Preboarding: Erfolgreiches Onboarding beginnt mit der Unterschrift

Rund jedes dritte Unternehmen hat es schon erlebt, dass neu eingestellte Mitarbeiter noch vor ihrem ersten Arbeitstag wieder kündigten oder am ersten Tag mit Abwesenheit glänzten – ohne Vorankündigung. Der Grund dafür ist einfach: Sobald die Unterschrift unter den Vertrag gesetzt ist, verlieren viele Personaler schlagartig das Interesse – und vergessen deshalb auch, den neuen Kollegen an das Unternehmen zu binden.

Das Zauberwort lautet: Preboarding. Lesen Sie hier, wie Arbeitgeber neue Mitarbeiter schon vor Arbeitsantritt auf persönlicher Ebene abholen.

Preboarding vs. Onboarding: die Unterschiede

Onboarding bezeichnet den gesamten Prozess von der Unterschrift des Arbeitsvertrages bis hin zur erfolgreichen Einarbeitung der Mitarbeiter. Viele Arbeitgeber konzentrieren sich dabei auf die Zeit ab dem ersten Arbeitstag bis hin zum Abschluss der Einarbeitungsphase oder bis zum Ende der Probezeit.

Das Preboarding ist Teil des gesamten Onboarding-Prozesses. Der Fokus ruht aber auf der Zeitspanne von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag. Ziel ist, den Mitarbeiter auf seine Tätigkeit vorzubereiten, seine Begeisterung zu wecken und ihn bereits mit einer positiven Candidate Experience im Vorfeld an das Unternehmen zu binden.

Vor Arbeitsantritt ist die Wahrscheinlichkeit relativ hoch, dass dem Kandidaten ein (vermeintlich) besseres Angebot ins Haus flattert und er sich doch noch gegen die Beschäftigung im Unternehmen entscheidet. Deshalb ist es wichtig, auch vor Arbeitsantritt den Kontakt zu halten und eine starke Bindung zu etablieren.

Definition: Was ist Preboarding?

Preboarding setzt sich zusammen aus „pre“ (deutsch: vor) und „to board“ (deutsch: an Bord gehen, einsteigen). Es geht darum, den Mitarbeiter schon vor seinem Arbeitsantritt an Bord zu holen und ihn an den Arbeitgeber zu binden. Unternehmen erreichen damit, dass neue Mitarbeiter den Einarbeitungsprozess vom ersten Schritt an positiv wahrnehmen, sich mit ihrer Entscheidung für das Unternehmen wohlfühlen und eine Willkommensatmosphäre spüren.

Gegenstand des Preboardings ist nicht die eigentliche Einarbeitung. Es kann aber bereits entsprechende Elemente aufweisen, beispielsweise in Form der Übersendung von Informationsmaterial oder der Teilnahme an Online-Veranstaltungen und Webinaren.

Die Vorteile: warum Preboarding wichtig ist

Ein strukturierter Preboarding-Prozess zahlt sich für Arbeitgeber in vielerlei Hinsicht aus:

• Eindruck: 
  Der Mitarbeiter gewinnt einen positiven Eindruck vom Unternehmen und hat so das Gefühl, eine gute Entscheidung getroffen zu haben.
• Bindung: 
  Mit Preboarding lässt sich die Bindung an das Unternehmen stärken. Dies wiederum reduziert die Wahrscheinlichkeit eines vorzeitigen Absprungs oder „Ghosting“ am ersten Arbeitstag (Nichterscheinen).
• Begeisterung: 
  Arbeitgeber wecken mit Preboarding die Begeisterung und Leidenschaft neuer Mitarbeiter.
• Guter Start: 
  Indem sie einige nötige Formalitäten und Vorbereitungen auf die Zeit vor Arbeitsantritt legen, gewinnen Arbeitgeber am ersten Tag Zeit für die wesentlichen Aspekte. So vermeiden sie zu viele Ablenkungen in der Anfangsphase der Tätigkeit.
• Employer Branding: 
  Ein durchdacht gestaltetes Preboarding hinterlässt bei den Mitarbeitern eine positive Erfahrung. Diese tragen sie gerne nach außen, was zu einer höheren Arbeitgeberattraktivität führt.

Beispiele für Preboarding-Aktivitäten

Das Preboarding von Mitarbeitern kann aus unterschiedlichen Einzelmaßnahmen bestehen – je nachdem, was Ihnen als Unternehmen wichtig ist und mit welchen Erwartungen Kandidaten an Sie herantreten. Beispiele für sinnvolle Preboarding-Aktivitäten:

Willkommenspaket

Der Arbeitgeber schnürt für den neuen Mitarbeiter ein kleines Paket mit Aufmerksamkeiten. Das können Merchandising-Artikel mit Firmendruck ebenso sein wie ein individuell zusammengestelltes Müsli. Stets sollte ein persönliches Begrüßungsschreiben oder eine handgeschriebene Postkarte dabei liegen.

Virtuelle Unternehmensführung

Hat der Kandidat noch nicht viel vom Unternehmen gesehen? Dann liefert der Arbeitgeber im Rahmen einer Live-Video-Unternehmensführung oder mit einem Video interessante Einblicke.

Videobotschaften

Eine persönliche Videobotschaft der Geschäftsführung oder der Personalabteilung ist für neue Mitarbeiter ebenso spannend wie kleine Grüße vom zukünftigen Vorgesetzten oder den Kollegen. So hat auch das Team die Gelegenheit, sich vorzustellen. 

Vorbereitung der Technik

Vor dem ersten Arbeitstag ist die perfekte Gelegenheit, um in Ruhe den Arbeitsplatz des Mitarbeiters vorzubereiten – bis hin zum Computer mit eingerichteten Konten. Falls der Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten wird, klärt der Arbeitgeber am besten schon im Vorfeld ab, ob dafür noch Ausstattung erforderlich ist.

Team-Events

Finden vor dem Arbeitsantritt Team-Events statt, bittet das Unternehmen neue Kollegen am besten dazu. Das kann eine Teambuilding-Maßnahme sein, die Weihnachtsfeier oder ein anderes Betriebsfest.

Formalitäten

Vor dem Arbeitsantritt können Arbeitnehmer und Arbeitgeber bereits in Ruhe einige Formalitäten klären, beispielsweise die Bereitstellung der Dokumente für die korrekte Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge.

Kennenlernen

Arbeitgeber können vor dem ersten Arbeitstag ein Treffen des neuen Mitarbeiters mit den zukünftigen Kollegen organisieren, beispielsweise ein gemeinsames Mittagessen zum gegenseitigen Kennenlernen.

Umzugshilfe

Muss der Mitarbeiter für seinen neuen Arbeitsplatz umziehen, kann der Arbeitgeber ihn bei der Wohnungssuche und beim Umzug unterstützen oder eine Sightseeing-Tour organisieren.

E-Learnings

Wird im Unternehmen ein E-Learning-System eingesetzt, kann der neue Kollege darauf bereits vorab Zugriff bekommen und sich so individuell weiterbilden oder mehr über die Unternehmenskultur erfahren.

Preboarding leistet als integraler Bestandteil des Onboardings einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Einarbeitung von Arbeitnehmern und zur Mitarbeiterbindung. So erhalten neue Kollegen schon vor Arbeitsantritt wichtige Informationen, lernen ihre künftigen Kollegen kennen und fühlen sich bald als Teil des großen Ganzen. Arbeitgeber tragen auf diese Weise zu einer zügigen Einarbeitung bei und beugen Absprüngen vor.