Bewerbungsgespräch führen

Zu Beginn des Vorstellungsgesprächs gilt es zunächst, dem Kandidaten die Nervosität zu nehmen. Dazu kommt er in einer lockeren Atmosphäre erst einmal an, muss nicht lange warten und wird freundlich begrüßt. Ein wenig Smalltalk, etwa über die Anfahrt oder das Wetter, ist für den Einstieg perfekt.

Anschließend stellen sich die seitens des Arbeitgebers teilnehmenden Personen vor und skizzieren ihre Position oder ihr Aufgabengebiet im Unternehmen. So kann der Bewerber einordnen, mit wem er es zu tun hat. Ein Ausblick auf den Ablauf des Bewerbungsgesprächs rundet die Begrüßung und Einführung ab.

Ehe die Bewerbungsfragen des Arbeitgebers folgen, sollte der Kandidat die Gelegenheit erhalten, sich selbst vorzustellen. Als Gesprächsöffner eignen sich offene Fragen, durch die der Bewerber ins Reden kommt, zum Beispiel:

• Erzählen Sie uns etwas über sich.
• Warum haben Sie sich bei unserem Unternehmen beworben?
• Warum sind Sie der ideale Kandidat für diese Stelle?

Der Bewerber kann in dieser offenen Phase des Gesprächs selbst entscheiden, welche Themen er behandeln oder was er von sich preisgeben möchte.

Nun folgt das Herzstück des Bewerbungsgesprächs. Idealerweise hat der Personalverantwortliche vorab einen Fragenkatalog vorbereitet, der ihn wie ein Leitfaden durch das Gespräch führt. Er kann Fragen zu den bisherigen beruflichen Stationen und Erfahrungen, den Fachkenntnissen oder der Persönlichkeit und Motivation stellen. Die folgenden Tipps helfen, das Bewerbungsgespräch erfolgreich zu führen:

• Das Bewerbungsgespräch führt zwar der Arbeitgeber. Der Redeanteil des Kandidaten ist jedoch höher und er sollte auch Fragen stellen können.
• Die Gesprächsteilnehmer hören gut zu und notieren sich interessante Informationen.
• Der Bewerber wird möglichst nicht unterbrochen, wenn er ins Reden gekommen ist. Gezielte Nachfragen halten das Gespräch jedoch im Gang.

Kurze Gesprächspausen sollte der Arbeitgeber gezielt zulassen. Sie führen häufig dazu, dass der Kandidat von sich aus weiterspricht und sich so sukzessive mehr öffnet. Wichtig ist: Das Vorstellungsgespräch darf keinem Verhör gleichen, in dem dem Kandidaten eine Frage nach der anderen gestellt wird.

Natürlich möchte der Bewerber auch mehr über seinen möglichen künftigen Arbeitgeber erfahren. Deshalb ist jetzt der ideale Zeitpunkt für eine Vorstellung des Unternehmens. Angesprochen werden können unter anderem diese Punkte:

• Identität und Zweck des Unternehmens
• Erfolge
• Herausforderungen in der kommenden Zeit
• anstehende Aufgaben
• Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen
• Umgang im Team und Betriebsklima
• Unternehmenskultur und ggf. Purpose
• Details zur ausgeschriebenen Stelle

Faire Arbeitgeber bleiben bei der Wahrheit und sprechen gegebenenfalls auch Punkte an, die vielleicht (noch) nicht optimal laufen. Eine authentische Präsentation ist entscheidend, um den Kandidaten vom Unternehmen zu überzeugen.

Die Kandidaten möchten mehr über ihr künftiges Umfeld erfahren. Interessant ist etwa, warum die Stelle überhaupt vakant ist (und was mit dem Vorgänger passiert ist). Antworten Sie hierauf so offen wie möglich und zurückhaltend wie nötig. Außerdem möchten Kandidaten erfahren, welche Erwartungen der Arbeitgeber hat und wie das Team aufgebaut ist.

Gut vorbereitete Kandidaten haben meist einige Fragen in petto, die sie im Rahmen des Bewerbungsgesprächs klären möchten. Nach Abschluss des Hauptteils ist es sinnvoll, ihnen Raum für Rückfragen zu geben. Ehrliche und authentische Antworten sollten eine Selbstverständlichkeit sein. Häufig werden in dieser Phase auch die Rahmenbedingungen des Jobs besprochen, etwa die Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodelle, der Urlaubsanspruch und das Gehalt. Eltern von jüngeren Kindern möchten sicher in Erfahrung bringen, wie familienfreundlich das Unternehmen ist.

Der Arbeitgeber gibt dem Kandidaten nun einen Ausblick darauf, wie es nach dem Bewerbungsgespräch weitergeht. Soll es weitere Gespräche im Auswahlverfahren geben? Bis wann kann der Bewerber eine Antwort erwarten? Ebenso ist es meist sinnvoll, den Bewerber nach seinen Vorstellungen zu fragen. Womöglich hat dieser bereits ein Jobangebot und muss sich schnell entscheiden.

Zum Abschluss bedanken sich die Gesprächspartner für die Zeit des Bewerbers und das angenehme Gespräch, verabschieden sich und begleiten ihn noch zur Tür.

Gerade wenn mehrere Gespräche an einem Tag stattfinden, ist es im Nachhinein oft schwierig, sich an alle Details zu erinnern. Deshalb machen sich die Gesprächsteilnehmer am besten direkt nach dem Termin Notizen zu dem Kandidaten. Was ist positiv aufgefallen, was negativ? Welche Erwartungen hat der Bewerber an das Unternehmen und welche Wunsch-Konditionen hat er gegebenenfalls genannt? Passen seine Persönlichkeit und Arbeitsweise zum Unternehmen?

Im Idealfall hat der Kandidat zum Ende des Vorstellungsgesprächs Informationen zum weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens erhalten. Der Arbeitgeber sollten diesen möglichst einhalten und den Bewerber schon bald über die Entscheidung in Kenntnis setzen. Ebenso sollte er eine Information erhalten, wenn sich die Auswahl verzögert.

Auch wenn die letztendliche Entscheidung noch ein wenig dauert, können Arbeitgeber die Beziehung zu den Kandidaten aufrechterhalten. Dazu können sie ihnen beispielsweise eine E-Mail senden, die die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenfasst und eine Firmenpräsentation oder ein Firmenvideo übermitteln.

Bewerben sich Mitarbeiter auf eine interne Stellenausschreibung, müssen sie im Regelfall ebenfalls ein Vorstellungsgespräch durchlaufen. Die üblichen Standardfragen sind hier jedoch nicht angebracht, da der Bewerber persönlich bekannt ist und die Personalabteilung über den Werdegang Bescheid weiß. Dennoch möchte der Arbeitgeber ein Bewerbungsgespräch führen, um herauszufinden, welcher interne Kandidat sich für die zu besetzende Position am besten eignet. Auch bei einer Beförderung ist ein Gespräch üblich.

Wenn Arbeitgeber ein internes Vorstellungsgespräch führen, können sie sich unter anderem dieser Fragen bedienen:

• Was mögen Sie an Ihrer aktuellen Arbeit?
• Was hat Sie bewogen, sich auf die ausgeschriebene Stelle zu bewerben?
• Was möchten Sie in Ihrem künftigen Arbeitsgebiet verändern?
• Falls Sie die ausgeschriebene Stelle nicht erhalten, was wird sich für Sie verändern?
• Wie stellen Sie sich die Arbeit in der ausgeschriebenen Position vor?
• Weiß Ihr aktueller Vorgesetzter darüber Bescheid, dass Sie sich intern beworben haben?
• Wie würden Ihr Chef und Ihre Kollegen Sie beschreiben?
• Wie würden Sie Ihren Führungsstil beschreiben?
• Wie gehen Sie mit Konflikten im Team um?
• Warum denken Sie, für die Stelle geeignet zu sein?

Bei der Einstellung von Auszubildenden steht im Vorstellungsgespräch die Motivation, den gewählten Beruf zu erlernen, im Vordergrund. Die jungen Bewerber sind verglichen mit anderen Kandidaten oft überdurchschnittlich nervös und nicht an solche Gesprächssituationen gewöhnt. Eine entspannte Atmosphäre ist daher besonders wichtig. Zum Einstieg sollten der oder die Gesprächsteilnehmer sich Zeit nehmen, um ihnen die Nervosität zu nehmen.

Gute Fragen, um das Vorstellungsgespräch zu führen, sind etwa:

• Warum haben Sie sich für diesen Beruf entschieden?
• Warum haben Sie sich bei unserem Unternehmen beworben?
• Was wissen Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen?
• Welche Lieblingsfächer hatten Sie in der Schule und welche mochten Sie überhaupt nicht?

Außerdem ist es ratsam, dass sich die Vertreter des Ausbildungsbetriebs Zeit nehmen und den Ablauf der Berufsausbildung skizzieren, von den Inhalten über die Dauer bis hin zu Ausbildungsorten, Arbeitszeiten und Urlaubsanspruch.

Ein Bewerbungsgespräch mit einer Führungskraft läuft ähnlich ab wie bei anderen Kandidaten. Hier kommt jedoch mit der Führungsarbeit ein großer Themenkomplex hinzu. Der Arbeitgeber befragt den Kandidaten daher auch zu seiner Führungserfahrung, den bereits geleiteten Teamgrößen und der eigenen Sicht auf den Führungsstil. Ebenso kann es interessant sein, die Meinung des Bewerbers zu Themen wie der Förderung der Mitarbeitermotivation, der Personalentwicklung oder der Lösung von Konflikten im Team zu hören.

Spätestens seit der COVID19-Pandemie sind virtuelle Vorstellungsgespräche über Videokonferenz-Tools eine gerne genutzte Möglichkeit, etwa um die erste Gesprächsrunde effizient abzuwickeln oder weiter entfernt oder im Ausland lebende Kandidaten kennenzulernen. Grundsätzlich gelten hierfür dieselben Regeln und der gleiche Ablauf wie bei einem normalen Bewerbungsgespräch. Ein professioneller Rahmen und ausreichend Zeit für den Termin sollten eine Selbstverständlichkeit sein. Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass die Technik gut funktioniert. Außerdem sind im virtuellen Vorstellungsgespräch die Mimik und Gestik der Gesprächspartner sowie die ungeteilte Aufmerksamkeit besonders wichtig.

Moderne Arbeitgeber sollten von den typischen Standardfragen aus den Bewerbungsratgebern Abstand nehmen. Es empfehlen sich situationsbezogene Fragen, zu denen der Bewerber weiter ausholen muss. Zudem sollten die Fragen im Vorstellungsgespräch möglichst offen gestellt werden, sodass der Kandidat in einen Redefluss gerät.

Möchten Arbeitgeber ein Bewerbungsgespräch führen, sollten sie großes Augenmerk auf eine entspannte Atmosphäre und eine Gesprächssituation auf Augenhöhe legen. Das Gespräch selbst erfolgt meist in festen Phasen. Nach einer kurzen Begrüßung folgen die Selbstpräsentation des Bewerbers und der Hauptteil des Gesprächs. Anschließend stellt der Arbeitgeber das Unternehmen vor, gibt Gelegenheit zum Stellen von Fragen und führt das Gespräch schließlich zu einem runden Abschluss.

Den Leitfaden für das Vorstellungsgespräch sollten die teilnehmenden Personen gemeinsam ausarbeiten. Er enthält den geplanten Ablauf sowie bereits einige vorformulierte Fragen, die allen Kandidaten gestellt werden sollen. Wichtig ist jedoch, dem Gespräch neben diesem Leitfaden genügend Freiraum einzuräumen, damit sich das Gespräch frei entwickeln kann.