Mitarbeitergespräche

In vielen Unternehmen verwendet man die Bezeichnung Mitarbeitergespräch stellvertretend für das Jahresgespräch, das dazu dient, die Leistung und Zusammenarbeit des vergangenen Jahres zu reflektieren und sich gegenseitig Feedback zu geben. Tatsächlich geht die Definition des Mitarbeitergesprächs allerdings deutlich weiter: Gemeint sind damit nämlich alle Gespräche, die über die normale Alltagskommunikation hinausgehen.

Personalgespräche finden meist unter vier Augen zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter statt. Je nach Anlass können aber auch weitere Personen hinzugezogen werden, beispielsweise Vertreter des Personalwesens. Bei bestimmten Gesprächen darf der Mitarbeiter ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen (§ 82 Abs. 2 BetrVG). Ein Mitarbeitergespräch zu führen ist stets Aufgabe der Führungskraft. Es zu delegieren ist nicht empfehlenswert, da die Gespräche insbesondere auch der Pflege der Beziehung zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter dienen.

Es lassen sich zwei Arten von Mitarbeitergesprächen unterscheiden:

• Anlassbezogene Mitarbeitergespräche: 
  Diese Gespräche werden nach Bedarf anberaumt, wenn ein aktueller Anlass vorliegt, etwa wenn es im Team zu einem Konflikt gekommen ist.
• Institutionelle Mitarbeitergespräche: 
  Sie werden in einem festen Turnus durchgeführt (z. B. jährlich), folgen einer festen Struktur und der Ablauf ähnelt sich bei mehreren Mitarbeitern.

Je nach Anlass und Zielsetzung lassen sich verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen unterscheiden:

Ein Mitarbeitergespräch ist ein wesentliches Führungsinstrument. Es kann unterschiedlichsten Zwecken dienen und entsprechend nach Bedarf genutzt werden. Trotz allem sollten aber wenigstens einmal im Jahr, besser noch in kürzeren, regelmäßigen Abständen Feedback-Gespräche stattfinden. Dazwischen können jederzeit auch kurze, ungeplante Termine anberaumt werden, etwa um eine gute Leistung zu würdigen oder Feedback zu einem abgeschlossenen Projekt zu geben. So verankern Arbeitgeber Feedback als festen Bestandteil der Unternehmenskultur.

Wenn Arbeitgeber Mitarbeitergespräche richtig führen, entfalten sie eine Vielzahl von Vorteilen:

• Stärkere Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Verbesserte Kommunikation im Unternehmen
• Stärkung des Vertrauensverhältnisses zwischen Führungskräften und Mitarbeitern
• Frühere Erkennung von Problemen oder drohenden Konflikten
• Besseres Betriebsklima
• Steigerung der Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter
• Senkung der Fluktuation
• Positive Auswirkungen auf die Arbeitgeberattraktivität

Wie stark sich Vorgesetzte auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten müssen, hängt ganz vom Anlass ab. Bei Feedback zu einem eben abgeschlossenen Projekt haben sie die zugrundeliegenden Fakten wahrscheinlich noch parat. Doch liegt der betreffende Zeitraum bereits länger zurück oder geht es um ein Mitarbeiterjahresgespräch, wird es oft schwieriger, zu improvisieren. Die folgenden Hinweise helfen Führungskräften bei ihrer gezielten Vorbereitung:

• Notizen: 
  Die Führungskraft macht sich vorab Notizen zu wichtigen Punkten, die sie ansprechen möchte. So kann sie sich ganz auf das Gespräch konzentrieren, ohne zu grübeln, ob sie etwas vergessen hat.
• Einladung: 
  Für umfangreichere Gespräche, wie Zielvereinbarungs- oder Jahresgespräche, ist eine schriftliche Einladung zu empfehlen, um einen geeigneten Rahmen zu setzen. Für ein kurzes Zwischenfeedback reicht eine mündliche Einladung.
• Ort: 
  Der Raum für die Besprechung sollte idealerweise ruhig und störungsfrei sein. Ein Besprechungstisch im Büro des Vorgesetzten eignet sich dafür ebenso wie ein Besprechungsraum.
• Zeit: 
  Der Vorgesetzte sollte ausreichend Zeit für das Gespräch einplanen, damit dieses in entspannter Atmosphäre ablaufen kann. Eine Einladung mit ausreichend zeitlichem Vorlauf ermöglicht dem Mitarbeiter, sich auch selbst vorzubereiten.

Eine gute Vorbereitung ist entscheidend, um dem Mitarbeiter ein Gefühl der Wertschätzung zu verleihen. Dabei helfen Führungskräften die folgenden Fragen zum Mitarbeitergespräch:

• Welche Themen sollen zur Sprache kommen? 
• Welche Ziele verfolgt die Führungskraft mit dem Personalgespräch?
• Welche Stärken machen den Mitarbeiter aus und was lässt sich Positives über ihn sagen?
• Wie sieht die persönliche Situation des Mitarbeiters aus (z. B. familiäre Probleme, gesundheitliche Herausforderungen, Hobbys, Charaktermerkmale)?
• Welche Ergebnisse haben frühere Gespräche gebracht? Welche Inhalte der Mitarbeitergespräche sollen erneut aufgegriffen werden?
• Mit welchen Einwänden ist zu rechnen?

Möchten Vorgesetzte ein Mitarbeitergespräch richtig führen, ist eine feste Struktur als Orientierung empfehlenswert. Sie bietet ihnen einen festen Rahmen, an dem sie sich orientieren können. Dabei hilft Führungskräften der folgende Leitfaden für das Führen von Mitarbeitergesprächen:

Die wichtigste Grundlage der Kommunikation im Mitarbeitergespräch ist aktives Zuhören. Dieses geht über die rein akustische Wahrnehmung weit hinaus. Es erfordert, dem Gegenüber offen gegenüberzutreten, sich ernsthaft für das Gesagte zu interessieren und darauf zu reagieren – etwa durch eine positive Körpersprache und Rückfragen. Der folgende Überblick zeigt weitere wichtige Tipps für Mitarbeitergespräche:

• Erzählen lassen
  Zwar ist der Inhalt eines Mitarbeitergesprächs insbesondere bei der institutionellen Variante seitens der Führungskraft vorgegeben. Dennoch sollte sie dem Mitarbeiter genügend Raum geben, damit dieser von sich aus erzählt und sich öffnet.
• Spezifische Aussagen
  Verallgemeinernde Kritik, direkte Vorwürfe und negative Aussagen helfen dem Mitarbeiter nicht, das bemängelte Fehlverhalten nachzuvollziehen. Dies stört die gemeinsame Vertrauensbasis oder kränkt den Mitarbeiter. Besser ist es, konkrete Beobachtungen wiederzugeben oder Beispiele anzuführen.
• Win-Win-Situation
  Idealerweise gestaltet die Führungskraft das Mitarbeitergespräch so, dass beide Gesprächsteilnehmer davon profitieren. So geht der Mitarbeiter mit einem guten Gefühl aus dem Termin.
• Wertschätzung
  Um ein Mitarbeitergespräch richtig zu führen, ist gegenseitige Wertschätzung ebenfalls eine wichtige Voraussetzung. Dazu begegnen sich die Gesprächspartner auf Augenhöhe und akzeptieren die gegenseitigen Meinungen, Standpunkte und Beweggründe.
• Ich-Botschaften
  Sätze, die in der Ich-Perspektive formuliert werden, machen lediglich den eigenen Standpunkt klar, ohne mit dem Finger auf andere zu zeigen. Sie sind Du-Botschaften vorzuziehen, die häufig Wertungen oder Urteile enthalten und seitens des Gesprächspartners mitunter mit einem „Gegenangriff“ oder einer gewissen Verteidigungshaltung quittiert werden.

Mitarbeitergespräche dienen dazu, Feedback zu geben, ob nun zu den Leistungen des abgelaufenen Jahres oder zu einer gut erledigten Aufgabe. Dieses erfolgt idealerweise möglichst konkret und orientiert sich an objektiven, nachvollziehbaren Beurteilungskriterien. Insbesondere Kritik basiert am besten auf spezifisch benannten Beispielen.

Eine faire Leistungsbeurteilung erfordert, auch die Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Wurden beispielsweise die Verkaufszahlen nicht erreicht, kann dies auch an einem Einbruch der Umsätze insgesamt liegen. Auch die Arbeitskultur, die Zusammenarbeit im Team oder organisatorische Eckdaten können die Leistung eines Einzelnen beeinflussen. Eine Beurteilung sollte außerdem frei von Diskriminierung sein. Vorurteile, etwa gegenüber ausländischen Mitarbeitern, Frauen oder Menschen mit Behinderung, können dazu führen, dass eine Beurteilung subjektiv schlechter ausfällt als normalerweise.

Idealerweise enden Mitarbeitergespräche damit, Ziele für die Zukunft zu vereinbaren. Nach dem Gespräch geht der Mitarbeiter in die Umsetzung. Er nimmt Anpassungen in seiner Arbeit vor, setzt die besprochenen Punkte um und ist offen für Veränderungen. Auch die Führungskraft greift das Besprochene auf und leitet nötige Veränderungen ein, beispielsweise wenn der Beschäftigte mit seinem Team unzufrieden ist, über Arbeitsüberlastung klagt oder sich neue Herausforderungen wünscht. In beiden Richtungen sollte ein Mitarbeitergespräch Konsequenzen haben. Passiert danach nichts, fühlt sich der Mitarbeiter wenig wertgeschätzt und verliert das Interesse an Veränderungen.

Dabei kommt sogenannten Follow-up-Gesprächen eine wichtige Bedeutung zu. Sie können in einem kleinen, informellen Rahmen stattfinden. Dabei überprüfen die Gesprächspartner den Fortschritt in Hinblick auf die vereinbarten Ziele und Schritte. Bei Bedarf passen sie die Maßnahmen an, um sich noch besser auf die Zielerreichung auszurichten.

Dem Mitarbeiter signalisiert ein Follow-up-Gespräch Interesse seitens der Führungskraft. Er geht mit dem guten Gefühl aus dem Termin, mit der Erreichung seiner Ziele nicht alleine gelassen zu werden und all die nötige Unterstützung zu bekommen.

Viele Arbeitgeber setzen heute auf professionelle Software Tools, um Mitarbeitergespräche und deren Inhalt zu dokumentieren, ebenso wie die vereinbarten Ziele. Zugleich erleichtern sie die Nachverfolgung der Ziele und ermöglichen Reportings auf automatisierter Basis. Zu den Funktionen gehören beispielsweise:

• Terminvereinbarungen
• Speicherung aller Ergebnisse (auch vorangegangener Mitarbeitergespräche)
• Speicherung und Priorisierung von Zielen
• Bereitstellung eines Leitfadens für Mitarbeitergespräche
• Entwicklung unterschiedlicher Standard-Fragebögen
• grafische Aufbereitung der Ergebnisse
• optional Anbindung an die digitale Personalakte eines Mitarbeiters oder Bereitstellung im Self-Service-Portal des Unternehmens
• optional Anbindung an weitere Softwarebereiche wie Performance Management oder Skill Management

Werden Mitarbeitergespräche nicht richtig durchgeführt, können sie eine ohnehin bereits angeknackste Beziehung zu einem Mitarbeiter verschlechtern oder bestehende Konflikte verschärfen. Deshalb ist es für Arbeitgeber besonders wichtig, die folgenden häufigen Fehler zu vermeiden:

1. Mangelnde Vorbereitung auf das Gespräch
2. Mitarbeitergespräch ohne Struktur oder festen Ablauf
3. Unsachliche Kritik und Vorwürfe
4. Manipulative Gesprächstechniken oder übermäßiger Druck auf den Mitarbeiter
5. Zu wenig Wissen über den Mitarbeiter und dessen persönliche Situation
6. Diskussion auf persönlicher statt auf sachlicher Ebene
7. Zu hoher Redeanteil der Führungskraft
8. Zu seltene Mitarbeitergespräche (z. B. nur einmal jährlich)
9. Zu wenig Zeit oder ein unruhiger Ort für das Gespräch
10. Keine Konsequenzen nach dem Mitarbeitergespräch bzw. fehlende Nachbereitung

Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema Mitarbeitergespräche.