Was ist eine Projektassistenz?

Eine Projektassistenz entlastet die Projektleitung von vielen administrativen Aufgaben und übernimmt Tätigkeiten im Bereich der Organisation und Verwaltung, damit der Projektleiter sich seinen wichtigsten Führungsaufgaben widmen kann. Projektassistenten sind hierbei direkt dem Projektleiter unterstellt und diesem berichtspflichtig. Zudem ist ein Projektassistent ein wichtiger Ansprechpartner für alle Projektmitarbeiter bei allen organisatorischen Fragen rund um die Organisation und Verwaltung des Projekts. Der Projektassistenz kommt somit eine gewisse Filterfunktion zu. Organisatorische Probleme können hier direkt gelöst werden, erhalten die Arbeitsfähigkeit der Projektmitarbeiter und belasten den Projektleiter nicht.  

Projektassistenten unterstützen den Projektleiter idealerweise von Beginn eines Projekts an. Sie führen Recherchen für den Projektleiter durch und stellen wichtige Unterlagen zusammen, beispielsweise für die Projektfinanzierung und -kalkulation. Ein Projektassistent wirkt bei der Projektplanung und -dokumentation mit und erledigt Controllingaufgaben. Darüber hinaus erstellt er Angebote, Auswertungen und Projektpräsentationen und organisiert und koordiniert Besprechungen sowie Arbeitsbereiche innerhalb des Teams. Durch die tatkräftige Unterstützung der Projektassistenz gelingt es dem Projektleiter, sich schneller, effizienter und zielorientierter seinen Managementaufgaben zu widmen.

Projektassistenz-Jobs
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Arbeiten als Projektassistenz

Projektassistenz – Aufgaben und Tätigkeiten

Immer mehr Firmen arbeiten Aufträge, neue Herausforderungen oder Veränderungen in Form einer Projektstruktur ab. Das Projektmanagement bietet hierbei zahlreiche Vorteile, wie etwa flexible hierarchie- und organisationsübergreifende Teamarbeit unter professioneller Leitung, klare Aufgabenverteilung und – im Idealfall – eine fortwährende Dokumentation, effiziente Ressourcensteuerung und effektive Kostenkontrolle. 

Während die Ansprüche an professionelle Projektarbeit immer weiter steigen, sehen sich Projektleiter mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert. Damit sie diese professionell bewältigen können, werden sie von Projektassistenten in verwaltenden Belangen entlastet. 

Als rechte Hand der Projektleitung übernehmen sie organisatorische und administrative Aufgaben, kümmern sich um die Kommunikation mit dem Projektteam und wirken bei der Planung und Dokumentation der Arbeitsschritte mit.

Projektassistenten haben durch ihre zentrale Rolle im Projektbüro die Möglichkeit, wertvolle Erfahrungen in der engen Zusammenarbeit mit dem Projektleiter zu sammeln. Daher dient die Position der Projektassistenz häufig als Sprungbrett für einen Einstieg in weiterführende Aufgaben des Projektmanagements. 

Zu den organisatorischen Aufgaben der Projektassistenz zählen vor allem die Informationsbeschaffung und -auswertung. Projektassistenten stellen notwendige Projektressourcen, verfügbare Kommunikationsmittel und geeignete Tools zur kollaborativen Projektarbeit zusammen und bereiten diese Informationen so auf, dass der Projektleiter zielgerichtet Entscheidungen über den bestmöglichen Ressourceneinsatz treffen kann. Projektmitarbeiter bekommen alle für ihre Arbeit notwendigen Informationen rechtzeitig von dem Projektassistenten zur Verfügung gestellt, sodass es keine Verzögerungen beim Projektstart gibt. Die Projektassistenz sorgt dafür, dass miteinander arbeitende Organisationsbereiche voneinander wissen, jeder Mitarbeiter seine Zugangsdaten kennt und Zugriff auf die gemeinsamen Speicherorte hat. Darüber hinaus organisieren Projektassistenten Projekttreffen und koordinieren die einzelnen Arbeitsbereiche innerhalb des Projektteams. Hierdurch wird der Projektleiter weitgehend von administrativen Aufgaben entlastet und kann sich auf die Projektinhalte konzentrieren.  

Projektassistenten übernehmen darüber hinaus Aufgaben der Budgetplanung und Kontrolle. Sie stellen Kalkulationsunterlagen zusammen und stellen sicher, dass der Projektleiter jederzeit über den finanziellen Sachstand des Projekts informiert ist, um strategische Entscheidungen treffen zu können. Aus dem gleichen Grund führen Projektassistenten Controllingaufgaben durch, sodass der Projektleiter in allen Bereichen des Projekts einen Überblick über den Ressourceneinsatz, Arbeitsfortschritt sowie mögliche auftretende Probleme erhält. Durch die professionelle Leitung des Projektbüros stellt der Projektassistent sicher, dass der Projektleiter auf eine solide Datenbasis zurückgreifen kann und wichtige Prozesse der Projektverwaltung gesichert werden.

Lächelnde Frau am Laptop greift nach Ordner
Lächelnde Frau am Laptop greift nach Ordner
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Arten von Projektassistenten

Projektassistenten weisen keine besonderen Spezialisierungen auf. Die grundlegenden projektbezogenen Aufgaben der Projektassistenz sind stets gleich: Organisation, Kommunikation und Verwaltung im Rahmen der Leitung des Projektsekretariats. Wichtiger ist es daher, eine Unterscheidung zu anderen Funktionen im Projekt vorzunehmen. 

Ein Projektassistent übernimmt organisatorische und unterstützende Aufgaben für den Projektleiter. Er leitet das Projektsekretariat, hat jedoch keine eigenen Entscheidungsbefugnisse. 

Ein Projektmanager hingegen wird vom Projektleiter eingesetzt, um einen bestimmten Teilbereich des Projekts operativ zu leiten, während er selbst die strategische Planung und Überwachung des Projekts übernimmt. 

Projektmitarbeiter arbeiten einzelne Aufgabenpakete innerhalb der vorgegebenen Projektstruktur ab. Sie besitzen keine Führungs- oder Entscheidungskompetenzen. Projektmitarbeiter können entweder aus dem eigenen Unternehmen rekrutiert werden oder aufgrund ihrer besonderen Fähigkeiten und Kompetenzen extern eingestellt werden. 

Bei der Durchsicht von Stellenangeboten sollte deshalb genau darauf geachtet werden, welche Position tatsächlich ausgeschrieben wurde und welche Aufgaben und Erwartungen mit dieser verknüpft sind.

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Gehalt eines Projektassistenten

Das durchschnittliche Gehalt eines Projektassistenten hängt von mehreren Faktoren ab. Bei Berufseinsteigern fällt das Gehalt in der Regel niedriger aus als bei erfahrenen Kräften. Außerdem spielen die Größe des Unternehmens, die Branche und die Region eine ausschlaggebende Rolle. Einen guten Anhaltspunkt für das Durchschnittseinkommen einer Projektassistenz in bestimmten Regionen liefert der Randstad Gehaltschecker.

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Projektassistenten

Wer als Projektassistenz tätig werden möchte, benötigt regelmäßig eine abgeschlossene kaufmännische Aus- oder Weiterbildung. Mögliche Zugangsberufe sind Kommunikationsassistent, Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement, Sekretär, Managementassistent, Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Tätigkeiten. Darüber hinaus ist auch ein Zugang mittels Studium, etwa Projektmanagement, möglich, wobei dieses in der Regel zu deutlich höherwertigen Tätigkeiten im Projektmanagement qualifiziert.

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Vorteile für Projektassistenten bei Randstad

Wenn Sie sich einen attraktiven Job als Projektassistenz bei Randstad sichern, dann kommen Sie in den Genuss vieler Vorzüge, welche wir für unsere Mitarbeiter bereithalten.

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Projektassistenten.

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