Freie Mitarbeiter

Freie Mitarbeiter sind meist Selbstständige, die ähnlich wie Arbeitnehmer für ein Unternehmen tätig werden. Sie sind jedoch nicht in die Organisation eingebunden und nicht an Weisungen des Auftraggebers gebunden. Wann, wo und wie die Arbeit erledigt wird, liegt alleine im Ermessen des Freelancers und kann nicht vom Auftraggeber vorgegeben werden.

Typischerweise werden freie Mitarbeiter projektbezogen engagiert. Oft sind die Projekte zeitlich begrenzt, aber auch eine andauernde Beauftragung ist möglich, wenn eine Scheinselbstständigkeit des Freiberuflers vermieden wird. Freelancer bedienen zudem häufig mehrere Kunden parallel. Freie Mitarbeiter fand man früher insbesondere im kreativen Bereich, etwa bei Musikern, Schauspielern, Webdesignern, Fotografen oder Journalisten. Heute verbreitet sich das Arbeitsmodell zunehmend in anderen Bereichen, z. B. in der Gesundheitsbranche oder im gewerblichen Umfeld.

Obwohl sie mitunter im Betrieb kaum voneinander zu unterscheiden sind, lassen sich freie Mitarbeiter und Arbeitnehmer anhand einer Vielzahl von Merkmalen voneinander abgrenzen:

• Vertrag

Mit einem Arbeitnehmer schließt ein Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag, der rein rechtlich gesehen als Dienstvertrag einzustufen ist. Einer freien Mitarbeit liegt ein Honorarvertrag zugrunde. Dabei kann es sich um einen Dienstvertrag, Werkvertrag oder eine Mischform aus beiden Vertragsarten handeln. Im Gegensatz zum Arbeitnehmer kann somit auch ein bestimmtes Ergebnis (z. B. erfolgreicher Projektabschluss) geschuldet sein statt nur die reine Arbeitszeit.

• Bindung

Arbeitsverträge sind meist unbefristet. Honorarverträge werden häufig mit zeitlicher Begrenzung oder bezogen auf ein Projekt abgeschlossen. 

• Entscheidungsspielraum

Freie Mitarbeiter entscheiden selbst, wie sie die Arbeit erledigen. Arbeitnehmer sind an Weisungen ihres Arbeitgebers gebunden und müssen die internen Vorschriften und Regelungen einhalten.

• Soziale Absicherung

Der Selbstständige ist selbst dafür verantwortlich, sich abzusichern, etwa gegen Krankheit oder sonstige Arbeitsausfälle. Nimmt er Urlaub oder wird er krank, muss er den entstehenden Verdienstausfall selbst ausgleichen. Angestellte hingegen sind in allen Sozialversicherungszweigen pflichtversichert und haben im Fall von Krankheit, Urlaub oder an Feiertagen Anspruch auf Lohnfortzahlung.

• Arbeitsumfeld

Freiberufliche Mitarbeiter entscheiden selbst über Arbeitszeit und -ort. Angestellte hingegen sind an vorgegebene Arbeitszeitmodelle gebunden und können auch gegen ihren Willen an einen bestimmten Arbeitsplatz versetzt werden.

• Steuern

Der freie Mitarbeiter ist selbst dafür verantwortlich, sich als Selbstständiger beim Finanzamt anzumelden und die Einkommenssteuer sowie gegebenenfalls Gewerbesteuer zu entrichten und vorauszuzahlen. Für Arbeitnehmer führt der Arbeitgeber die Lohnsteuer im Rahmen der Entgeltabrechnung direkt an die Finanzbehörden ab. Eine Steuererklärung ist für sie nur in bestimmten Fällen verpflichtend.

• Arbeitsmittel

Freiberufler beschaffen sich selbst das richtige Equipment für ihre Arbeit und zahlen die Miete für eigene Betriebsräume. Einen fest eingerichteten Arbeitsplatz im Unternehmen des Auftraggebers haben sie in aller Regel nicht. Arbeitnehmer hingegen bekommen alle Arbeitsmittel und den Arbeitsplatz vom Unternehmen gestellt. 

• Vergütung

Arbeitnehmer erhalten ein Fixgehalt oder einen Stundenlohn. Die Auszahlung erfolgt meist monatlich im Rahmen der Entgeltabrechnung. Sie unterliegen dem gesetzlichen Mindestlohn. Freie Mitarbeiter handeln ihre Vergütung von Auftrag zu Auftrag mit dem Unternehmen aus. Möglich sind etwa Stundensätze, Pauschal- oder Projektpreise. Sie erhalten ihre Auszahlung innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist, sobald sie ihre Rechnung gestellt haben. Einen festen Rahmen für die Höhe der Vergütung gibt es seitens des Gesetzgebers nicht.

Dass immer mehr Unternehmen Freiberufler beauftragen, überrascht angesichts der vielen Vorteile nicht:

• Flexible Anpassung der Kapazitäten an saisonale Schwankungen oder projektbezogene Anforderungen
• Unkomplizierter Zugang zu speziellem Fachwissen und spezifischer Erfahrung
• Kosteneinsparung durch die Reduzierung von Fixkosten (etwa für Fixgehälter oder Büroflächen)
• Beschleunigung des Recruitings, da langwierige Entscheidungsprozesse entfallen
• Gute Kalkulierbarkeit der Personalkosten, weil keine Personalnebenkosten anfallen
• Verringerung von Betriebsblindheit durch neue Eindrücke von außen
• Geringes finanzielles Risiko, da die Beendigung der Zusammenarbeit ohne gesetzliche Kündigungsfristen schneller möglich ist als bei Arbeitnehmern

Nicht für jedes Unternehmen ist die Beschäftigung freier Mitarbeiter auf Honorarbasis geeignet. Arbeitgeber müssen bereit sein, die nötigen Voraussetzungen zu schaffen. Zu den wichtigsten Nachteilen zählen:

• Distanz

Da sie nicht in die betriebliche Organisation eingegliedert sind, distanzieren sich freie Mitarbeiter eher von Vorgaben oder Entscheidungen, hinter denen sie nicht stehen. Insbesondere in Unternehmen mit stark ausgeprägten Hierarchien und starren Regeln kann dies die Zusammenarbeit erschweren.

• Vertrauen

Der Arbeitgeber muss bereit sein, gegenüber einem Dritten Betriebsinterna offenzulegen. Dieses Vertrauen lässt sich durch Abschluss einer Geheimhaltungsverpflichtung steigern.

• Kontrolle

Sind Vorgesetzte daran gewöhnt, Aufgaben zu delegieren und die Ausführung zu überwachen, können sie die eher freie und flexible Zusammenarbeit als Kontrollverlust erleben.

• Verfügbarkeit

Freelancer arbeiten häufig für mehrere Unternehmen gleichzeitig. Dadurch könnte es bei einer kurzfristigen Beauftragung zu Schwierigkeiten mit der Verfügbarkeit kommen.

• Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit im Team wird durch die fehlende Integration des freien Mitarbeiters in die betrieblichen Abläufe erschwert. Dennoch einen gewissen Team Spirit zu wecken, stellt hohe Anforderungen an die Führungskraft. 

• Kosten

Bei der Abrechnung nach Stunden gilt es die Kosten im Blick zu behalten. Im Gegensatz zu Pauschalpreisen sind sie weniger transparent und entwickeln sich durch die meist deutlich höheren Stundensätze schnell zur Kostenfalle.

Mit der Beschäftigung freiberuflicher Mitarbeiter gehen auch zahlreiche Herausforderungen einher. Sie zu lösen ist eine unabdingbare Voraussetzung für die effektive und rechtssichere Zusammenarbeit mit Freelancern.

Scheinselbstständigkeit

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn Personen als freie Mitarbeiter beschäftigt, aber wie Arbeitnehmer behandelt werden. In Deutschland wird dies als Form der Schwarzarbeit eingestuft und entsprechend geahndet. Häufig nutzten Arbeitgeber das Modell in der Vergangenheit, um sich um die soziale Absicherung der Arbeitnehmer zu drücken und Sozialversicherungsbeiträge zu sparen. Die folgenden Anzeichen können als Hinweise auf eine vorliegende Scheinselbstständigkeit gewertet werden:

• Feste Arbeitszeiten
• Weisungsgebundenheit
• Fest eingerichteter Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten des Auftragsgebers
• Feste Vergütung
• Entgeltfortzahlung bei Krankheit
• Nur ein einziger Auftraggeber
• Einbindung in den Betrieb (etwa mit eigener Firmen-Mailadresse und -Telefonnummer, Visitenkarten)
• Wirtschaftliche Abhängigkeit vom Auftraggeber
• Kein unternehmerischer Entscheidungsspielraum
• Kein echtes Unternehmerrisiko
• Erledigung von Aufgaben, die regelmäßig Arbeitnehmer des Unternehmens ausführen

Die Einstufung eines freien Mitarbeiters als sozialversicherungspflichtiger Beschäftigter zieht die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer für mehrere Jahre rückwirkend nach sich. Zudem können strafrechtliche Konsequenzen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz drohen.

Kommunikation mit freien Mitarbeitern

Um die Zeit und das Know-how des freien Mitarbeiters optimal zu nutzen, gilt es, frühzeitig die gegenseitigen Erwartungen zu klären. Die zuständige Person beim Auftraggeber sollte daher am besten schon während der Auftragsanbahnung das Gespräch suchen, um wichtige Voraussetzungen für die Zusammenarbeit zu besprechen. Die während der Projektlaufzeit zu erreichenden Ziele sollten möglichst klar definiert und vertraglich vereinbart werden. So beugt der Auftraggeber Missverständnissen vor.

Führung freier Mitarbeiter

Wenn Unternehmen Freelancer beauftragen, sollten sie intern ausreichende Kapazitäten für deren Koordination bereitstellen. Die zuständige Person ist dafür verantwortlich, dem Freiberufler die nötigen Ressourcen bereitzustellen, die Kommunikationsprozesse zu lenken und Organisatorisches, wie die Rechnungsprüfung, zu erledigen.

Man könnte argumentieren, dass freie Mitarbeiter keiner Mitarbeiterführung bedürfen – sind sie doch weder festangestellt noch in den Betrieb eingegliedert. Doch diese freie, flexible Form der Zusammenarbeit erfordert ein gewisses Maß an Steuerung, um als Auftraggeber das Zepter nicht ganz aus der Hand zu geben. Führungskräfte müssen hier den Spagat zwischen einer möglichst freien Ausführung des Auftrags und einer gewissen Einbindung in das vorhandene Team schaffen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu wahren. Dabei helfen eine offene Kommunikation, regelmäßiges Feedback und Abstimmungsrunden.

Tools und Technologien

Wenn Unternehmen Freelancer beauftragen, stehen sie vor der Herausforderung, die Kommunikation möglichst effizient zu gestalten. Der freie Mitarbeiter arbeitet häufig nicht direkt vor Ort oder ist nur an einzelnen Tagen erreichbar. Um die Lücken in der Kommunikation zu schließen, arbeiten Auftraggeber und Freelancer heute mit vielfältigen Software-Tools. Sie erleichtern die Zusammenarbeit und gewährleisten, dass notwendige Informationen immer zur Verfügung stehen. Zu diesen Technologien zählen etwa:

Bei der Auswahl geeigneter Tools spielt die Kompatibilität eher eine untergeordnete Rolle. Meist handelt es sich um Cloud-Dienste, die von jedem Endgerät mit Internetzugang aus genutzt werden können. Wichtiger ist, den Funktionsumfang auf die Anforderungen des Teams und des Projekts abzustimmen. Auch die Komplexität des Systems bzw. die intuitive Nutzung der Benutzerführung sollten Projektteams bei der Auswahl beachten.

Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema freie Mitarbeiter.