgröße sind sogar noch höhere Gehälter möglich. Je größer das Unternehmen ist und je größer die Verantwortung der Geschäftsführung, desto umfangreicher sind in der Regel auch die Aufgaben ihrer Assistenten. Diese erzielen in Firmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern ein durchschnittliches Gehalt von 4.270 Euro brutto pro Monat, wohingegen kleine Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern im Durchschnitt 2.929 Euro brutto monatlich zahlen (Quelle: Gehaltsvergleich.com, Stand: März 2024). Weitere Faktoren, die sich auf das individuelle Gehalt auswirken, sind die Branche und Region des Unternehmens sowie die persönlichen Fähigkeiten des Assistenten der Geschäftsführung.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Assistenzen der Geschäftsführung
Für das Berufsbild des Assistenten der Geschäftsführung ist kein bestimmter Werdegang vorgeschrieben. Diese attraktive Position erfordert in der Regel eine kaufmännische Ausbildung, Kenntnisse in der Büroverwaltung oder ein betriebswirtschaftliches Studium. Welche Anforderungen konkret verlangt werden, geht in der Regel aus der Stellenbeschreibung hervor.
Es gibt auch eine Ausbildung zum Managementassistenten. Diese kann einerseits an einer Berufsfachschule erfolgen. Andererseits ist eine doppelt qualifizierende Erstausbildung zum Managementassistenten möglich. Hier absolviert man eine Berufsausbildung und den Abschluss zum Managementassistenten gleichzeitig. Für die Ausbildung wird in der Regel ein mittlerer Bildungsabschluss vorausgesetzt.
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Weitere Fähigkeiten
Da die Geschäftsführungsassistenz sich um mehr kümmert, als nur die Büroabwicklung, ist oft ein verwaltungswissenschaftlicher oder wirtschaftlicher Hintergrund erforderlich. Sowohl allgemeine Fähigkeiten, etwa MS-Office-Kenntnisse, exzellente Sprachkenntnisse in Wort und Schrift, sowie spezielle Fertigkeiten, etwa branchenspezifische Kenntnisse, sind teilweise gefordert. Höher dotierte Positionen erfordern häufig einen höheren Bildungsabschluss, beispielsweise ein wirtschaftswissenschaftliches Studium. Fremdsprachenkenntnisse sind gern gesehen, manchmal sogar zwingend erforderlich.
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Soft Skills
Der Assistent der Geschäftsführung repräsentiert das Unternehmen nach innen und außen. Sowohl im Kundenkontakt als auch im Gespräch mit Mitarbeitern verhält er sich deshalb freundlich, zuvorkommend und dienstleistungsorientiert. Gute Umgangsformen werden ebenso erwartet wie ein angemessenes Erscheinungsbild. Empathie und starke Kommunikationsfähigkeiten helfen nicht nur im Kundenumgang, sondern auch bei der Beratung des Vorgesetzten. Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und absolute Verschwiegenheit zeichnet darüber hinaus eine gute Assistenz der Geschäftsführung aus.
weitere Soft Skills
Vorteile für Assistenzen der Geschäftsführung bei Randstad
Bei Randstad liegt uns Ihre berufliche Zufriedenheit sehr am Herzen. Wir sorgen deshalb mit optimalen Arbeitsbedingungen dafür, dass Sie in Ihrem Traumjob als Assistent der Geschäftsführung Ihr volles Potenzial entfalten können.
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Diese Benefits dürfen Sie als Assistent der Geschäftsführung bei Randstad erwarten
Wenn Sie sich einen abwechslungsreichen Job als Assistent der Geschäftsführung bei Randstad sichern, kommen Sie in den Genuss vieler Vorzüge, die wir für unsere Mitarbeiter bereithalten. Hierzu zählen:
- eine leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag
- gute Übernahmechancen durch Kundenunternehmen und Geschäftspartner
- umfangreiche Sozialleistungen, beispielsweise Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
- attraktive Mitarbeiterrabatte im Rahmen von monatlich wechselnden Corporate Benefits, beispielsweise vergünstigte Konzertkarten
- kostenlose Nutzung unserer modernen Lernplattform
- komfortable Verwaltung von Urlaubsanträgen und Entgeltabrechnungen mit unserer Randstad App
Weitere Informationen über Zeitarbeit und zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
Auch Ihre berufliche Entwicklung liegt uns bei Randstad am Herzen. Wir sorgen deshalb mit einem optimal auf ihren jeweiligen Karriereschritt abgestimmten Informations- und Beratungsangebot dafür, dass Sie sich zu jeder Zeit gut betreut fühlen. Wenn Sie noch auf der Suche nach einem geeigneten Job sind, finden Sie in unseren Job-Profilen vielleicht die notwendige Inspiration für eine Beschäftigung, die wirklich zu Ihnen passt. Haben Sie ein paar vielversprechende Stellenangebote gefunden, dann zeigen wir Ihnen in der Randstad Akademie, wie Sie sich auf das perfekte Bewerbungsgespräch vorbereiten und so Ihrem Traumjob ein Stück näherkommen. Suchen Sie hingegen nach einer konkreten Fortbildung, können Sie unser modernes e.learning-Portal nutzen. Hier stehen unseren Mitarbeitern aktuell über 300 kostenlose Kurse für ihre individuelle Weiterbildung zur Verfügung.
Als Assistenz der Geschäftsführung profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
- E-Mails schreiben
- Business-Etikette
- Jedes Projekt ein Erfolg
- Online Teamwork
- Das 80/20-Prinzip
- Zeitmanagement
- Zielgerichtet arbeiten
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Jobs in Festanstellung
Randstad bietet auch Jobs in direkter Personalvermittlung. Mit unserem Know-how und mehr als 50 Jahren Erfahrung vermitteln wir Bewerber in eine Festanstellung bei unseren Kunden. Schauen Sie doch einmal in unserer Stellenbörse vorbei. Sicherlich ist einer der freien Jobs als Assistent der Geschäftsführung der passende für Sie!
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Assistenten der Geschäftsführung.
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Was macht ein Assistent der Geschäftsführung?
Der Assistent der Geschäftsführung übernimmt das Büromanagement, kümmert sich um die Buchung von Dienstreisen und ist Ansprechpartner für alle Mitarbeiter. Er sorgt dafür, dass Unterlagen bereitliegen und Präsentationen erstellt sind, sodass Meetings perfekt vorbereitet werden und zeitgerecht stattfinden. Eine Geschäftsführungsassistenz übernimmt die Korrespondenz mit externen Ansprechpartnern und Geschäftspartnern, wird jedoch auch für einzelne Aufgabenfelder eingesetzt, die den Kompetenzen und dem Verantwortungsspektrum der Assistenz entsprechen. Wer sich hier bewährt, macht sich zur unverzichtbaren rechten Hand der Geschäftsführung und erarbeitet sich so beste Karrierechancen.
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Was verdient man als Assistent der Geschäftsführung?
Im Durchschnitt verdient eine Assistenz der Geschäftsführung 3.346 Euro brutto pro Monat (Quelle: Gehaltsvergleich.com, Stand: März 2024). Faktoren, die sich auf die individuelle Höhe des Gehalts auswirken, sind die Erfahrung im Beruf, die Größe und Region des Unternehmens sowie persönliche Kompetenzen und Fähigkeiten des Geschäftsführungsassistenten.
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Was ist der Unterschied zwischen einer Sekretärin und einer Assistentin?
Eine Sekretärin übernimmt vorrangig Aufgaben der Büroorganisation. Sie nimmt Telefonate entgegen, erstellt Briefvorlagen und kümmert sich um die Termine. Eine Assistentin hingegen übernimmt ein höheres Maß an Verantwortung und wird auch inhaltlich in die Aufgaben der Geschäftsführung eingebunden. Sie erstellt Controlling-Berichte, bereitet Meetings vor und übernimmt eigenverantwortlich delegierte Aufgaben, die ihrem Kompetenzniveau entsprechen. Eine Assistentin ist oft die erste Ansprechpartnerin und Beraterin für den Geschäftsführer und nimmt somit eine zentrale Rolle im Unternehmen ein.
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