Effizientes Personalmanagement im digitalen Zeitalter
Die digitale Personalakte ist eine moderne Lösung für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Personalprozessen. Sie ersetzt die herkömmliche papierbasierte Personalakte und bietet Unternehmen eine effiziente, sichere und übersichtliche Möglichkeit, Informationen zentral zu speichern und zu verwalten. Diese Technologie erleichtert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern ermöglicht auch eine rechtskonforme Datenhaltung und eine bessere Vernetzung der HR-Prozesse.
Definition
Die digitale Personalakte ist Bestandteil des Dokumentenmanagements im Unternehmen. In ihr pflegt, verwaltet und speichert die Human-Resources-Abteilung (HR) alle Stammdaten eines Mitarbeiters. Außerdem finden sich in der elektronischen Akte sämtliche Dokumente, die im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses des jeweiligen Kollegen relevant sind und vom Unternehmen aufbewahrt werden dürfen.
So liegen Personalern, Führungskräften, Teamleitern und der Chefetage an einer zentralen Stelle sämtliche Personalinformationen zu ihrer Belegschaft in digitaler Form vor.
Die digitale Personalakte können Betriebe auf eigenen Servern oder in der Cloud anlegen. Sie nutzen dabei meist spezielle Software, um die Datenbestände bequemer pflegen und Informationen leichter finden zu können.
Funktionen einer digitalen Personalakte
Wer Personalakten digitalisiert, scannt diese nicht nur und pflegt die produzierten PDFs in eine Ordnerstruktur ein. Mit Software für das Personaldatenmanagement lassen sich mit Hilfe der Informationen in einer digitalen Personalakte auch viele Workflows in der HR automatisieren. Denn die elektronische Akte kann mit anderen digitalen HR-Systemen wie der Lohnabrechnung, der Erfassung von Arbeitszeit, Überstunden oder Krankheitstagen vernetzt werden.
Außerdem können Mitarbeiter mit einer Funktion für den „Employee Self Service“ ihre personenbezogenen Daten selbst anlegen oder bearbeiten. Nach einem Umzug müssen sie also nicht mehr Kontakt zur Personalabteilung aufnehmen. Sie ändern ihre Adresse selbst in ihrer digitalen Personalakte. Die Funktion erlaubt ihnen auch, bei einer Weiterbildung erworbene Zertifikate oder Bescheinigungen in die Akte zu laden, Wünsche für die Einteilung in einer bestimmten Schicht zu äußern oder einen Urlaubsantrag zu stellen.
Die HR-Software schickt diesen dann auf den im Betrieb vorgesehenen Genehmigungsweg. Wird der Urlaub gewährt, trägt das System die Abwesenheit automatisch in die digitale Personalakte ein.
Die Software erinnert Vorgesetzte und Personaler auch automatisch an regelmäßig anstehende Termine wie das jährliche Mitarbeitergespräch, die fällige Erneuerung eines Gesundheitszeugnisses oder in bestimmten Abständen zu wiederholende Schulungen etwa zum Brandschutz oder dem sicheren Umgang mit Arbeitsgerät.
Vorteile der digitalen Personalakte
Wer Personaldaten auf Papier dokumentiert und pflegt, braucht dafür viel Zeit. Durch die Einführung digitaler Personalakten entlasten Betriebe ihre HR dagegen spürbar.
Wenn alle für die Arbeit der Personaler nötigen Daten digital und an einer zentralen Stelle vorliegen,
- entfallen zeitraubende Missverständnisse und Abstimmungen – alle Kollegen in der Personalabteilung haben dann immer den gleichen Informationsstand.
- können sie von überall auf die Unterlagen und Daten zugreifen, die sie für ihre Arbeit brauchen – auch vom Home Office, Außendienststellen oder Tochterbetrieben aus.
- finden sie benötigte Informationen in der übersichtlichen Struktur einer elektronischen Personalakte schneller – zumal diese in der Akte jedes Kollegen die gleiche ist.
- besteht die Möglichkeit, im Volltext gezielt nach Informationen zu suchen, oder generative künstliche Intelligenz (KI) Dokumente zusammenfassen zu lassen, was die Arbeit zusätzlich erleichtert.
Da die digitale Personalakte den Mitarbeitern in der HR-Abteilung Zeit spart, haben sie mehr Kapazitäten, um Kolleginnen und Kollegen persönlich zu betreuen, für das Onboarding neuer Mitarbeiter oder das Recruiting. Dieses war noch nie so aufwändig wie in Zeiten des Fachkräftemangels.
Zugleich können Unternehmen ihre Archive verkleinern. Sie brauchen weniger Drucker und Papier, wenn sie Personalakten digital führen. So sinken ihre Kosten und ihr Co2-Footprint wird kleiner. Dennoch erfüllen sie mit einer professionellen digitalen Personalakte natürlich alle Anforderungen, die das Bundesfinanzministerium gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) an die Archivierung von Geschäftsunterlagen stellt.
Die Einführung digitaler Personalakten bietet auch den Beschäftigten Vorteile. Die über sie in ihrer elektronischen Akte gespeicherten Informationen lassen sich dort leichter schützen, als in einer auf Papier geführten Akte. Um den Datenschutz zu gewährleisten, bekommen schließlich nur jene Mitarbeiter im Betrieb Zugriff auf die digitale Personalakte, die diese wirklich einsehen müssen.
Inhalte der elektronischen Personalakte
In eine elektronische Personalakte gehören alle Unterlagen zur Person des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin, die mit deren Beschäftigungsverhältnis in einem sachlichen Zusammenhang stehen. Im Einzelnen können dies sein:
- Stammdaten – etwa die Adresse, das Geburtsdatum und die Kontonummer des Beschäftigten, Informationen zu den bei einem Unfall zu kontaktierenden Personen, die Einstufung des Kollegen in einen Tarifvertrag, seine Lohnsteuermerkmale wie der Personenstand oder die Zahl der Kinder
- Alle Bewerbungsunterlagen, Arbeitsproben, der Lebenslauf und Zeugnisse
- Gegebenenfalls gesetzlich vorgeschriebene Nachweise wie eine Kopie des Führerscheins, ein Gesundheits- oder Führungszeugnis
- Sozialversicherungsausweis, Meldungen an die Sozialversicherungsträger und die Krankenkasse
- Bestätigungen, Zertifikate und Teilnahmebescheinigungen von Weiterbildungen und Schulungen
- Informationen zu Boni, Prämien, Sonderzahlungen, leistungsbezogenen Gehaltsbestandteilen, vermögenswirksamen Leistungen oder einer betrieblichen Altersvorsorge
- Handlungsvollmachten und Prokura des Mitarbeiters
- Informationen zu einem eventuell gestellten Diensthandy oder –laptop, einem Firmenwagen, eines Dienstrads, einer Bahncard oder einer Tankkarte sowie alle Belehrungen und Sicherheitseinweisungen, die zu diesen Arbeitsmitteln gehören
- Verschwiegenheitserklärungen und Sicherheitsbelehrungen, die der Mitarbeiter unterschrieben hat
- Protokolle der jährlichen Mitarbeiter- und Personalentwicklungsgespräche
- Stand der geleisteten Überstunden
- Bereits gewährte und noch bestehenden Urlaubstage
Nicht in jeder digitalen Personalakte werden sich alle diese Informationen finden. Was diese enthält, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und der Art des Arbeitsplatzes ab.
Ganz sicher ist jedoch, dass sich die folgenden Informationen nie in einer digitalen Personalakte finden dürfen:
- Krankheitsbefunde eines Mitarbeiters. Diese stehen auch dann nicht in einem sachlichen Zusammenhang mit seinem Arbeitsverhältnis, wenn der Betriebsarzt die Diagnose gestellt hat.
- Der Vermerk, dass eine Kollegin oder ein Kollege Mitglied einer Gewerkschaft ist, für den Betriebsrat kandidiert oder Wahlen zu diesem organisiert hat. Das würde Grundrechte des Mitarbeiters verletzen.
- Angaben zur Leistung eines Arbeitnehmers
- Vermerke zu seiner ethnischen Herkunft, Religionszugehörigkeit oder sexuellen Orientierung. Das verstößt gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz.
Rechtliche Anforderungen
Eine digitale Personalakte enthält vertrauliche und daher per Gesetz besonders geschützte Informationen. Es versteht sich, dass der technische Schutz der Daten immer auf dem neuesten Stand sein muss. Außerdem müssen Arbeitgeber bei der Einführung digitaler Personalakten diese rechtlichen Vorgaben erfüllen:
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Datenschutz
Den geforderten Datenschutz gewährleisten Arbeitgeber, indem sie kontrollieren und dokumentieren, wer, wann Einsicht in die Akte hatte und wer welche Daten bearbeitet, hinzugefügt oder gelöscht hat. Dazu erstellen sie ein detailliertes Berechtigungskonzept. Dieses gewährt nur befugten Personen Zugriff auf die digitale Personalakte.
Außerdem haben nicht alle Führungskräfte und Personaler die gleichen Einsichts- und Bearbeitungsrechte. Ein Teamleiter muss zwar beispielsweise wissen, welcher Kollege bereits wie viel Urlaub hatte, aber nicht, ob er einer Lohnpfändung unterliegt.
Grundsätzlich gilt: Je strenger Arbeitgeber Zugriffsrechte handhaben, desto besser schützen sie die Daten ihrer Mitarbeiter in der digitalen Personalakte.
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Aufbewahrungsfristen
Der Datenschutz erfordert, dass kein Unbefugter Informationen über einen Mitarbeiter einsehen oder verändern kann. Dessen personenbezogene Daten müssen Arbeitgeber außerdem so lange aufbewahren, wie es die gesetzlichen Fristen vorsehen. Zudem müssen sie die im Steuer- und Unternehmensrecht vorgesehenen Aufbewahrungsfristen einhalten. Dabei gilt:
- Belege, aus denen hervorgeht, dass der Mindestlohn bezahlt wurde, müssen Arbeitgeber zwei Jahre lang aufbewahren.
- Nachweise über abgeführte Sozialversicherungsbeiträge dürfen sie erst nach fünf Jahren vernichten.
- Für den Mitarbeiter bedeutsame Steuerunterlagen wie seine Lohnsteuerkarte, Lohnabrechnungen und Lohnsteuerabzugs-Belege müssen Arbeitgeber sechs Jahre lang archivieren.
- Handelt es sich um Steuerunterlagen, mit denen das Finanzamt den Firmengewinn ermittelt, müssen Unternehmen diese zehn Jahre aufbewahren.
Nach Ablauf dieser Fristen müssen Arbeitgeber durch die Datenschutzgrundverordnung geschützte personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter so löschen, dass sie nicht wiederhergestellt werden können.
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Mitbestimmung
Mitarbeiter brauchen der Einführung elektronischer Personalakten nicht zuzustimmen. Sie haben aber nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz das Recht, auf Antrag ohne Angabe von Gründen Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Dieses Einsichtsrecht besteht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch.
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Betriebsrat
Der Betriebsrat muss der Einführung digitaler Personalakten nicht grundsätzlich zustimmen. Mitbestimmen kann er nach § 87 Absatz I Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes nur, wenn Arbeitgeber technische Einrichtungen einführen, mit denen sie das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern überwachen können. Genau diese technische Möglichkeit bieten viele Programme zur Führung digitaler Personalakten. Ob der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht hat, hängt bei der Wahl einer solchen Software also davon ab, welche ihrer Funktionen der Arbeitgeber nutzt. Im Zweifel sollte er den Betriebsrat vor der Einführung elektronischer Personalakten einbinden und eine Betriebsvereinbarung mit ihm abschließen.
Das Recht, die digitale Personalakte eines Kollegen oder einer Kollegin einzusehen, haben Betriebsräte grundsätzlich nicht. Wenn sie dies tun wollen, müssen Arbeitgeber vorab die Einwilligung des entsprechenden Mitarbeiters einholen.
So digitalisieren Sie Personalakten
Wenn Arbeitgeber digitale Personalakten einführen wollen, ist es nicht damit getan, den Inhalt der Hängeregister oder der Aktenordner in ihren Archivschränken einzuscannen. Dazu gehört mehr! Es empfiehlt sich, den Umstieg in diesen Schritten umzusetzen.
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1. Benennen Sie einen Projektverantwortlichen
Die Einführung der digitalen Personalakte ist ein Change-Prozess. Dieser erfordert eine koordinierte und zentrale Steuerung. Betriebe brauchen daher einen Projektverantwortlichen. Dieser muss alle im Unternehmen an der Einführung der digitalen Personalakte Beteiligten ins Boot holen und die Zusammenarbeit mit ihnen koordinieren. Neben der Personalabteilung wirken an dem Projekt die IT, eventuell der Einkauf und der Betriebsrat mit.
Der Projektverantwortliche sollte neben HR- auch IT-Kenntnisse haben und sich im Datenschutz auskennen.
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2. Wählen Sie eine Softwarelösung für ihre digitalen Personalakten aus
Um in die richtige IT-Lösung zu investieren, müssen Arbeitgeber zunächst analysieren, was sie mit der Einführung der elektronischen Personalakte erreichen wollen und welche Funktionen diese dazu haben muss. Ein gutes System lässt sich zudem immer problemlos in die vorhandene Softwarelandschaft integrieren. Personaler können es nach der Einarbeitung einfach und intuitiv bedienen. Der Anbieter der Lösung bietet Support und regelmäßige Updates für seine Software an. Nur so bleibt das System sicher und datenschutzrechtlich auf dem neuesten Stand.
Vor der Entscheidung für eine Software ist auch zu klären, ob die Server des Unternehmens groß genug sind, um sie zu hosten, oder es neue Hardware oder eine Lösung in der Cloud braucht. Auch die Anforderungen des Systems an die Leistungsfähigkeit des Firmennetzwerks sollten Betriebe vor der Investition klären.
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3. Legen Sie Regeln für die Nutzung der digitalen Personalakte fest
Definieren Sie, wer im Unternehmen auf die Akte zugreifen muss und darf. Das ist Voraussetzung dafür, dass die elektronische Lösung den Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Legen Sie fest, wer welche in der digitalen Personalakte enthaltenen Inhalte für seine Arbeit braucht und, ob er sie nur lesen muss, oder auch bearbeiten darf. Ein Teamleiter muss zwar beispielsweise wissen, wie viel Urlaub ein Mitarbeiter bereits hatte. Er muss aber nicht vollständig über dessen persönliche Verhältnisse informiert sein. Begrenzen Sie die Zugriffsrechte von Vorgesetzten, Personalern und Geschäftsführung auf die digitale Personalakte gemäß des erstellten Berechtigungskonzeptes, wenn Sie die Software für die digitale Personalakte implementieren.
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4. Digitalisieren Sie Ihre Papierakten
Es ist nicht empfehlenswert, alte Personalakten durch eigene Mitarbeiter scannen zu lassen. Zum einen fehlt dafür in den meisten Unternehmen die Technik. Zum anderen dürfen in die Akten nicht alle Mitarbeiter des Unternehmens Einsicht haben. Die Personalabteilung darf das. Sie hat aber anderes zu tun.
Besser ist daher, professionelle Dienstleister zu beauftragen. Diese haben Hochleistungsscanner, mit denen sie den Prozess schnell erledigen können. Außerdem garantieren sie die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Bewahren Sie alle Papier-Akten nach dem Einscannen noch ein halbes bis ein ganzes Jahr lang auf. Falls es Unstimmigkeiten bei der Digitalisierung gab, können Sie so noch auf die Originale zurückgreifen.
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5. Schulen Sie alle, die mit der digitalen Personalakte arbeiten
Sobald die alten Akten eingescannt wurden, arbeiten Personaler, Teamleiter und andere Vorgesetzte nur noch in der elektronischen Personalakte. Denken Sie also von Anfang an daran, wie Sie diese Kollegen in den Umgang mit dem neuen System einarbeiten.
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6. Kommunizieren Sie von Anfang an mit der gesamten Belegschaft
Die Einführung der digitalen Personalakte ist ein Change-Prozess im Unternehmen. Bei vielen Beschäftigten löst die Maßnahme daher Sorgen oder Vorbehalte aus. Diese entkräften Sie, indem Sie frühzeitig und offen an alle Mitarbeiter kommunizieren, weshalb sie deren Personalakten digitalisieren. Transparenz schafft immer mehr Akzeptanz. Geben Sie bei einem längeren Projekt auch Zwischenstände bekannt und machen Kollegen neugierig auf neue Funktionen und Möglichkeiten wie etwa einen Employee Self Service, den sie nach der Einführung der digitalen Personalakte werden nutzen können.
Lesetipp
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mehr erfahrenFragen und Antworten
Hier erhalten Sie Antworten auf Fragen zum Thema „digitale Personalakte“.
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Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Sammlung von Mitarbeiterdaten (z. B. Adresse, Geburtsdatum) und Dokumenten, die von der Personalabteilung verwaltet wird. Die Akte wird entweder auf dem Firmennetzwerk oder in der Cloud gespeichert und mit spezieller Software verwaltet, um Prozesse wie die Gehaltsabrechnung oder das Erfassen von Arbeitszeiten zu erleichtern.
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Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?
Generell gibt es keine Pflicht dafür, eine digitale Personalakte zu führen und die Entscheidung darüber obliegt dem jeweiligen Unternehmen. Es gibt allerdings Unterlagen, die nur elektronisch geführt werden dürfen. Dazu zählen Nachweise der Elternschaft, Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten oder Krankenkassenbescheinigungen. Die genauen Anforderungen werden in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) geregelt.
