Digitalisierung KMU – analog war gestern

Wer nicht digitalisiert, verliert. Da der Wettbewerb intensiver wird, Fachkräfte knapp und die Preise hoch sind, war Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) noch nie so wichtig wie heute. Lesen Sie im Folgenden, wie KMU die Transformation erfolgreich angehen. 

Die Planung mit einem Excel-Sheet macht noch kein digitalisiertes Unternehmen – auch nicht  im Mittelstand. Mittelständler, die einen Webshop und eine Homepage haben,  nutzen in Verkauf und Marketing zwar digitale Tools. Doch erst, wenn sie auch ihre internen Vertriebsprozesse verändern und die beim Kontakt mit Kunden entstehenden Daten nutzen, betreten sie die Welt der Digitalisierung. 

Digitalisierung für den Mittelstand: so wichtig sind Daten

Digitalisierte Unternehmen nutzen Technologien wie Software, die Cloud, das Internet der Dinge, künstliche Intelligenz (KI) und Big-Data-Analysen, um Prozesse effizienter, resilienter und kostengünstiger zu gestalten. Dazu vernetzen sie analoge Abläufe mit digitalen Systemen zu deren Steuerung und Verwaltung, etwa im Einkauf, der Lagerhaltung oder Produktion sowie Anlagen, Gebäude oder Maschinen. 

Dabei entstehen Daten. Es geht darum, diese zu nutzen bei der Digitalisierung. KMU profitieren von den Daten zum Beispiel so:

• KMU optimieren ihre Prozesse so, dass sie Produkte und Dienstleistungen so schnell, zuverlässig und individuell erbringen können, dass Abnehmer einen deutlichen Mehrwert haben. 
• Sie entwickeln mit den Daten Angebote und Services, mit denen sie die Bedürfnisse ihrer Kunden noch gezielter erfüllen. 

Damit dies gelingen kann, braucht es neben digitalen Werkzeugen das richtige Mindset für die Digitalisierung und eine Arbeits- und Unternehmenskultur, die diese fördert.

Bedeutung der Digitalisierung im Mittelstand

Aber ist Digitalisierung für KMU wirklich so relevant? Die Digitalisierung erlaubt kleinen und mittelständischen Unternehmen, sich durch am Kunden orientierte Angebote im Wettbewerb abzuheben. Zudem sparen sie Kosten und können besser auf Krisen reagieren, weil sie mehr Transparenz über ihre Kosten und die Abläufe in ihrem Unternehmen haben. Sie kennen ihren Energieverbrauch besser und wissen immer genau, wo auf dem Transportweg sich eine Bestellung gerade befindet. Das war noch nie so wichtig wie heute. Denn so gut wie jedes Unternehmen belasten derzeit hohe Strompreise, der Mangel an Fachkräften sowie das durch die Vielzahl geopolitischer Konflikte gestiegene Risiko, dass ihre Lieferketten reißen. Diese Probleme müssen KMU in einer Zeit lösen, in der ihre Umsätze wegen der schwachen Konjunktur stagnieren, wenn nicht zurückgehen.

Durch die Digitalisierung wollen die meisten KMU daher

• Kosten sparen.
• die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern,
• und ihren Mitarbeiter durch den Einsatz digitaler Arbeitsmittel ermöglichen, flexibel und mobil zu arbeiten.

Digitalisierung Mittelstand: Probleme

Die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen läuft zurückhaltend. KMU begründen das damit, dass 

• ihnen die Zeit fehlt, um Digitalisierungsprojekte umzusetzen.
• sie an zu komplexen Anforderungen von Digitalisierungsprojekten scheitern, 
• oder sie Probleme haben, ihre Digitalisierung zu finanzieren. 

Allerdings schränken Finanzierungsschwierigkeiten eher kleine als mittlere Unternehmen ein, weil Kleinunternehmen tendenziell eine schlechtere Bonität haben und bei Digitalisierungsprojekten oft in die Belegschaft und nicht in Sachanlagen investiert wird. Banken akzeptieren aber nur letztere als Sicherheit. 

In der Summe schränkten unterschiedliche Digitalisierungshindernisse allerdings eher größere Mittelständler und solche ein, die besonders innovative und ambitionierte Ziele verfolgen. Diese Betriebe tun sich auch bei der für die Digitalisierung erforderlichen Anpassung der Arbeits- und Unternehmensorganisation schwerer als kleinere Firmen.

Mit der richtigen Strategie erfolgreich digitalisieren 

Die Arbeitskultur lässt sich allerdings durch die richtige Digitalisierungsstrategie verändern. Eine systematisch erarbeitete Strategie ist die Grundlage der digitalen Transformation. Dieser Wandel nimmt auch in KMU mehrere Jahre in Anspruch. 

1. Ziel festlegen
   Im ersten Schritt sollten Unternehmer festlegen, was sie mit der Digitalisierung ihres Betriebs erreichen wollen.
2. Analyse der Ist-Situation
   Je nach dem, ob es um die Optimierung von Prozessen, die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen oder die Steigerung der Produktivität und Effizienz von Mitarbeitern und Maschinen geht, ist im zweiten Schritt die in der Organisation vorhandene Ausgangslage mit allen Stärken und Schwächen zu analysieren. 
3. Soll-Prozess festlegen
   Sollen Abläufe optimiert werden, gilt es anschließend, zunächst den jeweiligen Prozess optimal zu gestalten.
4. Definition der digitalen Prozesse
   Auf Grundlage der Definition des Soll-Prozesses wird dieser digital umgesetzt, die passenden Tools ausgewählt, die Finanzierung aufgesetzt und eventuell Experten von außerhalb des Unternehmens mit an Bord geholt. 

Erfolgreiche Digitalisierung stellt die Mitarbeiter in den Mittelpunkt

Von Anfang an sollten Mittelständler ihre Mitarbeiter involvieren. Denn diese wissen, was im Unternehmen optimal läuft und was nicht. Sie kennen auch die Gründe dafür am besten. 

Für die Digitalisierung müssen KMU ohnehin auch ihre Führungs- und Arbeitskultur weiterentwickeln. Herkömmliche Entscheidungskaskaden sind zu langsam, um mit ihnen den digitalen Wandel bewältigen zu können. Diesen unterstützen zudem nur Mitarbeiter, die sich mit ihren fachlichen Kompetenzen und Ideen wertgeschätzt und respektiert sowie mit ihren Sorgen gesehen fühlen. Die kulturelle Entwicklung muss daher zentraler Baustein jeder Digitalisierungsstrategie sein.

Holen Sie externe Experten an Bord 

Ihre Arbeits- und Führungskultur können kleine und mittelgroße Unternehmen selbst verändern. Wenn ihnen das Know-how, die personellen Ressourcen und die Zeit für Digitalisierungsprojekte fehlen, sollten sie dagegen Fachleute von außen mit an Bord holen. Freelancer verstärken die eigene Mannschaft während eines Digitalisierungsprojektes nicht nur – sie haben auch das nötige IT-Wissen. Freie Mitarbeiter sehen das Unternehmen und seine Abläufe nüchtern und realistisch sowie ohne eigene Agenda. Schließlich sind sie nicht in dessen Organisation eingebunden.

Förderung Digitalisierung KMU

Die Finanzierung ihres Digitalisierungsprojektes müssen KMU nicht alleine stemmen. Kluge Mittelständler lösen Finanzierungsprobleme mit Fördermitteln. Der Bund und vor allem die Bundesländer unterstützen sie mit einer Reihe von Förderprogrammen. Wer diese in Anspruch nehmen will, darf zum Zeitpunkt der Antragstellung allerdings noch nicht mit seinem Vorhaben begonnen haben. Im Antrag sollten Sie Ihr Projekt zudem möglichst detailliert beschreiben. Nehmen Bund oder Länderregierungen diesen an, müssen Mittelständler die Mittel so verwenden, wie sie bewilligt wurden. Änderungen während der Laufzeit des Projektes müssen sie begründen und dem Fördergeber anzeigen. Mehrarbeit ist das nicht. Denn nach dem Ende des Vorhabens müssen KMU dieses ohnehin in einem Abschlussbericht detailliert dokumentieren. 

Sowohl bei der Suche wie bei der abschließenden Dokumentation eines geförderten Digitalisierungsprojektes lohnt es sich für kleine und mittlere Unternehmen, sich von einem Fördermittelberater begleiten zu lassen. Diese kennen die Verfahren und wissen, welche Programme sich gegebenenfalls miteinander kombinieren lassen.