Leitungsspanne: Wie viele Mitarbeiter kann eine Führungskraft führen?

Wie viele Mitarbeiter kann eine Führungskraft führen? Während manche Unternehmen auf Mikroteams mit nur zwei oder drei Mitgliedern setzen, unterstellen andere ihren Führungskräften 20 oder 30 Mitarbeiter. Doch welche Leitungsspanne ist optimal? Und ab welcher Mitarbeiterzahl verwandelt sich die Führung in eine reine Verwaltung? Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie die Leitungsspanne berechnen und wie die ideale Führungsspanne aussieht.

Definition Leitungsspanne

Die Leitungsspanne (auch: Leitungs-, Lenkungs- oder Kontrollspanne) gibt an, wie viele Mitarbeiter einer Führungskraft entweder direkt oder disziplinarisch unterstellt sind. Für die Berechnung der Führungsspanne setzen Sie die Anzahl der unterstellten Mitarbeiter ins Verhältnis zur Führungskraft.

Nicht von der Führungsspanne erfasst werden Mitarbeiter, die einer weiteren Zwischeninstanz untergeordnet sind. Ein Beispiel: Der Geschäftsführer eines Unternehmens trägt zwar die Verantwortung für 500 Angestellte. Seine Leitungsspanne liegt allerdings nur bei fünf Personen – die fünf Bereichsleiter des Unternehmens, die wiederum weitere Abteilungsleiter unter sich haben. 

Bedeutung der Leitungsspanne

Mitarbeiterführung bedeutet sehr viel mehr als die Unterzeichnung von Urlaubsanträgen. Neben der fachlichen Anleitung der Mitarbeiter vereinbart die Führungskraft Ziele mit ihnen, setzt Prioritäten, koordiniert die anstehenden Herausforderungen, führt Mitarbeitergespräche oder plant die Weiterentwicklung der Teammitglieder.

Wie groß die Leitungsspanne ist, unterscheidet sich nicht nur von Unternehmen zu Unternehmen (und von Branche zu Branche), sondern auch über die Landesgrenzen hinweg. Traditionelle Betriebe in Deutschland haben oft noch eine sehr große Leitungsspanne. Führungskräfte, denen bis zu 30 Mitarbeiter unterstellt sind, sind keine Seltenheit. In den USA ist eine deutlich geringere Führungsspanne üblich.

Die Leitungsspanne und die Unternehmenskultur bedingen sich gegenseitig. Die heutige Arbeitswelt unterliegt einem kulturellen Wandel, der sich auch auf die Leitungsspanne auswirkt. Organisationen hinterfragen zunehmend althergebrachte Strukturen und stellen auch die Führungsspanne auf den Prüfstand. In jungen Start-ups sind häufig nur wenige Führungskräfte vorhanden, wodurch eine große Leitungsspanne entsteht. Dies kann die Kommunikation behindern. Möchten Vorgesetzte jedoch ihre Mitarbeiter bewusst führen und sie nicht nur überwachen und verwalten, sollten sie die optimale Führungsspanne finden. Nur so haben sie ausreichend Zeit für die einzelnen Menschen.

Kleine vs. große Leitungsspanne

Es lässt sich nicht pauschal festlegen, ob eine kleine oder große Leitungsspanne für ein Unternehmen optimal ist. Vielmehr muss jedes Unternehmen (und jede Abteilung) für sich abwägen, welche Vor- und Nachteile jeweils überwiegen:

Vor- und Nachteile große Leitungsspanne

Bei einer großen Leitungsspanne ist eine Führungskraft für mindestens zehn Mitarbeiter zuständig, oft auch für deutlich mehr. Diese Variante hat einige gewichtige Nachteile:

• Hoher Zeitdruck und Überlastung der Führungskraft angesichts der Vielzahl an umfangreichen Aufgaben
• Geringe Aufstiegsmöglichkeiten für die Mitarbeiter und somit erschwerte Personalentwicklung
• Bildung informeller Hierarchien neben der „offiziellen“ Führungskraft
• Wenig Kapazität der Führungskraft für fachliche Aufgaben
• Zu wenig Zeit für regelmäßige Mitarbeitergespräche und zum Aufbau fester Beziehungen zu den Mitarbeitern 
• Oft erst späte Erkennung aufkeimender Probleme oder Konflikte
• Grüppchenbildung, dadurch ineffektivere Zusammenarbeit

Allerdings hat eine große Führungsspanne auch Vorteile. Je mehr Mitarbeiter eine Führungskraft zu führen hat, desto weniger Raum bleibt für Kontrolle. Das fördert die Selbstständigkeit der Mitarbeiter. Die Kommunikationswege bleiben kurz, weil es nur einige Zwischeninstanzen gibt – dies erleichtert zudem die interne Abstimmung. Weniger Management-Ebenen bedeuten zudem für das Unternehmen geringere Kosten.

Vor- und Nachteile kleine Führungsspanne

Eine kleine Führungsspanne, bei der Führungskräfte nur eine Handvoll Mitarbeitern führen, erlaubt eine engmaschige Betreuung und Führung. Die Führungskräfte werden zeitlich weniger stark beansprucht. Deshalb können sie sich intensiv ihren Mitarbeitern widmen und nebenbei selbst fachliche Aufgaben übernehmen. Die Koordination und Kontrolle ist bei einer kleinen Führungsspanne leichter als bei großen Teams.

Allerdings hat eine kleine Leitungsspanne auch Nachteile:

• Mehr Kontrolle und weniger Eigenverantwortung der Arbeitnehmer, dadurch sinkende Motivation
• Erschwerte Kommunikation wegen vieler Instanzen
• Unzureichende Flexibilität
• Höhere Personalkosten durch zusätzliche Leitungsebenen

Einflussfaktoren der Leitungsspanne

Welche Leitungsspanne in einem Unternehmen vorherrscht, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Organisationsgröße

In kleinen Unternehmen gibt es meist nur wenige Führungskräfte – entsprechend ist die Leitungsspanne größer. In großen Unternehmen hingegen gibt es oft viele Instanzen und somit eine kleinere Führungsspanne.

• Komplexität der Aufgaben

Je komplexer die Aufgaben sind, desto häufiger muss sich die Führungskraft auch fachlich einbringen oder Konflikte lösen. Je vielschichtiger das Aufgabenfeld ist, desto kleiner sollte die Leitungsspanne sein.

• Managementstil

Eine Führungskraft, die mit ihren Mitarbeitern gerne auf Augenhöhe agiert und den Kontakt zu ihnen halten will, braucht eine geringere Leitungsspanne als ein autoritärer Vorgesetzter, für den die Einhaltung von Regeln oberste Maxime ist. Der Managementstil wirkt sich auf die optimale Leitungsspanne aus.

• Technologien

Auch der Einsatz von Technologien kann die ideale Leitungsspanne beeinflussen, etwa wenn Teile des Teams im Homeoffice arbeiten. Die Führungskraft muss dann Wege finden, das hybride Team zusammenzubringen.

• Unternehmenskultur und -struktur

Die Organisationsstruktur ebenso wie die Unternehmens- und Arbeitskultur wirken sich auf die Leitungsspanne aus. In einer traditionellen Top-Down-Organisation werden Teams anders strukturiert als etwa in Start-ups, in denen es kaum Hierarchien gibt und eine eigenständige Arbeitsweise überwiegt.

Optimale Leitungsspanne

Viele Arbeitgeber fragen sich, wie die perfekte Führungsspanne aussieht. Einen klaren Richtwert, der für jedes Unternehmen passend ist, kann es aufgrund der Vielzahl an Einflussfaktoren gar nicht geben. Eine Teamstärke von etwa sieben Personen hat sich in der Praxis vielfach bewährt, insbesondere in dauerhaft zusammenarbeitenden Teams. Häufig wird die Führung von Menschen ab einer Teamgröße von zehn Personen zunehmend schwieriger. Aber auch diese Aussage muss nicht absolut stimmen, denn je nach Aufgabenverteilung, Führungspersönlichkeit und Unternehmensstruktur kann die Führungsarbeit mit 15 Teammitgliedern und mehr wunderbar funktionieren.

Ideal ist die Leitungsspanne, wenn die Führungskraft ihre Mitarbeiter wirklich aktiv führt (und nicht nur verwaltet), während diese gleichzeitig ausreichend Freiraum und Selbstbestimmung in ihrer Arbeit verspüren. Die optimale Leitungsspanne sollte abhängig von diesen Faktoren gewählt werden:

• Führungserfahrung des Vorgesetzten: Je erfahrener, desto größer ist die mögliche Leitungsspanne.
• Verhältnis zwischen Führungs- und Fachaufgaben: Bei vielen fachlichen Aufgaben ist kleinere Führungsspanne zu empfehlen.
• Qualifikationsniveau der Mitarbeiter: größere Führungsspanne bei Tätigkeiten ohne hohes Qualifikationslevel, intensivere Führung bei hochqualifizierten Mitarbeitern.
• Umfang der Standardisierung in den Aufgaben der Abteilung: Je komplexer und individueller die Aufgabenstellungen sind, desto kleiner sollte die Führungsspanne sein.
• Umfang der Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen: Je höher der Digitalisierungsgrad, desto größer ist die mögliche Führungsspanne.
• Wechselwirkung zwischen Leitungstiefe und Leitungsspanne: Je mehr Hierarchieebenen, desto kleiner ist in der Regel die Führungsspanne.