Präsentieren als Schlüsselkompetenz im Job
Egal, ob es sich um die Präsentation aktueller Umsatzzahlen oder einer innovativen Geschäftsidee handelt: Die Fähigkeit, Informationen glaubwürdig, in gewisser Weise spannend und wortgewandt zu präsentieren, zählt in der modernen Berufswelt zu den zentralen Schlüsselkompetenzen. Doch frei aus dem Bauch heraus über ein Thema zu sprechen und dabei kompetent zu wirken, liegt den wenigsten. Denn Menschen allein mit Worten zu begeistern und zu fesseln, ist gar nicht so einfach. So sind für einen erfolgreichen Vortrag nicht nur gut recherchierte Informationen und ansprechende Medien (Folien, Filme etc.) ausschlaggebend, sondern auch die Körperhaltung, Mimik, Sprache und Ausstrahlung des Redners. Nur wenn Inhalte ansprechend vermittelt werden, bleibt das Publikum aufmerksam. Das Gute ist aber, dass man überzeugendes Vortragen erlernen kann. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine gelungene Präsentation aufbauen und Ihre Zuhörer fesseln.
Vorbereitung der Präsentation
Bei Präsentationen ist eine gute Vorbereitung die halbe Miete. Doch bevor Sie ans Werk schreiten und eine Präsentation entwerfen, sollten Sie vorab einige Rahmenbedingungen klären und folgende Checkliste durchgehen:
Thema
- Um was soll es im Vortrag gehen, welche Problemstellungen behandelt er und welche Inhalte werden darin vorgestellt?
- Anlass und Zielsetzung: Was ist der Grund des Vortrages und was soll er bezwecken?
- Wie ist der eigene Wissensstand zum Thema?
- Wer ist das Publikum und welches Vorwissen darf beim Publikum vorausgesetzt werden?
- Recherche: Wo finden sich geeignete Informationen, um Präsentationsinhalte auszuarbeiten?
- Zeitlicher Rahmen: Wann findet die Präsentation statt, wie viel Zeit nimmt deren Vorbereitung in Anspruch und wie viel Zeit steht für die Präsentation zur Verfügung?
- Ort und technische Infrastruktur: Welche Räumlichkeiten stehen für den Vortrag zur Verfügung und welche technische Infrastruktur ist vorhanden? Gibt es z. B. einen Laptop und einen Beamer für die Wiedergabe digitaler Folien?
Publikum
- Wie groß ist das Publikum und aus welchen Personen setzt sich die Zielgruppe zusammen?
- Welchen Nutzen ziehen diese aus dem Vortrag?
Präsentationstechnik
- Welche Präsentationstechnik ist für die Zuhörer geeignet?
- Legen diese Wert auf effektvolle Folien oder reicht ein beschriebenes Whiteboard mit den wichtigsten Inhalten aus?
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Zielgruppenanalyse: Wer ist das Publikum?
Ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Vorbereitung ist es, sich mit Ihrem Publikum auseinanderzusetzen. Dazu sollten Sie Ihre Zielgruppe genau unter die Lupe nehmen. Schließlich macht es einen Unterschied, ob man vor Kollegen, Seminarteilnehmern, Vorgesetzten, Geschäftspartnern oder Kunden spricht. Überlegen Sie sich daher, wo die Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Zuhörer liegen. Darüber hinaus sind demografische Aspekte wie das Alter, der Bildungsstand und der kulturelle Hintergrund Ihrer Zuhörerschaft maßgeblich für die Gestaltung und Wortwahl Ihrer Präsentation. Ferner spielt auch die Größe des Publikums eine Rolle. Sprechen Sie in einem kleinen Konferenzzimmer vor einer Handvoll Personen, oder in einer großen Halle vor zahlreichen Menschen? Der Zweck und Anlass Ihres Vortrages ist ebenso entscheidend für den Präsentationsmodus. Soll beispielsweise ein Geschäftskunde für ein neues Produkt begeistert werden, ist ein einschläfernder Monolog wenig zielführend, der nur trockene Fakten aneinanderreiht.
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Thema auswählen und strukturieren
Wenn Sie einen Vortrag halten, dann tun Sie das meist aus einem bestimmten Grund. Sie sind mit der Leitung eines Projekts betraut worden und sollen mit einer Präsentation der Projektziele weitere Investoren ins Boot holen? Oder möchten Sie auf einem Kongress die Ergebnisse einer Umfrage präsentieren? Wenn Sie das Thema Ihres Vortrages kennen, ist der nächste Schritt die intensive Recherche. Überlegen Sie, wo Sie vertrauensvolle Informationsquellen finden. Gibt es Fachliteratur zum Thema, müssen Sie dafür den Geschäftsbericht vom Vorjahr heranziehen oder sind genug Materialien dazu im Internet vorhanden?
Haben Sie alle notwendigen Informationen gesammelt, setzen Sie thematische Schwerpunkte und erarbeiten die Kernaussage Ihrer Präsentation: Sprechen Sie über eine bestimmte Problemstellung, möchten Sie mehr Bewusstsein für einen Sachverhalt schaffen oder Menschen für eine spezielle Angelegenheit motivieren?
Um Inhalte klar und verständlich zu vermitteln, ist es sinnvoll, diese in kleine „Häppchen” aufzubereiten. Das bedeutet, dass Sie Ihren Vortrag in mehrere Abschnitte unterteilen. Zentral ist, dass sich ein roter Faden durch Ihren Vortrag zieht und Sie nicht thematisch abschweifen.
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Materialien und Technologien vorbereiten
Die sorgfältige Vorbereitung der notwendigen Materialien und erforderlichen Technologien ist die halbe Miete einer erfolgreichen Präsentation. Hat man vorab alles in die Wege geleitet, sodass am Tag des Vortrags alles problemlos abläuft, ist man von Beginn an entspannter.
Folgende Hilfsmittel unterstützen dabei:
- Notizen
Niemand verliert beim Reden gerne den Faden, daher sind Notizen hilfreich. Diese geben Ihnen Struktur und Sicherheit, wenn Sie ein Thema abhandeln. Gestalten Sie Ihre Notizzettel, z. B. Redekarten, für diesen Zweck möglichst schlicht anhand von Stichworten. Verwenden Sie keine ganzen Sätze, denn dann besteht die Gefahr, dass Sie ablesen und sich beim Sprechen zu sehr daran klammern. Das wirkt dann verkrampft und unnatürlich. Außerdem ist es schwierig, bei Stress lange Sätze laut vorzulesen.
- Präsentationsfolien
Digitale Folien sind eine hervorragende Hilfestellung, wenn Sie Zahlen, Fakten und Daten veranschaulichen möchten. Dazu bereiten Sie eine Präsentation am Computer vor. Diese lässt sich anhand von Bildern, Texten, Videos und Tönen gestalten. Ein beliebtes Programm zur Erstellung von Präsentationen ist MS PowerPoint. Daneben gibt es viele vergleichbare Softwarelösungen, die Sie als Freeware im Internet nutzen können.
- Computer und Beamer
Damit bei der Präsentation auch alle Anwesenden Ihre Folien zu sehen bekommen, benötigen Sie einen Beamer, der mit einem Laptop oder PC verbunden ist. Stellen Sie daher sicher, dass am Veranstaltungsort eine geeignete technische Infrastruktur vorhanden ist.
Wenn Sie Folien mittels PowerPoint oder einem anderen Programm präsentieren und dafür nicht Ihren eigenen Computer nutzen, bringen Sie Ihre Vortragsfolien auf einem USB-Stick mit oder übermitteln diese vorab digital an die Veranstaltungsleitung. Erfragen Sie bei der Veranstaltungsleitung gegebenenfalls, ob USB-Sticks möglich sind. Manche Firmen sperren USB-Ports zur Minimierung des Virenrisikos.
Tipp: Achten Sie unbedingt darauf, dass die PowerPoint-Version, mit der Sie die Folien erstellt haben und die auf dem Vortrags-PC dieselbe ist, sonst kann es sein, dass Text verschoben oder ganz verschwunden ist und auch Animationen nicht funktionieren!
- Online-Präsentation
Im Zeitalter von Online-Meetings ist es üblich geworden, virtuelle Präsentationen abzuhalten. Hier gelten bezüglich der Vorbereitung die gleichen Regeln wie bei einem Vortrag in Präsenz. Der Unterschied ist, dass Sie eine einwandfreie Internetverbindung, eine funktionierende Webcam und Mikrofon brauchen. Ansonsten kann es zu unangenehmen Unterbrechungen kommen. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre Präsentationsfolien vollständig sind und tadellos funktionieren.
- Whiteboard und Flipchart
Wenn Ihr Vortrag eher auf Interaktion mit dem Publikum setzt, bieten sich klassische Präsentationsmittel wie Whiteboard, Pinnwand oder Flipchart an. Diese ermöglichen vor Ort wichtige Punkte aufzuschreiben oder eine Art Brainstorming zu machen. Dazu benötigen Sie passendes Zubehör wie Stifte, Reißzwecken, Magneten oder Haftnotizen. Da Tafeln, Flipcharts und Pinnwände nicht auf Weitsicht ausgelegt sind, empfehlen sich diese eher bei Präsentationen im kleinen Rahmen, z. B. bei einem Workshop.
- Proben und Üben
Die wenigsten Personen können aus dem Stegreif eine fesselnde Ansprache abhalten. Je öfter Sie Ihren Text durchgehen und vorsprechen, desto weniger Lampenfieber haben Sie vor dem echten Publikum. Sie müssen dazu nicht jeden Satz auswendig lernen. Doch sollten Sie die Gewissheit haben, dass Sie Ihre Präsentation notfalls auch ohne Notizzettel und Folien abhalten können. Das wappnet Sie vor etwaigen Pannen und gibt Ihnen Sicherheit. Ein selbstsicheres Auftreten hilft wiederum dabei, dass Sie überzeugend und eloquent wirken.
Haben Sie Ihren Vortrag bereits mehrere Male allein durchgespielt, können Sie auch einen Probelauf vor Freunden wagen. Bitten Sie Ihre vertrauten Zuhörer, Feedback zu Ihrer Aussprache, Körperhaltung, Gestik und Mimik zu geben. Denn manchmal ist man sich gewisser Angewohnheiten, wie ständiges Räuspern oder durch die Haare fahren, gar nicht bewusst.
Aufbau der Präsentation
Behalten Sie bei der Erstellung Ihrer Präsentation im Hinterkopf, dass jeder Vortrag eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss hat.
Diese Teile sind zwar inhaltlich voneinander abgegrenzt, doch sind die Übergänge fließend:
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Einleitung
Es ist wenig ratsam, gleich zu Beginn des Vortrags ans Eingemachte zu gehen und das Publikum mit lauter Fachbegriffen zu überrumpeln. Starten Sie lieber mit einer Frage, die zu einer direkten Interaktion führt, wie:
„Lassen Sie uns über Mitarbeiterführung sprechen. Wer von Ihnen ist Führungskraft, bitte einmal die Hand heben.”
- Bilder und Statistiken
Sie können sich für die Einleitung auch visueller Mittel wie Statistiken oder Grafiken bedienen. Wichtig ist, dass diese inhaltlich in Bezug zu Ihrer Präsentation stehen.
Sie dienen als Erklärung für den Anlass Ihres Vortrags:
„Diese Statistik zeigt, wie erfolgreich unsere Firma im Vorjahr war. Doch was macht Erfolg auf dem Finanzmarkt eigentlich aus? Ich möchte Sie mit meinem Vortrag dazu einladen, gemeinsam über Geschäftsstrategien im Finanzsektor nachzudenken und gängige Erfolgskonzepte zu hinterfragen…”
- Anekdoten und Geschichten
Eine weitere Idee für einen spannenden Einstieg in einen Vortrag sind Geschichten und Anekdoten, die die Aufmerksamkeit der Zuschauer weckt:
„1824 lebte in Portsmouth, England, ein kleiner Junge. Er träumte davon, Schriftsteller zu werden, doch es schien, als wäre das Leben ihm nicht zugeneigt. Um zu überleben, arbeitete er in einer Schuhpoliturfabrik und schlief in einer heruntergekommen Kammer, die er sich mit Ungeziefer teilte. Irgendwann fasste er sich ein Herz und schickte sein erstes Manuskript an verschiedene Verleger. Doch er erhielt nur Absage um Absage. Die Verleger nannten ihn naiv, albern und seine Geschichten unrealistisch. Doch er blieb beharrlich, bis er schließlich einen Verleger fand, der eine seiner Geschichten drucken wollte. Der Junge war vollkommen überwältigt und die Anerkennung, die die Veröffentlichung seiner Geschichte ihm zuteil werden ließ, veränderte sein ganzes Leben. Übrigens: Der Name des Jungens war Charles Dickens.“ (aus Dale Carnegie „Wie man Freunde gewinnt“)
- Fazit vorwegnehmen
Gerade bei Vorträgen, die viele Daten und Fakten enthalten, kann es sinnvoll sein, die wichtigste Erkenntnis vorwegzunehmen. Damit weckt man das Interesse des Publikums, weil es sich fragt, wie man zu diesem Schluss kommt:
„Wussten sie, dass Unternehmen mit Frauen an der Führungsspitze eine bis zu 53 % höhere Eigenkapitalrendite aufweisen?“
- Versprechen
Wenn Sie Ihren Zuschauern etwas versprechen, haben Sie sofort deren Aufmerksamkeit. Zum einen führt dieser Einstieg oftmals zu mehr Fokus, da sich die Zuschauer etwas erhoffen. Es kann aber auch als eine Herausforderung gesehen werden:
„Ich verspreche Ihnen, dass Sie nach diesem Vortrag mindestens fünf richtig gute Argumente haben, mit denen Sie Ihren Chef davon überzeugen, dass Sie mehr Gehalt verdienen!
- Statement
Ein Statement, eine klare Aussage, gerne auch provokativ, erzeugt Emotionen beim Zuhörer. Das kann Widerstand, Wut, Überraschung, Angst oder Freude sein, egal welche Emotion es ist, es weckt die Aufmerksamkeit. Beispiele für Statements:
„Wer sich nicht bewegt, kann auch andere nicht bewegen.“
„6 % der Menschen in Führungspositionen besitzen eine antisoziale Persönlichkeitsstörung.“
„Mitarbeiter brauchen Freiheiten!“
Im Anschluss daran verschaffen Sie dem Publikum einen Überblick zur Struktur Ihres Vortrages. Das können Sie beispielsweise anhand einer Folie machen, auf der alle inhaltlichen Punkte übersichtlich aufgelistet sind. Erklären Sie dabei den Ablauf der Präsentation und mit welchen Problemstellungen Sie sich auseinandersetzen wollen.
„Zunächst möchte ich Ihnen einen allgemeinen Überblick zum Thema Mobbing verschaffen, im Hauptteil beschäftige ich mich mit den verschiedenen Gesichtspunkten des Themas, anschließend fasse ich die wichtigeren Punkte und Kernaussagen meiner Ausführungen nochmals zusammen. Am Ende der Präsentation haben Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen.”
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Hauptteil
Der Hauptteil befasst sich mit dem eigentlichen Thema Ihres Vortrags. Hier behandeln Sie Ihre zentrale Fragestellung aus verschiedenen Perspektiven oder beschreiben unterschiedliche Aspekte eines Sachverhalts. Sie liefern dabei Argumente, Fakten, Begründungen und schildern Zusammenhänge möglichst genau. Wichtig ist, dass Sie zwischen den einzelnen Themenpunkten fließende Übergänge finden, wie z. B.:
„…das führt uns gleich zum nächsten Punkt...”
oder
„… daraus ergibt sich folgende Problemstellung…”
Dabei gehen Sie vom Allgemeinen ins Detail und gliedern Ihr Hauptthema in mehrere Unterthemen.
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Schluss
Am Ende des Vortrags ist der Zeitpunkt, ein Resümee über das Gesagte zu ziehen. Fassen Sie daher die wichtigsten Punkte Ihrer Ausführungen zusammen. Auf diese Weise rufen Sie dem Publikum die Kernaussagen und zentralen Botschaften Ihrer Präsentation noch mal ins Gedächtnis. Wichtig ist, dass es Ihnen gelingt, den Bogen zu Ihrer Einleitung zu spannen.
- Fragerunde und Diskussion
Über die Zusammenfassung haben Sie gleich die perfekte Ausgangssituation für eine anschließende Fragerunde.
Diese können Sie mit folgenden Worten einleiten:
„Sie sehen, Sie haben nun nicht nur fünf, sondern sogar acht Argumente mit denen Sie Ihren Chef davon überzeugen, dass Sie mehr Gehalt verdienen. Welche Fragen darf ich Ihnen dazu beantworten?”
oder
„Abschließend möchte ich Sie zu einer Diskussion des vorgestellten Themas einladen. Welche Fragen, Ideen oder Vorschläge haben Sie dazu?”
- Schlussbotschaft
Sie können den Vortrag aber auch mit einer sogenannten Take-Home-Message abschließen:
„Frauen im Vorstand? Unbedingt!“
„Mobbing am Arbeitsplatz zu bekämpfen liegt in der Verantwortung eines jeden Einzelnen von uns!“
Best Practices
Die Aneinanderreihung trockener Fakten, Zahlen und Daten hat noch kein Publikum vom Hocker gehauen. Setzen Sie lieber darauf, Sachverhalte anschaulich und nachvollziehbar zu vermitteln. Ebenso nutzt es niemanden, wenn Sie den zeitlichen Rahmen sprengen und den Vortrag unnötig in die Länge ziehen. Kommen Sie also auf den Punkt.
Nehmen Sie sich daher folgende Best Practice Tipps zu Herzen:
Zahlen verständlich machen
Zahlen sind oftmals ein Bestandteil von Präsentationen. Sie dienen dazu, Daten greifbarer darzustellen. Allerdings erzeugen Zahlenwerte bei den meisten keine Bilder im Kopf. Fehlendes Verständnis für Zahlendimensionen erschwert, dass Zuhörer Ihnen beim Vortrag wirklich folgen können. Versuchen Sie daher, beim Nennen von Zahlen einen Bezug zu etwas Bekanntem zu schaffen. Achten Sie bei den Bezugsgrößen zudem darauf, dass diese zahlenmäßig klein bleiben, ansonsten wird es für das Publikum wieder zu abstrakt.
Zum Beispiel:
- „Wir bieten unser Produkt in über 65 Ländern an – das macht ein Drittel aller Nationen dieser Welt aus.”
- „Unser neuer Produktionstank hat eine Füllmenge von über 1000 Litern – das ist so viel wie acht volle Badewannen.”
- „Fehler sind problematisch, selbst wenn es sich nur um eine Fehlerquote von 0,01 % handelt. Bei den drei Millionen Bauteilen eines Airbus A340 würde bedeuten, dass an 300 Stellen im Flugzeug ein Risiko lauert.“
- „Wir haben es hier mit einem exponentiellen Wachstum zu tun. Das ist, als würden Sie 10 Kaninchen auf einer Insel ohne Feinde aussetzen. Den Tieren geht es dort gut und sie können sich ungehindert fortpflanzen. Nach drei Monaten hätten Sie bereits 40 Kaninchen. Nach einem halben Jahr sind es 220 und nach einem Jahr bereits 1300 Kaninchen.”
Fußballfelder taugen nicht für Vergleiche
„Das neue Werksgelände soll 1,2 Millionen Quadratmeter haben. Das entspricht 168 Fußballfeldern.“ Man hätte auch 145 oder 221 sagen können – der Wert bleibt abstrakt, die Dimension tritt nicht zutage. Das gilt auch für die beiden beliebten Vergleichsgrößen „das Saarland“ und „der Bodensee“. Das ist so, weil keiner der Zuhörer schon einmal eine mehrstellige Anzahl von Fußballfeldern gleichzeitig vor Augen gehabt hat und ihm die Dimensionen von Ländern und Seen nicht bewusst sind. Das Verständnis setzt dort ein, wo vertraute Größen im Spiel sind. Besser wäre folgender Vergleich: „Das ist so groß wie unser jetziges Gelände plus dreimal die Halle 8 dazu.“
Optimale Vortragslänge
Die optimale Länge eines Vortrags beträgt 20 bis 25 Minuten, da die Aufmerksamkeit der Zuhörer bei längeren Ansprachen sukzessive abnimmt. Darüber hinaus bleiben die Kernaussagen einer kurzen Präsentation eher in Erinnerung als bei einer langen. Für die Vorbereitung Ihrer Rede sollten Sie sich an diese zeitliche Richtlinie halten. 10 Minuten entsprechen 1000 Wörtern, wenn Sie also 20 Minuten lang sprechen, dann sind das in etwa 2000 Wörter.
Einsetzen von rhetorischen Stilmitteln wie Metaphern und Analogien
Rhetorische Stilmittel wie Metaphern und Analogien peppen einen Vortrag auf und regen die Fantasie der Zuhörer an. Darüber hinaus ermöglichen sie, komplizierte Inhalte anschaulich darzustellen.
Bei einer Metapher wird mit Worten ein Sinnbild erzeugt, das stellvertretend für einen Sachverhalt steht.
Beispiele für Metaphern:
- „Sollten Sie jedes Mal Bauchschmerzen bekommen, wenn Sie an Ihren Job denken, dann ist das ein WINK MIT DEM ZAUNPFAHL (= ein deutlicher Hinweis), dass Sie damit unzufrieden sind.”
- „Gerade in diesem Bereich muss man oftmals durch TÜCKISCHE GEWÄSSER NAVIGIEREN (= vorsichtig und bedacht vorgehen).“
Benutzen Sie Analogien, drücken Sie auf bildhafte Weise ein Verhältnis zwischen zwei Dingen aus. Dadurch lassen sich Zusammenhänge anschaulicher beschreiben oder Argumente verstärken.
Beispiele für eine Analogien:
- „Den Job gleich beim ersten Anflug von Unzufriedenheit zu kündigen, ist wie MIT KANONEN AUF SPATZEN ZU SCHIESSEN (= übertrieben).”
- „Dieses Bildbearbeitungsprogramm nur für das Ändern von Farben zu nutzen, ist, als würden Sie MIT ANGEZOGENER HANDBREMSE FAHREN (= nicht das volle Potenzial nutzen und sich dadurch selbst ausbremsen).“
Körpersprache und Blickkontakt
Versuchen Sie, während der Präsentation locker und entspannt zu bleiben, auch wenn sich das viel leichter anhört, als es ist. Machen Sie sich nicht allzu viele Gedanken darüber, was die anderen über Sie denken. Die meisten Menschen nehmen an einem Vortrag teil, weil sie sich über etwas informieren wollen. Daher steht der Inhalt Ihrer Rede im Vordergrund und nicht Ihre Person. Trotzdem können ein Lächeln und eine freundliche Ausstrahlung nicht schaden. Wichtig ist außerdem, dass der Vortragende Blickkontakt mit dem Publikum hält und sich nicht in seinen Unterlagen vergräbt. Das bedeutet allerdings nicht, dass der Redner alle Anwesenden niederstarrt. Besser ist es, gelegentlich den Blick in der Menge umherschweifen zu lassen. Entscheidend ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Redezeit und dem Austausch von Blicken mit den Zuhörern.
Sollten Sie einen Online-Vortrag halten, dann ist direkter Blickkontakt selbstverständlich nicht möglich. Dennoch wirkt es besser, wenn Sie beim Sprechen überwiegend in die Webcam blicken, damit sich die Zuhörer am anderen Ende der Leitung aktiv von Ihnen angesprochen fühlen.
Körperhaltung und Bewegungen während der Präsentation
Die Körperhaltung hat eine große Wirkung darauf, wie Menschen wahrgenommen werden. Mit einer aufrechten Haltung strahlen Sie automatisch mehr Selbstbewusstsein aus. Dabei neigen sehr nervöse Vortragende beim Sprechen zum Zappeln oder wilden Gestikulieren. Zu viel Bewegung wirkt allerdings ablenkend und richtet die Aufmerksamkeit des Publikums weg von dem, was Sie vortragen. Um körperlich ruhig zu bleiben, ist es ratsam, sich an etwas „festzuhalten”. Das kann z. B. ein Notizblock, ein Kugelschreiber oder das Vortragspodium sein. Auf diese Weise geben Sie nicht nur Ihrem Körper Halt, sondern beruhigen auch Ihre Nerven.
Stimme und Sprechgeschwindigkeit
Grundsätzlich sollten Sie sich beim Vortragen so authentisch wie möglich präsentieren. Das bedeutet auch, dass Sie Ihre Stimme nicht verstellen. Wer ruhig und langsam spricht, wirkt souveräner und kompetenter als jemand, der Sätze in rasendem Tempo in den Raum wirft. Kleine Pausen helfen dabei, dass das Publikum die vorgetragenen Informationen besser verarbeiten kann.
Ausgangspunkt für die Redegeschwindigkeit ist die natürliche Tonlage Ihrer Stimme. Besitzen Sie eher eine hohe Stimmlage, sprechen Sie etwas langsamer. Ist diese hingegen etwas tiefer, kann zu langsames Sprechen einen einschläfernden Effekt haben.
Wesentlich ist außerdem die Lautstärke, in der Sie vortragen. Generell sollten Sie so laut sprechen, dass Sie auch die hintere Publikumsreihe versteht. Darüber hinaus lassen sich Lautstärke und Tonhöhe als Stilmittel gebrauchen. Legen Sie dabei ein Augenmerk auf eine lebendige Sprachmelodie und wechseln Sie gelegentlich die Tonhöhe. So vermeiden Sie eine monotone Ausdrucksweise.
Vermeidung von Fülllauten und Unterbrechungen
Die Angewohnheit, zwischen einzelnen Worten Fülltöne wie „Ähm” oder „Öhm” von sich zu geben, ist weit verbreitet. Die meisten tun es, weil sie mitten im Satz überlegen, was sie als Nächstes sagen wollen und eine Pause vermeiden möchten. Doch führt das dazu, dass erst recht mehr Zeit vergeht, bis ein Satz zum Ende kommt. Zuhörer eines Vortrags empfinden diese Gewohnheit als störend, da sie von der eigentlichen Botschaft des Redners ablenkt und seine Darstellung unnötig in die Länge zieht. Wer beim Sprechen darauf verzichtet, macht gleich einen kompetenteren und glaubwürdigeren Eindruck.
Neigen Sie zu verbalen „Füllern”, legen Sie beim Reden bewusst Ihre Aufmerksamkeit darauf. Machen Sie statt jedem Ähm eine kurze Pause, denken Sie nach und sprechen Sie danach weiter. Auf diese Weise lassen sich Fülltöne schrittweise abgewöhnen. Ferner tritt Füllrethorik bei improvisierten Vorträgen auf. Sind Sie allerdings gut vorbereitet, können Sie verhindern, dass Sie auf der Leitung stehen und zu Fülllauten greifen.
Visuelle Techniken
Präsentationen werden heutzutage überwiegend mithilfe digitaler Folien abgehalten. Diese sind eine visuelle Stütze für die Zuhörer eines Vortrags, da man sie anhand von Grafiken, Fotos, Statistiken und anderen Mitteln gestalten kann. Abseits von PowerPoint-Folien besteht auch Möglichkeit, eine Tafel oder eine Flipchart zur visuellen Unterstützung eines Vortrags zu nutzen. Darauf lassen sich Diagramme, Mind-Maps und Graphen darstellen. Welches Mittel das geeignete für Ihren Vortrag ist, hängt mitunter von der Zielgruppe ab. Wollen Sie einen Investor für die Finanzierung einer Geschäftsidee gewinnen, wird ein Flipchart mit abstrakten Kuchendiagrammen niemanden vom Hocker hauen. Halten Sie hingegen einen Fortbildungskurs ab, kann ein Tafelschreibblock oder ein Whiteboard zur Visualisierung von Ideen praktisch sein.
Gestaltung von Folien und anderen Materialien
Die Redewendung „weniger ist mehr” trifft auch auf Präsentationsfolien zu. Denn Folien, die mit einem Feuerwerk an Grafiken, Farbeffekten und Textfeldern angereichert sind, überfordern den Betrachter.
- Eine klare, übersichtliche und einheitliche Foliengestaltung lenkt den Blick auf das Wesentliche.
- Merken Sie sich folgende Faustregel: Eine Folie pro Botschaft. Verwenden Sie daher nur wenige Aufzählungspunkte pro Folie
- Bilder und kurze Videos übermitteln Emotionen und bringen Abwechslung in die Präsentation. Gebrauchen Sie sie aber nur, wenn sie zur Veranschaulichung Ihres Themas dienen oder inhaltlich relevant sind.
- Verwenden Sie einheitliche Schriftarten und -größen. Gehen Sie sorgsam mit unterschiedlichen Schriftstilen um.
10-20-30 Regel
Für digitale Präsentationen gibt es die sogenannte „10-20-30-Regel”. Diese besagt, dass eine Präsentation aus maximal 10 Folien bestehen, nicht länger als 20 Minuten dauern und eine Schriftgröße von mindestens 30 Punkt aufweisen sollte.
Verwendung von Bildern und Grafiken
Bilder und Grafiken dienen bei Präsentationen dazu, Inhalte zu veranschaulichen. Sie helfen dem Zuhörer, Informationen in Bildern abzuspeichern. Um visuelle Überfrachtung zu vermeiden, sollten Sie nicht mehr als zwei Abbildungen pro Folie zu verwenden. Außerdem ist auf eine gute Auflösung der Bildinhalte zu achten, damit diese auch für Personen in der hintersten Reihe eines Vortragsaals erkennbar sind. Des Weiteren sollten Sie beim Einsatz von Bildern und Grafiken urheberrechtliche Aspekte beachten. Gebrauchen Sie daher vorzugsweise firmeneigenes odergemeinfreies Bildmaterial, welches der Creative-Commons-Lizenz unterliegt.
Falls Sie eine Flipchart verwenden, sollten Sie sich mit Sketchnotes beschäftigen. Sketchnotes sind Notizen, die aus einer Kombination von Text und Bildern (z. B. Pfeile und Rahmen) bestehen, die dabei helfen sollen, Inhalte visuell darzustellen und im Gedächtnis zu verankern.
Interaktion mit dem Publikum
Sie finden Monologe ermüdend und langweilig? Damit sind Sie nicht allein. Ein guter Redner bindet das Publikum aktiv in seinen Vortrag ein. Das steigert die Aufmerksamkeit und verhindert, dass Zuhörer „einschlafen”. Doch wie funktioniert die Interaktion mit dem Publikum während eines Vortrags?
Dazu bieten sich verschiedene Möglichkeiten und Methoden an:
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Fragen
Möchten Sie gleich zu Beginn des Vortrags das Eis brechen, eignen sich Fragen an das Publikum. Dadurch nehmen Sie eine Verbindung mit den Zuhörern auf und geben ihnen das Gefühl, aktiv mitwirken zu können.
Beispiele:
- „Wer von Ihnen hat schon einmal Erfahrung mit Mobbing am Arbeitsplatz gemacht?“
- „Mein heutiger Vortrag handelt von Zufriedenheit am Arbeitsplatz – was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie an dieses Thema denken?”
Beachten Sie, dass sich offene Fragen eher für kleine Runden eignen, für ein großes Publikum wenden Sie besser geschlossene Fragen an, die mit Handzeichen beantwortet werden können.
-
Umfragen und Abstimmungen
Ein einfaches Mittel, um einen Vortrag interaktiv zu gestalten oder den Einstieg in ein Thema zu finden, sind Umfragen. Sie können für diesen Zweck eine Frage auf Ihren Folien einblenden oder diese direkt an das Publikum stellen. Das muss allerdings eine Fragestellung sein, die sich möglichst einfach, beispielsweise mit einem Handzeichen, beantworten lässt.
Z. B. könnte ein Vortrag über Kapitalanlagen mit folgender Umfrage beginnen:
„Wer von Ihnen hat sich schon einmal Gedanken über die Geldanlage mit ETFs gemacht? Heben Sie bitte Ihre Hand.”
Sollten Sie einen Online-Vortrag halten, dann müssen Sie auf Publikumsbefragungen nicht verzichten. Videokonferenzdienste wie Zoom oder BigBlueButton besitzen eine Handhebe-Funktion, die sich für optimal für diesen Zweck nutzen lässt. Daneben können Sie auch einen Link mit einem Online-Fragebogen an die Teilnehmer versenden. Die Voraussetzung ist, dass Sie vorab eine Online-Umfrage mit Anwendungen wie Microsoft Forms oder Google Forms erstellen.
-
Breakout-Sessions
Ein weiteres Mittel, um die aktive Mitarbeit des Publikums zu fördern, sind Breakout-Sessions. Dabei werden die Zuhörer in separate Gruppen eingeteilt, um ein Thema oder eine Fragestellung gemeinsam zu erarbeiten.
Beispiel:
„Ich möchte, dass Sie in Gruppenarbeit ein Brainstorming darüber machen, was finanzielle Sicherheit für Sie bedeutet. Bilden Sie für diesen Zweck ein Team mit Ihren beiden Sitznachbarn und machen Sie sich für die nächsten 10 Minuten gemeinsam Gedanken über dieses Thema. ”
Im Anschluss daran präsentiert jede Gruppe ihre Ergebnisse und der Vortragende bindet diese in die Diskussion ein. Zudem fördert eine Breakout-Session die Interaktion zwischen den Teilnehmern eines Vortrags. Diese Praktik hat sich vor allem im Kontext von Fortbildungen oder Lehrveranstaltungen bewährt. Ebenso ist es bei Online-Vorträgen möglich, separate Gruppensitzungen zu veranlassen. Anwendungen wie Zoom oder Google Meet erlauben es, die Teilnehmer für Gruppenarbeiten in einzelne Konferenzräume aufzuteilen.
Umgang mit Zwischenrufen und unerwarteten Fragen
Zwischenrufe und unerwartete Fragen können Vortragende schnell aus der Bahn werfen. Doch lassen sich diese vermeiden, indem Sie bereits in Ihrer Einleitung auf Rahmenbedingungen zur Kommunikation eingehen. Sind Zwischenfragen und andere Einwürfe nicht erwünscht, können Sie das folgendermaßen ansprechen:
„Sollten während meines Vortrags Fragen oder Anregungen auftreten, können wir das gerne in Form einer anschließenden Diskussion besprechen.”
Treten dennoch Fragen und Bemerkungen während der Präsentation auf, können Sie z. B. wie folgt reagieren: „Das ist eine interessante Fragestellung. Vielen Dank für diese Anmerkung. Ich werde im Laufe meines Vortrags darauf eingehen.”
Fortgeschrittene Techniken
Geübte Redner greifen zu fortgeschrittenen Techniken, um einen besonderen Draht zu ihrem Publikum aufzubauen. Sie erzählen lustige Anekdoten, finden einen humorvollen Einstieg oder erzeugen lebhafte Bilder im Kopf ihrer Zuhörer. Diese rhetorischen Kniffe sollten allerdings gelernt und auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt sein, da sie auch falsch interpretiert werden können und eine Quelle für Fettnäpfchen sind.
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Storytelling
Menschen lieben Geschichten. Mit gekonntem Storytelling erzeugt man im Publikum Emotionen und schafft eine Verbindung zum Publikum. Gute Geschichten bleiben außerdem im Gedächtnis. Stellen Sie beim Vortrag thematisch einen Bezug zu Ihrem Leben oder dem Alltag anhand von Geschichten her, beispielsweise:
„Als ich Student war, dachte ich, dass es mir egal ist, ob mich mein Job glücklich macht, Hauptsache, er bringt genug Geld ein. Nach meinem Studium bin ich schnell auf dem harten Boden der Realität aufgewacht. Burnout, Panikattacken und schließlich ein Herzinfarkt haben mir gezeigt, dass ein ansehnliches Einkommen nicht alles ist, worauf es im Beruf ankommt.”
-
Humor
Humor ist ein Mittel, um die Aufmerksamkeit bei Vorträgen auf sich zu ziehen und um Lampenfieber abzubauen. Halten Sie sich allerdings vor Augen, dass nicht jeder Vortrag Anlass für humorvolle Einwürfe gibt. Agieren Sie in einem formellen Rahmen oder sprechen Sie über eine ernsthafte Thematik, dann ist Humor nicht unbedingt angebracht. So werden Sie bei einer Ansprache zu personellen Umstrukturierungen in Ihrer Firmenabteilung kaum zu Scherzen neigen. Halten Sie hingegen eine Rede über ein etwas trockenes Thema wie z. B. Geldanlage, kann Humor durchaus angebracht sein:
„Wir alle können mit Geld umgehen. Wir wissen, wie man es ausgibt, wie man das Bankkonto überzieht und vor allem wissen wir, wie man es verliert. Lassen Sie uns daher darüber sprechen, wie Geld langfristig bei Ihnen bleibt.”
-
Improvisation bei unerwarteten Situationen
Das Mikrofon hat einen Totalausfall, die PowerPoint-Präsentation funktioniert nicht oder die Notizzettel sind plötzlich spurlos verschwunden: Egal, wie oft Sie vorher geprobt und die Technik kontrolliert haben, unvorhergesehene Situationen sind während Präsentationen immer möglich. Sie sind besonders unangenehm, da sie den Vortragenden einiges an Improvisationstalent abverlangen. Das Wichtigste in all diesen Lagen ist, dass Sie einen kühlen Kopf bewahren. Halten Sie kurz inne und überlegen Sie, welche Alternativmöglichkeiten Sie haben. Gibt beispielsweise das Mikro während des Vortrags den Geist auf, finden Sie stattdessen eine Position im Raum, an der Sie alle gut verstehen können. Können Sie Ihre Präsentation nicht öffnen oder sind Ihre Unterlagen unauffindbar, versuchen Sie, so gut wie möglich zu improvisieren und den Zuhörern beispielsweise mit einem Flipchart trotzdem einen Überblick über das Thema zu verschaffen. Wenn Dinge schiefgehen, ist es außerdem sinnvoll, offen zu kommunizieren. Sie können dem Publikum ruhig mitteilen, dass Sie gerade ein Blackout haben und kurz Zeit brauchen, um sich zu sammeln, oder dass sich Ihre Folien nicht abspielen lassen. Die meisten Personen haben Verständnis für diese Situationen.
Dos and Don'ts
Bei guten Präsentationen verhält es sich ähnlich wie mit einem gelungenen Kochrezept. Durch das Hinzufügen der richtigen Zutaten ergibt sich ein stimmiges Gesamtbild. Dabei darf man dem Gericht gerne eine persönliche Note verleihen oder das Rezept frei interpretieren. Übertreiben Sie es allerdings mit einzelnen Gewürzen oder ignorieren Sie wesentliche Bestandteile der Kochanleitung, kann das den Geschmack verderben. Übertragen auf die Umsetzung eines gelungenen Vortrags bedeutet das: Halten Sie sich an gewisse Vorgaben und Regeln zur Vorbereitung und Gestaltung eines Vortrags, ist das eine gute Basis. Wie Sie Inhalte vermitteln oder ob Sie gewisse rhetorische Stilfiguren wie Storytelling gebrauchen, ist Geschmackssache. Überspannen Sie allerdings den Bogen bei gewissen Ausdrucksmitteln, etwa mit komplett überladenen Folien oder ignorieren Sie wesentliche Bestandteile zum Aufbau einer Präsentation, kann das dem Gesamteindruck schaden. Berücksichtigt man allerdings einige Dos und Don'ts des guten Vortragens, lassen sich grobe Fehler und Pannen bei Auftritten vermeiden.
Dos
- Rahmenbedingungen abklären (Zeit, Ort, Technik, Zielgruppe)
- Vorarbeit leisten: Themenfindung und ausführliche Recherche
- Geeignetes Präsentationsmittel finden
- Struktur schaffen (Einleitung, Hauptteil mit Kapiteln und Schluss)
- Übung macht den Meister
- Die 10-20-30 Regel berücksichtigen
- Stimme und Körpersprache richtig einsetzen
- Blickkontakt und Interaktion
- Gelassen und authentisch bleiben
- Kommunizieren, falls es Pannen gibt
Don'ts
- Rahmenbedingungen und Zielgruppe ignorieren
- Vorbereitung (Recherche, Notizen etc.) vernachlässigen
- Testlauf und Proben vergessen
- Keine Struktur und kein roter Faden
- Folien visuell überladen
- Blickkontakt und Interaktion vermeiden
- Satz für Satz ablesen
- Monotone Vortragsweise
Fragen und Antworten
Hier finden Sie häufige Fragen zum Thema „Vortrag halten“:
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Was sollte man beachten, wenn man einen Vortrag hält?
Wenn Sie einen Vortrag halten, ist Vorbereitung das Wichtigste. Überlegen Sie sich, wie Sie das Thema aufbauen möchten, wer die Zielgruppe ist und wählen Sie danach die Präsentationstechniken.
Achten Sie zudem darauf, frei zu sprechen und halten Sie regelmäßig Blickkontakt mit dem Publikum. Üben Sie Ihren Vortrag im Vorfeld und prüfen Sie, ob die Technik funktioniert.
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Wie beginne ich am besten einen Vortrag?
Beginnen Sie einen Vortrag am besten mit einem Zitat, einer Frage, einer Anekdote, einem Versprechen, einem Statement oder visuellen Mitteln wie Bildern, Statistiken oder einem Video. Wichtig ist, dass Sie die Aufmerksamkeit des Publikums von Anfang an einfangen. Vermeiden Sie daher Einstiege wie: „Herzlich Willkommen zu meiner Präsentation.“
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Wie beende ich einen Vortrag am besten?
Im Idealfall haben Sie einen starken Einstieg für Ihre Präsentation gewählt. Runden Sie Ihren Vortrag ab, indem Sie noch einmal Bezug auf Ihre Aussage am Anfang nehmen. Sie können jedoch auch eine Fragerunde einleiten oder eine einprägsame Take-Home-Message nutzen, um Ihren Vortrag zu beenden. Vermeiden Sie überholte Formulierungen wie „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.“
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