Als Teil unseres administrativen Teams unterstützt du interne Institutsvorgänge, entwickelst ggf. interne Abläufe weiter und bist u.a. für die Koordination und administrative Bearbeitung in unterschiedlichen Bereichen zuständig. Du übernimmst eine Vielzahl administrativer und organisatorischer Aufgaben und gewährleistest im Institutssekretariat einen reibungslosen Ablauf und behältst immer den Überblick.
...Assistenz Institutsleitung (m/w/d)
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Ihre Aufgaben
- Bearbeitung des Schriftverkehrs. Erstellen des internen und externen Schriftverkehrs des Institutsleiters, teilweise in englischer Sprache
- Vorbereitung und Bereitstellung von Unterlagen; Vorbereitung von Präsentationen; Zusammenführen von unterschiedlicher Quellen in einheitliche Präsentationen
- Erstellung von Protokollen von Besprechungen, Abteilungssitzungen oder Veranstaltungen
- Terminplanung, -koordination und -kontrolle, Vorbereitung der benötigten Unterlagen für Termine, Nachbereitung der Termine
- Selbstständige Planung, Organisation und Vorbereitung der Dienstreisen des Institutsleiters (Terminkoordination, Durchführung der Buchungen, Erstellung von Reiseplänen zur Einhaltung von Terminen, Reisekostenabrechnung)
- Besuchermanagement inkl. Empfang und Betreuung von Kunden und Besuchern
- Erstellen und Aktualisierung von Projektübersichten in Form von Tabellen oder Mindmaps
Ihr Kontakt
Kontaktieren Sie uns wenn Sie weitere Fragen haben.
EU
Ergün Uyar
Ihr Bewerbungsprozess.
Hier erhalten Sie einen Überblick über den Verlauf Ihrer Bewerbung.
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