Schlechte Nachrichten überbringen: sensibel kommunizieren

Schlechte Nachrichten zu überbringen kann herausfordernd sein. Kehren Sie die Situation um und nutzen Sie diese Gelegenheit für Ihre persönliche Entwicklung. Im folgenden Beitrag lesen Sie, wie Sie selbst schwierige Gespräche mit Empathie und Klarheit meistern.

Bedeutung des Themas „Schlechte Nachrichten überbringen“

In beruflichen Situationen wie Kündigungen, Projektabbrüchen oder anderen Krisensituationen ist es oft unumgänglich, Negatives zu kommunizieren. Diese Momente erfordern eine professionelle Durchführung, da sie maßgeblich für das Ansehen und die Glaubwürdigkeit einer Organisation sind – und langfristige Auswirkungen mit sich bringen können.

Die richtige Kommunikation ist entscheidend

Die Art und Weise, wie schlechte Nachrichten überbracht werden, kann den Unterschied zwischen einer konstruktiven Reaktion und einem Desaster ausmachen.

Eine schlechte Kommunikation führt zu Vertrauensverlust, Frustration, Konflikten, einer ineffizienten Zusammenarbeit und vor allem Unsicherheit. Daher ist es wichtig, sich dieser möglichen Folgen bewusst zu sein und aktiv für ein offenes Gespräch zu entscheiden. 

 Vorbereitung auf das Gespräch

Wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen müssen, ist eine umfassende Vorbereitung unabdingbar. So stellen Sie sicher, dass Sie Informationen klar und einfühlsam vermitteln.

• Informationsbeschaffung und –aufbereitung

Tragen Sie alle relevanten Fakten und Hintergründe zusammen. Nur so können Sie die Situation vollständig verstehen und angemessen reagieren.

• Wahl des richtigen Zeitpunkts und Ortes

Führen Sie das Gespräch in einem ruhigen und angemessenen Rahmen durch. So können Sie dem Gegenüber Unterstützung signalisieren und ihm Raum für Reaktionen geben. Im Fall einer Kündigung ist es ratsam, darüber persönlich und unter vier Augen zu sprechen.

Sind mehrere Mitarbeiter von schlechten Nachrichten betroffen, terminieren Sie ein Team-Meeting.

• Überlegung möglicher Reaktionen und Fragen

Bereiten Sie sich auf alle möglichen Rückmeldungen des Empfängers vor. Das versetzt Sie in die Lage, angemessen zu reagieren, Fragen zu beantworten und die Situation professionell zu handhaben.

Wie überbringt man schlechte Nachrichten? 

Es gibt verschiedene Techniken für eine respektvolle und konstruktive Kommunikation. Beim Schlechte-Nachrichten-Überbringen helfen Beispiele wie die folgenden. Sie zeigen, wie der Überbringer Negatives so einfühlsam und dennoch eindeutig wie möglich vermittelt.

Klare und verständliche Formulierungen

Schlechte Nachrichten zu formulieren funktioniert am besten, wenn die Person direkt auf den Punkt kommt. Es ist wichtig, die Informationen präzise zu vermitteln – ohne unnötige Beschönigung. Klare Formulierungen vermeiden Missverständnisse.

Ehrlichkeit und Authentizität

Vermeidungsstrategien und Ausreden müssen außen vor bleiben. Beschönigen Sie Tatsachen nicht. Das beeinträchtigt Ihre Glaubwürdigkeit und verschlimmert den Zustand. Kommunizieren Sie ehrlich und schaffen Sie einen einfühlsamen Dialog. Indem sich die Betroffenen auf den Kern des Problems konzentrieren und aufrichtig über die eigenen Bedürfnisse sprechen, können sie Verantwortung übernehmen und die Schwierigkeiten bewältigen.

Aktives Zuhören und Empathie zeigen

Ein respektvoller und einfühlsamer Umgang trägt dazu bei, die negativen Auswirkungen einer schlechten Nachricht zu minimieren. Empathie und aktives Zuhören ermöglichen, konstruktive Lösungen gemeinsam zu erarbeiten und eine positive Veränderung herbeizuführen.

Professionelle Körpersprache und Stimme

Achten Sie bei der Überbringung schlechter Nachrichten auf Ihr Auftreten: 

• Halten Sie sanften und direkten Augenkontakt, den Sie gelegentlich kurz unterbrechen. 
• Vermeiden Sie verschränkte Arme oder Beine. Eine offene Körperhaltung signalisiert Zugänglichkeit und Offenheit. Eine leichte Vorwärtsneigung des Oberkörpers zeigt zudem Interesse und Mitgefühl.
• Positionieren Sie sich weder zu nah, noch zu distanziert. Ein angemessener Abstand wahrt Komfort und Respekt.
• Sprechen Sie mit einer ruhigen, klaren und verständlichen Stimme. Vermeiden Sie monotone oder zu emotionale Tonlagen.
• Verwenden Sie ruhige und kontrollierte Gesten. Hektische und große Bewegungen signalisieren Nervosität oder Unsicherheit.
• Gelegentliches Nicken signalisiert Verständnis und Mitgefühl.
• Versuchen Sie, Ihre Gesichtsausdrücke zu kontrollieren und eine neutrale, aber freundliche Mimik zu wahren.
• Machen Sie Sprechpausen, damit der Nachrichtenempfänger die Informationen verarbeiten kann. Geben Sie ihm Zeit und drängen Sie ihn nicht.

Vermeiden von Schuldzuweisungen und Vorwürfen

Den Empfänger zu beschuldigen, kann die Situation verschlimmern und schwächt das Vertrauen der Betroffenen. Besser ist es, negative Nachrichten positiv zu formulieren und in einem konstruktiven Ton zu übermitteln. Sie schaffen so eine Atmosphäre, die dazu ermutigt, aktiv an der Bewältigung des Problems zu arbeiten und eine Lösung zu finden.

Umgang mit emotionalen Reaktionen

Schlechte Nachrichten können starke emotionale Reaktionen beim Empfänger hervorrufen. Für den Überbringer der schlechten Nachricht ist es entscheidend, eine professionelle Distanz zu wahren und sich selbst zu regulieren, um angemessen auf emotionale Ausbrüche zu reagieren. Bleiben Sie selbstkontrolliert, ruhig und einfühlsam.

Respektieren Sie die Gefühle Ihres Gegenübers und gehen Sie angemessen darauf ein. Hören Sie aktiv zu, um die individuellen Bedenken des Betroffenen zu verstehen und Verständnis zu zeigen.

Konkrete Hilfestellungen zeigen nicht nur Mitgefühl, sondern ermöglichen eine zielgerichtete Bewältigung der Problematik. Dies kann von praktischer Hilfe, etwa bei Organisation von Terminen bis hin zu emotionaler Unterstützung reichen.

Selbstfürsorge für den Überbringer

Schlechte Nachrichten zu überbringen, kann für die zuständige Person selbst belastend sein. Deshalb ist es notwendig, geeignete Selbstfürsorge zu ergreifen, um besser mit der belastenden Situation umzugehen.

Eine effektive Stressbewältigung hilft dabei, psychisch belastende Situationen weniger schlimm wahrzunehmen und die individuellen Reaktionsmuster auf Stress zu erkennen. Besonders hilfreich sind dabei folgende Maßnahmen:

• Autogenes Training
• Meditation
• Atemübungen
• Sportliche Betätigung
• Progressive Muskelentspannung

Zudem fördern Interaktionen mit den Kollegen einen guten Umgang mit schlechten Nachrichten. Der unterstützende Austausch hilft dabei, diese Stresssituationen besser zu bewältigen und eine positive Arbeitsatmosphäre zu erhalten.

Fazit

In der Geschäftswelt sind schlechte Nachrichten unvermeidlich. Auf welche Art und Weise sie überbracht werden, ist allerdings ausschlaggebend für die Bewältigung der Situation. Eine ausreichende Vorbereitung, Empathie und eine professionelle Kommunikation sind von entscheidender Bedeutung.