Zeitmanagement: Methoden und Umsetzung

Ertappen Sie sich dabei, dass Sie Dinge immer wieder vor sich herschieben? Der Begriff Prokrastination, auch bekannt als „Aufschieberitis“, beschreibt das ständige Aufschieben von anstehenden Arbeiten auf einen späteren Zeitpunkt. Obwohl es auf den ersten Blick völlig sinnlos erscheint, sich so zu verhalten, kennen viele Menschen das Problem. 

Um Aufschieberitis zu überwinden, helfen diese ganz praktischen Maßnahmen:

1. Klare Ziele definieren
2. Aufgaben in kleinere Teilaufgaben unterteilen
3. Pufferzeit einplanen
4. Ablenkungen minimieren
5. Sich selbst belohnen

Produktives und effizientes Arbeiten ist nur möglich, wenn einige Voraussetzungen erfüllt sind. Schaffen Sie sich am besten selbst eine Struktur, die zu Ihren regelmäßigen Aufgaben und zum persönlichen Arbeitsstil passt. Der kann je nach Biorhythmus und Lebensumständen von Person zu Person stark variieren. Zum Beispiel sollten sich Menschen vom Typ „Nachteule“ die Arbeit an der Steuererklärung nicht für 7 Uhr morgens vornehmen. Um Aufgaben sinnvoll zu strukturieren, ist eine Priorisierung erforderlich. Sobald klar ist, welche Aufgaben zuerst an die Reihe kommen, müssten Sie eigentlich nur noch konzentriert an die Arbeit gehen. Soweit die Theorie, in der Praxis zeigen sich jedoch regelmäßig Störfaktoren, die Sie aufhalten und das zügige Vorankommen behindern.

Zeitdiebe

Der Kollege, der unangemeldet mit Kaffee hereinspaziert und einen Plausch halten möchte, ist relativ schnell als Zeitdieb zu erkennen. Andere Zeitdiebe sind nicht so offensichtlich. Das gilt ganz besonders für die, die in jedem selbst liegen:

• Sich zu viel aufladen, weil man nicht „Nein“ sagen kann
• Unzureichende Arbeits- und Zeitplanung
• Unordentlicher Arbeitsplatz
• Kommunikation: ständiges Telefonklingeln, Internetsurfen oder Chatten 

Wer dienstlich telefonieren muss, hat es schwer, eingehende Anrufe komplett zu unterbinden. Aber eventuell lassen sich wenigstens Zeitabschnitte einbauen, in denen vorübergehend keine Anrufe ankommen. Räumen Sie sich beispielsweise zwei etwa 90-minütige Phasen täglich ein, in denen Sie mit höchster Konzentration arbeiten können. Allein diese Zeiten frei von Störungen zu halten, steigert die eigene Arbeitsproduktivität ungemein. Das E-Mail-Postfach ist eine weitere Störungsquelle. Dabei genügt es oft schon, in festen Intervallen von einigen Stunden neue Mails abzurufen.

Ein weiterer Zeitdieb ist das eigene Smartphone. Eine Nachricht bei WhatsApp ist schnell beantwortet, dabei fällt der Blick auf weitere Benachrichtigungen und dann nur schnell noch die wichtigsten sozialen Medien checken. Das klingt harmlos, kostet aber regelmäßig wertvolle Arbeitszeit. 

Abhilfe schaffen Features, welche die meisten Smartphones schon selbst mitbringen:

• Der Google-Kalender erlaubt es, Termine als Fokuszeit einzutragen, um Ablenkungen zu verhindern.
• Der Modus „Nicht stören“ des Smartphones lässt sich mit einem Zeitplan verknüpfen.
• Der Konzentrationsmodus in Android deaktiviert ausgewählte Apps zeitweilig.

Um neben Konzentration auch Struktur in die Arbeit zu bringen, ist ein realistischer Zeitplan nötig. Wer Pausen- und Pufferzeiten nicht ausreichend berücksichtigt, wird trotz detaillierter Planung gestresst sein und wenig Freude haben. Jede Zeitmanagement-Methode bringt im Grunde einen eigenen Zeitplan mit. Strukturierte Terminpläne lassen sich aber auch ganz unabhängig von einer Methode aufstellen und umsetzen.

Sinnvoll ist, sich bei der Planung vom Großen zum Kleinen vorzuarbeiten. Einen Jahresplan aufzustellen ist nicht immer nötig, aber wer einen braucht, beginnt am besten damit. Dann folgt der Wochenplan, auf dem schließlich jeder Tagesplan beruht. Vorlagen vereinfachen die Planung. Man kann sie einfach selbst erstellen oder bei verschiedenen Anbietern im Internet finden.

Das Eisenhower-Prinzip ist ein Kategorisierungssystem, das nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt ist. Er entwickelte es für sich selbst und stellte es in der sogenannten Eisenhower-Matrix grafisch dar. Er sortierte Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit, um effektiver zu arbeiten. Seine Methode unterscheidet vier Kategorien von Aufgaben, wobei er zuerst immer entschied, ob er sich selbst um eine Angelegenheit kümmerte (wichtig) oder sie an jemand anderen delegierte (nicht wichtig):

• wichtig und dringend
  Aufgaben, die wichtig und dringend sind, bearbeitet jeder sofort und persönlich, da sie einen hohen Stellenwert und ein enges Zeitfenster haben. 
• wichtig, aber nicht dringend
  Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, lassen sich auf einen späteren Termin verschieben, zu dem man sie selbst übernimmt. 
• dringend, aber nicht wichtig
  Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, sind am besten zu delegieren, denn sie benötigen die eigene Aufmerksamkeit nicht.
• weder wichtig noch dringend
  Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können warten – notfalls bis in alle Ewigkeit.

Wer das Eisenhower-Prinzip selbst umsetzen will, geht so vor:

1. Schreiben Sie eine Liste Ihrer Aufgaben.
2. Sortieren Sie die Aufgaben in die vier Kategorien des Eisenhower-Prinzips.
3. Bearbeiten Sie zuerst die wichtigen und dringenden Aufgaben.
4. Planen Sie Termine für die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben.
5. Delegieren Sie die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben.
6. Vermeiden oder verschieben Sie die weder wichtigen noch dringenden Aufgaben.

Eine weitere Möglichkeit, den Arbeitsalltag besser in den Griff zu bekommen, ist die 2-Minuten-Regel. Dabei werden alle Aufgaben sofort erledigt, die innerhalb von zwei Minuten bewältigt werden können. Im Gegensatz zur Eisenhower-Matrix unterscheidet diese Technik nicht unbedingt zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben. Stattdessen stehen die Dinge im Vordergrund, die einfach schnell abgearbeitet werden können (eine E-Mail zum Beispiel). Die 2-Minuten-Regel eignet sich aber nur für bestimmte Aufgaben, die in den meisten Fällen keine Dringlichkeit haben und auch nicht besonders wichtig sind. 

Das Pareto-Prinzip ist auch als 80/20-Regel bekannt und besagt, dass stets 80 % der Auswirkungen auf 20 % der Ursachen beruhen. Es erhielt seinen Namen nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto, der es im 19. Jahrhundert entdeckte. Er beobachtete zuerst, dass 80 % des Landbesitzes in Italien von nur 20 % der Bevölkerung besessen wird. Etwas später erkannte er, dass das Prinzip sich auch auf andere Sachverhalte anwenden lässt. Er nannte dafür zum Beispiel Unternehmen, die mit 20 % ihrer Kunden oder ihrer Produkte 80 % ihres Umsatzes erwirtschaften. Es sagt aber auch aus, dass in 20 % der aufgewendeten Zeit 80 % der Arbeitsergebnisse erzielt werden und umgekehrt für die restlichen 20 % 80 % der Zeit aufgewendet werden muss. Das ist eine bemerkenswerte Aussage in Bezug auf den Umgang mit dem Faktor Zeit.

Das Pareto-Prinzip trifft auf viele Bereiche zu, einschließlich Business, Management und persönliche Effizienz. 

Das Pareto-Prinzip 

• hilft, die wichtigsten Faktoren zu identifizieren, die den größten Effekt auf das Ergebnis haben und somit die Ressourcen vorrangig auf diese Faktoren zu konzentrieren.
• bekämpft Perfektionismus, denn darin finden sich die etwa 80 % des Aufwandes wieder, die nur rund 20 % des Ergebnisses ausmachen.
• dient dazu, Prioritäten zu setzen und effektiver zu arbeiten.
• kann verhindern, dass sich jemand auf unproduktive Tätigkeiten konzentriert und dabei mehr als 20 % seiner Arbeit einsetzt, um weniger als 80 % des Ergebnisses zu erzielen. 

Um das Pareto-Prinzip auf die eigene Arbeit anzuwenden, sind diese Schritte zu empfehlen:

• Listen Sie Ihre Aufgaben auf und bestimmen Sie die wichtigsten Aktivitäten oder Probleme, die Sie bearbeiten müssen.
• Klassifizieren Sie diese Aktivitäten oder Probleme nach Bedeutung oder Auswirkung.
• Fokussieren Sie Ihre Anstrengungen auf die 20 % der Aktivitäten oder Probleme, die 80 % der Auswirkungen haben.
• Überwachen Sie regelmäßig Ihre Fortschritte und überprüfen Sie, ob Sie das Pareto-Prinzip immer noch einhalten oder Ihre Arbeitsweise besser anpassen.

Die ABC-Analyse erinnert an die Eisenhower-Methode, denn sie setzt ebenfalls zuerst auf die Kategorisierung aller Aufgaben in „wichtig“ und „dringend“. Die ABC-Analyse arbeitet aber nur mit drei Kategorien: A, B und C. 

• A-Aufgaben sind die wichtigsten und dringendsten Aufgaben, die man so schnell wie möglich erledigen sollte.
• B-Aufgaben sind wichtiger als C-Aufgaben, aber nicht so dringend wie A-Aufgaben.
• C-Aufgaben sind die weniger wichtigen Aufgaben.

Die Erledigung der Aufgaben plant die ABC-Analyse ähnlich wie das Eisenhower-Prinzip: A-Aufgaben erledigt man sofort selbst und B-Aufgaben zwar später, aber auch persönlich. C-Aufgaben lassen sich delegieren oder auf spätere Zeiträume verschieben. Zusätzlich beinhaltet die ABC-Methode eine Regel für die Verteilung der Arbeitszeit: 

• 60 % der Gesamtarbeitszeit stehen für die A-Aufgaben zur Verfügung, 
• die B-Aufgaben erhalten nur 25 % und 
• die C-Aufgaben müssen sich mit 15 % der Zeit begnügen. 

So gehen Sie nach der ABC-Methode vor:

1. Fertigen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben an.
2. Sortieren Sie die Aufgaben in die Kategorien A, B und C ein.
3. Setzen Sie spätere Termine für die Arbeit in Kategorie B fest.
4. Bearbeiten Sie die Kategorie A für die Dauer von 60 % Ihrer Arbeitszeit.
5. Gehen Sie dann zu Kategorie B über und arbeiten Sie daran in 25 % der zur Verfügung stehenden Zeit.
6. Ist noch Zeit übrig, kümmern Sie sich nun um die Kategorie C. Wenn nicht, delegieren, streichen oder verschieben Sie die Aufgaben.
7. Kontrollieren und dokumentieren Sie den Fortschritt Ihrer Arbeit. Korrigieren Sie Ihre Planung, falls es nötig werden sollte.

Das Alpen-Prinzip des deutschen Wirtschaftswissenschaftlers Lothar Seiwert ist eine weitere Methode des Zeitmanagements. Sie ermöglicht es, Aufgaben geordnet zu erledigen, seine Zeit effektiv zu nutzen und dabei nichts aus den Augen zu verlieren. 

Der Name der Methode ist ein Akronym aus den Anfangsbuchstaben der einzelnen Schritte zur Umsetzung des Alpen-Prinzips:

• Aufgaben notieren:
  Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, listen Sie alle anstehenden Tätigkeiten auf.
• Länge einschätzen:
  Notieren Sie nun neben jeder Aufgabe ihre voraussichtliche Bearbeitungszeit und ob Sie überhaupt alles in der vorgesehenen Zeit erledigen können.
• Pufferzeit planen:
  Lassen Sie zeitliche Freiräume, um Unvorhergesehenes zu erledigen. Als Faustregel gilt, Sie planen etwa 60 % Ihrer Arbeitszeit, 40 % reservieren Sie als Puffer.
• Entscheidungen priorisieren: 
  Hier kommen die Elemente des Eisenhower-Prinzips ins Spiel. Sie kategorisieren Ihre Aufgaben nach den Kriterien „wichtig“ und „dringend“, um zu entscheiden, welche Arbeiten Sie sofort erledigen, welche Sie verschieben und welche Sie delegieren beziehungsweise streichen.
• Nachkontrollieren:
  Am Ende des Arbeitstages nehmen Sie Ihre Liste zur Hand und überprüfen, ob Sie die einzelnen Tätigkeiten in der vorgesehenen Zeit erledigt haben. Die Stellen, an denen es nicht gelungen ist, nutzen Sie, um daraus zu lernen und am nächsten Tag einen besseren Plan für Ihre Arbeitszeit aufzustellen.

Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagement-Methode, die der italienische Ingenieur Francesco Cirillo in den späten 1980er Jahren entwickelte. Die Methode basiert auf dem Konzept, kontinuierliche Arbeitszeiten von 25 Minuten (genannt „Pomodoros") mit kurzen Pausen abzuwechseln, um Konzentration und Produktivität zu fördern. Der Name Pomodoro stammt von dem Küchenwecker, den Cirillo benutzte, um die 25 Minuten exakt einzuhalten. Die mechanische „Eieruhr“ hatte nämlich die Form einer Tomate (italienisch: Pomodoro).

So wenden Sie die Pomodoro-Technik ganz einfach an:

1. Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie erledigen möchten.
2. Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten.
3. Fokussieren Sie sich ausschließlich auf diese Aufgabe, bis der Timer abläuft.
4. Nach 25 Minuten machen Sie eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten.
5. Wiederholen Sie den Prozess, bis Sie vier Pomodoros absolviert haben, dann machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Die Pomodoro-Technik eignet sich besonders für Menschen, die sich ihre Zeit selbst einteilen und weitgehend unabhängig von anderen arbeiten können. Wer zwischendurch Anrufe entgegennehmen, Kunden empfangen oder mit Kollegen sprechen muss, kann sie nur in ungestörten Phasen anwenden.

Bei der Timeboxing-Methode erfassen Sie zunächst alle anstehenden Aufgaben in Form einer Liste und gliedern diese in einzelne Arbeitsschritte oder Unteraufgaben. Zur Erledigung der einzelnen Tasks legen Sie ein Zeitfenster, beziehungsweise eine „Timebox”, fest. Dieser Zeitblock umfasst maximal drei Stunden. Nachdem Sie eine Timebox abgearbeitet haben, machen Sie eine Pause und gehen zur nächsten Aufgabenstellung über. So kommen Sie Ihrem Ziel schrittweise näher. Diese Technik ist ideal, um Projekte effizient zum Abschluss zu bringen.

Bei dieser Methode fokussieren Sie sich weniger auf die Qualität des Arbeitsergebnisses sondern auf das Einhalten des definierten Zeitfensters zur Erledigung einer Aufgabe. Sie priorisieren, verlieren sich nicht in Details und arbeiten produktiver. Damit halten Sie Deadlines ein und schieben unangenehme Aufgaben nicht vor sich her.

Diese „Friss den Frosch“-Technik trägt dazu bei, Arbeitsaufschübe und Ablenkungen zu vermeiden. Dafür werden zuerst die unangenehmsten Aufgaben wahrgenommen. Sind diese erledigt, bleibt genug Zeit, um andere wichtige Tätigkeiten in Angriff zu nehmen. Die Methode setzt klare Prioritäten und sorgt für produktiveres Arbeiten. Sie ist jedoch nicht für jeden geeignet, denn schließlich will kaum jemand schon zu Beginn des Arbeitstags die lästigsten und schwierigsten Aufgaben lösen. Um diese Technik anzuwenden, bedarf es wiederum viel Selbstdisziplin. 

Routinen tauchen in zwei verschiedenen Versionen im Job-Alltag auf. Zum einen sind da die ungeliebten Routinearbeiten, die jeden ermüden und welche die meisten Arbeitnehmer gern an eine menschliche oder künstliche Assistenz abgeben würden. Im Zusammenhang mit dem Zeitmanagement sind aber die anderen Routinen interessanter: Sie kehren zwar auch regelmäßig wieder, aber wer sie richtig plant und nutzt, wird keine Langeweile erleben, sondern sich durch die verlässliche Struktur entlastet fühlen. Wenn jeden Freitag am Nachmittag das Team-Meeting stattfindet, muss sich niemand Gedanken darüber machen, wann eine Angelegenheit zur Sprache kommen kann oder was er am Freitag nachmittags sonst bearbeiten könnte.

Gute Routinen nehmen allen Entscheidungen ab. Wer einmal für sich festlegt, dass er jeden Mittwoch bei Arbeitsbeginn zuerst seinen Schreibtisch aufräumt und die Blumen gießt, hat immer einen geordneten Arbeitsplatz und muss nie darüber nachdenken, ob es Zeit ist, den Schreibtisch aufzuräumen. Man tut es einfach, weil es Mittwochmorgen ist. Auf diese Weise werden Kapazitäten frei, die sich besser nutzen lassen, um über wichtigere Dinge nachzudenken.

Am besten stellt jeder seine Routinen so auf, wie sein natürlicher Arbeitsrhythmus und seine Aufgaben es verlangen. Wer an jedem Montag zuerst eine Flut von Anrufen und E-Mails abarbeiten muss, kann in dieser Zeit nichts anderes planen. Aber danach ließe sich zum Beispiel eine aufbauende Pausenroutine einführen: eine einstündige Pause mit einer ausgewogenen Mahlzeit und danach ein Spaziergang. Danach könnte eine weitere Routine so aussehen, dass man den Wochenplan aufstellt und anschließend die Aufgaben verteilt.

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zum Thema „Zeitmanagement“: