Was ist ein Exportsachbearbeiter?
Ein Exportsachbearbeiter wird in Unternehmen tätig, die internationale Handelsbeziehungen pflegen. Er ist auf den Export von Dienstleistungen und Waren spezialisiert, den er in großen Teilen eigenverantwortlich abwickelt. So erstellt ein Exportsachbearbeiter Angebote, die er seinen ausländischen Bestandskunden unterbreitet. Teilweise ist er auch für die Neukundenakquise zuständig. Mit seinen Kunden kommuniziert der Exportsachbearbeiter telefonisch und schriftlich – und das in der jeweiligen Zielsprache. Hierfür bringt er umfassende verhandlungssichere Fremdsprachenkenntnisse mit. Um wirtschaftliche Angebote erstellen zu können, kennt der Exportsachbearbeiter den internationalen Markt genau und weiß den Wert der verkauften Waren und Dienstleistungen stets korrekt einzuschätzen. Auch kennt er sich mit Gebühren, Zöllen, Versand- und Exportkosten aus und berücksichtigt diese bei seiner Angebotserstellung.
Kommt ein Vertrag zustande, führt der Exportsachbearbeiter die Bestellannahme, Auftragsbestätigung und -abwicklung selbstständig durch und steht den Kunden hierbei als Ansprechpartner direkt zur Verfügung. Er stimmt Liefertermine ab und überwacht die zeitgerechte Auslieferung. Hierzu ist es erforderlich, dass er Versandrouten genau plant und in regelmäßigem Kontakt mit Lieferanten und Speditionen steht. Um einen ordnungsgemäßen Export zu ermöglichen, erstellt der Exportsachbearbeiter alle notwendigen Dokumente, wie Warenverkehrsbescheinigungen und Ausfuhranmeldungen. Nach Übernahme der Zoll- und Steuerformalitäten stellt der Exportsachbearbeiter sicher, dass alle Daten des abgewickelten Auftrags im Warenwirtschaftssystem korrekt hinterlegt und archiviert werden. Sollte es zu Reklamationen oder Beschwerden kommen, betreut der Exportsachbearbeiter die Rückabwicklung eines Geschäfts oder sorgt für entsprechenden Ersatz im Rahmen der Reklamationsbearbeitung.
Da Deutschland als Exportweltmeister gilt, finden Exportsachbearbeiter stets eine Vielzahl an interessanten Stellenangeboten – ein zukunftssicherer Beruf in einem spannenden internationalen Umfeld!
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Exportsachbearbeiter – Aufgaben und Tätigkeiten
Ein Exportsachbearbeiter hat seinen Arbeitsplatz in einem international tätigen Unternehmen. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Güter, Produkte oder Dienstleistungen der Firma ins Ausland zu verkaufen. Für diese Tätigkeit bringt der Exportsachbearbeiter exzellente verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Englisch oder einer weiteren für das Unternehmen relevanten Fremdsprache mit.
Der Exportsachbearbeiter kümmert sich hauptverantwortlich um den gesamten Exportprozess von der Angebotserstellung bis hin zur Vertragsabwicklung und Archivierung des Auftrags. Hierzu beginnt er damit, den internationalen Markt zu analysieren und den Wert der eigenen angebotenen Waren und Dienstleistungen im Zielland zu ermitteln. Diese Marktkenntnisse sind zwingend erforderlich, um ein nach Abzug aller anfallenden Kosten gewinnbringendes Angebot erstellen zu können und wirtschaftlich zu arbeiten. Der Exportsachbearbeiter prüft somit nicht nur permanent den Markt und sichtet die Angebote von Mitbewerbern, sondern kennt auch die günstigsten Versandoptionen und hält Kontakt zu Speditionspartnern.
Oft beginnt ein Auftrag mit einer Anfrage eines bestehenden oder potenziellen Kunden, die der Exportsachbearbeiter mit einem Angebot beantwortet, in dem Kosten, Spezifikationen und Liefertermine aufgeführt sind. Besteht Interesse, kümmert sich der Exportsachbearbeiter um die Bestellannahme und beginnt mit der Auftragsbearbeitung sowie -abwicklung. Hierzu betreut er den Kunden umfassend telefonisch oder schriftlich, berät ihn beispielsweise zu Produktdetails oder Versandoptionen und steht bei Rückfragen jederzeit zur Verfügung. Er stimmt Liefertermine zwischen Kunden und Speditionen ab und stellt die zeitgerechte Einhaltung sicher. Um von besonders günstigen Transportkosten zu profitieren, handelt der Exportsachbearbeiter regelmäßig Transportrahmenverträge mit Speditionen und weiteren Transportdienstleistern aus. Insbesondere in kleinen Unternehmen kümmert sich ein Exportsachbearbeiter auch um die Akquise von Neukunden, die er identifiziert und proaktiv auf sein Unternehmen und die angebotenen Produkte und Dienstleistungen aufmerksam macht.
Neben der Kommunikation ist auch die administrative Tätigkeit im Berufsbild des Exportsachbearbeiters nicht zu unterschätzen. Er stellt sicher, dass sämtliche Sicherheitsvorschriften beim Export eingehalten werden, Deklarationspflichten erfüllt und Warenverkehrsbescheinigungen ausgestellt werden. Auch erstellt er Rechnungen und Gutschriften und bearbeitet Rücksendungen und Reklamationen. Um seine Tätigkeiten genau nachzuverfolgen, gibt der Exportsachbearbeiter sämtliche Aufträge in das firmeneigene Warenwirtschaftssystem ein, wo er ihren Fortschritt verfolgen und diese nach erfolgreichem Abschluss archivieren kann.
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In diesen Branchen können Exportsachbearbeiter arbeiten
Exportsachbearbeiter finden in allen Unternehmen Anstellung, die im Außenhandel tätig sind und internationale Exportgeschäfte durchführen, beispielsweise in der Automobil-, Metall- oder IT-Branche. Darüber hinaus werden sie von gemeinnützigen Stiftungen, im Handel oder international agierenden Transport- und Logistikbetriebren beschäftigt.
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Typische Arbeitsorte für Exportsachbearbeiter
Exportsachbearbeiter arbeiten hauptsächlich im Büro, wo sie an einem Computerarbeitsplatz den Markt analysieren, Angebote erstellen und Rechnungen schreiben. Auch kümmern sie sich hier um die telefonische Korrespondenz mit Kunden sowie den betroffenen Abteilungen des eigenen Unternehmens. Um Quartalszahlen oder Besonderheiten möglicher Vertragsabschlüsse vorzustellen, halten sie Präsentationen in Besprechungsräumen ab und erstatten der Geschäftsführung Bericht. Manchmal kann es erforderlich sein, dass der Exportsachbearbeiter das firmeneigene Lager aufsucht, Warenbestände kontrolliert und dort mit Lieferanten und Spediteuren spricht.
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Arbeitszeiten
Die individuellen Arbeitszeiten eines Exportsachbearbeiters hängen stark vom einstellenden Unternehmen und dem eigenen Arbeitsvertrag ab. Normalerweise können Exportsachbearbeiter in einer regulären 40-Stunden-Woche arbeiten. Wie die Arbeitszeiten aufgeteilt werden, kann hingegen stark vom Markt abhängen, an den exportiert wird. Sind beispielsweise aufgrund von Zeitverschiebungen Kundengespräche nur am sehr frühen Morgen oder in den späten Abendstunden möglich, muss der Exportsachbearbeiter seine Arbeitszeiten an diese Gegebenheiten anpassen.
Normale Bürotätigkeiten außerhalb der Kundenkommunikation sind dafür in der Regel gut zur normalen Tageszeit zu bewältigen. Kommt es zu Problemen oder kritischen Lieferfristen, muss ein Exportsachbearbeiter schon einmal Überstunden leisten. Wie und in welchem Umfang diese vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen werden, regelt ebenfalls der Arbeitsvertrag. Insgesamt erfordert der Beruf des Exportsachbearbeiters ein gewisses Maß an Flexibilität, die dem Beschäftigten häufig jedoch auch seitens des Arbeitgebers mit flexiblen Arbeitszeitmodellen gleichermaßen eingeräumt wird.
Arten von Exportsachbearbeitern
Die Tätigkeiten eines Exportsachbearbeiters sind zunächst vergleichbar mit denen eines Kaufmanns für das Groß- und Außenhandelsmanagement in der Fachrichtung Außenhandel. Der wichtige Unterschied liegt jedoch im Umfang der Tätigkeiten und der Handelsrichtung. Während ein Außenhandelskaufmann sowohl Güter importiert als auch exportiert, setzt der Exportsachbearbeiter seinen Schwerpunkt auf den Verkauf von Gütern und Dienstleistungen ins Ausland. Eine spezifische Unterscheidung wird hier zunächst nicht vorgenommen. Mit steigender Berufserfahrung spezialisieren sich Exportsachbearbeiter jedoch häufig auf einen bestimmten Waren- und Dienstleistungsbereich oder einen bestimmten Markt, den sie dann besonders gut kennen. Solche Kenntnisse finden sich manchmal in Stellenangeboten wieder, wenn im Anforderungsprofil nach besonderen Qualifikationen, zum Beispiel Zollkenntnissen oder besonderen Weiterqualifizierungen, verlangt wird.
Gehalt eines Exportsachbearbeiters
Ein Exportsachbearbeiter verdient im Durchschnitt in Deutschland 3.330 Euro brutto pro Monat, wenn eine 40-Stunden-Woche zugrunde gelegt wird. Das Gehalt steigt hierbei fast linear mit wachsender Berufserfahrung. So können Exportsachbearbeiter zu Beginn ihrer Karriere mit einem Bruttogehalt von 2.780 Euro pro Monat rechnen. Nach zehn Jahren liegt dieses im Durchschnitt bereits bei 3.346 Euro, wobei die individuellen Verdienstmöglichkeiten durch weitere Faktoren bestimmt werden. Einerseits spielen die Region und der Industriezweig eine wichtige Rolle, in dem der Exportsachbearbeiter tätig ist. Andererseits wirkt sich die Firmengröße auf das zu erwartende Gehalt aus. Grundsätzlich können Exportsachbearbeiter höhere Gehälter erzielen, wenn sie in größeren Unternehmen arbeiten. (Quelle: gehaltsvergleich.com; Stand: Juni 2024).
Wer sein Gehalt deutlich steigern möchte, kann beispielsweise mit einem Hochschulstudium im internationalen und europäischen Management seine Kompetenzen erweitern und sich so möglicherweise für verantwortungsvollere Führungsaufgaben und Tätigkeitsbereiche qualifizieren.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Exportsachbearbeiter
Ein Exportsachbearbeiter absolviert zunächst eine klassische Ausbildung im Bereich Groß- und Außenhandelsmanagement mit dem Schwerpunkt Außenhandel. Auch eine Ausbildung als Speditionskaufmann oder Industriekaufmann ist eine geeignete Basis. Nach Abschluss der Ausbildung ist eine spezielle Weiterbildung erforderlich, um als Sachbearbeiter im Export tätig werden zu können. Diese wird von unterschiedlichen Instituten angeboten und schließt mit einer IHK-Prüfung ab. Durch sie bildet sich der Exportsachbearbeiter vor allem in internationalem Recht, der Anwendung von Zollbestimmungen sowie der Erstellung fremdsprachiger Angebote und Verträge weiter.
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Weitere Fähigkeiten
Ein Exportsachbearbeiter glänzt mit verhandlungssicheren Fremdsprachenkenntnissen in Englisch und gegebenenfalls weiteren Fremdsprachen, die für sein Unternehmen relevant sind. Er hat ein hohes analytisches Verständnis und kennt Marktstrukturen und -vorgänge, die er zuverlässig und genau analysiert. Er besitzt fundierte IT-Kenntnisse und kennt sich mit gängigen EDV-Anwendungen sowie spezifischer Software für die Abwicklung der Warenwirtschaft des Unternehmens aus.
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Soft Skills
Ein Exportsachbearbeiter ist stressresistent und belastbar. Er hat darüber hinaus exzellente Kommunikationsfähigkeiten, die er für den internationalen Kundenkontakt und die Kundenakquise nutzt. Er zeigt die Bereitschaft, sich regelmäßig weiterzubilden und über aktuelle Veränderungen, beispielsweise neue Zollregularien oder Besonderheiten des internationalen Handels, auf dem Laufenden zu halten.
weitere Soft Skills
Vorteile für Exportsachbearbeiter bei Randstad
Bei Randstad liegt uns Ihre berufliche Zufriedenheit am Herzen. Wenn Sie sich einen der aussichtsreichen Jobs als Exportsachbearbeiter bei Randstad sichern, profitieren Sie von unseren zahlreichen Benefits für Mitarbeiter.
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Diese Benefits dürfen Sie als Exportsachbearbeiter bei Randstad erwarten
Darauf dürfen Sie sich als Randstad-Mitarbeiter freuen:
- eine leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag
- gute Übernahmechancen durch Kundenunternehmen und Geschäftspartner
- umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
- Mitarbeiterrabatte im Rahmen von Corporate Benefits
- kostenlose Fortbildungen
Weitere Informationen über Zeitarbeit und zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
Ebenfalls ist uns Ihre berufliche Entwicklung bei Randstad sehr wichtig. Zu jedem Zeitpunkt in Ihrer Karriere unterstützen wir Sie daher mit den passenden Schritten. Stehen Sie noch am Anfang und wünschen sich etwas Orientierung, können Sie zunächst in unseren Berufsprofilen nach passenden Tätigkeiten stöbern und schauen, welche Talente und Fähigkeiten Sie bereits für den einen oder anderen Job mitbringen. Auch können Sie unsere kostenlose Karriereberatung in Anspruch nehmen. Haben Sie Ihren perfekten Job als Exportsachbearbeiter bereits gefunden, möchten Sie sich vielleicht auf den nächsten Karriereschritt vorbereiten. Hierzu stellen wir Ihnen über 300 Kurse auf unserer modernen e.learning-Plattform zur Verfügung, die Sie als Mitarbeiter von Randstad kostenlos nutzen können.
Als Exportsachbearbeiter profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Sprachkurse Deutsch, Englisch und weitere Sprachen
Darüber hinaus können Sie unseren umfangreichen Kurskatalog nach weiteren passenden Angeboten durchstöbern oder auf den Seiten der Randstad Akademie, weitere nützliche Artikel finden, die Sie beruflich voranbringen.
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Jobs in Festanstellung
Randstad bietet auch Jobs in direkter Personalvermittlung. Mit unserem Know-how und mehr als 50 Jahren Erfahrung vermitteln wir Bewerber in eine Festanstellung bei unseren Kunden. Schauen Sie doch einmal in unserer Stellenbörse vorbei. Sicherlich ist einer der freien Jobs als Exportsachbearbeiter der passende für Sie!
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Exportsachbearbeiters.
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Was verdient man als Exportsachbearbeiter?
Im Durchschnitt verdient ein Exportsachbearbeiter mit einer 40-Stunden-Woche in Deutschland 3.330 Euro brutto pro Monat. Während das Einstiegsgehalt bei etwa 2.780 Euro brutto pro Monat liegt, kann dieses mit wachsender Berufserfahrung auf bis zu 3.860 Euro brutto pro Monat ansteigen. Neben der Berufserfahrung und den persönlichen Fähigkeiten (zum Beispiel besondere Fremdsprachenkenntnisse) sind die Firmengröße, der Industriezweig und die Region wichtige Faktoren, die Einfluss auf die tatsächliche Höhe des Gehalts eines Exportsachbearbeiters nehmen (Quelle: gehaltsvergleich.com; Stand: Juli 2024).
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Was macht man im Export?
Ein Exportsachbearbeiter konzentriert sich auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Geschäftspartner im Ausland. Hierzu kennt er den internationalen Markt für das angebotene Produkt oder die angebotene Dienstleistung genau und weiß, welche Preise realistisch zu erzielen sind. Er hält gute Kontakte zu Speditionen und Transportunternehmen, um günstige Transportkosten zu sichern. Darüber hinaus kennt sich der Exportsachbearbeiter bestens mit Zollformalitäten und weiteren Gebühren aus, um ein optimales Angebot erstellen zu können. Kommt es zum Vertragsabschluss, kümmert sich der Exportsachbearbeiter um die Betreuung des Kunden während der Auslieferung und stellt sicher, dass die Ware pünktlich und in einwandfreiem Zustand bei diesem eintrifft. Kontakt hält er regelmäßig telefonisch oder per Mail. Ein Exportsachbearbeiter schreibt darüber hinaus Rechnungen, stellt Warenbegleitscheine aus und führt sämtliche Aufträge akribisch im eigenen Warenwirtschaftssystem, damit diese nachvollziehbar und nachprüfbar werden.
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Wie wird man Exportsachbearbeiter?
Eine kaufmännische Ausbildung ist eine gute Voraussetzung, um den Beruf des Exportsachbearbeiters auszuüben. Das kann beispielsweise die Ausbildung zum Industriekaufmann, Speditionskaufmann oder Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement sein. In speziellen Weiterbildungen, die mit einer IHK-Prüfung abschließen, wird zudem relevantes Wissen über Zollbestimmungen, Außenhandel und internationales Handelsrecht vermittelt. Weiterhin sind sehr gute Fremdsprachenkenntnisse wichtig, um als Exportsachbearbeiter zu arbeiten.
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