Mitarbeiterbefragungen

Im Rahmen einer Mitarbeiterumfrage unterziehen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter einer Befragung zu einem bestimmten Thema. Sie ist ein wertvolles Instrument, um weiche Faktoren in der Belegschaft zu erfassen und gezielt auszuwerten. So erfahren Arbeitgeber etwa mehr über:

• das Betriebsklima
• die Meinung der Arbeitnehmer zu einem bestimmten Thema
• die Motivatoren und Demotivatoren der Mitarbeiter
• die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter
• Gründe für eine hohe Fluktuation
• die Work-Life-Balance der Mitarbeiter
• die Zufriedenheit mit der eigenen Führungskraft

Solche Faktoren lassen sich ohne Mitarbeiterbefragung nur schwer erheben. Gerade das Wissen um solche Entwicklungen ist jedoch entscheidend, um als Arbeitgeber auf Veränderungen richtig reagieren und bei Bedarf Gegenmaßnamen einleiten zu können.

Die Idee, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, kommt häufig bei konkreten Problemen aufs Tableau. Lassen die Leistung und Effizienz des Personals zu wünschen übrig? Häufen sich unerwartete Kündigungen? Steigen die Fehlzeiten unerklärlicherweise an? Herrscht im Betrieb eine schlechte Stimmung? Dann könnte eine Mitarbeiterbefragung wertvolle Erkenntnisse für die Ursachen und mögliche Ansatzpunkte für Veränderungen liefern.

Viele Arbeitgeber möchten genauer untersuchen, welche Faktoren sich auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. Dieses in Fakten kaum messbare Thema – abgesehen von Kennzahlen wie der Fluktuation – kann sich in verschiedenen Bereichen auswirken. Sei es in der Kommunikationskultur, der Wertschätzung seitens der Führungskräfte oder den Entwicklungsperspektiven innerhalb des Unternehmens.

Mithilfe einer Mitarbeiterbefragung können Unternehmen die wichtigsten Ansatzpunkte identifizieren, um mit gezielten Verbesserungen die Mitarbeitermotivation zu steigern, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen oder die Unternehmenskultur weiterzuentwickeln.

Zudem können Unternehmen die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung für Benchmarks nutzen und so herausfinden, wie attraktiv sie als Arbeitgeber verglichen mit anderen Unternehmen der Branche oder Region sind.

Prinzipiell können Arbeitgeber mit einer Mitarbeiterbefragung Meinungen zu unterschiedlichsten Themen einholen. In der Praxis spielen aber insbesondere die folgenden Arten von Mitarbeiterbefragungen eine wichtige Rolle:

Wie eine Mitarbeiterbefragung konkret durchgeführt wird, hängt von der individuellen Zielsetzung ebenso wie von der Unternehmensgröße ab.

Form der Mitarbeiterbefragung

Während eine Befragung mit Papierfragebögen in kleinen Unternehmen gerne das Mittel der Wahl ist, lässt sich dies in Konzernen aufgrund der schieren Masse an Mitarbeitern kaum wirtschaftlich umsetzen. Entsprechend unterscheiden sich mehrere Arten der Befragung:

Regelmäßigkeit der Befragung

In vielen größeren Unternehmen werden regelmäßig Vollbefragungen durchgeführt. Es wird also kein einzelnes Thema herausgegriffen, sondern der Arbeitgeber stellt Fragen zu einem Paket aus verschiedenen Themenbereichen, die für das Unternehmen gerade relevant sind. Häufig finden diese im Abstand von ein bis zwei Jahren statt, wobei auch andere Intervalle möglich sind. Dank der Regelmäßigkeit fungiert die Mitarbeiterbefragung mehr und mehr als interner Benchmark, durch den sich Veränderungen in bestimmten Bereichen sichtbar machen und Trends erkennen lassen. So können Arbeitgeber etwa auch zu einem bestimmten Thema in regelmäßigeren Abständen, beispielsweise alle zwei bis drei Monate, Kurzerhebungen durchführen, um Entwicklungen früher erkennen zu können.

Alternativ dazu können Unternehmen einzelne, unregelmäßige Mitarbeiterbefragungen durchführen, um die Reaktionen der Arbeitnehmer zu bestimmten einzelnen Themen einzuholen.

Interne oder externe Mitarbeiterbefragung

Sind in der Personalabteilung entsprechendes Know-how und Kapazitäten vorhanden, kann eine Mitarbeiterbefragung intern erstellt werden. Dies hat den Vorteil, dass die Fragen noch individueller auf das Unternehmen eingehen können, weil HR die Punkte kennt, an denen im Unternehmen „der Schuh drückt“. Die Kosten für eine intern organisierte Mitarbeiterbefragung sind vergleichsweise gering. Auf der anderen Seite ist jedoch ein enormer, nicht zu unterschätzender Zeitaufwand zu verbuchen. Ein weiterer Nachteil der internen Lösung ist das möglicherweise mangelnde Vertrauen der Arbeitnehmer in die später präsentierten Ergebnisse, weil diese problemlos geschönt werden können.

Im Gegensatz dazu ist bei einer Mitarbeiterbefragung durch externe Dienstleister die Anonymität gewahrt, was auch möglichen Bedenken der Arbeitnehmer zuvorkommt. Weitere Vorteile sind der deutlich verringerte Zeitaufwand seitens des Arbeitgebers und die häufig schnellere Umsetzung. Im Gegenzug fallen die Kosten höher aus. Eine externe Befragung ist die ideale Lösung, wenn im Unternehmen keine ausreichende Erfahrung mit Mitarbeiter-Surveys vorhanden ist.

Mitarbeiterbefragung-Muster

Beauftragen Arbeitgeber einen externen Dienstleister, kann dieser Beispiele für Mitarbeiterbefragungen bereitstellen, die zur Orientierung bei der Festlegung des Fragenkatalogs hilfreich ist. Müssen sie hingegen den Fragebogen für die Mitarbeiterbefragung selbst erstellen, sind Muster eine gute Unterstützung. Im Internet finden sich zahlreiche Quellen, die zeigen, wie eine Mitarbeiterbefragung aussehen kann.

Wichtig ist jedoch, den Fragebogen individuell an das Unternehmen und die Zielsetzung der Befragung anzupassen. Andernfalls wird die Mitarbeiterbefragung nicht die gewünschten Ergebnisse hervorbringen.

Eine Mitarbeiterbefragung hat sowohl Vorteile als auch Nachteile.

Vorteile Mitarbeiterbefragung

Unternehmen profitieren unter anderem von diesen Vorteilen:

• Sie können Informationen erheben, die nicht rein auf Fakten beruhen, sondern auch Gefühle, Ideen und Vorschläge sowie Stärken und Schwächen der Mitarbeiter einbeziehen.
• Sie gewinnen dadurch eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um notwendige Veränderungen anzustoßen.
• Eine Befragung der Mitarbeiter kann ein wertvolles Feedback für die Führungskräfte und das gesamte Management sein.
• Eine Mitarbeiterbefragung funktioniert wie ein Frühwarnsystem. Sie zeigt schon frühzeitig an, wenn sich unerwünschte kulturelle Veränderungen ergeben oder die Mitarbeiterzufriedenheit oder -bindung nachlässt.
• Die Einbeziehung der Arbeitnehmer in wichtige unternehmerische Entscheidungen und Themen kann das Vertrauen fördern.
• Mitarbeiterbefragungen können Basis für die Bildung neuer Kennzahlen sein, die durch die regelmäßige Wiederholung im Zeitverlauf beobachtet werden können.
• Eine Mitarbeiterbefragung deckt zwar mitunter negative Entwicklungen auf. Sie kann aber auch helfen, den Blick darauf zu richten, womit die Arbeitnehmer bereits zufrieden sind.

Nachteile Mitarbeiterbefragung

Abgesehen vom finanziellen und zeitlichen Aufwand hat eine Mitarbeiterbefragung keine wirklichen Nachteile. Dennoch treiben viele Arbeitgeber Bedenken um. Insbesondere fürchten sie, dass sich aus der Befragung eine Vielzahl an Forderungen und Verbesserungswünschen ergibt, die das Unternehmen anschließend umsetzen sollte. Zugleich schürt eine Befragung bei den Arbeitnehmern eine gewisse Erwartungshaltung, dass sich tatsächlich etwas ändert. Das setzt den Arbeitgeber unter Handlungsdruck und Zugzwang. Es ist nicht ganz einfach, hier einen gesunden Mittelweg zu finden.

Hinzu kommen möglicherweise Bedenken der Mitarbeiter, die vielleicht bei einem angespannten Betriebsklima für ihre ehrliche Meinung mit Repressalien rechnen oder davon ausgehen, dass sich ohnehin nichts ändern wird. Es ist daher wichtig, im Vorfeld der Befragung für eine hohe Akzeptanz zu werben und Bedenken auszuräumen.

Es gibt im Grundsatz keine rechtliche Grundlage für die Mitbestimmung bei einer Mitarbeiterbefragung. Entsprechend ist es nicht zwingend erforderlich, den Betriebsrat zu beteiligen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Erhebung eher allgemein gehalten ist. Dennoch sind in Hinblick auf die Mitbestimmung bei Mitarbeiterbefragungen einige Punkte zu beachten:

• Eine Mitarbeiterbefragung ist nicht als Personalfragebogen zu werten, sodass ein Mitbestimmungsrecht nach § 94 BetrVG gewöhnlich nicht infrage kommt.
• Erfolgt die Auswertung der Mitarbeiterbefragung elektronisch, kann jedoch nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bestehen – nämlich dann, wenn die technische Einrichtung das Verhalten und die Leistung der Mitarbeiter kontrollieren könnte.
• Bei der Auswertung der Mitarbeiterbefragung könnte der Betriebsrat ein Auskunftsrecht besitzen. Dies gilt immer dann, wenn die Erkenntnisse die Arbeit des Betriebsrats betreffen könnten. Dies ergibt sich aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 8. Juni 1999, Az. 1 ABR 28/97. Auch ein Informationsrecht nach § 80 Abs. 2 BetrVG kommt in Betracht.

Unabhängig davon, ob ein Mitbestimmungsrecht besteht oder nicht, sollten Arbeitgeber den Betriebsrat von vornherein mit ins Boot holen. Wird die Mitarbeiterbefragung gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretern vorbereitet, kann dies zum einen eine weitere interessante Perspektive auf das Unternehmen werfen und somit vielleicht relevante Fragestellungen für den Fragebogen ergeben. Zum anderen steigert es die Akzeptanz der Mitarbeiter, wenn der Fragenkatalog gemeinsam mit dem Betriebsrat ausgearbeitet wurde und dieser die Transparenz des Verfahrens, die Einhaltung des Datenschutzes und die Gewährleistung der Anonymität bestätigen kann.

Der konkrete Ablauf einer Mitarbeiterbefragung orientiert sich stets an den Besonderheiten des Unternehmens. Abgestimmt auf die Mitarbeiterzahl, die internen Prozesse und Voraussetzungen (z. B. Zugang zu einem Computer) legen Arbeitgeber das Vorgehen individuell fest. Häufig bestimmt sich der Ablauf nach diesen Schritten:

Entscheiden sich Arbeitgeber für eine EDV-gestützte Mitarbeiterbefragung mit spezieller Software, nimmt ihnen diese bereits weite Teile der Auswertung ab. Bei einer Befragung mit Papierformularen ist die gesamte Auswertung händisch zu erledigen. Häufig wird dabei mit Excel-Listen und ähnlichen Formaten gearbeitet.

Dabei sollten Arbeitgeber auf diese Punkte achten:

• Manche Mitarbeiter wollen die Befragung nur schnell hinter sich bringen und klicken einfach irgendwelche Antworten an oder verwenden ein bestimmtes Muster. Fragebögen, die wesentlich unter der durchschnittlichen Beantwortungszeit der Befragung fertiggestellt werden oder ein deutliches Muster erkennen lassen (z. B. immer eine mittlere Bewertung), sollten aussortiert werden. Andernfalls verfälschen diese die Ergebnisse.
• Je höher die Rücklaufquote ist, desto repräsentativer sind die Ergebnisse. Wurden aus einer Abteilung beispielsweise nur 10 % der Fragebögen abgegeben, ist dies für das Gesamtergebnis des Unternehmens kein Problem. Für die betreffende Abteilung sind die Einzelergebnisse dann aber nicht repräsentativ.
• Es ist empfehlenswert, nicht nur die Ergebnisse über die gesamte Belegschaft hinweg zu betrachten, sondern auf kleinere Einheiten (z. B. Abteilungen) herunterzubrechen. Dies ermöglicht einen Vergleich der Ergebnisse innerhalb des Unternehmens oder – bei wiederholten Befragungen – auch im Zeitverlauf.
• Arbeitgeber sollten besonders auf schriftliche Notizen achten, die Mitarbeiter in den Kommentarfeldern der Mitarbeiterbefragung hinterlassen. Sie können sehr aufschlussreich sein und die zahlenmäßigen Ergebnisse mit interessanten Fakten untermauern. Dieser Punkt ist zwar zeitaufwendig, aber umso wichtiger.

Bei einer Mitarbeiterbefragung sollten Arbeitgeber nichts dem Zufall überlassen. Andernfalls passieren häufig diese Fehler:

• Die Befragung ist zu umfangreich und dauert zu lang. Die Teilnehmer verlieren das Interesse.
• Die Mitarbeiter müssen in der Befragung ihren Namen eingeben. Mangels Anonymität und Vertrauen werden sie ehrliche, mitunter arbeitgeberkritische Gedanken für sich behalten.
• Der Arbeitgeber (oder eine Führungskraft) reagiert „beleidigt“, weil die Ergebnisse nicht wie erhofft ausgefallen sind.
• Die Mitarbeiter bekommen nach der Befragung kein Feedback zu den Ergebnissen.
• Nach der Mitarbeiterbefragung folgen keine Taten und es ändert sich überhaupt nichts. Das signalisiert der Belegschaft, dass ihre Meinung nicht wichtig ist.
• Der Arbeitgeber führt Befragungen lediglich der Form halber durch, um den Umstand für sein Employer-Branding nutzen zu können und sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren.

Der Datenschutz spielt bei Mitarbeiterbefragungen eine wesentliche Rolle. Weder das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) noch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) liefern eine rechtliche Grundlage, auf der personenbezogene Daten im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen erhoben werden dürfen. Hier gehen weder „berechtigte Interessen des Arbeitgebers“ vor, noch dienen die Informationen dem Erhalt des Arbeitsverhältnisses. Kernthema ist jedoch der Personenbezug: Erfolgt die Teilnahme an der Umfrage völlig anonym und ist keine Rückverfolgung zu einer einzelnen Person möglich, so werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet.

Aus demselben Grund ist es auch nicht erlaubt, Mitarbeiter zur Teilnahme zu verpflichten. Arbeitgeber dürfen in der Folge nicht nachverfolgen, wer bereits (oder überhaupt) an der Befragung teilgenommen hat und wer nicht.

Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema Mitarbeiterbefragungen.