IT-Kosten im Unternehmen langfristig planen und senken

Darunter fallen sowohl die Investitionen in Server, Desktop-Rechner, Laptops oder Smartphones wie die Kosten, die deren Betrieb verursacht – etwa die Stromrechnung für das firmeneigene Rechenzentrum. Hardwarekosten entstehen einmalig bei der Anschaffung von Geräten ebenso wie  fortlaufend – etwa, wenn Endgeräte geleast werden.

Netzwerke sind für den Betrieb der IT so zentral, dass viele Unternehmen die dafür anfallenden Kosten heute einzeln erfassen.

Ohne Kommunikation lässt sich kein Unternehmen führen. Die Kosten für den E-Mailverkehr, Online-Konferenzen oder Handy-Verträge sind daher ein wichtiger, einzelner Block innerhalb der IT-Kosten.

Kosten für Software können in Form von Investitionen in selbst entwickelte Anwendungen, als Ausgaben für den Kauf von Lizenzen für Programme anderer Hersteller oder den Bezug von Software als cloudbasierte Dienstleistung anfallen. Zu den Softwarekosten gehören auch die Aufwendungen für Wartungs- und Serviceverträge für die Anwendungen.

Wer Daten nicht auf eigenen Servern vorhält, speichert sie in der Cloud. Dort muss nur so viel Speicherplatz gebucht werden, wie jeweils gebraucht wird. Deshalb lassen sich die Ausgaben für diese Dienstleistung flexibel skalieren. Das entlastet das Budget. Wer eigene Hardware anschafft, muss dagegen fixe Ausgaben einplanen.

Hier werden sowohl die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter in der eigenen IT-Abteilung verbucht, wie die Kosten für deren Weiterbildung und die Schulung im Umgang mit neuen Anwendungen für Kollegen aus anderen Abteilungen. Je schwieriger Fachkräfte für die IT am Arbeitsmarkt zu finden sind, desto größer fallen die Personalkosten aus. Denn durch den Fachkräftemangel steigen die Löhne. Zudem zahlen Unternehmen Halte- und Abschlussprämien.

Nicht immer kann die eigene Mannschaft alle in der IT anfallenden Aufgaben bearbeiten. Vor allem bei größeren Projekten brauchen Unternehmen externe Berater, die auf spezielle Anwendungen oder Infrastrukturbereiche spezialisiert sind.

Für Unternehmen gibt es kein größeres Risiko, als Opfer eines Cyberangriffs zu werden. Dadurch wird der Betrieb unterbrochen oder zumindest massiv gestört. Daten gehen verloren. Geistiges Eigentum wird gestohlen. Der Ruf der Marke leidet. Firmen investieren daher Jahr für Jahr mehr in ihre Cybersicherheit. Zu den Sicherheitskosten zählen dabei sowohl die Ausgaben für die Verteidigung der eigenen IT, wie Datenschutzmaßnahmen und Ausgaben für spezialisierte Berater und Freelancer.

In jedem Unternehmen gibt es Software-Lizenzen oder Abos für Anwendungen aus der Cloud, die Mitarbeiter ohne Kenntnis der IT-Abteilung abgeschlossen haben. Kosten dafür laufen meist über die Budgets der Fachabteilungen, obwohl es sich um Ausgaben für IT handelt. Sie sind im Rahmen einer Optimierung der IT-Kosten besonders schwer zu erfassen.

IT-Kosten fallen umso höher aus, je mehr unterschiedliche Softwarelösungen und je mehr Hardware verschiedener Hersteller im Einsatz sind. Dadurch steigt der Aufwand für Support und Wartung sowie die Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern. Wer sich unternehmensweit auf wenige, leistungsstarke Anwendungen und den zentralen Einkauf von Hardware bei ein oder zwei Herstellern konzentriert, senkt dagegen seine IT-Kosten. 

Oft belasten auch ungenutzte Assets wie zu groß dimensionierte Server, zu viele Laptops und Handys, oder unbesetzte aber voll ausgestattete Arbeitsplätze das IT-Budget. Wer IT-Kosten sparen will, sollte daher einen belastbaren Überblick darüber haben, welche Technik vorhanden ist und ob wirklich alles davon benötigt wird. Was nicht gebraucht wird, wird idealerweise gar nicht erst beschafft.

Im Zuge einer Konsolidierung der IT ist auch zu prüfen, ob im Unternehmen vorhandene Datenbestände kosteneffizient vorgehalten werden. Idealerweise sind alle Daten in einem Rechenzentrum gespeichert. Das ist günstiger. Außerdem wird transparent, welche Informationen vorhanden sind.

In der Cloud bezahlen Sie nur für so viel Speicherkapazität, wie sie tatsächlich benötigen. Auch den Umfang cloudbasierter Dienstleistungen wie Software as a Service (Saas) können Sie schnell an Ihren Bedarf anpassen. Da Sie Anwendungen nicht mehr auf eigener Hardware hosten, können Sie diese kleiner dimensionieren. Das ist günstiger, zumal auch die Kosten für deren Wartung und Betrieb geringer ausfallen.

Vermeiden Sie aber möglichst Verträge für Services und SaaS-Abonnements, die Sie ohne hohe Abbruchkosten nicht kurzfristig kündigen oder anpassen können. Beschränken Sie sich außerdem auf wenige Cloud-Anbieter. So behalten Sie die Kosten leichter im Blick als bei einem aufwändig zu managenden Multi-Cloud-Ansatz.

Server lasten Sie in der Regel nur bei Nachfrage- und Produktionsspitzen voll aus. Dennoch fallen für das einzelne Gerät fortlaufend hohe Abschreibungen, Unterhalts- und Wartungskosten an. Durch die Virtualisierung von Servern, Speicher- und Rechenkapazitäten vermeiden Sie das. Mit spezieller Software werden dabei die Prozessoren und Speicherkapazitäten eines einzigen Rechners so aufgeteilt, dass sie funktionieren, als gehörten sie zu mehreren Computern. Diese bezeichnen ITler dann als „virtuelle“ Maschinen. Durch Virtualisierung lässt sich sowohl eigene Hardware wie ein Server in der Cloud flexibler und damit kosteneffizienter nutzen. 

Software-Lizenzen bilden oft den größten Block innerhalb der IT-Kosten. Wer diese reduzieren will, muss daher sein Lizenzportfolio im Blick behalten und aktiv managen. Achten Sie beim Abschluss von Verträgen darauf, dass sie Lizenzen flexibel zukaufen und zurückgeben können. So können Sie die Kosten für die Nutzung von Software an Ihren Bedarf anpassen. Wenn Sie unbenötigte Lizenzen nicht zurückgeben können, sollten Sie diese entweder einem anderen Anwender im Unternehmen zur Verfügung stellen oder weiterverkaufen. 

Behalten Sie zudem bei im Abonnement genutzten Anwendungen im Auge, zu welchen Terminen Sie Verträge kündigen können. Nichts verursacht sinnlosere Kosten, als ein Abo, das Sie nicht nutzen, aber weiter bezahlen müssen, weil Sie den Kündigungstermin verpasst haben.

Denken Sie auch über die Nutzung von lizenzfreier Open-Source-Software nach.

Die Vollausstattung eines festen Arbeitsplatzes mit Desktop, Telefon und Peripherie rechnet sich nur, wenn die Technik auch täglich genutzt wird. Das ist umso seltener der Fall, je häufiger und je mehr Mitarbeiter im Home Office arbeiten. Denken Sie also über flexible Arbeitsplatzkonzepte nach. So senken Sie neben den IT-Kosten auch die Ausgaben für Miete, Heizung und Beleuchtung. Oft sind dann weniger vollausgestattete Arbeitsplätze nötig und es geht mit kleineren Büros.

Achten Sie bei der Investition in neue Hardware auf deren Energieeffizienz und konsolidieren Sie Server in Ihrem Rechenzentrum. So können Sie die von Ihrer IT verursachten Kosten für Strom erheblich senken. 

Managed Services sind IT-Funktionen und -Prozesse, die Dienstleister für Unternehmen erbringen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um das Management von Netzwerken, Backups oder Leistungen im Bereich der IT-Sicherheit wie Anti-Virus-, Anti-Malware-Dienste oder Firewalls. Meist verursachen diese Vorgänge vergleichsweise viel Arbeit. Deshalb reduzieren Sie Ihre Personalkosten in der IT, wenn Sie Aufgaben outsourcen. Allerdings lassen sich auch hochspezialisierte Vorgänge an Experten auslagern. Fachleute erledigen solche Aufgaben in kürzerer Zeit und oft mit eigener Hardware. Auch so lassen sich IT-Kosten reduzieren.