Was ist ein Sachbearbeiter in der Buchhaltung?
Ein Sachbearbeiter in der Buchhaltung, auch Assistant Accounting genannt, unterstützt den Buchhalter seines jeweiligen Geschäftsbereichs bei den täglich anfallenden Aufgaben. Er kümmert sich um vielfältige administrative Aufgaben im Bereich der Zahlungsein- und -ausgänge sowie des Lohnwesens. Der genaue Umfang der Aufgaben richtet sich hierbei nach dem konkreten Einsatzgebiet des Sachbearbeiters. Ist er als Sachbearbeiter in der Debitorenabteilung tätig, fallen das Informations- und Forderungsmanagement in seinen Tätigkeitsbereich. Er prüft Zahlungseingänge und unterstützt im Mahnwesen, wenn Kunden ihre Ausstände nicht pünktlich begleichen.
Ein Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung übernimmt ähnliche Aufgaben, hier ist die Zahlungsverpflichtung jedoch anders herum und er bearbeitet, prüft und begleicht ausstehende Zahlungsverpflichtungen des eigenen Unternehmens. Hingegen wird ein Sachbearbeiter in der Entgeltabrechnung meist in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung beschäftigt und bearbeitet die Gehaltsabrechnung der eigenen Mitarbeiter.
Wird ein Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung eingesetzt, können seine Tätigkeiten noch vielfältiger ausfallen, da die Finanzbuchhaltung in der Regel das gesamte Aufgabenspektrum der Kreditoren-, Debitoren- sowie Lohn- und Gehaltsbuchhaltung umfasst und häufig diesen Unterabteilungen übergeordnet wird. Aufgaben des Sachbearbeiters in der Buchhaltung können sich zum Teil auch mit denen des Debitorenbuchhalters, Kreditorenbuchhalters oder Lohn- und Gehaltsbuchhalters überschneiden. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass für die Tätigkeit als Sachbearbeiter keine so hohe Qualifikation erforderlich ist, da keine Weiterbildung benötigt wird. Ebenfalls ist das Maß übernommener Verantwortung geringer.
Jobs anzeigenArbeiten als Sachbearbeiter in der Buchhaltung
Sachbearbeiter Buchhaltung – Aufgaben und Tätigkeiten
Wer in der Buchhaltung tätig werden möchte, dem gelingt der Berufseinstieg häufig über den Posten des Sachbearbeiters in der Buchhaltung. Für diesen ist bereits eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung ausreichend, sodass nach kurzer Ausbildungszeit erste praktische Erfahrungen im Bereich der Buchhaltung gesammelt werden können.
Alle Assistants Accounting übernehmen stets ähnliche Aufgaben, die sich jedoch nach der Spezialisierung der jeweiligen Buchhaltungsabteilung in der Zielrichtung unterscheiden können.
Die Aufgaben eines Sachbearbeiters in der Entgeltabrechnung liegen schwerpunktmäßig auf der Gehaltsdatenpflege und -abrechnung. Hier führt der Sachbearbeiter monatliche oder jährliche Lohnabschlüsse durch, meldet relevante Informationen an das Finanzamt und steht den Mitarbeitern in sämtlichen Fragen rund um ihre Gehaltsabrechnung zur Verfügung.
Ein Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung behält die Zahlungsverpflichtungen der eigenen Firma im Blick. Hierzu gehört jedoch nicht nur das Begleichen ausstehender Rechnungen. Im Vorfeld wird jede Forderung vom Sachbearbeiter auf Richtigkeit hin überprüft und gegebenenfalls zurückgewiesen, wenn beispielsweise Leistungen nicht korrekt abgerechnet wurden. Auch erstellt der Sachbearbeiter hier Saldenbestätigungen für Kunden, kümmert sich um Kreditkartenabrechnungen der Bürokassen und pflegt Kundenkonten.
Der Sachbearbeiter in der Debitorenbuchhaltung stellt die Liquidität des Unternehmens sicher, indem er sich um ausstehende Zahlungsverpflichtungen gegenüber dem eigenen Unternehmen kümmert. Er kontiert und bucht Zahlungseingänge und stellt Mahnungen aus, wenn Rechnungen nicht pünktlich beglichen werden. Teilweise gehört auch die Bewertung der Zahlungsmoralität von Kunden zu den Aufgaben des Sachbearbeiters in der Debitorenbuchhaltung, auf deren Basis über die künftige Geschäftsbeziehung zu diesen entschieden wird.
Grundsätzlich übernehmen alle Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung, unabhängig von der möglichen Unterabteilung, administrative Tätigkeiten. Sie fertigen statistische Auswertungen und Berichte an, wirken bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen mit und bereiten Berichte sowie Präsentationen für Fachabteilungen und die Unternehmensführung vor. Sie unterstützen die höher qualifizierten Buchhalter der jeweiligen Abteilungen in allen Aufgaben, übernehmen hierbei jedoch nicht das gleiche Maß an Verantwortung. Jobs als Sachbearbeiter in der Buchhaltung eignen sich daher ideal, um erste Berufserfahrungen in diesem Berufsbild zu sammeln und dann gegebenenfalls mit einer beruflichen Fortbildung oder einem Studium in höhere Verantwortungsbereiche aufzusteigen.
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In diesen Branchen können Sachbearbeiter in der Buchhaltung arbeiten
Sachbearbeiter in der Buchhaltung werden in praktisch allen Wirtschaftszweigen gebraucht. Sie finden Anstellung in den Finanzabteilungen von Bau- und Architekturfirmen, in der Metallverarbeitung, in Ver- und Entsorgungsbetrieben, bei Mediengesellschaften, im Handel, in der Nahrungs- und Bekleidungsindustrie sowie in Textilfabriken und im Transportwesen. Ebenfalls finden Sachbearbeiter in vielen Abteilungen der öffentlichen Verwaltung Beschäftigung.
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Typische Arbeitsorte für Sachbearbeiter in der Buchhaltung
Einen Großteil seiner Arbeitszeit verbringt ein Assistant Accounting damit, Geschäftsvorgänge zu bearbeiten, Rechnungen zu prüfen oder Rückfragen zu bearbeiten. Typische Arbeitsorte sind daher:
- Büroräume
- Besprechungsräume
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten eines Sachbearbeiters in der Buchhaltung sind meist gut planbar. Wer im öffentlichen Dienst Stellenangebote annimmt, arbeitet in einer 39-Stunden-Woche und kann Urlaube sehr gut planen. In der freien Wirtschaft sind Vollzeitstellen mit einem ähnlichen Arbeitsumfang pro Woche bemessen. In beiden Fällen liegen Arbeitszeiten in der Regel innerhalb der regulären Büroarbeitszeiten während des Tages.
Öffnungszeiten des Unternehmens sowie Beschäftigungszeiten der Mitarbeiter können eine Rolle spielen, wenn Sachbearbeiter in der Buchhaltung für diese als Ansprechpartner fungieren und möglichst häufig erreichbar sein sollen. Arbeitszeiten am Abend sowie am Wochenende oder Feiertagen sind normalerweise nicht vorgesehen. Gerade zu Quartalsabschlüssen oder in Zeiten besonderer Arbeitshäufung aufgrund erforderlicher Meldungen können jedoch Überstunden anfallen. In welcher Höhe Mehrarbeit vergütet wird und welche Arbeitszeitmodelle ein Unternehmen anbietet, ist in der Regel im individuellen Arbeitsvertrag des Sachbearbeiters geregelt.
Arten von Sachbearbeitern in der Buchhaltung
Sachbearbeiter in der Buchhaltung werden häufig in spezialisierten Unterabteilungen eingesetzt. Dort sind sie für einen bestimmten Teilbereich des Buchhaltungswesens des Unternehmens zuständig.
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Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung
Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung kümmern sich Sachbearbeiter um alle eigenen Zahlungsverpflichtungen der Firma.
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Sachbearbeiter in der Debitorenbuchhaltung
In der Debitorenbuchhaltung stellt der Sachbearbeiter sicher, dass ausgehende Rechnungen von Gläubigern pünktlich bezahlt werden, und mahnt diese bei Zahlungsverzug an.
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Sachbearbeiter in der Entgeltabrechnung
Um die Entgeltabrechnung kümmert sich ein Sachbearbeiter in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, wo er Gehaltsabrechnungen erstellt und Mitarbeitern bei Fragen zur Verfügung steht.
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Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung
In großen Unternehmen existiert häufig eine übergeordnete Finanzbuchhaltung, der dann spezialisierte Buchhaltungsabteilungen unterstellt sind. Wird ein Sachbearbeiter hier tätig, unterstützt er seine Vorgesetzten bei der Verwaltung der Aufgaben aller Finanzabteilungen.
Gehalt eines Sachbearbeiters in der Buchhaltung
Im Durchschnitt verdient ein Sachbearbeiter in der Buchhaltung in Deutschland zwischen 3.110 und 3.400 Euro brutto pro Monat, wenn er in Vollzeit tätig ist. Durch wachsende Erfahrung im Beruf steigt auch das durchschnittliche Gehalt eines Assistant Accounting kontinuierlich an und kann am Ende der Karriere deutlich höher liegen als zu Beginn. Weitere Unterschiede können durch die Spezialisierung auf eine jeweilige Finanzabteilung entstehen. So erhalten Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung tendenziell ein etwas höheres Gehalt als Sachbearbeiter in der Debitorenbuchhaltung.
In der Regel verdient ein Sachbearbeiter in größeren Unternehmen mehr als in kleineren. Auch der Standort wirkt sich auf das Gehalt aus. So verdienen Sachbearbeiter in der Buchhaltung in Badenwürttemberg durchschnittlich 3.400 Euro, während sie in Thüringen monatlich nur 2.690 Euro erhalten (Quelle: lohnspiegel.de, Stand: Oktober 2024).
Wer sein Gehalt deutlich aufbessern möchte, bildet sich zum Buchhalter fort. Hier lassen sich insbesondere im Berufsbild des Bilanzbuchhalters hohe Gehälter erzielen
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Sachbearbeiter in der Buchhaltung
Wer als Sachbearbeiter in der Buchhaltung tätig werden möchte, benötigt in der Regel eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie relevante Berufserfahrung. Ebenfalls ist ein Einstieg mit einem Studium mit dem Schwerpunkt Finanzen und Buchhaltung möglich, wobei dieses oft bereits zu höherwertigen Tätigkeiten, beispielsweise zu der des Buchhalters mit mehr Sach- und Personalverantwortung, befähigt.
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Weitere Fähigkeiten
Sachbearbeiter in der Buchhaltung können exzellent mit Zahlen umgehen und haben ein ausgeprägtes mathematisches sowie analytisches Verständnis von Geschäftsvorgängen. Sie besitzen gute MS-Office-Kenntnisse und sind häufig im Umgang mit SAP versiert. Darüber beherrschen sie DATEV und haben eine ausgeprägte kaufmännische Denkweise. Je nach Unternehmen können Fremdsprachenkenntnisse erforderlich sein.
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Soft Skills
Für einen Assistant Accounting ist der Dienstleistungsgedanke besonders wichtig, mit dem er sowohl Geschäftskunden als auch eigenen Mitarbeitern und Kollegen stets freundlich und hilfsbereit begegnet. Er arbeitet zuverlässig und gewissenhaft. Mit der Bereitschaft zur Weiterbildung stehen Sachbearbeitern in der Buchhaltung zahlreiche Karrieremöglichkeiten offen.
weitere Soft Skills
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Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Sachbearbeiters in der Buchhaltung.
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Was macht ein Sachbearbeiter in der Buchhaltung?
Ein Sachbearbeiter in der Buchhaltung, auch Assistant Accounting genannt, unterstützt den Buchhalter seines jeweiligen Geschäftsbereichs bei den täglich anfallenden Aufgaben. Je nach Ausrichtung bearbeitet er Zahlungsein- oder -ausgänge, erstellt Mahnungen oder führt Gehaltsabrechnungen durch. Darüber hinaus nimmt ein Sachbearbeiter in der Buchhaltung weitere administrative Tätigkeiten wahr, beispielsweise das Übermitteln von Meldungen an die zuständigen Finanzämter, das Erstellen von Monats- und Jahresabschlüssen sowie das Anfertigen von Berichten für die jeweilige Abteilungsleitung oder Geschäftsführung.
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Was verdient man als Sachbearbeiter in der Buchhaltung?
Ein Sachbearbeiter in der Buchhaltung verdient durchschnittlich zwischen 3.110 und 3.400 Euro brutto pro Monat in Deutschland. Weitere Faktoren, die die Höhe des individuellen Gehalts beeinflussen, sind die Größe und Region der Firma, der Wirtschaftszweig, eine mögliche Spezialisierung in der Buchhaltungsabteilung sowie persönliche Spezialkenntnisse und Fähigkeiten des Sachbearbeiters in der Buchhaltung (Quelle: lohnspiegel.de, Stand: Oktober 2024).
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Was macht man in der Abteilung Buchhaltung?
Mitarbeiter in der Buchhaltung pflegen und verwalten Zahlungsein- und -ausgänge. Hierzu prüfen sie Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit und veranlassen dann die entsprechende Zahlung oder quittieren den Zahlungseingang. Sie übernehmen die Verantwortung für die Stammdatenpflege und das Mahnwesen, wenn ausstehende Rechnungen nicht fristgerecht beglichen werden. Ein Mitarbeiter in der Buchhaltung ist ebenfalls für die Korrespondenz mit Geschäftspartnern verantwortlich, organisiert das Vertragswesen und kümmert sich um allgemeine administrative Tätigkeiten.
Zudem erstellt er Monats- und Jahresabschlüsse und wirkt bei der Erstellung von Präsentationen für die Abteilungsleitung oder Geschäftsführung mit. Auch Aufgaben der Schadenbearbeitung- und Regulierung können in den Tätigkeitsbereich des Sachbearbeiters in der Buchhaltung fallen. Wer in der Entgeltabrechnung eingesetzt wird, kümmert sich hingegen um Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter und steht diesen bei allen Fragen zur Verfügung. Teilweise übernehmen Sachbearbeiter in der Buchhaltung die gleichen Aufgaben wie Buchhalter, tragen hierbei aber weniger Sach- und Personalverantwortung.
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